Током својих активности, правна лица често доносе одлуке о питањима која су поднесена скупштини, у чему оснивачи, акционари, шефови одељења, као и представници странака који су пословни партнери могу да учествују. У таквој ситуацији, задаци који се решавају на састанку састављају се користећи такав образац као што је записник са генералне скупштине. Ово је прилично специфичан документ, који у кратком облику одражава ток читавог догађаја, а може такође садржавати и кратак резиме представљених информација.
Питања су решена на основу записника седнице скупштине
Записници скупштине неопходни су за решавање различитих проблема који су саставни део организације или предузећа. Помоћу овог документа могу се извршити промене у саставу оснивача или акционара, издавање акција, реорганизација или ликвидација предузећа.
У стварима за које је неопходна колективна одлука, мора се користити протокол опште скупштине. Модел компилације исти је за све такве догађаје унутар исте организације. Због тога, као одраз економске активности предузећа, овај документ има важан правни значај.
Записници опште скупштине, узорак њеног састављања и правила применљива на његов садржај утврђују се различитим законодавним актима Руске Федерације. Стога је потребно стриктно придржавати утврђених услова за његово извршавање, јер регулаторна тијела током инспекција имају право да пониште одлуке правног лица на основу постојећих кршења и неусвајања основних услова протокола.
Законски услови за регистрацију
Записници о општој скупштини чланова који учествују у економским активностима организације морају бити састављени најкасније у року од 15 дана од дана одржавања. Документ је припремљен у дупликату и мора садржавати одређени скуп података:
- Датум и место састанка.
- Број гласова у власништву учесника.
- Укупан број гласова датих одсутних учесника.
- Презиме и име председника састанка.
- Састав председништва.
- Дневни ред.
У правилу, записници у облику сажетака наводе главна питања која су предата на расправу и гласање, као и резултате који су одобрени.
Сврха протокола
Записник са седнице Скупштине - ово је документ скицирајући ток доношења одлука које колективно одређују смјер правног лица. Сви облици и врсте протокола усмерени су на документовање одлука које доносе колегијална тела. Протокол се такође саставља током пословних састанака, састанака комисија, преговора, расправних састанака. Сврха протокола је документовање колегијалних одлука и постигнутих споразума.
Свако предузеће или организација треба да користи методе колегијалног одлучивања и да буде у могућности да правилно састави записнике са својих седница. Важност снимања колективно усвојених одлука је добра помоћ за правилно обављање њихових активности од стране правног лица.
Ако оснивач или директор компаније донесе једину одлуку у вези са обављањем пословних активности, обавезно се састаје консултативни састанак ради доношења важних одлука о компанији.Дакле, разматрање таквих одлука и нових питања бележи се у записнику са седнице скупштине.
Важна процедура
Процес састављања протокола састоји се од неколико фаза:
- Дефинисање и припрема дневног реда.
- Израда и припрема потребне документације.
- Обавештење свих учесника о месту одржавања скупштине.
- Дистрибуција потребних информација учесницима како би се припремили за дневни ред састанка, обухватајући нека од његових питања.
Пре почетка преговора, потребно је да се у протокол евидентирају подаци о регистрацији учесника састанка. У ту сврху се саставља листа свих учесника чији је број потребан да одговара броју гласова потребном за доношење законске одлуке.
Да би се даље документовале информације о донесеним одлукама и току главне скупштине, користе се савремена техничка средства за снимање звука или видео записа, која се користе за стенографију и обраду свих говора и одлука. Такође, истовремено са снимањем, потребно је да током састанка буде писмено нацрт записника. Обавезно назначите листу докумената који су учествовали у постављању питања на гласање или расправу. То су извештаји, пројекти, референце које се користе на генералној скупштини.
Правила за регистрацију
Записници са генералне скупштине власника или учесника морају бити компетентно састављени и у потпуности у складу са регулаторним захтевима законодавства Руске Федерације.
Према свом садржају, документ може бити и детаљан и сажетак састанка. Сви говори који су одржани на седници скупштине Савета су изложени у пуном облику. Кратки образац садржи само информације о говорницима, теми одржаног говора. Кратки образац се назива протоколарна шема. Образац за састављање протокола утврђује председник састанка или током колегијалне одлуке. Ниже је представљен огледни записник са генералног састанка учесника.
