Опис послова Оффице Манагер: Узорак

Директор канцеларије врши пуну контролу, пријем и бројање целокупне количине документације, као и личне изјаве упућене директору компаније. После провере и пребројавања свих примерака, овај запослени треба да их преузме на потпис.

Документација одељења

1. Стављање печата с грбом на све уговоре и налоге.
2. Спровођење рада са разном документацијом која се састоји у припреми, одобравању пројекта. Директор канцеларије не само да треба да учествује у дизајнирању и довршавању документације, већ ће својим запосленима упозорити на њен садржај, дешифровати нејасне детаље и бити у стању да објасни све аспекте о којима људи могу имати питања. Такође, понекад овај запослени мора пратити перформансе и ефективност различитих иновација, ако то захтева руководство.
3. Потпуна регистрација све долазне преписке. Оффице манагер комуницира с писмима, порукама и нотификацијама. Он је дужан да информације прихвати и региструје у целости, а затим их прослеђује примаоцу. Ако је потребно, он додаје информацију у документацију за извештавање, а у неким случајевима је прикупља и чува, а одговоран је и за поверљивост и безбедност свих примљених документација.

Додатне одговорности

1. Слање и гаранција пријема документације путем електронских и поштанских адреса, као и наруџба и надзор курирске доставе.
2. Похађање састанака ради снимања или снимања свих догађаја који се на њима одвијају, као и регистровање примљених података на најбољи могући начин, њихов пренос званичним званичницима.
3. Издавање пуномоћи по претходном налогу за службенике који им омогућавају примање одређене преписке или обављање других радњи.
4. Обављање копирања и умножавања документације у штампаном облику, као и праћење сигурности и правилне дистрибуције свих примерака.
5. Припрема пројеката и образаца писама, ако се прими налог генералног директора. Такође, дужности руководиоца канцеларије укључују формирање и слање различитих захтева, ако је потребно и значајно утичу на активности компаније.
6. Штампање канцеларијског материјала, као и формирање базе података, њена дистрибуција и проширење нових пододсека.

Одговорности сличне Секретару

1. Стално боравите на радном месту како бисте на време примали позиве, бележили све примљене податке или пребацили позив на телефоне запослених којима је намењен.
2. Снимање информација које су лично послане генералном директору, њихово бележење у целости, накнадно чување и пренос.
3. Припрема догађаја у оквиру компаније у име генералног директора. Ово се односи на информисање запослених и организовање просторија, куповину потребних предмета за целокупни састанак или друге сличне догађаје, што одређује опис посла руководиоца продаје у канцеларији.

Важни и хитни задаци

1. Организационе активности на пројектима посвећеним састанцима купаца, гостију или посетилаца компаније.
2. Резервација карата за путовања запослених, резервација хотелских соба, праћење тока пословних путовања, благовремено реаговање на извештаје о непријатностима на путу или настајању компликација, решавање проблема и, ако је потребно, пријављивање проблема другим запосленима или генералном директору.

Акције унутар канцеларије

1. Правовремено наручивање воде ради могућности њене употребе од стране свих запослених у било којој количини.
2. Свака четвртина треба да извршава налог у канцеларији. Да би то постигао, руководилац канцеларије врши анкету о запосленима и инспекцију послова како би утврдио недостатке у одређеним стварима, а потом прибавио све детаље. Ово укључује опис послова руководиоца уреда.
3. Претплата на пословне или научне публикације које су неопходне за развој компаније или за одређене запослене који желе да примају допису на радном месту.
4. Прихватање и извршење захтева за плаћање рачуна у просторијама за изнајмљивање, као и свих докумената о плаћању који се односе на плаћање комуналних рачуна, а која се утврђује описом посла руководиоца канцеларије са рачуноводствене функције.
5. Организовање безбедносних мера које се односе како на рад запослених, тако и на одговарајућу опрему на радном месту, праћење њихове усклађености.

