Visi verslo apyvartos dalyviai privalo tvarkyti apskaitą - kaip nustato įstatymai. Teisinė atsakomybė už jos teisingumą ir savalaikiškumą priskiriama savininkui ar jo įgaliotam įmonės vadovui, taip pat vyriausiajam buhalteriui.
Parašo subjektai
Paprastai įmonės vadovas ir vyriausiasis buhalteris pasirašo visus įmonės apskaitos dokumentus. Tokia teisė jiems suteikiama įstatymų leidybos arba įmonės vidaus dokumentuose.
Vadovo įgaliojimai paprastai nustatomi steigimo dokumentuose ir sutartyje; vyriausiojo buhalterio įgaliojimai gali būti nustatyti jo pareigybės aprašyme, vadovo įsakyme arba darbo sutartyje.
Ką daryti, jei pasikeičia pareigūnai
Direktoriaus ar vyriausiojo buhalterio pakeitimas yra gana varginantis verslas ir reikalauja apgalvoto požiūrio. Tokiu atveju įmonė turi ne tik pranešti reguliavimo institucijoms ir aptarnaujančiam bankui, bet ir teisingai atlikti pirminių apskaitos dokumentų priėmimą ir perdavimą naujam darbuotojui.
Teisėkūros tvarka tokia tvarka numatyta tik biudžetinėms organizacijoms; save palaikančios įmonės tai nustato savarankiškai, pavyzdžiui, atskiru įsakymu ar reglamentu. Bet kokiu atveju yra surašomas dokumentų priėmimo aktas, kurio pavyzdys pateiktas žemiau.
Remiantis vyraujančia verslo praktika, keičiant asmenis, atsakingus už apskaitos tvarkymą, įsakymu įmonėje sudaroma speciali komisija, kuri atlieka vidaus auditą ir priima vadovo ar vyriausiojo buhalterio dokumentus.
Auditas nėra privalomas, tačiau įmonė gali savarankiškai pasamdyti auditorius, kurie pateiks nuomonę apie apskaitos ir mokesčių apskaitos būklę. Toks dokumentas gali padėti įmonei išvengti būsimų kontrolės įstaigų finansinių sankcijų.
Jei besikeičiantys pareigūnai buvo finansiškai atsakingi, nustatyta tvarka atliekamas privalomas turto ir dokumentų inventorizavimas.
Kaip teisingai perduoti dokumentus keičiant direktorių ar vyriausiąjį buhalterį
Už apskaitos tvarkos pažeidimą įmonėje pareigūnams numatyta atsakomybė iki baudžiamosios atsakomybės, todėl labai svarbu teisingai pasirūpinti dokumentų priėmimu ir perdavimu, kai jie yra keičiami.
Atvejai perduodami naujai paskirtam direktoriui ar vyriausiajam buhalteriui, o kandidatams į komisiją nedalyvaujant - arba įsakymu paskirtam darbuotojui. Vėliau komisijos ar vykdomasis pareigūnas priimtus dokumentus perduoda naujai paskirtam direktoriui ar vyriausiajam buhalteriui. Jei keičiasi vyriausiasis buhalteris, tada įmonės vadovas gali tiesiogiai priimti dokumentus.
Aktas vykdomas trimis egzemplioriais: vienas - pamainos darbuotojui, antras - paskirtam darbuotojui, trečias - apskaitai. Dokumentų priėmimo aktą pasikeitus direktoriui pasirašo komisijos nariai arba atsakingas darbuotojas, vyriausiasis buhalteris ir naujas vadovas. O pasikeitus vyriausiajam buhalteriui, tai daro komisijos nariai, įmonės vadovas ir naujasis buhalteris.
Dokumentų priėmimo aktas: pavyzdys
Perdavimo dokumentų turinį nustato pati įmonė. Žemiau pateikiami dokumentų priėmimo ir perdavimo aktai keičiant vyriausiąjį buhalterį. Tai yra orientacinis pasirinkimas, pavyzdžiui, vienai įmonei.
UAB „Rank“ pirminių apskaitos dokumentų priėmimo aktas.
Sudarymo data, vieta.