Овај документ је сачињен у складу са свим нормама и захтевима канцеларијског посла како би се појединости ускладиле са ГОСТ-ом.
Садржај протокола. Организацијски подаци
Записник скупштине, чији је узорак у изради, мора нужно да садржи податке о пуном називу организације, као и прихваћене скраћенице у вези са правним обликом (ЛЛЦ, ЈСЦ, итд.). У овом случају, име мора одговарати називу наведеном у статуту предузећа и уписаном у Јединствени државни регистар, као и имати потпуну декодирање без употребе скраћеница.
Ако је ово протокол генералне скупштине ЛЛЦ предузећа, узорак се саставља по истим правилима и стандардима као и за организације које имају другачији правни облик власништва. Он утврђује локацију правног лица, изражену у облику евиденције о правној адреси организације, и мора одговарати оној која је уписана у конститутивне документе, као и упис у Јединствени државни регистар.
Подаци о састанку
У следећем одељку, након што се специфицирају правни подаци који одражавају стварни назив локације предузећа, потребно је навести информације у вези са временом и формом састанка. Пре свега, назначава се врста скупштине која може бити годишња, ванредна, планирана итд. Протокол скупштине учесника ЛЛЦ предузећа према важећем законодавству утврђује се са учесталошћу од најмање једном годишње.
Обрасци за састанке
Облик састанка може се дефинисати као:
- Лично присуство овлашћених представника или чланова акционара.
- Образац за дописивање прикупљањем раније послане документације ради појашњења мишљења о питањима гласања.
Датум и место састанка саветодавног одбора су такође обележени, назначена је стварна адреса на којој су се учесници окупили.
Главни део протокола
Наведена је тема, питања о којима је састанак одржан. У случају годишњих састанака, закон дефинише бројна питања која се морају размотрити. У остатку састанка, учесници су слободни да одаберу теме неопходне за решавање.
Морају се навести датум почетка и завршетка регистрације особа које имају право да присуствују и учествују у расправи. У овом случају организатор или секретар спроводе поступак регистрације за све доласке утврђивањем идентитета присутних и уношењем тих података у одељак „Присутност“ протокола. Обавезно назначите учесник, као и положај који има и број гласова које држи. Код акционарских друштава могу се унијети и подаци о личној карти или издатом пуномоћју.
Такође у овом делу су назначена времена отварања и затварања колегијалног састанка, као и резултати гласања који су утврђени временом бројања гласова.
Приликом разматрања сваке тачке дневног реда наводи се:
- Број гласова који испуњавају услове за учешће на састанку.
- Број предатих гласова.
- Број освојених гласова за различите могућности гласања.
- Формулација донесених одлука.
Након тога следи одељак у коме су бележене све главне одредбе саслушаних говора, као и имена особа које су говориле о сваком питању. Информације су представљене у облику сажетака који чине сажетак говора.
Завршни део
Након састављања записника са седнице скупштине оснивача, акционара или других учесника, потпис председника и секретара скупштине запечатит ће се. Такође је одређен датум његове припреме, који се не може подударати са датумом састанка.
Посебни протоколи и састанци
Друга занимљива примера такве документације су записници са генералног састанка власника куће или хортикултурно партнерство. Такви састанци и њихово снимање одликује се чињеницом да учесници имају једнака права, а у случају да се велики број људи не појави, одлуке се и даље могу доносити на основу мишљења оних који су стигли и учествовали у решавању питања предатих на расправу. На основу таквог протокола, преостали чланови стамбеног фонда или вртларског партнерства дужни су да поднесу донесене одлуке, без обзира да ли су учествовали на овом састанку или не.
Приликом састављања таквог документа обично се указује састав комисије за поновно бројање. И овлашћена лица и она која су изабрана гласањем од присутних учесника могу бити председавајући и секретар састанка. Пут управљање стамбеном зградом или хортикултурно партнерство бира скупштина власника стамбених просторија или земљишта. Одлуке донете по овим питањима обавезујуће су за све власнике.
Извршење записника са састанка захтева посебну пажњу и одређене документарне вештине. Занемаривање правила утврђених за израду овог документа не сме се дозволити, јер је то једини документарни одраз законитости одлука колегијалног састанка, које су важне, а имају велику правну снагу и пружају се током ревизије регулаторни органи.
