Према студијама које су вршиле различите регрутне агенције, професија „секретара“ је једна од оних која су повезана са највећим бројем рафинерија и потребом да се прилагоде распореду рада руководства. У ову групу се налазе и возачи и представници неких других специјалности.
Шта је секретарица?
Овај израз долази од латинског „тајна“, такозвани проксиди у старом Риму. А онда, и касније (на краљевским дворима) били су искључиво мушкарци, понекад успевајући да дођу до власти врло спретно.
Ово занимање стекло је женски изглед већ крајем Првог светског рата, појавом писаћег строја и појавом такве позиције као секретар-референт. Данас, са својим напредним технологијама, постоје чак и виртуални помоћници секретара. Ово је назив компанија или појединаца који пружају интернетске услуге писања е-поште или примања телефонских позива (преведених) без физичког присуства секретара у канцеларији.
Шта он ради?
Међу људима лични секретар режисера има стереотипну слику - лепотицу са дугим ногама која углавном може да куца за рачунаром, прави кафу и одговара на позиве. Понекад се то одражава на вицеве не превише пристојног садржаја. У ствари, професија „секретара“, као и положај референта у великој компанији, претпоставља присуство врло озбиљног пртљага вештина, знања, али и одређених радних квалитета. Истински представник ове професије не може без организације, марљивости, тачности и дипломатије.
Дужности секретара (секретара-референта) укључују знање о свим нормативним документима који се односе на канцеларијски рад, управљање документима, организацију канцеларијског посла, структуру управљања, основе канцеларијске опреме, правила заштите рада. Сва његова бројна права, дужности и врсте обављених послова регулисани су описима послова. Она је главни правни документ који се односи на активности таквог запосленог. За састављање у сваком случају потребно је сву одговорност.
Погледајмо главне одељке овог документа.
Шта чита упутство за помоћника секретара?
Опште одредбе садрже назив организације, указују непосредне надређене и зову онога који ће заменити секретара у случају његовог одсуства. Тамо ћете пронаћи услове за радни стаж и квалификацију запосленог, као и списак свих докумената потребних за рад (правила, ГОСТс, кодекси и прописи).
Функције додељене секретару дате су у другом (истом) одељку. Ово укључује обавезу припреме потребних докумената у складу са упутствима руководства, регистровања, примања и слања преписки, организовања и контроле рада рецепције, вођења документарне документације и још много тога.
Детаљније су његове активности описане у следећем одељку - "Дужности секретара". Говоримо о сигурности и књиговодству кореспонденције, издавању потврда о разним регистрованим документима, организовању и припреми службених састанака, копирању и штампању, снимању порука надређенима који су остали у његовом одсуству и обавештавању о њима, обезбеђивању уреда компаније потребном канцеларијом.
Обавезе секретара у свакој организацији могу имати своје карактеристике у зависности од специфичности рада. Његова позиција може звучати као "секретар-службеник", што значи проширити спектар основних одговорности.
О правима секретара
На шта секретар има право? Према упутствима, дозвољено му је да затражи материјале који ће му бити потребни за рад у различитим одељењима компаније, како би се утврдио поступак њихове употребе.
Друга ствар је да се скенирани документи директно пренесу извршитељима директно на руководиоце, успоставе редослед посетилаца у пријемној соби и да се телефонски позиви дистрибуирају у складу са њиховим значајем и траже од запослених да објасне у случају дисциплинских прекршаја.
Као и сваки други запослени, лични секретар шефа има право да ради у погодним условима, који морају да се повинују захтеви за заштиту рада и сигурносне стандарде.
За шта је одговоран помоћник секретара?
Носи одговорност за неоткривање поверљивих података, за квалитет документације и благовремено подношење руководству, одговоран однос према управљању документима, очување имовине и докумената организације, тактичне односе са руководством и запосленима.
Следећи одељак описа посла описује који су пословни односи и функционални односи који постоје између помоћника секретара и различитих структура предузећа. По правилу, у средњим организацијама, секретар мора да врши интеракцију о материјално-техничким питањима (обезбеђивање канцеларије уредским потрепштинама) са административним и економским одељењем, о питањима управљања документима - са другим јединицама и, наравно, директно са управом.
Рад секретара се процењује према главним изабраним критеријумима, што је такође регулисано одговарајућим одељком упутства. У великој већини случајева, такви критеријуми су ефикасност и марљивост. Постоје и ситуације у којима је упутство подложно ревизији. То се може догодити када промијените своје функције или структуру организације.
Да сумирам
Када ангажује особу, особа именована на ово радно место упознаје се са упутством о сервису, у којој су наведене све дужности секретара. Подсетите се поново накратко.
- Пријем телефонских позива за водитеља.
- Сав рад са документацијом - сортирање по важности, дизајн, припрема, пријем и дистрибуција, складиштење и систематизација.
- Организација пријема посјетилаца.
- Помоћ шефу у планирању распореда рада; ако је потребно, резервација карата и резервација хотела.
- Припрема и организација пословних преговора.
- Наручивање канцеларијског материјала и других потребних ситница, понекад производа.
Након упознавања са списком дужности, запослени потписује под упутством, ставља се и потпис руководиоца. Имајте на уму да свака организација има своју верзију упутства, али ниједна од њих не сме бити у супротности са важећим законодавством или прихваћеним стандардима рада.
Секретар суда
Као што знате, специфичности рада у свакој институцији су различите. Шта, на пример, ради судски службеник? Које су његове радне обавезе? Има их пуно:
- дизајн насловница текућих послова;
- примање захтева од правосудних асистената;
- достављање докумената и материјала у случајеве;
- састављање инвентара нових случајева;
- пагинација
- подјела копија судских пресуда учесницима (странкама);
- слање копија пресуда суда одређеним особама у име судије;
- обавештавање странака о датумима и датумима судских расправа.
