Шта треба предузети било која организација, без обзира на специфичности и делатности? Наравно - водите евиденцију. Проток докумената је оно што постоји у било којој институцији, па је јасно одакле долази и зашто је важна таква професија као службеница.
Важан положај
Многи кажу да нема смисла запошљавати службеницу ако особље већ има секретара или чак неколико секретара. Овај приступ је апсолутно погрешан, јер дужности ове две потпуно различите професије укључују обављање различитих задатака: секретар треба да помогне менаџеру да следи распоред, одговара на позиве, донесе кафу, извршава ситне задатке, а дужности службеника укључују контролу над целокупном документацијом организације.
Сложена документарна контрола
Одговорни службеник не мора да контролише само проток докумената у организацији, већ је и главни надзорник архиве. Дужности службеника укључују следеће функције:
- менаџмент пословна преписка веза за управљање;
- формирање структурисане документационе базе;
- надгледање примене одредаба наведених у одређеном документу.
Рачуноводство кореспонденције (и долазне и одлазне) такође води дужности службеника.
Разлика одговорности у малим и великим предузећима
Као што пракса показује, што је организација већа, то ће бити више службеника. У малим организацијама, где једноставно нема начина да запослите службеника, али не можете без његових служби, они привлаче особу која ће заузети место секретара. Одговорности секретара као што је већ јасно, ово је мешавина обавеза ове две функције. Једна особа успева да се носи са свим, јер ток рада у малим предузећима није толико богат и разнолик као у мега-предузећима.
Специфични захтеви који могу бити представљени потенцијалном запосленом
Одговорности службеника зависе од специфичности организације. На пример, међународне организације или компаније које имају стране партнере могу захтевати да њихови службеници преводе преписку, на пример, са енглеског језика и обрнуто.
Особа са искуством у раду чешће се доводи у такву позицију, јер овде морате имати висок ниво упорности и бити заиста будна особа, која ради већ неколико година. Млади људи који су управо завршили образовне институције у овој области и који немају искуства требало би да покушају да импресионирају потенцијалног будућег послодавца жељом за радом, тада, можда, постоји шанса да се нађу у таквој позицији чак и у великој, обећавајућој организацији.
Морате разумети специфичности компаније, са документацијом о којој морате да радите. Довољно дубоко познавање правног оквира који води предузеће је такође велики плус за потенцијалног запосленика.
Морате бити спремни на чињеницу да ћете морати да проучавате не само структуру компаније, већ и да постанете прави специјалиста на пољу правила и стандарда заштите на раду, а такође запамтите пословни етикет комуникација.
Оно што организације не могу без службеника
Положај службеника увек постоји у школама и вртићима великих градова.То је због чињенице да без особе која је у стању да прати сву документацију и по потреби одмах достави било који од сачуваних докумената, то не можете учинити.
Дужности службеника у школи мало се разликују од дужности службеника, на пример, у трговинској организацији. Овде ће се радити са документима сваког ученика. На крају извјештајног периода биће потребно пружити информације о обављеном раду. Боље је да особа која ради у таквим организацијама лако пронађе заједнички језик и са децом и са њиховим родитељима, јер су проблеми у управљању документима, присуство недоследности које је потребно разјаснити, прилично уобичајена појава.
Сваки велики вртић такође има свог чиновника. Одговорности за посао овде су сличне онима које имају запослени овог профила у школама. То је због јединственог фокуса активности таквих јавних или приватних организација. Такве институције такође желе да одговоран и квалификован службеник ради са њима. Одговорности овог стручњака у вртићу остају исте: рад са базом докумената и архивима.
Неке личне особине које би добар службеник требао имати
- Особа која жели постати врхунски службеник мора имати јако добро памћење. Емоционалност је непријатељ против кога се треба борити и не треба му дозволити да промјене расположења могу некако утјецати на продуктивност посла.
- Толеранција је право благо које би службеник требао имати. Његове пословне обавезе допуњене су функцијом објашњавања многим људима „на прсте“ значење многих докумената и важности сваког појединог „листа“, без којег би било нереално остварити било какву жељу.
- Самоконтрола је подједнако важна као и толеранција. У овој области се врло често дешавају ситуације које неприпремљену особу могу извести из себе. Требате се стално контролисати.
- Вештине пословне комуникације помоћи ће вам да брзо решите непрекидне проблеме са људима који раде у истој организацији или су повезани пословним контактима са компанијом.
- Организација на маничном нивоу. Заиста, добар службеник никада не одлаже ствари и документе за касније, јер разуме да то може довести до грешака или потпуног хаоса, што ни у ком случају не би смело да ради са документима.
