Auditoria de caixa: procedimento e redação de ato

A operação bem-sucedida de qualquer empreendimento depende principalmente do estado impecável do caixa e da qualidade das operações. A legislação atual regula claramente esta área. As normas prevêem vários tipos de verificação do volume de negócios nas empresas. Uma delas é a auditoria do caixa na empresa. Vamos considerar com mais detalhes o que é essa verificação.

Informações gerais

A auditoria de dinheiro no caixa é um conjunto de medidas para avaliar a conformidade das transações com a lei, a oportunidade e a exatidão de sua implementação. Tal inventário pode atuar como uma verificação independente ou ser uma das etapas de controle pelos órgãos autorizados. Uma auditoria de caixa é considerada uma das atividades de supervisão obrigatória e regular.

Etapas de verificação

A auditoria do balcão de caixa envolve as seguintes etapas:

• Recálculo de caixa e comparação de dados obtidos de relatórios de títulos com valores reais.
• Monitoramento do cumprimento da disciplina financeira.

A auditoria de caixa e a análise de informações formam uma ideia confiável de como os fundos são usados ​​na organização, bem como as direções negativa e positiva da empresa. O significado desses eventos é difícil de superestimar. O inventário analisa a experiência positiva da empresa no campo da gestão. Além disso, uma avaliação de violações e abusos é realizada. Como qualquer outra operação de controle, o balcão de caixa é auditado usando métodos especiais que garantem sua implementação sistemática.

Objetivo do procedimento

A auditoria do balcão de caixa e a supervisão do cumprimento da disciplina financeira visam estabelecer a confiabilidade das informações fornecidas nas demonstrações, comparando os dados com o estado real dos negócios. Outro objetivo do procedimento é a identificação e supressão de violações da lei no campo do volume de negócios de fundos. Os resultados da auditoria do balcão de caixa permitem ao auditor ou inspetor formar uma opinião objetiva sobre as demonstrações contábeis da empresa, refutando ou apoiando sua reputação comercial.

Quadro legislativo

O procedimento para auditar o balcão de caixa é estritamente regulado. De acordo com a lei, autorizado a realizar este procedimento:

• Representantes de órgãos de controle da empresa são funcionários competentes da empresa.
• Funcionários da Rosfinnadzor.
• Inspetores fiscais.

A auditoria de caixa pode ser iniciada na empresa e diretamente pelo seu gerente. Nesse caso, o diretor da empresa celebra um contrato com um auditor independente ou uma empresa com acreditação apropriada. Até 2012, os bancos tinham autoridade para conduzir procedimentos de controle. Hoje, a lei não prevê tais verificações.

Especificidades do procedimento

O procedimento para a auditoria do balcão de caixa é desenvolvido e aprovado por regulamentos locais no âmbito da lei. Por exemplo, o regulamento relativo à execução do controlo financeiro interno prevê:

• Formação de uma comissão autorizada.
• A lista de objetos controlados.
• Freqüência de saque em dinheiro.
• Regras de acordo com as quais a execução e auditoria do balcão de caixa é realizada.

Inspetores da Inspetoria Federal de Serviços Fiscais que realizam medidas de supervisão avaliam a integridade da capitalização e a contabilização das receitas das atividades principais e adicionais da empresa. De acordo com os regulamentos administrativos, os funcionários podem verificar qualquer empresa que produza liquidação em dinheiro com ou sem caixa registradora, mas com o uso de cartões de pagamento com o direito de emitir documentos de recebimento elaborados em formulários contábeis estritos de acordo com um recibo de caixa.

Assuntos

Uma auditoria repentina do balcão de caixa pode ser realizada em qualquer empresa, independentemente da propriedade, pela administração fiscal. De acordo com a cláusula 5.14.1 do Regulamento nº. 278, o controle exercido pelos órgãos do Serviço Federal de Supervisão do Serviço Federal de Supervisão de Comunicações e Supervisão da Federação Russa destina-se principalmente a empresas que

1. Receber fundos de fundos do estado. Estes incluem assistência financeira, garantias do governo, empréstimos orçamentários e empréstimos, investimentos de fontes extra-orçamentárias e do orçamento federal.
2. Eles usam ativos de propriedade e materiais que são de propriedade estatal.

Frequência de Inspeção

A auditoria de caixa no âmbito da auditoria interna é realizada:

• pelo menos 1 vez por semestre ou trimestre;
• no primeiro dia do ano seguinte ao ano de referência;
• ao transferir casos pelo caixa ou especialista, substituindo-o, por outro empregado;
• em outros casos, a critério do diretor da empresa, de acordo com a política financeira adotada pela companhia.

As empresas com grande faturamento em dinheiro, como regra, praticam as verificações mensalmente ou no último / primeiro dia de cada mês.

