Руске компаније, владине агенције, предузетници и друга правна лица у међусобној комуникацији редовно користе службена документа. Најважнији аспект исправне интеракције организација и појединаца је употреба детаља. Њихова листа одређена је руским законом. Реквизити докумената - ово је најважнија особина званичних извора које објављују предузећа, власти или их састављају појединци приликом контактирања било које структуре. Које су карактеристике рада са њима?
Дефиниција
Реквизити докумената су обавезни елементи визуелног дизајна различитих извора информација, који се по правилу одобравају у тисканом облику, на папиру, а који се одобравају на нивоу државних, индустријских или корпоративних стандарда.
Оне врсте документације које припадају категорији организационе и административне израђују се у складу с ГОСТ Р 6.30-2003. Овај извор стандарда укључује обједињене критеријуме који су обавезни за употребу током размене докумената уз учешће руских предузећа, власти и других институција са званичним статусом.
Размотрите најважније детаље докумената дефинираних државним стандардом.
Основни детаљи према ГОСТ: грб Руске Федерације
Многи званични документи морају садржавати грб Русије. Овај државни симбол може бити представљен у три сорте: као вишебојан на хералдичком штиту, као једнобојан - са сличним елементом или без њега. Вишеслојни грб Руске Федерације треба да буде стављен на документе који садрже одредбе савезних уставних закона и савезних закона, прописа које доносе председник, Влада и Савезна скупштина.
Једнобојни грб Руске Федерације без хералдичког штита треба ставити на документе који су објављени:
- Интерресорна комисија за државну тајну;
- савезни судови;
- тужилаштво;
- Истражни комитет и друга тела сличног профила.
Грб Руске Федерације користи се као елемент у писмима и другим документима.
Грб предмета Руске Федерације и општина
Појединости докумената усвојених у конститутивним ентитетима Руске Федерације укључују сопствени амблем региона. Правила за његово постављање уређена су нормативним актима усвојеним у одређеном предмету. Такође, на регионалном нивоу могу се одобрити правила за стављање грба Руске Федерације на одређене папире. Детаљи докумената издатих на нивоу општинских територија могу са друге стране садржавати грб града и другог насеља или општине. Правила за постављање овог атрибута утврђују се регулаторним актима које су усвојиле локалне власти.
Заштитни знак
Регистрација детаља докумената у организацијама може укључивати употребу амблема или жига. Такви елементи су постављени у складу са одредбама статута компанија. Штавише, амблем није стављен на документе истовремено са грбом Руске Федерације, саставног ентитета Руске Федерације или општине. Заштитни знакови могу обухватати речи и слике. Боја одговарајућих реквизита може бити било која.
Организацијски код
У складу са руским класификатором предузећа, шифра документа може бити и шифра организације. Ове информације обично служе као референтна функција. Главни документ, у чијој структури се налази код организације, је писмо.
ПСРН
У већини случајева, детаљи примарних докумената организације захтевају укључивање у њену структуру ОГРН. У словима је овај елемент означен као део основних информација о организацији. ПСРН се такође користи приликом издавања образаца компанија. За предузетнике постоји сличан атрибут - ОГРН ИП. Користи се углавном за исте сврхе као и одговарајући елемент у току документације уз учешће правних лица.
ТИН и ППЦ
Ови детаљи, заједно са ПСРН-ом, најчешће се користе у примарној документацији, као и у писмима које су саставили запослени у организацији. ППЦ - елемент својствен правним лицима. Самостални предузетници не користе такав реквизит.
Шифра обрасца документа
У складу са руским класификатором документације за управљање, шифра обрасца мора бити присутна у структури детаља из различитих извора. Овај елемент се углавном користи за оптимизацију брзине преноса датотека путем електронских канала.
Назив компаније
Обавезни детаљи документа укључују такав елемент као што је назив организације. Важно је да је она у складу са оним што је назначено у оснивачким документима компаније. Обрасци морају садржати пуно име компаније. Кратица се може поставити једна поред друге (испод ње или иза ње).
Референтне информације
Следећи елемент детаља о документима - референтне информације о компанији. Њихова структура укључује укључивање поштанске адресе, телефонских бројева и других информација које компанија сматра неопходним да постави. Такође, по правилу се постављају шифра организације, ПСРН, ТИН и КПП.
Назив врсте документа
Документ мора бити тачно класификован по врсти. Одговарајуће име врсте се бележи у статуту предузећа. Такође мора да испуњава критеријуме садржане у ОКУД-у. Обично се предметна ставка фиксира на обрасцима. За писма овај атрибут (име документа) није типичан. Пише се великим словима.
Датум документа
Следећи важан атрибут је датум документа. Требало би да одражава време креирања одговарајућег извора или, на пример, његово потписивање. Датум ставља печат особа која има овлашћење за потписивање документа, или унутрашња служба организације одговорне за размену релевантних извора. У неким случајевима датум може запечатити оригинал оригинала документа.
Регистрацијски број
Регистрацијски број (индекс) је предуслов, који је фиксиран како би се олакшала класификација извора у унутрашњим регистрима и архивима организације, као и идентификатор током радног процеса са другим компанијама. Правила за постављање захтева огледају се у административним изворима које је одобрило предузеће.
