Готово у било којој организацији, без обзира на њен правни облик и број запослених (чак и ако говоримо о индивидуалним предузетницима), у току њеног рада на електронским се медијима акумулира огроман број различитих пословних папира, писама, пореских извештаја и других информација. Скоро сва предузећа која више или мање дуго послују, пре или касније се суочавају са потребом за систематизацијом својих архива.
Неки документи морају бити сачувани, а неки, напротив, време је за уништавање. Али који су рокови чувања рачуноводствених докумената, после којих се могу безбедно одложити? Заиста, наш законодавни оквир ретко пристаје на кршење таквих услова, па их је потребно познавати.
Откривању овог броја посвећен је овај чланак.
Како бити
Треба напоменути да се многи документи требају чувати најмање 75 година, а неким се категоријама извјештавања генерално препоручује да се не дирају у цјелокупном раду компаније. Како бити? На крају крајева, желео бих да се у потпуности придржавам закона, али да истовремено не закомплицирам живот запослених који су одговорни за вођење архивске евиденције!
Пре него што одговоримо на ово питање, упознаћемо се са главним регулаторним документима, који садрже основне захтеве који узимају у обзир рок трајања рачуноводствених докумената свих предузећа, без обзира на њихов правни облик, величину и смер делатности.
Нормативна регулација складиштења докумената
Погледајмо главна регулаторна документа која регулишу архивирање у организацијама.
Прво, савезни закон из новембра 2004. бр. 125-ФЗ. Ово је општи документ, он у потпуности регулише архивирање у нашој земљи. Дакле, његове одредбе говоре о организацији процеса чувања свих производних и рачуноводствених докумената, о начинима прибављања и коришћења архива. Поред тога, на законски начин су обухваћени процеси интеракције између архивских институција и оних грађана који желе да користе тамо сачуване информације.
Наравно, „Основна правила за рад архивских организација“ играју велику улогу. Они су званично одобрени и препоручени за употребу одлуком Савезног архива, која је усвојена 02.06.2002. Покретање организације архивског одељења у организацији топло вам препоручујемо да се прво упознате са овим документом, јер он приказује најважније и најважније тачке ове активности.
Остала документа
За нормално чување важних радова потребно је познавати и листу стандардних архивских докумената који се стварају током радних активности било ког предузећа. Управо тамо су назначени периоди чувања књиговодствених докумената, а овај документ одобрен је засебним наредбом Министарства културе Руске Федерације још 2010. године. Број документа је Н 558. Већ из самог назива постаје очигледно да садржи листу главних хартија од вредности које се формирају као резултат пословних или других активности предузећа.
Заоставштина СССР-а
Уредба о документима, коју је Министарство финансија СССР-а објавило 29. јула 1983., бр. 105, и даље је релевантна. У оквиру ове одредбе утврђују се и почетни услови складиштења докумената и поступак њиховог стварања, прихватања и коришћења.
Из пореског законика
Поред тога, релевантне информације можете пронаћи у члану 23 одговарајућег документа. Дакле, у осмом чланку постоји клаузула која одвојено разматра периоде чувања рачуноводствених докумената који се могу користити за обрачун и одузимање пореза. Ту спадају хартије од вредности које потврђују директан пријем прихода, расхода, као и порези који су већ плаћени у корист државе.
Коначно, такве информације су доступне у савезном закону 29 (бр. 402-ФЗ од 6. децембра 2011. године) „о рачуноводству“. У њему можете пронаћи рокове чувања рачуноводствених докумената у организацијама за комерцијална предузећа.
Шта треба чувати и колико дуго?
Није изненађујуће да је чување типичних књиговодствених папира који се формирају током активности било које организације (све се то налази у поменутој Листи) нарочито важно. Типични папири се чувају: 1 година, 5 година, 75 година. Неки документи (информације о прибављању средстава у посебно великим количинама) морају се трајно чувати.
Складишне групе
Професионални ревизори кажу да се сви документи који одражавају рачуноводствене евиденције могу поделити у четири главне групе. Ево листе периода складиштења рачуноводствених докумената:
- Радови које треба трајно чувати. Они укључују све годишње финансијске извештаје, као и све доказе добијене приликом регистрације код пореских власти.
