Personalo užsakymų saugojimo sąlygos. Personalo dokumentų apskaitos ir saugojimo taisyklės

Kiekvienam darbdaviui svarbu žinoti, kokie yra personalo užsakymų saugojimo laikotarpiai. Juk už dokumentų saugumą yra atsakinga kiekviena įmonė. Tai turėtų ne tik rinkti informaciją apie darbuotojų kolektyvą, bet ir užtikrinti jos saugojimą. Ir be žlugimo. Tik ne visi žino, ką reiškia ši dokumentacija. Ir dar daugiau, daugelis nesupranta personalo užsakymų saugojimo ir registravimo principų. Visa su šiais klausimais susijusi informacija pateikta žemiau. Jie padės suprasti, kiek ir kaip tiksliai saugoma informacija apie darbuotojus, taip pat kitus dokumentus, kuriuos galima priskirti personalo dokumentams.

Kas tai yra

Pirmasis žingsnis yra išsiaiškinti, kas yra rizikinga. Kas yra įsakymai kalbant apie personalą? Galų gale, prieš pradėdami ką nors saugoti, turite visiškai suprasti, su kokia dokumentacija turite dirbti.

Personalo įsakymai - norminiai dokumentai darbo santykiai tarp darbuotojo ir darbdavio. Šie dokumentai yra viskas, kas gali nurodyti failus ir informaciją, susijusią su veikla. Visi užsakymai yra suskirstyti į kelias kategorijas:

• Ilgalaikio saugojimo dokumentai.
• Trumpalaikiai dokumentai.
• Laikini užsakymai.

Taigi kiekviena kategorija turi savo ypatybes. Todėl prieš pradėdami studijuoti personalo saugojimo ir apskaitos dokumentų teoriją įmonėje, turite suprasti, kokiam tipui priklauso tas ar kitas popierius. Tik po to, nepažeidžiant nustatytų taisyklių, bus galima vykdyti nagrinėjamus procesus. Kokie yra personalo užsakymų saugojimo laikotarpiai? Ką kiekvienas darbdavys turėtų žinoti apie šią akimirką?

Ilgalaikiai dokumentai

Dabar atėjo laikas apsvarstyti kiekvieną anksčiau išvardytų dokumentų tipą. Jau buvo sakyta, kad tai padės visiškai suprasti, kiek reikia saugoti dokumentaciją. Bet visų rūšių vertybinių popierių apskaita yra vienoda. Todėl klausimas paprastai yra tiesus. Laikymo laikas personalo dokumentai tiesiogiai priklauso nuo popieriaus rūšies. Pirmasis yra ilgalaikio saugojimo užsakymai. Atspėti, kad darbdavys į juos atsižvelgs ir ilgai laikys, nėra sunku. Kiek tiksliai? Daugiau apie tai vėliau.

Ką galima priskirti šiai dokumentacijai? Tai yra dokumentai, apibūdinantys darbdavio ir pavaldinių darbo santykius, taip pat nurodantys reikšmingus darbo veiksnius. Ką jiems galima priskirti? Tai yra:

1. Darbo sutartis su darbo nurodymu.
2. Vertimo dokumentai.
3. Įsakymai dėl tam tikro atlyginimo nustatymo tam tikroje pozicijoje.
4. Sertifikatai, patvirtinantys darbuotojų apdovanojimą ar premiją.
5. Straipsniai apie komandiruotes (ilgos, užsienio).
6. Asmeniniai failai.
7. Prašymo formos užpildytos darbo metu.
8. Įsakymai atleisti iš darbo.

Ne personalo

Dabar aišku, kurie dokumentai yra ilgalaikiai. Vienintelis dalykas yra tas, kad įsakymas samdyti darbuotoją yra popierius, kuriame nurodomi darbuotojai. Tačiau yra nedidelė taisyklės išimtis. Reikėtų tai atsiminti.

Apie ką tu kalbi Ne visi įsakymai dėl įdarbinimo kartu su darbo sutartimi yra įsakymai personalui. Panašūs dokumentai turi išimtį. Yra vadinamieji pagrindinės veiklos įsakymai. Tai apima:

• Darbo sutartis su atitinkamu įsakymu.
• Darbo sutarties pakeitimai (pavyzdžiui, perkėlimui į kitas pareigas).
• Rėmo atleidimo dokumentai.

Reikėtų pažymėti, kad pagrindinėje veikloje šie vertybiniai popieriai bus vertinami tik asmenų atžvilgiu. Paprastai tai yra įmonių vadovai, taip pat buhalteriai, vadovai, pavaduotojai. Šie darbuotojai dažnai nustatomi bendrovės įstatuose. Šią taisyklę reikėtų atsiminti, jei darbdavys nori išsiaiškinti, kokiomis sąlygomis laikomi užsakymai darbuotojams. Ne visi dokumentai patenka į šią kategoriją.

