„Bylų priėmimo ir perdavimo aktas“ yra žinomas tik tiems, kurie kada nors užėmė aukštas pareigas. Likę žmonės apie jį žino tik išgirdę. Ir labai mažai tikėtina, kad kažkas sugebės pats jį komponuoti.
Pagrindinės priežastys
Bet kurioje įmonėje viskas imamasi dėl kelių priežasčių:
- Užduotis kiekvienai konkrečiai atsakomybės sričiai.
- Įvertinti bendrą naujai įdarbinto darbuotojo atliekamo darbo kiekį.
- Laikinas šiuo metu nedirbančio darbuotojo pareigų atlikimas.
- Tęstinio darbo organizavimas.
Tačiau jų perkėlimo iš vieno darbuotojo į kitą priežastis gali būti:
- ilga verslo kelionė;
- ilgesnis buvimas nedarbingumo atostogose;
- motinystės atostogos;
- perkėlimas į kitą darbą;
- darbuotojo atleidimas iš darbo.
Tokiais atvejais vienas iš jo kolegų prisiima sau išeinančio darbuotojo pareigas ir būtinai surašomas bylos priėmimo-perdavimo aktas.
Paprastai jame išvardijami visi dokumentai, kuriuos saugojo atleistasis asmuo. Be to, bylų priėmimo ir perdavimo akte pateiktas išsamus atlikto darbo aprašymas, o visi nustatyti trūkumai yra atskirai pažymimi. Dokumentas sudaromas būtinai dviem egzemplioriais, iš kurių vienas įrašomas į pensinio darbuotojo asmens bylą, o antrasis lieka skyriuje, tai yra, pas naują savininką.
Sudėtinga padėtis
Įdomu tai, kad tokio veiksmo iniciatorius, kaip taisyklė, yra režisierius. Galų gale, jis kartu su naujai surastu ne visą darbo dieną dirbančiu asmeniu yra suinteresuotas sutvarkyti reikalus. Tačiau kartais susidaro tokia situacija, kad senasis darbuotojas išeina nepasirašęs reikalų perdavimo akto. Tai gali atsitikti dėl įvairių aplinkybių ar tyčinio delsimo. Kartais darbuotojas, žinodamas savo trūkumus, ypač vėluoja laiku. Galų gale visi žino, kad vadovas negali atidėti savo darbo įrašų ar galutinio skaičiavimo, tačiau privalo visa tai atiduoti atleidimo dieną. Darbuotojas tiesiog išeina, o darbdavys yra priverstas ieškoti išeities iš šios situacijos. Ką turėtų daryti naujas savininkas, gavęs našlaičių objektą? Šioje situacijoje nesijaudinkite. Jums tiesiog reikia imtis reikalų iš tikrųjų, kad neatsakytumėte už kitų klaidas. Kartais direktorius, kaip tarpinis žingsnis, laikinai perima reikalus ir tik tada perduoda juos naujam darbuotojui. Gali būti, kad taip yra, bet vis tiek reikia atsiminti atsakomybę už atliktus veiksmus.
Vyriausiojo buhalterio pakeitimas
Prieš pradedant naujojo apskaitos vadovo pareigas, imamasi šešių svarbių žingsnių:
- Išduoti direktoriaus pasirašytą įsakymą, kuriame jis nurodo visą veiksmų seką ir būsimo bylų perdavimo tvarką. Atsižvelgiant į buvusio specialisto atleidimo priežastis, darbuotojai disponuoja ne ilgiau kaip dvi savaites.
- Dabartinis vyriausiasis buhalteris privalo numatytą laiką atlikti visus einamuosius reikalus (padaryti reikiamas pastabas, užpildyti pirminius dokumentus ir sudaryti ataskaitas). Popierius turėtų būti įrėmintas ir susiuvamas.
- Inventorizacijos atlikimas.
- Audito patikrinimas.
- Reikalų perdavimas.
- Informacijos apie naująjį buhalterį įvedimas iš visų šaltinių.
Paprastai neatrodo, kad keičiant vyriausiąjį buhalterį gaunamos ir perduodamos bylos. Pavyzdyje yra didžiulis sąrašas klausimų, į kuriuos reikia atkreipti ypatingą dėmesį:
- Visos apskaitos darbo organizavimas, taip pat bendros apskaitos ypatybės įmonėje.
- Visų atsiskaitymo operacijų apskaitinė būklė.
- Visų grynųjų pinigų apskaita ir judėjimas.
- Medžiagų apskaita ir nusidėvėjimo skaičiavimas.
- Atsiskaitymai su darbuotojais.
- Sąskaitų likučiai.
- Pirminiai dokumentai.
- Griežtos atskaitomybės formos.
- Reikalavimai archyve.
- Trūkstamų dokumentų sąrašas ir šio fakto paaiškinimai.
Tik po to aktas yra pasirašytas, o tai iš esmės reiškia pareigų perėmimą.
Naujas vadovas
Lyderystės pakeitimas paprastai prasideda visuotiniu steigėjų susirinkimu. Dėl jo priimamas sprendimas surašomas protokolo ar nutarties forma. Ši informacija nedelsiant perduodama mokesčių inspekcijai ir tik po to prasideda pagrindinė procedūra, kurios rezultatas bus bylų priėmimo-perdavimo aktas. Keičiant direktorių, jis bus apimties.
Paprastai tokį dokumentą sudaro 3 dalys:
- Įvadinis. Joje yra informacija apie susirinkimo vietą ir laiką, taip pat informacija apie atstovą iš visuotinio susirinkimo.
- Aprašomasis. Jame pateiktas visas naujajam direktoriui perduotų dokumentų sąrašas. Šis sąrašas yra labai ilgas. Tai visų pirma apima steigimo dokumentus, pažymėjimus ir registracijos duomenis. Tada yra susitarimai su bankais ir visi papildomi susitarimai jiems. Po to ateina įmonių užsakymų eilė. Po jų sudaromos sutartys, susijusios su pagrindine įmonės veikla. Kitas yra apskaitos ataskaitos, grynųjų pinigų dokumentai ir informacija apie vertybinius popierius. Pačiame sąrašo gale yra saugos, sveikatos ir priešgaisrinės saugos dokumentai. Po jų lieka tik susirašinėjimas su valstybės ir reguliavimo institucijomis, pagaliau - darbo knygų judėjimo žurnalas.
- Galutinis. Jame išvardijami visi dalyvaujantys, kurie deda savo parašus.
Paskutinis punktas bus apvalus įmonės antspaudas.