- Група за дугорочно складиштење (преко 10 година). То су обавештења, документи које запослени потписују уз пристанак на обраду личних података. Подаци о самој теми, која је дала такву сагласност, требали би бити доступни 75 година.
- Привремени тип. Претпоставља се да би радови ове групе требало да се чувају до 10 година укључиво. Они укључују рачуне, као и гарантна писма.
- Четврта сорта укључује све горе наведене документе, којима је истекао рок трајања, па их је потребно одстранити.
Важне нијансе
Важно! Морате знати да је смањивање рока трајања строго забрањено, али повећање овог времена је дозвољено. Али то се односи само на оне организације које спроводе веома специфичне активности.
Дакле, рок трајања рачуноводствених докумената у ЛЛЦ предузећу који се баве пружањем финансијских зајмова становништву почиње од 75 година. У пракси, инспекцијске организације примећују да би такви документи требало да буду доступни у сваком тренутку, јер у случају било каквих захтева (на пример, од стране наследника), можда ће бити потребно да се поднесу и након овог периода.
Стога је организација номенклатуре која ће се у одређеном предузећу користити за организацију архивског пословања од посебног значаја. Сада ћемо размотрити основне захтеве које инспекцијске организације постављају за одређене организације, у зависности од њиховог правног облика власништва.
Генерално, не разликују се у разноврсности, али постоје и неке нијансе. По правилу су везани за износ прихода који компанија добија.
ЛЛЦ
Прво, размислите о ЛЛЦ-у. Пошто је промет таквих предузећа прилично значајан, захтеви за њима су строжи. Прво, сва рачуноводствена и пореска извештавања морају се чувати најмање 75 година. Поред тога, рок трајања рачуноводствених докумената у ЛЛЦ предузећу може се продужити на неодређено време у већ споменутим случајевима.
Документација за насеља са особљем треба да се чува током рада одређеног лица у организацији и најмање 10 година од датума његове отпуштања. Ако се запослени повуче из ове компаније, документи се морају трајно чувати, јер у случају захтева за висином трошкова, потребно их је прво подићи.
Рачуни и други документи који доказују нагодбе са добављачима и купцима припадају трећој групи и зато се морају чувати до 10 година укључиво. Као што смо већ рекли, општи финансијски извештаји треба да се воде трајно.
Самостални предузетници
Захтеви за ову категорију предузећа су много строжи, јер је број тамо креираних докумената много мањи. Па, који је рок трајања рачуноводствених докумената СП? Погледајмо ово питање детаљније. Прво, све потврде о регистрацији, годишње пријављивање пореским властима. Те информације треба трајно чувати током живота одређене компаније.
Међутим, ако предузетник нема запослених и води евиденцију по поједностављеној шеми, тада се сви услови ту завршавају. Наравно, рок трајања ИП рачуноводствених докумената је у овом случају исти 75 година, јер су међу њима само годишњи извештаји.
ЦЈСЦ
Будући да активност таквих предузећа укључује добијање значајног износа прихода, као и обрачуна са акционарима, захтеви за документа која се чувају у овом случају су најстрожа. Генерално, у већини случајева, рок трајања рачуноводствених докумената у компанији је најмање 75 година. Међутим, постоје изузеци.
Наравно, све информације о одобреном капиталу, обиму депозита, величини оснивачког удела оснивача треба стално чувати. Листа докумената који се такође морају архивирати у периоду од 75 година или више укључује рачуноводствене документе које пореске организације могу користити: информације о приносу имовине, извештаји о нагодби са акционарима, као и електронски медији на којима су доступни подаци о приходу на рачунима организације средстава у посебно великим износима.
Информације о насељима са особљем такође се чувају 75 година. Остали документи (фактуре, гаранцијска писма) имају рок задржавања до 10 година.
Буџетске организације
И који су периоди чувања рачуноводствених докумената у буџетска институција? По правилу за то не постоје посебни захтеви. Сматра се да током 75 година треба чувати само информације о годишњим финансијским извештајима и хартијама од вредности намењеним пореским властима. Сви остали документи се чувају до 10 година.
Важне карактеристике
Ако се упознате са списком свих закона и прописа који су доступни изнад, можда ћете се изненадити: стандардни рок трајања рачуноводствених докумената не прелази пет година (савезни закон бр. 402)! У исто време, у нашем чланку пишемо о десет и више година. Како то може бити? Нажалост, у овом случају постоји лоша разрада регулаторног оквира, када су захтеви закона супротни реалности. Илустрирајмо примером.
