Лични досије запосленог: дизајн узорка

Запослени у одељењу за особље морају да имају тачне, потпуне и објективне информације о свим запосленима у предузећу који су у његовом особљу. Документација појединачних записа која садржи податке о професионалним активностима сваког радника прикупља се у својеврсну документацију. Даље, размотримо како се врши формирање личних досијеа запослених у предузећу.

Опште информације

Досије запосленог је неопходан да би се систематизовали расположиви подаци и објединили их на једном месту. Лични досије запосленика, чији ће узорак бити представљен у даљем тексту, представља скуп радова који се односе на:

• Запошљавање.
• Процес промоције.
• Поштивање правила радне дисциплине.
• Прекид односа са послодавцем и осталим.

Главне категорије запослених

Треба напоменути да вођење личних досијеа запослених није обавезно у односу на све запослене. Пример је Савезни закон бр. 79. Он предвиђа обавезну регистрацију личних досијеа запослених у државној служби. За остале раднике, поступак састављања досјеа може се утврдити локалним регулаторним актима. Личне досијее могу чувати следећи запослени:

1. Руководиоци (руководиоци предузећа, заменици, помоћници).
2. Шефови структурних одељења и њихови заменици.
3. Водећи (главни) стручњаци.
4. Радници одговарају.
5. Запослени који су укључени у кадровску резерву за пребацивање на радна места од посебног значаја.
6. Стручњаци за делатност апарата за управљање предузећем.

Предности састављања досјеа

Треба напоменути да је лични досије запосленика веома повољан извор података о сваком раднику. У једној фасцикли се сакупљају све копије личних папира запосленог, наређења преузета у вези с њим и тако даље. То вам омогућава да направите најпотпуније карактеристично за запосленог, да се примете његове заслуге или, обрнуто, било какве повреде и злоупотребе које је починио током својих професионалних активности у предузећу.

Интерни акти предузећа: лични досије запосленог

Документе прикупљају и састављају различити запослени по нахођењу управе. Ако су мапе са личним папирима предвиђене за све запослене, препоручљиво је да се направи одговарајући локални акт. Уз то, треба укључити и одељак који предвиђа потребу отварања личног досијеа сваког запосленог који је стално запослен, укључујући техничко особље. У неким предузећима менаџери радије израђују посебан акт којим ће се утврдити све специфичности састављања досијеа.

Главне нијансе

Без обзира на облик регулације састављања досјеа за запослене, приликом рада са њима требало би да одредите:

1. Категорије запослених на којима се пријављују лични досијеи. Да ли ће то бити сви запослени или само одвојене групе од њих. На пример, то могу бити само руководиоци свих одељења за управљање.
2. Начин на који се саставља лични досије запосленог. Узорак треба да садржи све потребне одељке и ступце у које се уносе подаци о специјалисти.
3. Састав радова који су сакупљени у досјеу. Истовремено се означава који се документи поднесу у облику копија, а који у оригиналу.
4. Редослијед састављања досјеа.
5. Правила за упознавање запосленог са документима о њему.
6. Процедура за чување личних досијеа запослених.

Да ли је потребан досје за посао са скраћеним радним временом?

То ће зависити од тога да ли запослени заузима положај у којем је потребан лични досије запосленика. У исто време, нови досије обично се покреће за спољне часовнике, а за интерне мапе се одговарајућа документа подносе у постојеће фасцикле. Ако предузеће предвиђа обавезно вођење личних послова у регулаторним актима, тада ће они бити постављени и на хонорарне послове, у складу са утврђеном процедуром.

За раднике са скраћеним радним временом, досије се саставља у складу са општим правилима дефинисаним у сваком конкретном предузећу. Према чл. 283 Закона о раду, грађанин приликом истовременог именовања на ту функцију предочи пасош или други документ који потврђује његов идентитет. Ако радно место захтева посебно знање, послодавац има право да тражи од будућег стручњака да му предложи диплому или други документ о образовању или обуци (или копију исте, прописно оверену). Приликом подношења захтева за предузеће са тешким или опасним (штетним) условима рада, послодавац може тражити потврду о природи и условима активности на главном месту запосленог. Копије поднетих докумената морају се поднети у лични досије.