Уред менаџера надгледа рад неких запослених

Обавезе руководиоца канцеларије укључују надгледање активности таквих запослених:

1. Возач. У интеракцији са овим запослеником, менаџер канцеларије мора да прихвати и води евиденцију свих апликација које одређују потребу за коришћењем машине, као и да формира распоред и брзину услуге испоруке.
2. Курири.
3. Даме за чишћење.

Одговорности руководиоца канцеларије као члана радног тима

1. Да у доброј вјери извршава дужности намијењене њему, а не да одступа од унутрашње рутине тима, закона о раду и моралних и етичких принципа. Ово се одређује описима послова руководиоца уреда.
2. Придржавајте се радне дисциплине и свих услова које поставља и изражава управа предузећа.
3. Правовремено и ригорозно испуњавати све долазне налоге администрације и шефа, који стално саставља и доноси директору канцеларије списак својих обавеза и неопходних радњи за сваки дан, што је предвиђено описом посла руководиоца канцеларије одељење продаје
4. Користите сво време одвојено за посао за савесни рад, без одступања од својих дужности.
5. Све задатке обављајте на време и одговарајућег квалитета. Често, поред обављања радних активности, руководилац канцеларије је присиљен да припрема извештајне документе, стога је увек потребно да прати извршене задатке и да их записује на прописан начин, што је прописано описом посла руководиоца канцеларије са кадровским функцијама.

Важне одговорности

1. Укључите се у чишћење како бисте сачували своје радно место чисто и уредно. Такође, директор канцеларије надгледа благовремено чишћење пословног простора. Присиљен је да прати поштивање поступка чувања извештајне и пројектне документације, ако је потребно, систематизовати све материјале самостално. Ово се одређује описима послова руководиоца уреда.
2. Пажљиво и ефикасно примените испоручену канцеларијску опрему, рачунаре и било које друге уређаје. усмеравајући свој рад само према циљевима компаније, а не вршећи личне послове опремом коју компанија пружа. Прописује то Опис посла секретара канцеларијски менаџер.
3. Економично је и корисно трошити добијене материјале и друге ресурсе, користити их само у корист компаније и постизати високе резултате сопственим радом и радом осталих запослених у предузећу. Опис посла руководиоца канцеларије, узорак који показује све услове за рад овог запосленика, потврђује да он не треба само да ради, већ и доноси максималну корист компанији.
4. Придржавајте се и надгледате примену стандарда и прописа о заштити на раду, обезбеђујући сигурност на радном месту за сваког запосленог, што се утврђује описом посла руководиоца канцеларије са функцијама секретара.
5. Не користити за спровођење новинарских или научних публикација, говора, информација добијених на основу службеног положаја или за прегледавање докумената у власништву компаније. Забрањено је коришћење информација, чије откривање може довести до материјалне штете за предузеће или штете његовом угледу. Ово укључује опис послова руководиоца уреда.

Права

1. Да прима информације, као и поверљиве податке за неопходне радње у оквиру службених овлашћења и уз вођство власти.
2. Захтевати од разних запослених да финализирају или измене документа која су састављена с грешкама садрже нетачне податке.
3. Да изврше контролу и потврђивање докумената у оквиру своје надлежности и овлашћења која су именовали руководиоци.
4. Да поднесе властима захтеве за побољшање услова за самостални рад, као и радну активност других запослених. Директор канцеларије може давати предлоге не само о активностима одређеног запосленог или одељења, већ и о раду читаве компаније.
5. Захтевати обезбеђивање одговарајућих услова за осигурање свих докумената и способност гарантовања поверљивости информација и предузетих радњи ако их је потребно сакрити од конкуренције.
6. Доноси одлуке о активностима одређених људи у компанији у оквиру своје надлежности и вјеродајнице.
7. Расподелите финансијске или радне подстицаје, као и примените казне на оне запослене који се пријаве директору канцеларије. За спровођење ових акција потребно је претходно одобрење од стране генералног директора.

Руководилац канцеларије дужан је да јасно и коректно извршава своје дужности, да обавља активности у корист компаније. Читав посао ради на систематизацији и поједностављивању активности других запослених, као и да пренесе генералном директору или његовим заменицима успехе или грешке у раду других запослених.