Vykdydami veiklą, juridiniai asmenys dažnai priima sprendimus visuotiniam susirinkimui, kuriame gali dalyvauti steigėjai, akcininkai, padalinių vadovai, taip pat šalių, kurie yra verslo partneriai, atstovai. Esant tokiai situacijai, užduotys, kurios turi būti išspręstos susirinkime, sudaromos naudojant tokią formą kaip visuotinio susirinkimo protokolas. Tai gana specifinis dokumentas, kuris trumpa forma atspindi viso įvykio eigą, jame taip pat gali būti pateikta trumpa pateiktos informacijos santrauka.
Klausimai buvo išspręsti remiantis visuotinio susirinkimo protokolu
Visuotinio susirinkimo protokolas reikalingas sprendžiant įvairias problemas, kurios yra neatsiejama organizacijos ar įmonės dalis. Pasitelkus šį dokumentą gali būti keičiami steigėjų ar akcininkų sudėtis, išleidžiamos akcijos, reorganizuojama ar likviduojama įmonė.
Tais atvejais, kai reikalingas kolektyvinis sprendimas, turi būti naudojamas visuotinio susirinkimo protokolas. Kompiliavimo modelis yra vienodas visiems tokiems įvykiams toje pačioje organizacijoje. Taigi šis dokumentas, atspindėdamas įmonės ekonominę veiklą, turi didelę teisinę reikšmę.
Visuotinio susirinkimo protokolas, jo sudarymo pavyzdys ir jo turiniui taikomos taisyklės yra nustatyti įvairiais Rusijos Federacijos įstatymais. Todėl būtina griežtai laikytis nustatytų jo vykdymo reikalavimų, nes reguliavimo institucijos patikrinimų metu turi teisę pripažinti negaliojančiais juridinio asmens sprendimus, remdamosi esamais pažeidimais ir pagrindinių protokolo reikalavimų nesilaikymu.
Teisiniai registracijos reikalavimai
Visuotinis narių, dalyvaujančių ekonominėje organizacijos veikloje, protokolas turi būti surašytas ne vėliau kaip per 15 dienų nuo jo organizavimo dienos. Dokumentas yra parengtas dviem egzemplioriais ir jame turi būti konkretus duomenų rinkinys:
- Susitikimo data ir vieta.
- Dalyvių turimas balsų skaičius.
- Bendras nedalyvavusių dalyvių balsų skaičius.
- Posėdžio pirmininko pavardė ir vardas.
- Prezidiumo sudėtis.
- Darbotvarkė.
Paprastai protokole santraukose nurodomi pagrindiniai diskusijai ir balsavimui pateikti klausimai bei patvirtinti rezultatai.
Protokolo paskirtis
Visuotinio susirinkimo protokolas - tai dokumentas bendrai apibūdinant bet kokio juridinio asmens kryptį nustatančių sprendimų priėmimo eigą. Visų formų ir tipų protokolai yra skirti dokumentuoti kolegialių organų priimtus sprendimus. Protokolas sudaromas ir verslo susitikimų, komisijų posėdžių, derybų, patariamųjų posėdžių metu. Protokolo tikslas yra dokumentuoti pasiektus kolegialius sprendimus ir susitarimus.
Bet kuri įmonė ar organizacija turėtų naudoti kolegialių sprendimų priėmimo metodus ir sugebėti teisingai sudaryti savo posėdžių protokolus. Kolegialiai priimtų sprendimų fiksavimo svarba yra gera priemonė teisingam juridinio asmens vykdymui.
Jei įmonės steigėjas ar direktorius priima vienintelį sprendimą dėl verslo veiklos vykdymo, būtinas grupinis posėdis yra sugrupuojamas priimti svarbius sprendimus dėl bendrovės.Taigi tokių sprendimų ir kylančių klausimų svarstymas įrašomas į visuotinio susirinkimo protokolą.
Svarbi procedūra
Protokolo sudarymo procesą sudaro keli etapai:
- Darbotvarkės apibrėžimas ir parengimas.
