Лични асистент шефа: дужности и захтеви

Главни ресурс сваке организације су њени запослени. Они доприносе расту и просперитету производње. Компетентни шефови цијене своје запослене. Између осталих значајних послова, посебно се истиче помоћник менаџера. Дужности и важност којих је тешко преценити. Ово је десна рука и главни саветник, организатор догађаја и координатор састанка. Без доброг помоћника, врхунском менаџеру биће врло тешко управљати предузећем.

Особине и специфичности асистента

Не постоји таква позиција која би била тако контрадикторна и двосмислена у погледу захтева као помоћника руководиоца. Одговорности запослених који се баве овом врстом активности укључују доста тачака. Поред тога, лични помоћници се често мешају са секретарима или руководиоцима канцеларија. Иако су сличне, то су различите врсте активности.

Функционалне дужности помоћника менаџера:

• Осигуравање шефовог радног дана - распоред, састанци, потписивање докумената и пословна путовања;
• обезбеђивање удобног радног места за врхунског менаџера - бригу о микроклими, чистоћи и удобности просторије;
• рад са документима шефа, посебно са долазним писмима и позивима;
• обезбеђивање психолошке удобности надређених;
• почетни преговори;
• превод;
• пружање прибора за руководство итд.

Овај списак је много шири од секретарских и административних дужности. Међутим, специфичности са којима се запосленик суочава у положају „личног помоћника шефа“, одговорности и нијансе активности биће различите за различите послодавце.

Дешава се да је то углавном тајнички посао. Или се помоћник искључиво бави осигуравањем удобности и реда шефа. Неки помоћници су пуноправни заменици и имају подређене запосленике.

Професионална питања послодавца за кандидата за место помоћника руководиоца, дужности и захтеве за образовање

Захтеви за основно образовање и радно искуство варираће, зависно од перцепције менаџмента. Најчешће се ово слободно место сматра почетном каријером. Међутим, озбиљан врхунски менаџер тражиће се као помоћници особи са одређеним професионалним и животним искуством.

Минимални захтев је средње образовање везано за администрацију или судску праксу. Поред тога, послодавци од подноситеља захтева очекују следеће професионалне квалитете:

• способност рада у свим канцеларијским програмима;
• велика брзина штампања;
• писменост;
• познавање барем једног страног језика, најчешће енглеског;
• познавање основа програмирања и нестандардних рачунарских програма;
• способност вођења папирологије и преписке у складу са регулаторним захтевима;
• познавање основа важећег законодавства;
• компетентни предати говор.

То су минимални услови за апликанта за положај „личног асистента шефа“. Одговорности се такође могу допуњавати, зависно од обима организације. У неким предузећима предувјет за пријем на такав посао је профилно или сродно образовање. Поред тога, додатно пословно образовање или наставак континуираног образовања сматрају се великим плусом.

Лични атрибути помоћника

Поред професионалних, помоћним руководиоцима представљен је и низ личних захтева.Специфичности положаја, дужности и радних карактеристика помоћника менаџера захтевају складиште посебног карактера.

Пре свега, то је:

• отпорност на стрес - на крају крајева, асистент често мора прво да поднесе гнев својих шефова и да саслуша незадовољство својих подређених;
• мултитаскинг - способност обављања неколико задатака истовремено је највреднији квалитет доброг асистента;
• позитивно размишљање - без ове карактерне особине, помоћник менаџера неће се носити са додатним одговорностима, јер његове активности често надилазе оквире стандардне пословне сарадње;
• висока способност учења - жеља да се науче нове ствари и да се боље разуме ток рада треба да буде присутна код сваког доброг помоћника.

Ово су само основне, основне особине карактера неопходне сваком помоћнику менаџера за успешну професионалну каријеру. Али најважнији лични захтев - темперамент и понашање шефа и помоћника не би смели да се раздвајају, већ се идеално надопуњују.

Опште одговорности

Асистент директно ради са руководством организације, обављајући и личне задатке и професионалне задатке. Обично укључују:

• вођење канцеларијског посла шефа, ау неким случајевима и целе организације. У појединим предузећима, помоћници управљају секретаријатом организације;
• координација управљања. Закажите пословне састанке, подсетите надређене на догађаје и активности разних врста;
• вођење преписке у име организације;
• пријем и редистрибуција долазних телефонских позива;
• пружање главе свим потребним информацијама на захтев.

Додатне одговорности помоћника шефу организације

Лични асистент шефа са додатним одговорностима и функцијама је најчешће место за ово поље активности. Управа најчешће тражи прилично разноликог запосленог способног да проширује одговорности.

Најчешће додатне одговорности су:

• превод са страног језика, укључујући током преговора. Не увек менаџмент може у потпуности да верује спољним радницима, а знање барем енглеског овде ће бити од велике користи;
• организација излета главе и пратња на путовањима. Таква активност претпоставља да ће се помоћник побринути за све домаће тренутке: селидбу, наручивање таксија и хотела, угоститељство и папирологију;
• пратња надређених до протоколарних догађаја;
• услуге домаћинства

Овај списак је далеко од потпуног. Најчешће је прилично тешко недвосмислено одговорити на питање шта је одговорност помоћника менаџера? Ова активност је веома разнолика. Сваки шеф поставља своје захтјеве, главна ствар је осигурати да сви буду у складу са законом.

Режим личног асистента

Једна од главних карактеристика ове активности је зависност радног времена запосленог од менаџмента. Наравно, нормативно је прописан радни дан од осам сати. У ствари, помоћници упоређују свој режим са шефовима.