Поред тога
Дужности које обавља судска службеница укључују, али нису ограничене на:
- недељно слање спискова судских предмета;
- проверавајући присуство странака састанку
- вођење судске евиденције;
- контрола пријема и слања свих докумената укључених у случај.
Секретаријати би требало да упознају странке са материјалима предмета, контролишу примљена обавештења поштом, предају примања, обавештења, копије аката и друге важне документе. Уносе информације у часописе и картице, у рачунарски систем, штампају руком писане акте, предају предмете судијама на верификацију и узимају их након тога, издају и предају извршни налог и у име судија раде многе друге ствари.
Услови за секретара
- Документи требају бити нумерисани, закрпани.
- Списак предмета и других докумената саставља се одвојено.
- Фотографије и коверте су нумерисани, у случају квара нумерирање започиње изнова, стари бројеви се прецртавају (нису исправљани!).
- Све исправке су оверене у складу са прихваћеним обрасцем.
- Покриве предмета се израђују са назнаком имена суда, броја и наслова предмета, имена странака, датума почетка и завршетка, броја листова и рока трајања.
- Залихе се обављају ручно или на рачунару.
Шта мора учинити секретар школе?
Понекад се појављују огласи „Треба ми тајница у школи.“ Каква је та позиција и шта тамо треба урадити? Хајде да сазнамо.
Школски секретар је први и најважнији помоћник директора. Он мора да испуни сва упутства и упутства својих надређених у вези са функционисањем образовне установе.
Његове главне одговорности укључују вођење послова на променама особља (отпуштање, пријем), упис и протеривање студената. Његов задатак је да направи документ који ће директор морати да обезбеди сопственим потписом. Ако је потребно, секретар мора прикупити и доставити потписане документе у правом тренутку на разматрање вишим органима.
Остале одговорности школског секретара укључују пријем и достављање информација ученицима и особљу. У одсуству директора, секретар треба да бележи укупан број и садржај позива, жалби и жалби посетилаца, укључујући и основце.
Необавезно
Ознака која садржи упутства школског секретара каже: одговорност је и другог да испуни додатне (друге) инструкције. Шта ово значи?
Дешифрује се на следећи начин: секретар директора школе мора следити било која упутства, осим личних захтева. То може бити, на пример, позив за разговор ученика или наставника, слање поште, вршење новца, куповина опреме потребне за школу. Овај списак је практично неисцрпан, односно задаће секретара у школи су веома, веома обимне.
Ако школа не предвиђа радно место рачуновође, финансијски послови се такође додељују секретару. Његов задатак је слање информација о платама, попуњавање радног листа, извршавање потребних прилагођавања.
Помоћ секретара може тражити не само директор, већ и сваки посетилац рецепције. Обраћају се њему да исписује текст, копира документ и разјасни огроман број питања.
Ако радите као помоћник секретара генералном директору
У овом случају сте један од стручњака, а директор ће вас прихватити и отпустити, а ви ћете га директно послушати. Да бисте дошли до ове позиције, морате имати више (или барем специјално средње) образовање, искуство на позицији од 1 године. Ако нема искуства, потврда о похађању курсева секретара-референта.
Морате бити компетентни у питањима економских и финансијских активности предузећа, перспектива његовог развоја, организације управљања документима и управљања радом, рачунарских вештина и канцеларијске опреме, превођења на страни језик производне документације, пословне етике.
Функције и одговорности
Морате преузети све референтне и информационе услуге повезане са документацијом предузећа. Организација и контрола канцеларијског рада у филијалама и појединим одељењима компаније. Није ни чудо - нисте обичан секретар-службеница. Они би требали бити у могућности да документују и брзо организују активности његових управљачких и саветодавних тела. Ако нема кадровског инспектора, водите сву евиденцију особља и евиденцију.
Помоћник секретара генералног директора мора припремити документа неопходна за обезбеђивање финансијских и економских активности читавог предузећа, организовати њихов пријем, регистрацију, рачуноводство, складиштење. Контролише исправност припреме, одобравања и одобравања све документације која је предата на потписи менаџменту предузећа. Предузима мере за квалитетно благовремено извршавање налога надређених, доводи информације директно до извођача, врши анализе и издаје мишљења о извештајима и сертификатима који се шаљу менаџменту.
Поред тога, функције секретара укључују одржавање оперативне комуникације о питањима активности компаније са грађанима - појединцима и појединим организацијама (државним и комерцијалним). Такође прима посетиоце, може обављати кадровске активности - да састави личне досијее, наредбе, радне књижице, уговоре (уговоре), путне исправе и уверења о неспособности за рад, води временски лист и издаје потврду о плати.
И опет о правима
Овај положај подразумева не само проширене дужности секретара, већ и права која им одговарају. Поред опште прихваћеног, они укључују право да од неопходних материјала и информација затраже било које функционалне службе предузећа и захтев да се објасне разлози кашњења у извршавању задатака управљања. Затим: могуће је затражити комплетирање докумената припремљених од стране извођача радова кршећи прихваћена правила у складу са ГОСТ 6.38-90 или ИСО - међународним стандардима за документацију.
Он има право да у оквиру своје службене надлежности види документа која се односе на активности управљања предузећем, подноси менаџменту на разматрање личне предлоге за унапређење рада организације у области управљања документима и коришћење најновијих рачунарских технологија.
Има приступ документима означеним са „Поверљиво“ и може да комуницира са било којим запосленима и службама предузећа ради праћења примене одлука менаџмента и давања тих информација.