- Reikalingų dokumentų sudarymas ir paruošimas.
- Visų dalyvių informavimas apie visuotinio susirinkimo vietą.
- Dalyviams reikalingos informacijos, susijusios su kai kuriais jo klausimais, paruošimas susitikimo darbotvarkei.
Prieš pradedant derybas, būtina protokoluoti susitikimo dalyvių registracijos duomenis. Tuo tikslu sudaromas visų dalyvių sąrašas, kurio skaičius turi atitikti balsų, reikalingų priimti teisiškai teisinį sprendimą, skaičių.
Norėdami toliau dokumentuoti informaciją apie priimtus sprendimus ir visuotinio susirinkimo eigą, naudojamos modernios techninės garso ar vaizdo įrašymo priemonės, naudojamos stenografuoti ir apdoroti visas kalbas ir priimtus sprendimus. Be to, kartu su įrašu būtina posėdžio metu rašyti protokolo projektą. Būtinai nurodykite dokumentų, kurie dalyvavo pateikiant klausimus balsavimui ar diskusijoms, sąrašą. Tai yra ataskaitos, projektai, nuorodos, naudojamos visuotiniame susirinkime.
Registracijos taisyklės
Visuotinio savininkų ar dalyvių susirinkimo protokolas turi būti tinkamai sudarytas ir visiškai atitikti Rusijos Federacijos teisės aktų norminius reikalavimus.
Pagal savo turinį dokumentas gali būti ir išsami, ir santrauka. Visos kalbos, vykstančios visuotiniame patariamojo organo susirinkime, pateikiamos visa forma. Trumpoje formoje yra tik informacija apie pranešėjus, pristatytos kalbos tema. Trumpoji forma vadinama protokoline schema. Protokolo sudarymo formą nustato susirinkimo pirmininkas arba priimdamas kolegialų sprendimą. Visuotinio dalyvių susirinkimo protokolo pavyzdys pateiktas žemiau.
Šis dokumentas yra sudarytas laikantis visų biuro darbo normų ir reikalavimų, kad detalės būtų parengtos laikantis GOST.
Protokolo turinys. Organizacijos duomenys
Visuotinio susirinkimo protokole, kurio pavyzdys yra kuriamas, būtinai turi būti duomenys apie tikslų organizacijos pavadinimą, taip pat priimtinos teisinės formos santrumpos (LLC, UAB ir kt.). Tokiu atveju vardas turi atitikti pavadinimą, nurodytą įmonės įstatuose ir įrašytą į Vieningą valstybės registrą, taip pat turi būti visiškai iškoduojamas nenaudojant santrumpų.
Jei tai yra LLC visuotinio susirinkimo protokolas, pavyzdys sudaromas pagal tas pačias taisykles ir standartus, kaip ir organizacijoms, turinčioms skirtingą teisinę nuosavybės formą. Tai nustato juridinio asmens buvimo vietą, atsispindintį organizacijos juridinio adreso įrašo forma ir turi atitikti įrašytą į steigimo dokumentus, taip pat registraciją Vieningame valstybės registre.
Susitikimo duomenys
Kitame skyriuje nurodžius teisinius duomenis, atspindinčius tikrąjį įmonės buvimo vietos pavadinimą, būtina nurodyti informaciją, susijusią su susirinkimo laiku ir forma. Pirmiausia nurodomas visuotinio susirinkimo tipas, kuris gali būti metinis, neeilinis, planinis ir kt. Visuotinis LLC dalyvių susirinkimo protokolas pagal galiojančius įstatymus nustatomas ne rečiau kaip kartą per metus.
Susitikimo formos
Susitikimo forma gali būti apibrėžta taip:
- Asmeninis įgaliotų atstovų ar akcininkų narių buvimas.
- Korespondencijos forma, renkant dokumentus, išsiųstus anksčiau, siekiant išsiaiškinti nuomones balsavimo klausimais.
