Atsižvelgiant į tai, kad kasdieniame gyvenime mes nuolat susiduriame su dokumentais darbe ir namuose, norime skirti jiems daugiau pokalbio. Sužinokime, kas yra dokumentas ir kokie jo tipai egzistuoja.
Kas yra dokumentas?
Dokumentas yra informacija, užfiksuota materialioje laikmenoje, kurioje yra duomenų, leidžiančių jį identifikuoti. Yra ir kiti šios sąvokos apibrėžimai. Taigi, galime pasakyti, kad dokumentas yra informacija, kurią asmenys ir organizacijos saugo kaip veiklos ar įsipareigojimų įrodymą.
Dokumento esmė
Iš esmės visi turimi dokumento apibrėžimai pabrėžia jo informacinį pobūdį (esmę).
„Informacijos, informacinių technologijų įstatymas“ nustato, kad informacija yra teikiama informacija, neatsižvelgiant į jos pateikimo formas ir būdus. Tai reiškia, kad parodę dokumentą galime išsaugoti ir perduoti turimą informaciją kitiems asmenims, taip pat pakartotinai naudoti.
Dokumentuotos informacijos nešiklis yra objektas, naudojamas saugoti ir saugoti ją garso, kalbos ir vaizdine forma.
Iš to, kas išdėstyta, galime daryti išvadą, kad dokumentas yra taip pat nepakeičiamas bet kurios organizacijos, įstaigos, įmonės vidaus darbo elementas, užtikrinantis atskirų padalinių sąveiką. Iš tiesų, informacija yra priežastis, dėl kurios priimami visi vadybiniai sprendimai, taip pat jų įgyvendinimo įrodymas ir medžiaga tolesnei veiklai.
Valdymo srityje dokumentas yra darbo dalykas, nes bet koks priimtas sprendimas yra užfiksuotas raštu.
Išoriniai dokumentų ženklai yra būdingi požymiai, atspindintys dokumento dydį ir formą, įrašymo būdus ir dizaino elementus. Jos autorius gali būti tiek fizinis, tiek juridinis asmuo. Bet kuris darbinis dokumentas, jei jis tinkamai įvykdytas, turi teisinę galią.
Informacija apie dokumentus
Popierinis darbas susijęs su visų privalomų elementų, vadinamų rekvizitais, laikymuisi. Tai apima:
- vardas
- adresatas;
- autorius;
- Data
- tekstas
- parašas
- rezoliucija
- patvirtinimas ir patvirtinimas.
Pažymėtina, kad skirtinguose dokumentuose yra visiškai skirtingos detalės. Jų skaičius priklauso nuo jos tikslų ir tikslo. Pavyzdžiui, daugelis turi ribotą skaičių detalių. Beje, jei bent vienas iš jų nurodytas neteisingai, tada dokumentas laikomas negaliojančiu.
Dokumentų apskaita
Kokių dokumentų reikia darbe? Organizacijos valdymo srityje naudojamos įvairios formos. