Darbuotojo asmens byla: pavyzdžio dizainas

Personalo skyriaus darbuotojai privalo turėti tikslią, išsamią ir objektyvią informaciją apie visus įmonės darbuotojus. Individualių įrašų dokumentai, kuriuose yra informacijos apie kiekvieno darbuotojo profesinę veiklą, renkami tam tikruose dokumentuose. Toliau mes svarstysime, kaip įmonėje sudaromos darbuotojų asmens bylos.

Bendroji informacija

Dokumentacija darbuotojui yra būtina norint susisteminti turimą informaciją, apibendrinti ją vienoje vietoje. Darbuotojo asmens byla, kurios pavyzdys bus pateiktas žemiau, yra dokumentų rinkinys, susijęs su:

• Užimtumas.
• Skatinimo procesas.
• Darbo drausmės taisyklių laikymasis.
• Santykių su darbdaviu nutraukimas ir kita.

Pagrindinės darbuotojų kategorijos

Pažymėtina, kad darbuotojų asmens bylų tvarkymas nėra privalomas visų darbuotojų atžvilgiu. Pavyzdys yra federalinis įstatymas Nr. 79. Jame numatyta privaloma valstybės tarnyboje dirbančių darbuotojų asmens bylų registracija. Kitiems darbuotojams dokumentų rinkinio sudarymo tvarką gali nustatyti vietinio pobūdžio norminiai aktai. Asmens bylas gali laikyti šie darbuotojai:

1. Vadovai (įmonių vadovai, pavaduotojai, padėjėjai).
2. Struktūrinių skyrių vadovai ir jų pavaduotojai.
3. Vadovaujantys (pagrindiniai) specialistai.
4. Darbuotojai atsakingi.
5. Darbuotojai, įtraukti į personalo rezervą perkėlimui į ypač svarbias pareigas.
6. Specialistai, teikiantys įmonės valdymo aparato veiklą.

Dokumentacijos sudarymo pranašumai

Pažymėtina, kad darbuotojo asmens byla yra labai patogus duomenų apie kiekvieną darbuotoją šaltinis. Viename aplanke renkamos visos darbuotojo asmeninių dokumentų kopijos, su juo susiję užsakymai ir pan. Tai leidžia jums padaryti visavertiškiausią būdingas darbuotojui, atkreipti dėmesį į jo nuopelnus arba, priešingai, bet kokius pažeidimus ir piktnaudžiavimus, kuriuos jis padarė vykdydamas profesinę veiklą įmonėje.

Vidiniai įmonės veiksmai: darbuotojo asmens byla

Dokumentus renka ir kaupia įvairūs darbuotojai vadovybės nuožiūra. Jei aplankai su asmeniniais dokumentais yra skirti visiems darbuotojams, patartina sudaryti atitinkamą vietinį aktą. Be to, turėtų būti įtrauktas skyrius, kuriame numatyta, kad reikia atidaryti darbuotojo asmens bylą kiekvienam visu etatu dirbančiam darbuotojui, įskaitant techninį personalą. Kai kuriose įmonėse vadovai renkasi atskirą aktą, kuriame būtų apibrėžtos visos dokumentų rinkinio specifikos.

Pagrindiniai niuansai

Nepriklausomai nuo to, kokia yra dokumentų rinkinių darbuotojams sudarymo reguliavimo forma, dirbdami su jais turėtumėte nustatyti:

1. Darbuotojų, kuriems pateikiamos asmens bylos, kategorijos. Ar tai bus visi darbuotojai, ar tik atskiros jų grupės. Pavyzdžiui, tai gali būti tik visų valdymo padalinių vadovai.
2. Darbuotojo asmens bylos sudarymo būdas. Imtį turėtų sudaryti visi būtini skyriai ir stulpeliai, į kuriuos įvedama informacija apie specialistą.
3. Dokumentų, surinktų į bylą, sudėtis. Kartu nurodoma, kurie dokumentai pateikiami egzempliorių forma, o kurie - originale.
4. Dokumentų sudarymo tvarka.
5. Su darbuotoju supažindinimo su dokumentais apie jį taisyklės.
6. Darbuotojų asmeninių bylų saugojimo tvarka.

Ar reikalingas ne visą darbo dieną dirbantis dokumentas?

Tai priklausys nuo to, ar darbuotojas užima tokias pareigas, kuriose būtina darbuotojo asmens byla. Tuo pačiu metu išorinių ne visą darbo laiką dirbančių asmenų dokumentai paprastai pradedami kurti, o vidinių aplankų - atitinkami dokumentai įdedami į esamus aplankus. Jei įmonė norminiuose teisės aktuose numato privalomą asmeninių reikalų tvarkymą, tada jie taip pat bus įdarbinti ne visą darbo dieną dirbantys darbuotojai nustatyta tvarka.

Ne visą darbo dieną dirbantiems darbuotojams dokumentų rinkinys sudaromas pagal bendras taisykles, apibrėžtas kiekvienoje konkrečioje įmonėje. Pagal str. Pagal Darbo kodekso 283 straipsnį pilietis, skirdamas jį į pareigas tuo pačiu metu, pateikia pasą ar kitą jo tapatybę patvirtinantį dokumentą. Jei pareigoms atlikti reikalingos specialios žinios, darbdavys turi teisę paprašyti būsimo specialisto pateikti diplomą ar kitą išsilavinimą ar mokymą patvirtinantį dokumentą (arba tinkamai patvirtintą jo kopiją). Kreipdamasis į įmonę, kurioje yra sunkios ar pavojingos (kenksmingos) darbo sąlygos, darbdavys gali pareikalauti pažymėjimo apie veiklos pagrindą ir sąlygas pagrindinėje darbuotojo vietoje. Pateiktų dokumentų kopijos turi būti įdėtos į asmens bylą.

