Рад сваке организације по правилу је повезан са великим бројем докумената. Ово је долазна преписка и одговори на њу, разни налози и изјаве запослених, техничка упутства и рачуноводствени извештаји. Сви они захтевају правовремено рачуноводство и оптимизацију. Једна од опција за решавање овог проблема је попис докумената.
У складу са законом
Специјалиста који се бави канцеларијским пословима у предузећу најбоље зна шта је попис докумената. Током године, огромна количина папира пролази кроз њега. Сви су они важни, а сваки појединачно има посебну улогу у решавању овог или оног питања. Једноставно је немогуће бацити такав пртљаг, јер сваки од ових папира има одређено време складиштења у коме је валидно и можда може бити корисно. Такви документи се обично депонују у архиви, где се стално налазе.
У било ком тренутку могу се однети одатле и употребити према намену. У савезном закону „о архивским пословима“ из октобра 2004. године, списак свих могућих врсте докумената и сваки од њих има одређени рок на који мора бити са власником. Али како узети у обзир огромну количину папира добијених за складиштење? За то постоји попис докумената. Саставља га запослени који је одговоран за архивирање и обавезан је додатак свакој фасцикли или случају достављеном на дугорочно чување.
Слање важних радова
Секретар у предузећу често саставља и попис докумената. То не значи регистрацију долазне или одлазне преписке. За то сваки секретар има посебан часопис. Тамо се бележи тренутак пријема или слања писма у складу са датумом, примаоцем и извршним службеником. Попис се може у неким случајевима налазити унутар такве преписке.
На пример, организација шаље пакет докумената на адресу. Не могу их једноставно ставити у коверат и бацати у кутију налепљивањем печата. Где је гаранција да ће радови стићи у целости? Наравно, ако су то брошуре или једноставни летци, онда не брините. У било којем тренутку могу их поново послати. Али понекад морате да пошаљете озбиљне документе на званични захтев. У овом случају, поред главних хартија од вредности, у пакету треба да буде приложено пропратно писмо и инвентар, који ће бити списак документације која је послата на ову адресу.
Пренос докумената
Запослени који су укључени у склапање уговора добро знају шта је попис докумената. Једноставно можете сами да направите узорак.
Главна ствар је да овај рад садржи све потребне информације:
- У горњем левом углу је написано име пошиљаоца или се ставља жиг компаније.
- Са десне стране су подаци о адреси (назив компаније и пуно име његовог шефа).
- Испод центра је име. На примјер, то ће бити „Списак докумената који се требају доставити уговору“, чији се број и датум такође морају навести.
- Надаље, насумично се саставља таблица у којој морају бити најмање 4 ступца (број по реду, назив документа, његов број и датум, број копија, број листова).
- Након тога се израђује завршни запис о томе колико је докумената пренесено према овом попису. Морате такође израчунати укупан број листова за прилоге.
- На дну странице се прави белешка о томе ко је пренео и примио те папире са датумом, презименом и положајем.
Ово је најчешћа листа докумената, чији је узорак сваком службенику познат као поштански образац број 107. Спремни обрасци могу се унапријед преузети у било којој пошти како би их полако попуњавали и провјеравали на радном мјесту.
Суптилности архивирања
Било који запослени у архиви упознат је са списком докумената предмета. Израђује се током преноса хартија од вредности на складиштење. Овај документ није само садржај одређене мапе. Омогућује проналазак потребних информација у огромном броју радова у било којем тренутку.
Налози, извештаји и друга улагања систематизовани су и сажети у табели која треба да садржи шест потребних ступаца:
- Серијски број.
- Индекс одређеног документа у складу с номенклатуром.
- Датум (онај који је назначен при регистрацији).
- Наслов (налог, писмо, уговор).
- Бројеви листова
- Напомена
Сто може бити прилично велик. Али у сваком случају, на самом крају треба направити коначни запис о томе колико је докумената наведено у њему, као и укупан број израчунатих страница. Сада, гледајући у такву мапу, лако можете пронаћи жељени папир по потребним параметрима без посебног напора.
Карактеристике инвентара
Интерна листа докумената захтева посебно знање и посебну пажњу њеног састављача. Понекад грешке у дизајну резултирају тиме да се папир једноставно изгуби у огромном низу информација. Будући да није на свом месту, она лети из вида.
На пример, за заказана инспекција Пореској инспекцији је потребан извештај прошле године и поднесен је са непажњом заједно с другим документима. Постојала је ситуација у којој запослени у предузећу не могу потврдити ове или оне информације које су раније дате. Такав неспоразум може резултирати новчаном казном за организацију и казном за запослене који су одговорни за пружање информација и чување докумената. Износ губитка зависи од важности тражених података. Да се то не би десило, евиденција докумената мора се водити на одговарајући начин. Овај процес је, наравно, веома сложен и дуготрајан. Поред тога, потребно је водити рачуна о више фазама и редоследу поступка.
Лични досијеи запослених
Служба за особље било ког предузећа или организације такође је одељак кроз који пролази много различитих докумената. Већина њих је накупљена у личним досијеима запослених.
Чувају се на месту до отпуста, а тек након тога архивирају се. У овом случају, службеник мора саставити попис личних досијеа. Вреди напоменути да у руском законодавству нема одређених правила која се тичу његове припреме. Сва правила су преузета из совјетске ере. У складу са њима, такав попис треба да буде табела са седам колона:
- Број по реду.
- Индекс одређеног документа.
- Датум
- Наслов и резиме документа.
- Бројеви листова
- Датум када је документ уврштен у датотеку.
- Напомена за посебне белешке.
На самом крају се израчунава укупан број докумената наведених у списку. Све се то ради под потписом службеника који наводи датум пребацивања случаја.