Trumpalaikis saugojimas

Kitas, jūs turite suprasti, ką galima priskirti trumpalaikiams saugojimo dokumentams. Žinoma, bus padaryta tam tikra personalo pavedimų apskaitos padėtis šioje situacijoje. Tačiau per trumpą laiką tokie dokumentai bus sunaikinti. Ką galima priskirti šiai kategorijai? Trumpalaikio saugojimo dokumentai vadinami įsakymais, kurie greitai reglamentuoja darbuotojo atliktą tam tikrą darbo veiklą. Tai yra, tai nėra tokie rimti dokumentai kaip dokumentai apie atleidimą ar darbo sutartis. Tiksliau, mes galime atskirti:

1. Atostogų užsakymai.
2. Nurodymai trumpomis kelionėmis.
3. Dokumentai, rodantys įvairius drausminius veiksmus.
4. Įsakymai siųsti darbuotojus į mokymo ar tęstinio mokymo kursus.

Bet tai dar ne viskas. Tiriamų dokumentų saugojimo taisyklės turi daug savybių ir niuansų. Be jau svarstomų variantų, galima atskirti laikiną saugojimą ir nuolatinį. Šie atvejai nėra per daug įprasti.

Laikinai ir visam laikui

Laikinieji dokumentai yra bet kokie įsakymai ir instrukcijos, kurie neatlieka reikšmingo vaidmens darbe. Paprastai jie yra svarbūs tam tikru momentu. Ir po to, kai jų nebereikia, jie sunaikinami. Taip pat yra nuolatinio saugojimo užsakymų. Dažniausiai nuo personalo dokumentų galima atskirti tik vadovų ir kitų pareigūnų asmenines bylas, numatytas korporacijos įstatuose. Tokių dokumentų apskaita ir saugojimas vyksta nuolat. Ir jis sunaikinamas tik uždarius įmonę.

Ilgai

Kokie yra personalo užsakymų saugojimo laikotarpiai? Jau buvo pasakyta, kad daug kas priklauso nuo to, kokie vertybiniai popieriai yra aptariami. Yra ilgalaikio saugojimo dokumentacija. Tai turėtų būti susisteminta ir į ją turėtų būti atsižvelgiama pagal nustatytas taisykles. Ir tokie dokumentai saugomi ilgą laiką.

Atsižvelgiant į tai, kad tik kai kurios įmonės po atidarymo gali dirbti ilgą laiką, galime pasakyti, kad ilgalaikio saugojimo popierius neturėtų būti nuolat naikinamas. Kodėl? Faktas yra tas, kad šios kategorijos personalo užsakymai saugomi 75 metus. Ir tik po šio laikotarpio jūs galite padaryti sunaikinimą. Tik kai kurioms korporacijoms pavyksta dirbti daugiau nei nurodytu laikotarpiu.

Ar jis trumpas?

O koks yra personalo dokumentų, klasifikuojamų kaip trumpalaikis, saugojimo laikotarpiai? Tokie dokumentai vis dar gali būti sunaikinti, neuždarę ar nelikvidavę organizacijos. Trumpalaikiai dokumentai paprastai saugomi 5 metus. Kai kuriais atvejais (jei tai numatyta chartijoje) - 10. Bet ne daugiau.

Apie apskaitą ir saugojimą

Kiek personalo užsakymų saugoma? Atsakyti į šį klausimą nėra sunku. Dabar galite atkreipti dėmesį į šių dokumentų apskaitos taisykles. Tai taip pat svarbus dalykas, kurį turėtų žinoti kiekvienas darbdavys. Galų gale, jei yra kokių nors dokumentų, kurie yra saugomi tam tikrą laiką, turite kažkaip juos saugoti, kitaip galite prarasti svarbius užsakymus.

Dabar yra keletas dokumentų saugojimo tipų. Bet kurioje įmonėje jie turi būti įgyvendinti. Dabar įmonės turi sudaryti specialius personalo vertybinių popierių apskaitos sąrašus tiek popierine, tiek elektronine forma.Beje, antrą galima nepaisyti. Tačiau visuotinai priimta popierinė pristatymo forma yra būtina. Bet kaip atlikti apskaitą? Elektroninės ir materialiosios versijų principai yra vienodi. Apie juos toliau.

Pagrindiniai apskaitos principai

Taigi personalo užsakymų apskaita yra atsakingas dalykas ir yra reglamentuojama visuotinai priimtų standartų. Visi personalo dokumentai turi būti įregistruoti. Jei tai nebus padaryta, negalite laikyti to ar kito popieriaus. Nėra registracijos - nėra dokumento. Ką reiškia šis procesas?

Personalo užsakymų registravimas - tai ant dokumento užrašytos informacijos perkėlimas į specializuotas dokumentų formas, vėliau suteikiant numerį ir patvirtinto popieriaus patvirtinimo datą. Tai yra, aiškinant popierine forma ir elektroniniu būdu, kiekvienam užsakymui reikia priskirti skaitmeninį žymėjimą. Ir taip pat parašykite viena ar kita forma. Tai yra būtinas daiktas.