Pradinis rinkinys

Sukuriamos asmens bylos siekiant tvarkingai grupuoti dokumentais pagrįstą informaciją apie darbuotojus tiesiogiai nustatant darbo santykius su jais. Kompiliacija, kaip taisyklė, atliekama atskirame aplanke kiekvienam darbuotojui. Ši asmeninių reikalų tvarkymo forma laikoma patogiausiu informacijos organizavimo būdu. Kartu reikia atsiminti, kad draudžiama gauti, tvarkyti ir prie bylos pridėti informaciją, nurodančią jo politinius, religinius ir kitokius įsitikinimus, privatų gyvenimą, narystę visuomeninėse organizacijose, įskaitant profesines sąjungas.

Pagrindiniai reikalavimai

Praktiškai, renkant asmeninius failus, dokumentai dedami į aplanką. Ant jo viršelio pritvirtintas dokumentų rinkinio serijos numeris. Pagal ją darbuotojo asmens byla registruojama atitinkamame apskaitos žurnale (knygoje). Šis reikalavimas yra nurodytas 2 str. 695, archyvų pavyzdžių sąrašo, sukurto vykdant valstybines įstaigas, vietos valdžios institucijas, b punktas su saugojimo laikotarpiu. Darbuotojui išėjus iš įmonės, jo dokumentų rinkinys pašalinamas iš aplanko. Tada asmens byla vykdoma perkėlimui į archyvą ir atiduodama saugoti.

Buhalterinės apskaitos žurnalo (knygos) informacija

Šiame dokumente gali būti šie duomenys:

1. Dokumento numeris.
2. Vardas ir pavardė specialistas.
3. Pradinių dokumentų skaičius.
4. Straipsnių perkėlimo į archyvą data.
5. Kita pateikta informacija vidaus politika įmonėms.

Pradinis vykdymas apima dokumentų, liudijančių apie piliečio įdarbinimą, grupavimą, o po to - visą informaciją, susijusią su darbuotojo profesine veikla organizacijoje.

Pagrindinių duomenų sąrašas

Teisės aktuose dokumentų, kurie turėtų būti įtraukti į asmens bylas, sąrašas nėra apibrėžtas. Valstybės tarnautojams numatyta, kad jų dokumentų rinkinyje yra asmeniniai ir kiti duomenys apie priėmimą į tarnybą, jos išlaikymą ir atleidimą. Asmeninė informacija taip pat apima informaciją, reikalingą valstybinės agentūros veiklai užtikrinti. Dokumentacijoje taip pat yra:

1. Vidinis darbų sąrašas.
2. Asmeninis registracijos lapas arba paraiškos forma.
3. Autobiografija.
4. Kopijos:

• asmens dokumentas;
• draudimo liudijimas;
• TIN (jei darbuotojas jį pateikia);
• šauktinių ir piliečių, kuriems rengiami projektai, karinės registracijos pažymėjimai;
• vertybiniai popieriai, patvirtinantys specialisto teisę į mokesčių atskaitymus, numatytus str. 218 mokesčių kodas;
• negalios, negalios apribojimų lygio nustatymo pažymėjimai (kai juos teikia specialistas);
• įsakymai (įsakymai) dėl priėmimo į valstybę;
• darbo aprašymas;
• susitarimas dėl atsakomybės prisiėmimo (jei pozicija tai numato);
• darbo sutartis (jei originalas saugomas atskirame aplanke).

5. Dokumentai dėl galimybės naudotis informacija, kuri yra įstatymų saugoma paslaptis (jei atliekant specialisto pareigas reikia naudoti tokią informaciją).

6. Preliminarios medicininės apžiūros (apžiūros), kuri atliekama siekiant nustatyti profesinį tinkamumą, rezultatai (įstatymų numatytais atvejais).

Papildomi dokumentai

Specialisto darbo metu į jo asmens bylą gali būti įtraukta:

1. Pagrindinės sutarties sutarčių kopijos (arba jų kopijos).
2. Pranešimai apie darbo sutarties sąlygų pasikeitimą darbdavio iniciatyva.
3. Kopijos:

• ataskaitas ir aiškinamuosius raštus, darbuotojo pareiškimus ir prašymus įvairiais klausimais;
• įsakymai (įsakymai) dėl darbuotojo perkėlimo į kitą veiklą (pareigas), dėl drausminių nuobaudų, paskatų panaikinimo, veiklos nutraukimo įmonėje;
• darbo knyga.

4. Periodinių (privalomų) medicininių patikrinimų rezultatai.

5. Sertifikavimo medžiaga (jei pozicija reikalauja šių priemonių).

6. Kiti dokumentai, susiję su specialisto veikla įmonėje.

Specialisto nuotrauka

Ji taip pat yra asmens byloje. Paprastai naudojama 4x6 nuotrauka. Ant nugaros užrašytas visas vardas darbuotojas. Patartina nuotrauką keisti bent kartą per 5 metus arba sulaukus tam tikro amžiaus. Šis klausimas yra reglamentuojamas valdžios institucijų nuožiūra.

Pakeisti informaciją

Personalo darbuotojai, atsakingi už verslo rengimą ir vykdymą, turėtų stebėti savo būklę ir laiku atnaujinti informaciją. Nereikia taisyti anketos ar registracijos lapo, taip pat reikalauti, kad specialistas vėl užpildytų popierių. Visi koregavimai atliekami sudarant atskirus aktus. Jie vadinami tam tikro skyriaus papildymais (pavyzdžiui, klausimyno papildymu). Paprastai jie pateikiami lentelių forma. Tinkamų formų kūrimas yra darbdavio nuožiūra.