Inspeção não programada

A gerência tem o direito de iniciar um inventário quando considerar necessário. Tal teste é considerado repentino. Sua diferença em relação ao procedimento planejado reside apenas no fato de que a data de sua implementação não é determinada. Em alguns casos, tal auditoria do balcão de caixa é causada pelo alerta do diretor ou pela presença de suspeitas diretas de abuso entre os funcionários responsáveis ​​por manter a disciplina financeira na empresa. Inspeções realizadas por inspetores da Inspeção para Inspeção de Inspeções Fiscais ou pelo Serviço Federal de Supervisão de Inspeção do Serviço Federal de Supervisão de Emergências geralmente não são planejadas. A diretiva que regula o procedimento de auditoria não estabelece diretamente o termo “surpresa”. No entanto, garantir a não-agendada e a não divulgação das etapas de elaboração da auditoria atua como um dos requisitos obrigatórios para funcionários qualificados.

Termos de Inventário

A inscrição do escrivaninha de caixa é levada a cabo em primeiro lugar pela ordem:

• Diretor da empresa, se esta for uma auditoria interna.
• O chefe (ou seu vice) do Serviço Federal de Supervisão Financeira ou da Inspetoria Federal de Serviços Tributários.

A ordem indica o tempo do procedimento e confirma a autoridade do grupo de controle. Além disso, o auditor ou comissão certifica sua identidade, apresentando os documentos relevantes. Somente depois de executar essas ações obrigatórias, a empresa pode fornecer os valores mobiliários necessários, muitos dos quais contêm segredos comerciais e dinheiro.

Requisitos do revisor

Iniciando a auditoria, o inspetor deve ser guiado pelas regras estabelecidas. Em particular, o empregado deve garantir por suas ações:

• Competência
• Surpresa
• Validade.

Na prática, infelizmente, essas qualidades nem sempre são manifestadas pelos inspetores. No entanto, o auditor deve estar atento ao profissionalismo em qualquer situação. O viés leva à necessidade de realizar auditorias repetidas, atrasando o processo de identificação de circunstâncias nas quais houve violações. Outro fator importante é a continuidade da auditoria. Durante a auditoria, o inspetor ou outra pessoa autorizada não deve se distrair. Todas as ações iniciadas devem ser concluídas sem interrupção.

Ponto importante

Mesmo os indicadores intermediários obtidos durante o inventário devem ser discutidos apenas com a administração da empresa. Isso é especialmente importante nos casos em que uma auditoria do balcão de caixa de um banco ou outra organização financeira de grande porte é realizada.Tal discussão ajuda a eliminar falhas e erros que foram cometidos durante a auditoria, bem como economiza tempo significativamente e orienta os inspetores para a objetividade na avaliação da situação.

Ordem geral

A aparência de um auditor externo ou interno, conforme indicado acima, é necessariamente acompanhada pela emissão de uma ordem apropriada. Atua como base para a implementação de medidas de controle. Um inventário em dinheiro deve ser realizado por uma comissão. Além do próprio auditor, nesse processo há um caixa, um contador e uma pessoa desinteressada. A ordem de inspeção inclui todos os pontos importantes do procedimento:

• O círculo de pessoas que são membros da comissão é determinado.
• O prazo final para eventos e entrega de resultados.

A mesma informação está contida na notificação, que é enviada pelas autoridades de supervisão competentes.

Preparação

O inventário começa com a preparação. Durante o processo, o caixa dá à comissão autorizada o último relatório de transação, elabora um recibo que confirma a ausência de dinheiro não correspondido e documentos não contabilizados. O presidente do grupo de controle endossa e data todos os trabalhos recebidos. Ao mesmo tempo, eles são marcados como "Antes da revisão", uma vez que eles ainda não foram registrados nos registros e as operações neles já foram concluídas.

Retirada de dinheiro

Este é o próximo estágio da auditoria. Retirada de dinheiro é realizada por meio de conversão de folha e comparação dos montantes recebidos com os dados de relatório. Além disso, o movimento de fundos e a disponibilidade de formulários contábeis são verificados. Isso é feito comparando os saldos reais com as informações dos registros. No final dessas ações, as informações são registradas em uma auditoria especial do balcão de caixa. É compilado em 2 cópias.

Verifique os requisitos de retenção de caixa

Durante a auditoria, é estabelecido:

• Os cofres com travas úteis estão presentes na sala?
• Como é o transporte de dinheiro e garantindo sua segurança durante o transporte.

Além disso, é realizado um estudo dos resultados das inspeções anteriores e uma análise de sua frequência.

Avaliação de Disciplina

Durante a auditoria, a conformidade do projeto de documentos primários com os requisitos da lei é verificada. Em particular, é estabelecida a presença dos detalhes necessários e assinaturas nos títulos que autorizam a execução das operações. Os inspetores verificam a exatidão da compilação de dados calculados e folha de pagamento a presença neles do momento de pagamentos, assinaturas, certificando o recebimento de fundos e permitindo a sua emissão. Requisitos de projeto também devem ser observados. livro de caixa.