Taip pat pažymima patariamosios tarybos posėdžio data ir vieta, buvo nurodytas tikrasis adresas, į kurį susirinkę dalyviai.
Pagrindinė protokolo dalis
Nurodoma tema, klausimai, dėl kurių vyko susitikimas. Metinių susirinkimų atveju įstatymas nustato keletą klausimų, į kuriuos reikia atsižvelgti. Likusią susitikimo dalį dalyviai gali laisvai pasirinkti spręsdami reikalingas temas.
Turi būti nurodytas asmenų, turinčių teisę dalyvauti ir dalyvauti diskusijoje, registracijos pradžios ir pabaigos laikas. Tokiu atveju organizatorius arba sekretorius atlieka visų atvykstančių asmenų registracijos procedūrą, nustatydamas dalyvaujančių asmenų tapatybę ir įvesdamas šiuos duomenis į protokolo skyrių „Dabartis“. Būtinai nurodykite dalyvis, taip pat turima pozicija ir turimas balsų skaičius. Akcinių bendrovių atveju taip pat gali būti įvedami duomenys apie asmens tapatybės kortelę arba išduotą įgaliojimą.
Taip pat šioje dalyje nurodomas kolegialaus posėdžio atidarymo ir uždarymo laikas, balsavimo rezultatai, kurie yra fiksuojami balsų skaičiavimo metu.
Svarstant kiekvieną darbotvarkės klausimą, nurodoma:
- Balsų, galinčių dalyvauti posėdyje, skaičius.
- Pateiktų balsų skaičius.
- Už skirtingas balsavimo galimybes atiduotų balsų skaičius.
- Priimtų sprendimų formuluotės.
Po to eina skyrius, kuriame užfiksuotos visos pagrindinės girdėtų kalbų nuostatos, taip pat kiekvienu klausimu kalbėjusių asmenų vardai ir pavardės. Informacija pateikiama santraukų, kurios sudaro kalbų santrauką, pavidalu.
Baigiamoji dalis
Sudarius visuotinio steigėjų, akcininkų ar kitų dalyvių susirinkimo protokolą, jis tvirtinamas pirmininko, taip pat susirinkimo sekretoriaus parašais. Taip pat yra nustatyta jo parengimo data, kuri gali nesutapti su posėdžio data.
Specialūs protokolai ir susitikimai
Kitas įdomus tokios dokumentacijos pavyzdys yra namo savininkų visuotinio susirinkimo protokolas arba sodininkystės partnerystė. Tokie susitikimai ir jų fiksavimas išsiskiria tuo, kad dalyviai turi lygias teises, o tuo atveju, jei nedaug žmonių nepasirodo, sprendimai vis tiek gali būti priimami remiantis atvykusiųjų ir dalyvavusių sprendžiant diskusijai pateiktus klausimus nuomonėmis. Remdamiesi tokiu protokolu likę būsto fondo ar sodininkų bendrijos nariai privalo atsisakyti priimtų sprendimų, nepriklausomai nuo to, ar jie dalyvavo šiame susirinkime, ar ne.
Rengiant tokį dokumentą, paprastai nurodoma atskaitymo komiteto sudėtis. Posėdžio pirmininku ir sekretoriumi gali būti tiek įgalioti asmenys, tiek atrinkti balsuojant iš dalyvaujančių dalyvių. Būdas daugiabučio namo valdymas arba sodininkystės bendriją pasirenka visuotinis gyvenamųjų patalpų ar žemės savininkų susirinkimas. Šiais klausimais priimti sprendimai yra privalomi visiems savininkams.
Visuotinio susirinkimo protokolo pildymas reikalauja ypatingo dėmesio ir tam tikrų dokumentinių įgūdžių. Neturėtų būti leidžiama pamiršti šio dokumento rengimo taisyklių, nes tai yra vienintelis dokumentinis kolegialaus posėdžio sprendimų, kurie yra svarbūs, taip pat turi didelę teisinę galią ir yra teisingi, teisėtumo atspindys. auditai reguliavimo institucijos.
