Пропратно писмо је универзални документ који се користи у најразличитијим областима пословања предузећа. Правилно састављена пратња спасиће све стране од многих недостатака и нејасноћа. Како написати пропратно писмо документима?
Када је то потребно?
Рад једног предузећа, посебно великог, прати велики број питања која најчешће морају бити довршена у писаном облику. Стране уговорне стране размењују поруке и обавештења, документа су потребна од банке, пореза, пензијског фонда и ревизора. Клијенти такође пишу захтеве за разне информације и документацију.
У свим тим случајевима, спасилачки радник и истовремено пропратно писмо постаће достојно лице компаније. Написано на чврстом обрасцу, правилно састављено и правилно извршено, неће само оставити прави утисак на примаоца, већ ће обављати и низ практичних функција за пошиљаоца:
- ће објаснити примаоцу ко му пише и зашто;
- ће преузети информативну улогу, ослобађајући приложену документацију од семантичког преоптерећења;
- детаљно списак приложених докумената;
- уштедите новац уклањањем непотребне поште са инвентаром;
- испунити улогу компактног доказа испоруке читаве гомиле докумената.
Уобичајена "пратња" с правим приступом може бити толико корисна!
Како написати пропратно писмо документима?
Не знају сви како написати пропратно писмо документима, иако је важно.
Састављање „пратње“ требало би да започне уводном фразом: упутите се на број долазног захтева или наведите суштину питања о којој је дописивање у току. У наредним параграфима писма логично је навести разлоге документа: регулаторни правни акти, клаузуле уговора, акти инспекције, упутства регулаторних органа и још много тога.
Изјава се завршава захтевом, понудом или захтевом. Након састављања текста наводи се листа приложених докумената са бројењем, именом и детаљима, као и бројем приложених листова.
Потребни детаљи попратног писма документима
Како написати пропратно писмо документима, горе смо расправљали. Сада мало о његовом дизајну.
- „Капа“ документа. Овде су назначени положај шефа или другог представника примаоца, име компаније или пуно име, име и презиме приватне особе пуна адреса и поштански број.
- Датум састављања пропратног писма, а ако је пошиљалац правно лице, одлазни број за регистрацију.
- Обраћање адресару у складу са правилима пословног писма. Било да се ради о приватном лицу или руководиоцу предузећа, обраћају му се именом и презименом, додајући жалбу "поштовано".
- Детаљна листа приложених докумената, јер само име имплицира да слово "прати" одређени основни одлазак.
- Писмо потписује прво лице или опуномоћеник организације којој је шеф доделио такво право. Ако је писмо од приватне особе, тада пошиљалац или његов представник преко пуномоћника потписује „пратњу“. Пре потписивања, уобичајено је да се ручно дода гаранција „с поштовањем“.
- Презиме, иницијали и средства комуникације извођача.
Ово су основни захтеви за форму писма.
Узорак пропратног писма документима
Одлична референтна тачка у припреми ће бити доказано у пракси узорак попратног писма документима. Наравно, његов садржај ће варирати у зависности од потреба преводиоца, али целокупно платно остаје непромењено.
Шеф пореске инспекције Голосејевск
Кхитрун И.В.
ст Василиевскаиа, 3,
Кукино - 31005
Бр. 562 од 05.05.2015
Драги Иване Василијевичу!
За вашу наруџбу бр. 12/389 од 01.04.2015. У вези са издавањем шалтерског непланираног прегледа на лицу места, обавештавамо вас о следећем.
Део докумената о уговорним правним односима са фирмом за ванредно стање „Гедеон“ заплењен је на основу протокола о заплени од 02.02.2015. (Копија је у прилогу) Документи на располагању предузећу шаљу вам се у облику правилно оверених копија у прилогу.
Примена (укупно 6 литара):
- Копирај налог за плаћање са ознаком банке бр. 3 од 15.01.2015. - од 1 литра.
- Копија налога за плаћање са марком банке број 6 од 14.02.2015. - 1 литар.
- Копирај извештај о помирењу према уговору о снабдевању бр. 56 / П од 12.15.14. - за 1 литар.
- Копија протокола о заплени од 03.02.2015. - 3 литре.
Поздрави
Директор Државног предузећа "Голосејевски погон за прераду меса"
Голоххвастов Ф.Е.
Уметник: Пупко А.В.
(067)4658291
Таква „пратња“ је погодна за многе одлазне материјале на захтев државних, регулаторних и агенција за спровођење закона, само је морате мало прилагодити својим потребама.
Пропратно писмо уговорних докумената
Приликом закључивања пословних уговора често се створи ситуација када су друге стране географски удаљене једна од друге и не могу да приуште путовање у други град ради потписивања уговора.
У овом случају, извршење пропратног писма постаје својеврсна веза, омогућавајући вам да закључите правно ваљани уговор на даљину, без личног састанка представника. Уз помоћ пропратног писма, једна страна може не само послати потписане обрасце уговора на разматрање, већ и писмено изразити своје стајалиште о битним питањима споразума.
Поред тога, пропратно писмо вам омогућава да снимите шта је и колико приложено и послато примаоцу. На пример, садржај се може навести на следећи начин.
"Шаљемо вам две копије уговора о пружању информативних услуга, који смо потписали и ожиговали. Предлажемо да размотрите наведени нацрт и, ако је договорено, да потпишете уговор тако што ћете нам вратити један од потписаних примерака. Додатак: нацрт уговора у 2 копије на 6 листова сваки "
Писмо захтева - да ли је потребно?
Понекад се створи ситуација када је потребно да захтев странци пошаље захтев према споразуму који не испуњава своје обавезе. Обично се све тврдње, оправдања и апликације наводе директно у захтеву. Чини се да ће вам требати пропратно писмо?
Чињеница је да захтев може постати не само званични доказ на суду, већ у неким случајевима и извршни документ. Требао би навести правно исправне и значајне ствари, али не врши комуникацијску функцију.
Ако друга страна мора не само да поднесе жалбу, већ и да пошаље неке неформалне речи добродошлице или појашњења, боље од пропратног писма, нити један документ неће испунити ову улогу.
Пропратно писмо је добар начин да се упознате.
Често компанија има занимљиву промоцију или само жели да уради комерцијална понуда неограничен круг особа. За то су сасвим прикладна типична пропратна писма која су забавна и сажетка.
На такву „визит карту“ можете приложити промотивне производе, каталоге, ценовнике, ценовнике и било који материјал који може заинтересовати потенцијалног клијента или партнера.
Чак и ако постоји читава гомила писама, глава или водећи менаџер не треба трошити пуно времена на њих: само потпишите готове клишеје и можете их послати по намену!
Ко потписује пратњу?
И на крају, разјаснићемо важно питање. Ко потписује пратећи документ? За ово се користи правило хијерархије: боље је контактирати председника компаније са директором предузећа; документацију у банку може пренијети главни рачуновођа; "Пратеће" информације у центру за запошљавање може да потпише заменик директора за људске ресурсе.
Пропратно писмо може постати неопходна визит карта, ако се изда правилно!