Deve numerar páginas consistentemente, entradas devem estar em ordem cronológica. Se houver correções, serão necessários comentários corretivos. A Comissão também verifica a validade dos pagamentos para determinadas necessidades económicas, assistência material, bónus e outras coisas. No decorrer das medidas de controle, uma auditoria completa da integridade e tempestividade da capitalização de fundos recebidos do banco e o estabelecimento de discrepâncias na sequência de eventos ao transferir dinheiro para a organização que atende a conta (se houver) são executadas. A pontualidade da entrega de saldos recebidos sob o relatório ou não utilizados em viagens de negócios está sujeita a verificação.

Papelada de auditoria de mesa em dinheiro

A legislação estabelece uma forma unificada da forma pela qual as informações obtidas durante a auditoria são inseridas. O registro dos resultados da auditoria de caixa é realizado de acordo com f. Não. INV-15. O seguinte deve ser introduzido no formulário:

1. Informações sobre os montantes de fundos para o relatório e a disponibilidade real.
2. Informações sobre a comparação das posições acima.
3. O resultado da comparação.

Posições para relatórios e status real podem ser as mesmas. Neste caso, o estado das coisas no checkout é bom.Se a quantia de fundos de relatório for maior que a disponibilidade real, então há uma falta. Se a situação é o oposto, e há mais dinheiro nas bilheterias do que nos documentos, então há excedente. Todas essas informações são resumidas e inseridas no formulário. O certificado de auditoria do balcão de caixa é elaborado em forma de texto. Como conclusão, defende uma seção sobre conclusões e propostas. Resumidamente, lista as violações identificadas e fornece recomendações para sua eliminação.

Prazos de estoque

Eles são estabelecidos por lei. O período de tempo para cada empresa específica dependerá da quantidade de dados a ser verificada. No entanto, em qualquer caso, não deve ser superior a 45 dias. Em casos excepcionais, no entanto, a lei também permite sua extensão. Em particular, isso ocorre em situações em que a intervenção das autoridades investigadoras é necessária. A auditoria do balcão de caixa para os inspetores fiscais é limitada a 20 dias.

Quais são as conseqüências das violações?

Se, no processo de recontagem de numerário, os inspectores revelassem uma discrepância com os dados do relatório, o caixa deve dar explicações por escrito das suas razões. O excedente descoberto é aceito para contabilidade no mesmo dia, e a falta deve ser recuperada da pessoa responsável. Em caso de graves violações da lei, o auditor tem o direito de encaminhar o caso para as autoridades investigadoras ou outras autoridades para iniciar um processo administrativo. Nestes casos, ao chefe da empresa ou pessoa financeiramente responsável uma grande multa pode ser imposta. Como regra geral, tal responsabilidade ocorre em caso de violações grosseiras e repetidas dos requisitos legais. Um resultado negativo da auditoria exigirá que o diretor da empresa tome imediatamente as medidas apropriadas para eliminar as violações. As medidas necessárias são desenvolvidas durante a discussão dos dados recebidos pela comissão durante a verificação. As medidas de liquidação são registradas no protocolo correspondente.

Avaliação do status de controle

Uma auditoria do caixa e verificação do cumprimento da disciplina financeira atua como uma maneira eficaz de monitorar o fluxo de caixa na empresa. Na maioria dos casos, o uso dessa ferramenta permite interromper ou impedir violações na empresa no prazo.

Existem certos sinais segundo os quais é possível avaliar a insuficiência ou a completa ausência de supervisão interna do movimento das finanças no balcão de caixa da empresa. Estes incluem, em particular:

1. A falta de um sistema claramente estabelecido para a realização de auditorias repentinas, com uma recontagem completa do dinheiro à mão e outros valores a serem controlados.
2. Formalidade de tais inventários.
3. A nomeação dos mesmos indivíduos para o grupo de controle está em andamento.
4. Realizar um inventário em um horário predeterminado - quando o caixa tiver a oportunidade de se preparar para a auditoria.
5. Falta de responsabilidade material da pessoa em preparação para a auditoria. Isso indica que tal evento não é usual para ele.
6. A ausência de um contrato com o caixa, estabelecendo sua responsabilidade total. Se tal acordo não for concluído, a identificação de escassez não terá consequências legais.
7. A presença dos fatos da assinatura de warrants em vez do contador e gerente por terceiros não autorizados pela ordem escrita do diretor da entidade de negócios para isso.
8. Atribuição dos deveres de um caixa no caso de sua ausência temporária (devido a doença, em conexão com férias e por outras razões) para o empregado sem o consentimento do chefe. Em tais situações, não apenas a ordem escrita do diretor deve ser adotada, mas também um contrato apropriado deve ser concluído com o empregado em sua responsabilidade total. Caso contrário, tal compromisso será ilegal.