Ово „замућивање“ радног времена и потреба да се увек буде у контакту са менаџментом често плаше дипломиране људе са ових слободних места. У ствари, морате радити не више него на било ком другом месту. Само да време одмора и рада постане нестабилно.

Опис посла Помоћник менаџера

Структура радног места „помоћник руководиоца“, дужности, услови за образовање и радно искуство треба да буду прецизирани у опису посла. Ово је документ који обезбеђује транспарентност менаџерских захтева и једноставну контролу извршења дужности запослених.

Опис посла је нормативан и обавезујући.Овај документ описује све танкоће рада помоћника менаџера. Ово је практично упутство за акцију. Документ не укључује само дужности, већ и права, одговорности и карактеристике решавања радних спорова.

У вези са специфичностима послова помоћника руководиоца, припрему његовог описа посла треба третирати са посебном пажњом. Обавезно прописујте карактеристике рада, нијансе организације времена рада и одмора, надокнаду за обраду.

Потребно је разликовати опис послова асистента од истог документа за положај „асистент“ руководилац пројекта. " Дужности последњих су често привремене, као и сам рад.

Поред тога, у опису посла требало би јасно да стоји назив радног места. Најчешће означавају „секретара“, „секретара-референта“, „руководиоца упутстава“. Пажљиво осигурајте да је овај унос у складу са важећим прописима и ажуриран.

Шта треба навести у животопису извршног помоћника

Положај личног асистента одличан је почетак за дипломирану каријеру. Тако можете добити свој први посао и стећи неупоредиво професионално искуство. Међутим, онима који траже посао са искуством ово се слободно место може чинити занимљивим. Поготово ако планирате да промените обим активности.

Знајући главне одговорности помоћника менаџера, није тешко написати животопис. Овај документ претпоставља да сте прочитали теоретски део питања и да сте спремни за почетак рада. Пажљиво проучите захтеве за подносиоца захтева и почните да пишете текст.

Подаци који морају бити наведени у животопису за конкурс „асистент“ или „лични асистент шефа“:

1. Пуно име презимена и имена, у животопису за страно предузеће, дозвољена су само прва два.
2. Брачни статус. Ово је обавезна тачка - положај асистента претпоставља често нередовно радно време. Морате бити сигурни да такав распоред неће негативно утицати на породичне обавезе.
3. Образовање Наведено хронолошким редоследом. Ако и даље студирате, провјерите колико ће трајати. Послодавци често као последњи асистенти узимају студенте последњих курсева, после чега следи напредовање у каријери. Овде такође укажите на знање страног језика и ниво знања у њему.
4. Радно искуство. Наведи од последњег. Ако већ не, тада наведите своје волонтерске пројекте, учешће у активностима заједнице или професионалним организацијама, пракси обуке и другим погодним активностима. Ако не можете ништа да наведете, однесите карактеризацију на одељењу за дипломирање и напишите да сте спремни да је пружите.
5. Личне карактеристике. Дајте себи најистинитију оцену. Опишите лик у смислу класичне психологије и обавезно примјетите своје снаге и слабости.
6. Додатне информације. Овде треба да напишете зашто вас послодавац треба бирати од других кандидата. Поред тога, обавезно наведите додатне вештине, као што су поседовање возачке дозволе. Већ у овом тренутку биће корисно писати о доступности додатног образовања, течајева за стално образовање, пословном образовању.
7. Контакти Оставите што је више могућих начина да вас контактирају: мобител и кућни телефон, адреса е-поште, скипе, веза до странице на друштвеној мрежи. Наведите само тренутне податке.

Послодавац не може незапажено правилно припремити животопис.

Одговорности помоћника шефа јединице

Обично они који траже посао траже посао као лични помоћник менаџера. Али лакше је започети промоцију у овој ниши каријере, са позиције „помоћника менаџера одељење продаје. " Дужности овог запосленика нису толико обилне, али искуство и изгледи су неупоредиво већи.

Главна разлика између помоћника руководилаца одељења у њиховим специфичнијим и уско фокусираним активностима. Они обављају послове који се односе на одређено подручје производње или управљања. Ово искуство је непроцењиво за даље напредовање у каријери.

Обавезе помоћника шефа јединице укључују све исте као и руководиоци предузећа. Али постоји посебна специфичност:

• потреба за темељним познавањем суштине процеса производње, управљања или трговања јединице;
• контакт са помоћницима из других одељења и помоћником генералног директора;
• чувајте посебну документацију јединице.

Могућности каријере личног асистента

Млади овај пост виде као почетак каријере. Међутим, морате разликовати какву промоцију желите. Хоризонтална или вертикална? У овом предузећу или је ово само почетна линија у будућем животопису? Стратегија даљих акција зависи од одговора на ова питања.

Менаџмент цени добре помоћнике, а то је, нажалост, лоше за њихов раст у каријери. Шеф не жели да пусти идеалног запосленог, пристаје да му повећа плату и даје додатне бенефиције - ово је опција за хоризонталну каријеру. Најчешће међу личним асистентима.

Најлакши начин је померање уз степенице каријере у одређеној организацији са места помоћника шефа јединице. Такве позиције се често заузимају са циљем да боље знају запосленика и обуче га. Ако желите вертикалну каријеру, онда је то ваш начин.

Положај помоћника менаџера није видљив спољашњем оку, али је врло значајан за организацију. Компетентни асистент је у могућности да побољша ефикасност шефова и на тај начин обезбеди већу добит предузећу.