Почетно састављање

Стварање личних досијеа врши се ради уредног груписања документованих информација о запосленима директно у процесу утврђивања радних односа са њима. Компилација се по правилу врши у посебној мапи за сваког запосленог. Овај облик вођења личних послова сматра се најприкладнијим начином за организовање информација. Истовремено, мора се имати на уму да је забрањено примати, обрађивати и прилагати досијеу информације које указују на његова политичка, верска и друга уверења, приватни живот, чланство у јавним организацијама, укључујући синдикате.

Основни захтеви

У пракси, приликом састављања личних датотека, документи се смештају у фасциклу. На корици је приложен серијски број додељен досијеу. Под њим се лични досије запосленог региструје у одговарајућем часопису (књизи) рачуноводства. Овај захтев је садржан у чл. 695, став б Пописа архивских узорака насталих у процесу функционисања државних органа, локалних власти са назнаком рока чувања. Након што запослени напусти предузеће, његов досије се уклања из мапе. Тада се лични досије изводи за трансфер у архиву и депонује.

Информације о књиговодственом часопису (књизи)

Овај документ може садржати следеће податке:

1. Број досијеа.
2. Пуно име специјалиста.
3. Број почетних досијеа.
4. Датум предаје радова у архиву.
5. Остали подаци унутрашња политика предузећа.

Почетно извршење укључује груписање радова који сведоче о запослености грађанина, а затим све информације које се односе на професионалне активности запосленог у организацији.

Главни списак података

У законодавству, листа докумената која треба да се унесе у личне досијее није дефинисана. За државне службенике предвиђено је да њихов досије садржи личне и друге податке у вези са пријемом у службу, преношењем и отпуштањем. Личне информације укључују и информације неопходне за обезбеђивање активности државне агенције. Досије такође садржи:

1. Интерна листа радова.
2. Лични регистарски лист или образац пријаве.
3. Аутобиограпхи.
4. Копије:

• лични документ;
• потврду о осигурању;
• ТИН (ако га обезбеди запослени);
• потврде о војној регистрацији за регруте и грађане који подлежу нацрту;
• хартије од вредности које потврђују право стручњака на пореске одбитке који су предвиђени у чл. 218 пореског законика;
• потврде о утврђивању нивоа ограничења инвалидности, инвалидности (ако их обезбеди специјалиста);
• наредбе (наредбе) о пријему у државу;
• опис посла;
• споразум о прихватању одговорности (ако то предвиђа положај);
• уговор о раду (ако се оригинал чува у посебној мапи).

5. Радови у вези с приступом информацијама које представљају тајну заштићену законом (ако вршење дужности стручњака укључује употребу таквих информација).

6. Резултати прелиминарног лекарског прегледа (прегледа) који се врши ради утврђивања професионалне подобности (у случајевима предвиђеним законом).

Додатни радови

Током рада стручњака, у његов лични досије може се поднети следеће:

1. Копије уговора о главном уговору (или њихове копије).
2. Обавештења о променама услова уговора о раду на иницијативу послодавца.
3. Копије:

• извјештаји и објашњења, изјаве и молбе запосленог о различитим питањима;
• наредбе (наредбе) о премештању запосленог у другу делатност (радно место), о уклањању дисциплинских санкција, подстицаја, престанку делатности у предузећу;
• књига рада.

4. Резултати периодичних (обавезних) лекарских прегледа.

5. Материјали за сертификацију (ако позиција захтева ове мере).

6. Остала документа која се односе на активности стручњака у предузећу.

Фотографија специјалиста

Такође је присутна у личном досијеу. Обично се користи фотографија 4к6. На полеђини је написано пуно име запослени. Препоручљиво је променити фотографију најмање једном у 5 година или када се достигне одређена старост. Овом питању се уређује дискреција власти.

Промени детаље

Особље које је одговорно за припрему и вођење посла треба да надгледа њихов статус и благовремено ажурира информације. Нема потребе да мењате упитник или регистарски лист, као ни да тражите стручњака да поново испуни рад. Сва подешавања се врше израдом појединачних аката. Они се називају додацима за одређени одељак (на пример уз упитник). По правилу су представљени у табеларном облику. Развој одговарајућих образаца је на дискрецији послодавца.