Уред менаџера је једно од најпотребнијих кадрова у раду било које савремене компаније. Широк спектар одговорности обухвата функције стручњака за организацију и надзор. Истовремено комбинује до три опуномоћеника: секретара, менаџера, администратора. Обавезе руководиоца канцеларије подразумевају углавном велику одговорност и велику марљивост.
Специјалистички захтеви
Упутства за руководиоца уреда за посао укључују потребне услове за запошљавање и његову примену у будућности. Прво што кандидат за ову позицију треба да има је одговарајуће образовање и професионалне вештине. Запослени мора имати диплому о завршеном средњем специјалном, непотпуном високом или високом образовању.
Вештине би требало да имају знање о структури канцеларије и карактеристикама њеног рада. Зонирање просторије је важан фактор функционалности. Ако је руководилац канцеларије упознат са принципима организовања активности, биће му лако да контролише појединачне радне позиције. Особље треба распоредити према дужностима како други посао не би био ометан. Руководилац канцеларије мора знати обим посла и степен одговорности сваког стручњака.
Одговорности администратора канцеларије
Руководилац је дужан да организује оптимално комфорну производњу у пословној згради. Поред зонирања, менаџер треба да управља запосленима тако да све функције сваког оквира буду стабилно изведене. Основе канцеларије утврђује администратор на следећим ставкама:
- Избор и распоред специјалиста.
- Планирање стратегија и тактика на делу.
- Изградња организационе структуре канцеларије.
За стабилно радно стање у канцеларији, потребно је осигурати да сваки хитац успе у својим активностима. Позитивни резултати рада остварују се методама мотивације и управљања његовом стратегијом. Развој и примена иновативних приступа побољшању квалитета и повећању продуктивности су дужности руководиоца уреда.
Пословна комуникација у радном тиму заснива се на моралу и професионалној етици. Директор канцеларије је пример учтивог тона и поштовања према запосленима.
Интерна контрола
Све донесене одлуке мора да контролише администратор. Контрола се врши у следећим професионалним областима:
- Увођење и одржавање интерног распореда рада.
- Усклађеност са специфичним комуникацијским стандардима предузећа.
- Контрола над културом говора током комуникације са купцима и пословним партнерима.
- Дресс цоде је важна тачка у раду компаније. Запослени морају да носе одговарајуће униформе које су утврђене стандардима. пословно окружење и статут компаније.
Руководилац канцеларије, чија пословна обавеза укључује управљање особљем и контролу активности, требало би да развије сопствену организациону методологију и структуру за процену квалитета рада. Сваки запослени сноси дисциплинску одговорност у случају кршења радног распореда и радне етике. Сам менаџер сноси такву одговорност. Систем мера за спречавање кршења закона, методе за решавање сукоба са руководством и осталим запосленима и методе моралних подстицаја развија администратор.
Обавезе руководиоца
Функције руководиоца може обављати и руководилац уреда. У том случају он мора да обезбеди особље и просторије потребним залихама. Сваки запослени мора имати значку и визиткарте тако да се његова личност, име, положај, контакт подаци могу увек сазнати и правилно руковати. Лице специјалисте је лице канцеларије и компаније.
Канцеларијски материјал се обезбеђује редовно и у надлежности је уредског менаџера. Израђују се економски планови за снабдевање роба, узимајући у обзир количину производа испоручених компанији, трошкове масовне куповине и система попуста. Сталне испоруке канцеларијског материјала, укључујући папир и потрошне производе за опрему, врше се закључивањем трансакција са добављачима и услужним компанијама уз директно учешће руководиоца уреда. Примање робе контролише евиденција о плаћању и књиговодству. Питање прибора и материјала за особље врши се именовањем одговорних лица и расположивим шемама и процедурама за расподелу економских вредности.
Сву опрему контролише менаџер снабдевања, у овом случају руководилац канцеларије. Одговорности укључују надгледање стања техничке опреме, комуникација. У случају квара уређаја и машина, позива се сервисно предузеће или сервисер и проверава се резултат његовог рада. Таква контрола се дешава и када се нова опрема достави у канцеларију.
Попис опреме и залиха врши руководилац канцеларије периодичним усклађивањем расположивости и техничког стања економске имовине са рачуноводственим подацима.
На његову одговорност, руководилац за економску подршку управља средствима додељеним канцеларији за куповину робе која је потребна компанији и за техничке потребе просторија. Руководилац снабдевања организује материјално и техничко снабдевање расправним догађајима, конференцијама, преговорима.
Секретар и његове дужности
Сви горе наведени кључни процеси у раду руководиоца и његове одлуке требало би да буду званично утврђени, те стога одговорност руководиоца канцеларије, секретара у једној особи укључује документациону подршку за организационе активности. Сваки документ, зависно од сврхе, има свој облик и структуру састављања. Тек тада ће одлука или план донети правну основу и захтевати строгу примену свих тачака. Овако се гради јасна и кохерентна активност компаније.
Сарадња и интеграција
Секретар-менаџер организује састанак и пријем гостију. Делегације и комисије, партнери, купци важни су посетиоци компаније. Активности компаније и њен развој директно зависе од њих. Комуникација се одвија на пословном нивоу користећи формално пријатељску етику без преласка на личне односе и интеракцију - само на посао. Директор канцеларије треба да симболизује културу и поштовање не само као водећег представника, већ и компаније у целини. Пријем и пренос контакт података врши директно секретар. За сарадњу и решавање важних питања интеракције врши се размена визиткарта, њихова анализа и чување у одељењу. Одржавање пословне преписке са партнерима и подружницама је одговорност руководиоца уреда. Обавља електронички и курирски слање потребног материјала, примање и анализирање информација, одржавање пословна преписка.
Менаџер у управљачкој структури
Менаџер је у већини случајева директно подређен генералном директору компаније и вишем менаџменту. Одговорност и права прописују власти, које прате њихово поштовање.Обавезе руководиоца канцеларије за животопис укључују извештај о спроведеној интерној канцеларијској организацији, постизање резултата продуктивности и потешкоће у раду и пружању активности. Они дају предлоге за побољшање услова, економских и економских питања која се тичу куповине опреме и материјала, захтева пресељења, напредовања и отпуштања радника. Дисциплинске казне и подстицаји за угледне специјалце доносе се на разматрање.
Упутство за специјалисте
Запошљавање новог руководиоца прати састављање и усвајање низа обавеза, права и одговорности. Упутство руководиоца канцеларије укључује потпуну листу свих горе наведених норми и правила рада и организације, такође укључује особе или положаје који пријављују администратора.
Каријере
Каријера менаџера заснива се на унутрашњем развоју и професионалном расту, који је намењен побољшању вештина. Промјена утицаја догађа се заједно са повећањем или смањењем ауторитета у очима подређених и других запослених. Вертикална позитивна покретљивост положаја фиксирана је успехом у постизању циљева компаније, иницијативом и друштвеним квалитетима, иновативним способностима и ефикасним радним методама.
Уред менаџера је једна од најтраженијих професија. Ефикасан специјалиста треба да посвети значајну пажњу људским ресурсима, а овај захтев је одговорност руководиоца канцеларије за наставак. Исправно усклађено са унутрашњим вештине лидерства а високо квалификовано особље позитивно ће утицати на динамику развоја компаније.
