Какав је документ опис посла? Доступна у свакој институцији, она одређује функције, права и меру одговорности запосленог који заузима одређену позицију. Упутство је неопходно за правилну расподелу задатака, благовремено извршавање радног задатка, дефинисање радних контаката запослених и њихових односа, организовање уједначеног оптерећења.
Одакле долазе упутства
При развоју овог документа ослањају се на постојећу структуру организације, водич за класификацију и стандарде управљања.
Размотрите пример професије руководиоца канцеларије, како се описује посао секретара. Узорак од њега (по правилу типичан) има неколико одељка.
Прва су опште одредбе. Први одељак даје информације о особи која је ангажована: ко се тачно може пријавити за то радно место, коме се подноси секретар и на шта ће се он руководити у раду, описује своје знање и вештине и ко ће га заменити за време његовог одсуства. Други дио говори о функционалним одговорностима. Шта опис посла захтева од секретара?
Он контролише извршавање наредби и наредби руководиоца, организује састанке и састанке, телефонске позиве свог непосредног шефа, прима посетиоце, региструје преписку.
То су уобичајене функције - обавља их било који секретар. Они се могу проширити у зависности од специфичности предузећа, о чему ћемо говорити у наставку.
Остали предмети и одељци
Одељак "Одговорности" детаљно описује све детаље активности. Његов садржај произилази из претходног.
У параграфу "Права" у опису радног места секретара објашњава се на шта се може пријавити. То су: оптимизација процеса рада, способност коришћења потребних докумената или информација за рад, подизање професионалног нивоа.
Последњи ставак „Одговорност“ описује шта је секретар одговоран послодавцу. Овај одељак, као и претходни, обично је стандардан за већину ових упутстава.
И још много тога?
Шта тачно ради овај запослени? Размотрите која функционалност садржи типичан опис посла секретара шефа.
Он са техничког становишта организује и пружа менаџерске активности шефа. Прихваћа долазну преписку, преноси одређене запослене или структуралне јединице.
Обавља папирологију, обавља разне операције на рачунару ради прикупљања и обраде информација потребних за доношење одлука.
Опис посла секретарице преузима бројне одговорности. Прихвата пријаве и припрема документа за потпис руководиоцу, бира материјале потребне за овај рад. Контролира исправност извршења и уређује нацрте докумената, организује телефонске позиве шефа, поправља информације у његовом одсуству, преноси их и прима факсом, копира документе на фотокопир уређају, прима и шаље телефонске поруке.
Опис посла секретара односи се на статус компетентног и компетентног помоћника који у име шефа припрема захтеве и писма, саставља одговоре на њих.
И то није све ...
Секретар такође планира и организује састанке и састанке које власти одржавају, за које прикупља потребне материјале, обавештава учеснике о дневном реду догађаја, његовом датуму и такође саставља записник.
Он надгледа извршавање налога и налога запосленика прецизно и на време и чува досије регистрационе картице. Опис посла секретара, између осталог, обавезује га да шефу радног места обезбеди канцеларијску опрему и прибор.
Штампа уредски материјал, одржава базу података тренутних информација. Управља пријемом посетилаца, помаже у оперативном разматрању захтева и других питања. Изводи случајеве, предаје у архиву, контролише њихову безбедност.
Начин рада је успостављен у складу са правилима радног распореда организације. Опис посла шефа секретара га терети за службене дужности и службена путовања у случају индустријских потреба.
Разговарајте о правима и одговорностима
Права секретара у организацији подразумевају могућност тражења нормалних услова рада од руководства, помоћ у обављању службених дужности, информативну подршку - може затражити све документе који су му потребни у свом раду.
Он има право да побољша своје квалификације, да зна о предстојећим одлукама менаџмента у вези са својим активностима, да износи предлоге и поставља питања.
Секретару се даје право потписивања референтних и информативних докумената из своје надлежности.
Као и сваки запослени, и он је одговоран за властито неиспуњавање радних обавеза према Кодексу рада Руске Федерације, за кривична дела почињена у периоду активности, за наношење материјалне штете.
Ако су мере права и одговорности предузете за ову позицију у различитим институцијама прилично сличне, онда се функционалност секретара, као што је већ споменуто, може значајно разликовати. Размотримо ове разлике као пример одговорности других представника поста.
Опис посла секретара јединице за обуку
Овај специјалиста сматра се техничким извођачем. Да би био постављен на ту функцију, потребно му је више стручно или средње специјално образовање. Шта тачно треба да уради секретар одељења за обуку?
Као и сваки секретар, и он је дужан компетентно водити папирологију, бити упознат са руководством свих одељења установе, бити у могућности да користи диктафоне, уређаје за пријем и комуникацију, касетофон. Придржавајте се стандарда система пословне документације и прописа о раду, као и заштите на раду и заштите на раду.
Одговорности секретара дио за тренинг
Опис посла секретара у образовној установи има своје специфичности. Води записнике са седница комисије за избор, саставља личне досијее ученика (студената). Издаје и уноси потребне податке у личне карте студената и у академске евиденције, попуњава књиге о издавању диплома и њихове копије, потврде, студентске евиденције по абецедном реду.
Узима у обзир сате наставе и похађање ученика, припрема дневнике за обуку, наређења за кретање контингента. Она прима рачуноводствену и извештајну документацију о апликацијама, обрађује личне досјее ученика и доставља их у архиву.
Његове активности одвијају се у уском контакту са шефовима одељења, наставницима и рачуноводственим одељењима образовне установе.
И шта ради секретар школе?
У опису радног места школског секретара стоји да овог радника директор прихвата и разрешава, образовање мора имати средње стручно образовање или опште образовање са специјалном обуком за потребан програм.
У својој активности води се нормативним документима о папирологији, радним законодавством, упутствима за вођење књига о раду, стандардима заштите на раду, статутом школе и сопственим инструкцијама.
Говори компетентан писани говор, зна како радити на канцеларијској опреми.
Главни правци рада
Опис послова тајника-службеника школе наводи их довољно детаљно. Служи за активности директора и заменика школе, води папирологију, прикупља информације о школским радницима и ученицима. Организира телефонске позиве за директора, прима и шаље факсове, телефонске поруке, снима поруке у одсуству директора.
Секретар организује састанке школског савета, опште састанке особља, старатељства и педагошко веће које води директор скупова. Да би то учинио, он прикупља и припрема потребне материјале, обавештава позване о догађају, региструје учеснике. Саставља коначне протоколе.
Додатни задаци
Као и сваки секретар, и он директору обезбеђује канцеларијски материјал и канцеларијску опрему, ствара услове за газду ефикасног рада. Преноси и прима информације, штампа документе и материјале.
Формира случајеве према одобреној номенклатури, благовремено се доставља у архиву. Прихвата преписку, систематизује на начин усвојен у школи, пребацује од директора до именованих извођача, прати реализацију, шаље преписку.
Прихвата пријаве и документе запослених, студената, родитеља. Организује пријем, оптимални редослед захтева и предлога.
Опис послова секретара у школи по правилу подразумева неправилан распоред рада, везан за распоред рада, али полази од радне недеље од 40 сати. У том процесу, он сарађује са административним, наставним и услужним особљем.
Опис посла судског службеника
Такође има своје специфичне карактеристике. Судски службеник у свом раду полази од задатка да осигура несметано функционисање правосудног апарата. Он мора да изврши велику количину неопходних рутинских послова везаних за пријем грађана, припрему писама, упита, извода и позива, позивање сведока и учесника у процесу.
Он саставља и ставља на увид спискове предмета који ће бити разматрани на састанку, проверава обавештење о обавештењу, даје копије закључака, проверава присуство особа позваних на састанак, бележи време њиховог присуства на суду у позивима.
Поред тога, секретар саставља документа за позване жртве и сведоке да плаћају путовање, на захтев учесника доноси садржај судске евиденције, саставља предмете на крају прегледа (административне, кривичне и грађанске), води евиденцију.
Тешка професија
Његова дужност је и да припрема копије судских докумената, извршава и преноси извршни лист, друге материјале у вези са извршењем казне, као и у посебном судском налогу.
Опис посла службеника суда захтева довољан ниво квалификације за обављање послова. Он мора да се придржава одређених забрана и ограничења специфичних за државну службу, норми службеног понашања запослених.
Које знање и вештине захтева судска службеница?
Пре свега, правни. Службени опис посла судског службеника износи захтев да се познаје пуно закона, почев од Устава и Кодекса о раду до свештеничких упутстава одобрених у његовом конститутивном ентитету Руске Федерације.
Већина њих се односи на судске поступке и активности власти.Поред њих, морате знати основе интеракције са управљачким структурама и различитим организацијама, канцеларијски рад, граматичке норме руског језика, танкоће пословног стила у писаном и говорном језику, правила лектуре и лектире.
Ово такође укључује основни ниво квалификационих захтева из области информационе технологије, познавање тока рада и питања информационе сигурности.
И пуно, пуно више ...
Секретару су потребне вештине у планирању радног дана, анализирању и систематизацији долазних информација, припреми аналитичких материјала и вођењу конструктивног дијалога.
У својој активности он мора бити у могућности да ради са периферним рачунарским уређајима и Интернетом, користи е-пошту, прорачунске табеле и уређиваче текста, припрема презентације итд.
Као што видимо, опис посла тајнице-машинице током претходних деценија претрпео је фундаменталне промене и данас укључује многе нове техничке и информационе захтеве. Модерни секретар мора бити не само пажљив и изврстан запосленик, већ и укорак са годинама, користећи најновија достигнућа у свом професионалном пољу.