Ако сте чак и обични једини трговац, лако можете наићи на ситуацију када пореска инспекција захтева подношење истеклих докумената (у складу са захтевима закона). У случају ЦЈСЦ и ЛЛЦ, чији годишњи промет може прећи десетине или чак стотине милиона рубаља, одсуство неких неважних хартија од вредности може проузроковати велике проблеме.
На пример, често захтевани папири који потврђују законитост потраживања. Није тајна да се у пракси његов термин може проценити на готово десет година. Према закону, два сета рачуноводствених докумената могу већ бити уништена у исто време. Ако их је компанија стварно збринула, то би могло претрпети велике трошкове. Како? Веома једноставно.
Ако компанија не може да достави тражене хартије од вредности, мораћете да прерачунате порез на добит (иако он уопште не постоји), као и да платите велике казне.Једноставно речено, при одређивању рокова чувања треба се водити не толико захтевима закона (колико то парадоксално може бити), већ стварном важношћу документа за одређену компанију.
Наравно, рок трајања примарних рачуноводствених докумената у сваком случају треба да буде што дужи, али чак и многи рачуни под одређеним условима морају бити чувани у архиви дуже од 15 година. Ако компанија има дужника или ако неко дугује некоме, такви папири морају се трајно чувати, без обзира на захтеве савезног закона и решења.
Како одредити значај рачуноводствених докумената за организацију?
Како схватити који папири морају бити означени „пре потребе“ приликом њиховог складиштења и шта са њима треба учинити у будућности? У овом случају професионални правници препоручују одвојено испитивање вредности ускладиштених докумената.
Главни захтев којим се требају руководити чланови комисије није само вредност самих информација у чуваним документима, већ и штета коју организација може претрпети ако се изгубе.
Стога је потребно повећати рок трајања за следећа финансијска и рачуноводствена документа: било који уговори и процене за оне радове који чак и теоретски могу повећати вредност самог предузећа и његових појединачних компоненти; сви папири и електронски медији у вези са конкурентном набавком; сва документа која се могу тражити на овај или онај начин у случају парничног поступка (чак и теоријски могуће).
Напомене за индивидуалне предузетнике
Будући да има пуно захтева и њихова интерпретација у различитим законодавним актима и судским одлукама је невјеројатно разнолика, поступак складиштења папира постаје посебно тежак за приватне предузетнике, јер појединачни предузетник често нема правно образовање или посебно ангажоване стручњаке за рјешавање таквих питања. У овом случају, потребно је контактирати адвокатске канцеларије у случају било каквих спорова, ако су засновани на рачуноводственим документима, услови и процедура за које нису јасно наведени у законодавству.
Имајте на уму: што компетентније и потпуно успоставите поступак архивирања, то ћете мање проблема имати у будућности.
Услови за организацију архивирања у предузећу
Стога смо прегледали основне информације о времену. Али како организовати складиштење докумената организације? Које су методе доступне?
Прво, можете да креирате сопствену архиву. У случају појединачних предузетника и малих предузећа, руководилац предузећа или посебно запослени радник често постају архивисти. Сама архива постаје посвећена соба или чак велики сеф.
Али последњих година, окретање специјалним компанијама које су се специјализовале за стварање и чување архива постало је много популарније. Они могу помоћи обојици у организацији постојећих складишних простора и стварању нових од почетка. У случају компанија за које је посебно важно чувати посебно вредне документе у потпуној безбедности, ове компаније могу организовати њихово складиштење у посебно заштићеним и посебно заштићеним кутијама.
Предност првог метода је потпуна контрола над вашим документима, а јефтиност ове методе је очигледна. Недостаци укључују рањивост архиве (не свако има средства за опремање ватроотпорне собе). Поред тога, немају сви одговарајућу правну едукацију за правилну организацију складиштења.
Предности другог метода укључују идеалну организацију складиштења, као и потпуну законску спремност особља агенције. Негативна страна далеко је од потпуне контроле над архивом менаџмента компаније.
Стога смо испитали рок трајања рачуноводствених докумената предвиђених законодавним стандардима, као и захтеве који се у овом случају односе на главне правне облике пословања.