Mes, „OOO Rang“ direktorius Pavlovas Ivanas Trofimovičius, veikdami pagal Chartiją, ekonomistų Oleptos V. V., buhalterio Kudo N. P., dokumentų priėmimo komisijos nariai, įsakymo pagrindu veikiantis archyvaras T. Rudenko su iš vienos pusės, ir vyriausioji buhalterė V. A. Alferova, veikianti remiantis įsakymu dėl įdarbinimo ir pareigybių aprašymais, kita vertus, šis aktas buvo surašytas tame, kad Alferova V.A. pervedimai, o UAB „Rang“ direktoriaus asmenyje ir komisija priima šiuos UAB „Rangas“ dokumentus laikotarpiui nuo 2010 m. balandžio mėn. iki 2015 m. balandžio mėn. (išsamus sąrašas):
- prekių išleidimo sąskaitos faktūros ir mokesčių sąskaitos faktūros, prekių ir medžiagų bei prekių išleidimo aktai, sutartys, sąskaitos faktūros, atliktų darbų aktai, aktai susitaikymai;
- mokesčių ir finansinė atskaitomybė;
- skolos, turto ir įsipareigojimų sumų suskirstymas;
- darbo užmokesčio dokumentacija;
- dokumentų priėmimo ir perdavimo aktai į archyvą;
- reguliavimo institucijų patikrinimai (jei tokių yra).
Pagal 2014-01-01 tiekimo sutartį Nr. 3 direktorius ir komisija nustatė 1 mokesčių sąskaitos faktūros, 2014 m. Dėl šio fakto iš V. Alferovos. buvo gautas aiškinamasis raštas, o iš kitos šalies buvo paprašyta trūkstamo dokumento kopijos.
Likusių pastabų dėl apskaitos įrašų nėra.
Audito patikrinimas ir inventorizacija nebuvo atlikta dėl nepakankamo pagrindimo.
Aktas buvo sudarytas trimis autentiškais egzemplioriais: vieną V. Alferova, antrą - UAB „Rank“ apskaitos skyriui, trečią - LLC „Rank“ direktoriui, pasirašė trys šalys.
Teisinė konsultacija: patogumui dokumentų sąrašas gali būti išduotas kaip privalomas priėmimo akto priedas.
Kas ir kaip praneša apie atsakingų asmenų pasikeitimą
Per 10 dienų nuo pakeitimų datos įmonė privalo pranešti mokesčių administratoriui apie atsakingo asmens pasikeitimą. Toks pranešimas išduodamas pateikus patvirtintą registracijos formą.
Taip pat būtina kreiptis į aptarnaujantį banką dėl naujos kortelės su parašų pavyzdžiais, patvirtintos notaro.
Jei įmonė turi elektroninį skaitmeninį parašą, tuomet turėtumėte susisiekti su sertifikavimo centru, kad panaikintumėte senąjį ir išduotumėte naują skaitmeninį parašą, būtiną elektroninėms ataskaitoms pateikti.
Pasikeitus direktoriui, būtina atlikti ir pakeitimus valstybiniame įmonių registre: tam yra numatyta speciali forma.
Atsakomybė ir sankcijos
Jei perkeliant bylas paaiškėja vidinių pažeidimų, komisija turi paprašyti direktoriaus ar vyriausiojo buhalterio rašytinių paaiškinimų. Jei dokumento trūksta ar jis sunaikinamas, būtina apie tai raštu pranešti teisėsaugos institucijoms ir įtraukti į komisiją jų atstovą.
Įstatymas nustato, kad pasirašiusieji yra atsakingi už neteisingą apskaitą, tačiau tai neatleidžia įmonės nuo galimų sankcijų patikrinimų metu. Naujasis direktorius ar buhalteris nebus atsakingas už ankstesniojo padarytas klaidas, o įmonei, kaip verslo subjektui, gali būti skirtos finansinės sankcijos. Štai kodėl taip svarbu tinkamai nubrėžti dokumentų priėmimo ir perdavimo procesą keičiant pareigūnus.
Vyriausiojo buhalterio reikalų perdavimo aktas
