У руској свакодневици појавила се нова енглеска реч „бацк оффице“. Шта је ово? Које функције обавља? У којим компанијама постоји? Покушајмо да разумемо детаљније.
Бацк оффице. Шта је ово?
Ове јединице постоје у многим организацијама. Бацк оффице је одељење или одељење компаније које има одређене функције. Ријеч је о рутинској, административној и услужној услузи. Традиционално функције укључују и информациону технологију (администрација и подршка служби), људске ресурсе и рачуноводство.
У неким организацијама су додатни правци рада које би помоћна канцеларија требало да обављају одвојено. Шта је ово? Често се запослени у овом одељењу баве статистичким и аналитичким рачуноводством продаје, куповине, биланса залиха и одржавањем архиве.
Ако је овај бацк оффице део банке, онда функције укључују клиринг операције, текуће услуге намирења готовине и тако даље.
Повратак канцеларијске историје
У почетним фазама развоја пословања, распоред просторија било које компаније био је посебан. Предњи план заузео је такозвани фронт оффице. То је учињено тако да су клијенти имали прилику брзо и лако пронаћи правог запосленог. Наравно, управа је много уложила у ову просторију, радећи скупе поправке, чишћење и намештај. Предња канцеларија је требало да направи најбољи утисак, јер је то "лице" било које компаније.
Његови запослени такође морају бити доследни у стилу одеће и понашању. Ово је јавна страна било које компаније.
У позадини се традиционално налази стражња канцеларија. Ово је место где се сама производња обављала, постојао је систем административних просторија, разних одељења, магацина итд.
Стога су ове територије традиционално прљаве, мрачне и не баш лепо уређене. Презентативност ових просторија није била баш посматрана, јер се купци никада нису појавили у њима. Наравно, према изгледу запослених нису постављени посебни захтеви. Више пажње је посвећено професионалним вештинама.
Ова подјела канцеларије у двије велике одјеле које обављају различите функције доказала се добро и постоји до данас.
Запослени у фронт оффицеу стварају прелепу „слику“ за компанију. Истовремено, компанија се захваљујући запосленим у канцеларијама развија и цвета. Зашто? Погледајмо.
Значај и значај бацк оффицеа за развој компаније
Пракса показује колико је велика улога ове јединице за организацију.
Прво, бацк оффице помаже у одржавању репутације компаније у високо конкурентном окружењу. Наравно, ако запослени обављају своје дужности добро и јасно. Заиста је за сваког клијента главни критеријум добре компаније квалитетна услуга. Захваљујући запосленима у канцеларији, изводи се комплетан циклус одређене операције.
Друго, управљање ризиком такође обавља бацк оффице. Шта ово доноси компанији? Запослени у овом одељењу састављају извештаје, бирају податке, факторе и израчунавају на основу којих се доносе одлуке менаџмента. Због тога је њихова исправност и тачност веома важна за будућност компаније. Запослени обављају изузетно одговоран посао, значајно смањујући ризике.
Треће, бацк-оффице услуга такође развија нове методе уштеде и предлози за рационализацију. Наравно, запослени директно не остварују финансијска средства за компанију. Али могу посредно утицати на овај процес.
Бацк оффице у банци
То је оперативна књиговодствена јединица. Захваљујући његовом раду осигуране су активности главних одељења.
Пословна канцеларија се бави рачуноводством и регистрацијом трансакција хартијама од вредности, управљања обавезама и имовином, као и обрачуна са купцима. Али ово је само врх леденог брега.
Пословна канцеларија обавља операције обраде кредита. Поред тога, запослени се често баве отварањем рачуна, књиговодством и управљањем ризиком.
Бацк оффице. Документарно извршење и подршка трансакцији на тржишту хартија од вредности
У банкама се бацк оффице често састоји од неколико одељења. Нарочито ако организација изврши велики број трансакција на тржишту хартија од вредности. Дужности запослених укључују електроничку и документарну обраду, њихову подршку. Зауставимо се на овом детаљније.
Прво, запослени у канцеларији воде регистар трансакција, саставља уговор о продаји хартија од вредности одређеног издаваоца.
Следи поступак пререгистрације хартија од вредности. Ово је пренос власништва. Да би се покренуо овај процес, запослени у канцеларији морају издати налог за трансфер и легитимисати тренутну трансакцију.
Након што се изврши пререгистрација и добије се пратећи документ, запослени контролира поступак коначног поравнања.
Запослени у канцеларији има велику одговорност. Ако постоји најмања нетачност у процесу папирологије, трансакција се препознаје као неважећа. Као резултат тога, клијент ће претрпети, а компанија ће претрпети озбиљне губитке.
Поред тога, бацк оффице се бави аналитичким (унутрашњим) трансакцијама између одељења у организацији у систему редистрибуције финансија.
За област трговине последњих година често се користе различити програми за аутоматизацију.
Малопродајна задња канцеларија
Када организује посао, менаџер се суочава са многим проблемима. Потребно је обезбедити робу за трговину, аутоматизовати рачуноводство складишта у предузећу, управљати ценама, комуницирати са добављачима и филијалама.
Да би се решили ови и многи други проблеми, као што је напоменуто, постоје посебни програми за бацк оффице.
У малопродајном систему запослени у таквој јединици помажу у контроли доласка и пуштања робе, отпису и премештању, поновној процени, остваривању поврата, уновчењу банкарске операције рад са трговинском опремом.
Софтверски пакет може имати различите конфигурације: малопродаја непрехрамбених производа, продавница робе, продавница или супермаркет. Тренутно постоји избор.
Мрежни бацк оффице
Главне области рада на мрежном трговању су:
- уношење промена и допуна у широку палету робе;
- размјена података између одјела;
- централизовано рачуноводство;
- прибављање оперативних извештаја о функционисању филијала итд.
Да би олакшали рад и осигурали интеракцију канцеларије са мрежом продајних места, они често користе аутоматизовану верзију бацк-оффице-а. Ови програми омогућавају организацији да ради ефикасније и брже.
Бацк оффице у угоститељству
Рад услужних угоститељских радника углавном је у току. Они традиционално укључују следеће:
- вршење рутинских обавезних операција;
- вођење робног и складишног рачуноводства;
- процес контроле производње посуђа;
- прикупљање и анализа података;
- извештавање
Зависно од величине и промета организације, помоћни уред у трговини обично броји од три до тринаест до петнаест људи.
Тренутно, као што је напоменуто, постоје аутоматизовани системи који олакшавају спровођење операција које запослени морају да обављају. То је, наравно, позитиван тренутак за шефа организације. Али не увек за раднике. Пракса показује да набавка аутоматизованих система који обављају већину послова у дворишту доводи до смањења броја запослених.
