Сваки грађанин који треба да прими одређене информације може постати корисник архивских података. Да бисте набавили архивску потврду, морате лично доћи или послати овлашћено лице које делује на основу оверу докумената.
Које информације се чувају у архиви
У складу са законом о архивским пословима организације, државни органи, појединци који се баве комерцијалном делатношћу дужни су да подносиоцу пријаве доставе податке садржане у архивским документима. Таква услуга треба да буде бесплатна.
Архивски цертификат је службени документ састављен на посебном обрасцу и који садржи свеобухватне информације које тражи подносилац захтева. Поред потврде, грађани имају право да примере и копије архивских докумената који се односе на подносиоца захтева. Потреба за прибављањем таквих докумената може се односити на подношење захтева органима социјалног осигурања, изношење обрачуна пензија и добијање одређених бенефиција.
Приватност података
Према закону, обезбеђивање архивских података требало би да се деси кроз приступ корисника оригиналима и претраживачима. Треба напоменути да су све похрањене информације поверљиве, па би стога приступ њима требао бити ограничен на одређени круг људи.
Такав опрез повезан је с чињеницом да информациона банка садржи личне податке грађана, податке о њиховом пребивалишту, брачном статусу, плати, казненим списима и другим биографским карактеристикама. С тим у вези, није дозвољено добијање архивске потврде без пристанка појединца. Радници који имају приступ архиви морају се придржавати правила пружања информација.
Корисници архивских информација
Због чињенице да се у архивима чува прилично разноликих информација, издавање архивских потврда догађа се великом броју корисника. Ту спадају правна и физичка лица, бивши запослени у предузећима, органи за спровођење закона и порезе, пензиони фондови, агенције за осигурање и обични грађани.
За сваког појединог корисника постоје правила за давање информација.
Правила за издавање архивских потврда, копија и извода
Све информације тражене у архиви издају се на основу писмене пријаве. Овај документ описује суштину захтева и све детаље потребне за претрагу. Апликација такође обавештава личне податке подносиоца пријаве, иницијале, адресу, телефонски број. Захтев мора бити потписан личним потписом подносиоца представке.
Потврда о раду (архивирана) која садржи податке о радном стажу издаје се под увјетом најтачнијих података о мјесту рада подносиоца захтјева. Такође у овом случају морате одредити позицију и период рада. Приликом промене презимена потребно је у захтеву написати претходне иницијале.
Тражене информације из архиве морају се доставити у року од 30 дана од дана регистрације захтева. Ако је потребно додатно време за добијање посебних информација, архива обавештава подносиоца представке о продужењу рока.
Како изгледа архива, огледни образац
Потврда добијена из државне архиве или из кадровских докумената комерцијалног предузећа треба да се састави на плочици организације и мора да садржи јасно име. Приближни узорак таквог захтева може се видети приликом пријаве.
Попуњавање архивског документа заснива се на оригиналима или овереним копијама.Архивска потврда мора садржати тачне податке о кориштеним документима, а информације треба да буду представљене хронолошким редоследом. Сва имена која се спомињу у сертификату региструју се у проширеном облику, а изводи из оригинала додају се наводницима. Ако су током попуњавања документа утврђене разлике, оне се преносе у потврду у облику у којем се појављују у оригиналу. Исправно испуњена потврда има пуну правну снагу и може се предочити у облику доказа на суду.
Које повреде могу документ учинити неважећим?
Званични архивски документ не може садржати исправке, мрље или нечитљиве изразе. Такође, коментари и разни лични закључци архивских радника нису дозвољени у тексту.
Након текстуалног дела документа архивирају се бројеви кориштених регистра. Архивску потврду потписује главни архивиста или шеф одељења за особље и оверава печатом. Ако се документ састоји од више страница, онда сваки лист мора бити оверен. Архивски захтев издаје се у два примерка, од којих се један издаје на захтев, а други се чува у регистру архива.
Издавање архивиране копије документа
Архивске институције на захтев грађана издају копије оригиналних докумената и архивских извода. Такви блокови информација направљени су на натпису организације. Ако се направи копија историјског документа, нема потребе да се користи такав образац.
Изјава о архивији је релевантна ако су изворне информације у обимном регистру информација. Стога, да би се оптимизирао рад, у изводу се наводи само онај део информација који занима подносиоца пријаве.
Копије докумената се издају подносиоцу пријаве заједно са пропратним писмом. Ако тражене информације нису доступне у архиви, наводи се разлог неиспуњавања захтева.
Архивско уверење 9 образаца
Образац бр. 9 прилично је популаран документ међу становништвом. Ова потврда садржи податке о лицима регистрованим у одређеном стану, о величини некретнине, правима власника и породичном односу с другим власницима удела.
Такав документ се може затражити у време подношења докумената за приватизацију или у доказ о наслеђивању. У случају продаје некретнина тренутно се не тражи архивска потврда број 9. Да бисте добили образац бр. 9, мораћете да одете у канцеларију за пасош по месту регистрације и тамо предочите пасош и потврду о власништву над простором.
Подносиоци пријаве се често суочавају са таквим проблемом као што је одбијање издавања потврде бр. 9 у вези са резултирајућим заостала закупа. У ствари, такав аргумент се не може сматрати легитимним, јер законски службеници пасошке канцеларије морају издати документ без обзира на заостале плаће.
У случају незаконитог одбијања, потребно је затражити писмену потврду разлога за одбијање, такође можете жалбу написати шефу службе за пасоше или ићи пред суд.