Duomenys įrašomi įsakymų personalui registruose. Taip pat įėjimas vyksta elektroninėse duomenų bazėse ir archyvuose. Tai vienintelis būdas visiškai įrašyti ir saugoti dokumentus. Bendrovės numato laisvą dokumentų išsaugojimo formos pasirinkimą. Chartijoje turėtų būti taisyklės, pagal kurias visi užsakymai (ar bet kurie konkretūs) saugomi tiek popierine, tiek elektronine forma. Verta paminėti, kad pirmoji pastraipa paprastai yra privaloma. Tai yra materialus dokumentas, galintis patvirtinti tam tikrą užsakymą.

Užsakymo žurnalas

Įprasčiausia dokumentų registravimo ir saugojimo praktika yra įmonės išduota personalo užsakymų knyga. Šis dokumentas yra mažas užrašų knygutė. Jame yra užsakymų skaičius, taip pat pagrindiniai jų duomenys (detalės). Pavyzdžiui, vardas, pavardė ir patvirtinimo data. Užsakymų žurnalas registruoja nuolatinio, ilgalaikio ir trumpalaikio saugojimo dokumentus. Bet jei mes kalbame apie laikiną dokumentaciją, tada ji neturėtų būti įvesta į tokią užrašinę. Nebent įmonė pateikia atskiro žurnalo, skirto tik laikiniesiems užsakymams, įstatus. Jis užpildytas iki galo. Kai tik tušti lakštai pasibaigia, turite įvesti naują apskaitos dokumentą. Senasis paduodamas ir siunčiamas saugoti. Beje, tai yra nuolatinės apskaitos dokumentas.

Archyvai

Nepaisant to, apie kokius užsakymus darbuotojai kalba, kiekviena įmonė numato dokumentų archyvavimą. Tai yra labiausiai paplitusi popierinės apskaitos forma. Ir visi jie. Nebūtinai personalo. Visi duomenys siunčiami į archyvus, kai jie nebereikalingi. Arba tuos, kurie jau atliekami. Pavyzdžiui darbuotojų asmens bylos. Kai tik pasirašys įsakymas dėl atleidimo o byla baigta, ji turi būti nusiųsta į archyvą saugoti nustatytą laiką. Yra keli duomenų rūšiavimo tipai, tačiau daugiau apie tai vėliau.

Pirmiausia reikėtų pažymėti, kad archyvai gali būti pateikiami tiek popierine forma (būtina), tiek elektronine forma. Nepaisant to, įmonė pasirenka saugomos informacijos tvarkymo principus. Archyvo duomenys turi inventorių. Jame pateikiamas trumpas visų saugomų dokumentų sąrašas. Patogiausia duomenų įrašymo forma yra dokumentų archyvinis saugojimas. Jis naudojamas tiek popierine, tiek elektronine forma. Pažymėtina, kad laikini dokumentai nėra archyvuojami. Jie pritvirtinami prie pagrindinių vertybinių popierių, o po to sunaikinami. Visus laikinojo saugojimo užsakymus rekomenduojama siųsti į atskirą vietą ir jų nejungti į ilgalaikius ar trumpalaikius.

Sisteminimo patarimai

Personalo dokumentų saugojimo laikotarpiai yra suprantami. Paprastai tai būna 5 ir 75 metai. Bet tai dar ne viskas. Ypatingas dėmesys reikalingas archyvams.Užregistravus užsakymą, taip pat įdėjus jį į archyvą, reikalaujama kaip nors susisteminti visus turimus duomenis. Šiuo tikslu įmonės taiko keletą principų:

• Dokumentų saugojimas atskiruose aplankuose, skirstant juos į trumpalaikius ir ilgalaikius dokumentus. Nerekomenduojama sudėti visų dokumentų kartu.
• Sisteminimas pagal metus, mėnesį ir datą. Kiekvienas aplankas su dokumentais yra tam tikro laikotarpio užsakymai. Viduje visi dokumentai išdėstomi atsižvelgiant į jų registraciją apskaitos žurnale (mėnesiams ir dienoms). Taigi palengvina užduotį surasti tam tikrą dokumentą.
• Vietos naudojimas pagal užsakymų numerius, atsižvelgiant į abėcėlės tvarką. Kiekviename aplanke jau rekomenduojama sisteminti pagal užsakymų numerius, taip pat didžiosiomis raidėmis.

Apskaitos pabaiga

Ką daryti pasibaigus dokumento saugojimo archyvuose galiojimo laikui? Speciali tarnyba įmonėje tikrina dokumentus. Tada jis juos susistemina ir duoda tam tikrus nurodymus sunaikinti. Paprastai dokumentai sudeginami arba perduodami per smulkintuvą. Bet kokiu atveju užsakymų negalima paprasčiausiai išmesti. Būtent juos reikia sunaikinti. Norėdami priskirti dokumentus vienai ar kitai rūšiai, dalyvauja speciali komisija. Ji vertina užsakymų svarbą, priskiria jiems galiojimo laiką. Ir tik tada jie vienaip ar kitaip įdedami į archyvus.