Такође, у неким случајевима се предметни елемент може допунити везом која, у ствари, садржи регистрацијски број, као и датум документа који захтева одговор. Односно, овај се атрибут често користи у писмима која су састављена као одговор на жалбе предузећу.
Место састављања
У неким случајевима се може навести место састављања документа. На пример, ако то одредите на основу других детаља, тешко је. Али ако је место састављања већ назначено у осталим елементима документа, тада није потребно укључити одговарајуће реквизите у структуру извора.
Адресета
Следећи значајан атрибут је прималац. Означава се ако треба послати документ одређеној особи структурна јединица Одговарајућа компанија. Такође, прималац може бити службено лице или грађанин у статусу појединца.
Лешник
Можда ће бити потребно печат одобрења извора. Овај атрибут може документу дати нормативни карактер.На пример, директор компаније може да користи жиг „потврђујем“, након чега ће одредбе у извору постати обавезујуће за запослене у компанији.
Резолуција
Још један занимљив атрибут је резолуција. Активира се ако неко службено лице, попут директора компаније, жели да донесе одлуку, усвојену на основу података у документу. Овај реквизит такође садржи пуно име, садржај налога, рок до кога се мора попунити, потпис, датум. Могу се навести извршиоци задатка.
Наслов
Неки документи користе заглавље. Његова сврха је да представи кратак резиме информација које су присутне у извору. У значењу, она би требала бити у корелацији са називом документа. Примјер наслова: "Наредба о формирању цертификационог одбора".
Контролни знак
У неким случајевима документ захтева такве реквизите као контролну ознаку. Овај елемент указује да извор прихвата надлежна структура у компанији и на њему се ради. Обично овај атрибут изгледа као печат са речју "контрола".
Текст документа
Вероватно је кључни реквизит документа. Одразује суштину информација које се преносе преко папирних медија. Генерално, састављен је на руском или онај који има званичан статус у предмету Руске Федерације. Текст може садржавати табеле, различите елементе за форматирање.
Структура текста обично је представљена у два дела: први одражава разлоге и циљеве слања документа, други одражава главну идеју жалбе, захтева, препоруке итд. У неким је случајевима дозвољено користити само други део структуре одговарајућег атрибута.
Ознака апликације
Тако се догађа да је у тексту документа проблематично приказати све потребне податке. У овом случају извор се може допунити апликацијама. Та чињеница треба бити приказана на документу преко одговарајућих реквизита. Како се предметна марка може укључити у структуру извора? У правилу они пишу: „Апликација на такав и такав број листова у таквој и истој количини примерака“. У неким ће случајевима можда бити потребно навести име документа који садржи пријаву.
Потпис
Најважније врсте детаља документа укључују такав елемент као потпис. Ставила га је службена особа и на тај начин бележила тачност информација садржаних у извору. И то није само аутограм - потпис као независан атрибут треба да садржи име положаја особе која потписује документ, као и транскрипт.
Фретбоард
Захтеви за детаље докумената утврђених у неким организацијама захтевају присуство печата. Користи се у случајевима када је неопходно утврдити чињеницу да су информације у извору одобрене од стране надлежног лица или структуре у компанији.
Печат треба да садржи реч „договорено“, као и информације о положају особе која одобрава релевантне информације, њен потпис и дешифровање. Кључна карактеристика печата за одобрење је употреба у управљању документима која укључује неколико организација.
Одобрење визе
Елемент довољно близак дасци може се назвати визом одобравања. Његова кључна карактеристика користи се само у организацији. Истовремено, виза се може залепити неколико пута јер различита одељења документа редовно прегледавају.
Принт
Скоро увек, детаљи докумената о плаћању, као и друге врсте примарних извора, налажу да организације запечате печат. У Русији је то обично мастило. Структура штампе обично садржи податке о компанији - име, ПСРН, ТИН и друге детаље.
Папирологија: нијансе
Утврдили смо да су детаљи докумената најважнији критеријум за организовање исправних поступака интеракције компаније са партнерима, владиним агенцијама, као и за интерну комуникацију. Које нијансе карактеристичне за практично спровођење процеса рада у руским фирмама могу да се примете?
Може се приметити да је одлагање свих детаља које захтева ГОСТ ретка појава. Сваки документ захтева употребу одговарајућег скупа елемената. На пример, што се тиче званичних писама, они најчешће користе такве детаље као што су грб Руске Федерације, предмет федерације, лого града или компаније, шифра компаније, ПСРН, ТИН, КПП, као и назив организације.
Назив врсте документа словима се обично не ставља. Док, на пример, постоје такве врсте извора као што су наредба, акт, меморандум или одлука мора садржавати у својој структури одговарајући елемент. У писмима је потребно навести пуно име компаније којој се документ шаље, а ако постоји скраћено име предвиђено службеним изворима, треба га навести и (уписати у заградама након пуног имена).
Постоји неколико тачних метода за смањење имена организација: првим словима (тј. Скраћеницом попут истраживачког института), почетним словима (на пример, може се добити Уралмасх) или другом методом одобреном у званичним документима компаније примаоца.
Остали важни детаљи документа су поштанска адреса, као и бројеви телефона и факса. Такође се у службеним писмима обично наводе банковни детаљи организација. Други важан елемент релевантног документа је датум који одражава тренутак његовог потписивања. Тада се потписује службени папир, на њему се ставља жиг компаније.
