Због чињенице да се у свакодневном животу стално сусрећемо са документима на послу и код куће, желимо да им посветимо даљи разговор. Откријмо шта је документ и које врсте постоје.
Шта је документ?
Документ је информација снимљена на опипљивом медију који садржи детаље који омогућују идентификацију. Постоје и друге дефиниције овог концепта. Дакле, можемо рећи да документ представља информације које су сачували појединци и организације као доказ активности или обавеза.
Суштина документа
У основи, све доступне дефиниције документа наглашавају његову информацијску природу (суштину).
Закон о „информацијама, информационим технологијама“ каже да су информације информације које се пружају, без обзира на облике и начине достављања. А то значи да, приказани у документу, можемо сачувати и пренети доступне информације другим особама, а такође и користити их више пута.
Носилац документованих информација је предмет који се користи за чување и обезбеђивање у звучном, говорном и визуелном облику.
Из претходног можемо закључити да је документ такође незаобилазни елемент унутрашњег рада било које организације, институције, компаније, који обезбеђује интеракцију појединих јединица. Заправо, управо су информације разлог за доношење свих менаџерских одлука, као и доказ о њиховој примјени и материјал за даљње активности.
У сфери управљања документ је радна ставка, јер се свака донешена одлука бележи у писаном облику.
Спољни знакови докумената су карактеристичне карактеристике које одражавају његову величину и облик, начине снимања и елементе дизајна. Његов аутор може бити и физичко и правно лице. Сваки радни документ, ако се правилно изврши, има правну снагу.
Детаљи о документима
Папирологија је повезана са поштовањем свих обавезних елемената који се називају реквизити. Они укључују:
- име
- прималац;
- аутор;
- Датум
- текст
- потпис
- резолуција
- одобрење и одобрење.
Треба напоменути да различити документи имају потпуно различите детаље. Њихов број зависи од његових циљева и сврхе. Многи, на пример, имају ограничен број детаља. Успут, ако је бар један од њих погрешно означен, документ се сматра неважећим.
Доцумент Аццоунтинг
Који су документи потребни за рад? У области управљања организацијом користе се различити облици. Све зависи од тога где и у које сврхе требате да поднесете документацију.
Сви они не постоје сами по себи, али су подложни строгој систематизацији. Другим речима, било која компанија води евиденцију документације. Ово је неопходно, пре свега, тако да било какве информације увек можете лако и у право време пронаћи.
Лична и службена документа
Документи имају своју класификацију из различитих разлога. Дакле, по пореклу су лични и службени.
- Личне се креирају ван радног места. То могу бити преписка, дневник, белешке.
- Али званични су документи организације, састављени на одређени начин и у утврђеном облику.
Али у групи службених докумената разликују се лични, на пример: пасош, диплома, потврда, боравишна дозвола, радна књижица.
Јасно је да службени радови углавном учествују у клерикалном раду, од којих су већина управљачки документи.Уз њихову помоћ, управљачке функције организације се реализују: планирање, финансирање, контрола, снабдевање и рачуноводство. 
Класификација документације
Према начину документовања информација могу бити различите природе:
- написано;
- текстуални
- рукопис;
- писаћа машина;
- електронски;
- добро.
То може бити видео, аудио, документ са фотографијама, као и бели и нацрт. Као што видите, постоји огромна разноликост од њих.
Који су документи потребни управљање рачуноводством? Апсолутно све. Многи од њих су присутни у било којој организацији. Немогуће је добити коришћењем само једне врсте. Сви су потребни у зависности од ситуације.
Долазни, одлазни и интерни документи
Долазни, одлазни документи и интерни - сви смо чули за такву класификацију. Дакле, укупност таквих радова чини проток докумената целе организације. Долазне и одлазне хартије од вредности подлежу строгом рачуноводству. Биљеже се у одговарајућим часописима о долазној и одлазној преписци.
По броју постављених питања документи су подељени на једноставне и сложене. У првом се поставља само једно питање, а у другом неколико.
Врсте ограничења приступа хартијама од вредности
По доступности папир се дефинише као тајни, некласификован и за општу службену употребу. Тајне су обележене посебним печатом. За њихову употребу је потребна посебна дозвола. А за рад са другим документима нису потребна одступања. Намењени су запосленима у организацији.
Начин представљања текста документа
Начин презентације документи су подељени на следећи начин:
- типично;
- екран;
- појединац.
У појединачним радовима презентација иде у свом стилу, као да је сама од себе. Документи на екрану се издају према одређеној шеми користећи скуп стандардних фраза. Најчешћа врста таквог рада је упитник или потврда. По правилу се штампају на готовим формуларима, у које се затим уносе неки подаци.
Који су документи потребни у свакодневном раду? Наравно, типично. Они су израђени на основу одређеног узорка и користе се у сличним ситуацијама. Израђују се предлошци који се, ако је потребно, узимају као основа, уносећи само додатне информације. Врло често морате саставити неке документе да бисте их добили на пример, у пореској служби или у другим случајевима.
Врсте докумената о аутентичности
По аутентичности су документи подељени на оригинале, копије и копије. Јасно је да је оригинал прва појединачна инстанца. Сертификовано је влажним печатом и потписом.
Дупликат је дупликат оригинала, најчешће се издаје након губитка оригиналног документа, а има и правну снагу. Али што се тиче копија, иако се у потпуности подударају са оригиналом, оне немају правну снагу.
Подељивање докумената на период складиштења и начин преноса
Према року трајања, документи су подељени на папире за трајно, привремено (време складиштења до десет година) и дугорочно складиштење (више од десет година).
И начином преноса, телеграмима, писмима, факсовима и порукама (електронским).
Шта год рекли, документи су чврсто ушли у наш живот. Свакодневно се бавимо свим врстама папира. И без обзира у којој области радимо, увек користимо документе за примање и преношење ове или оне информације.
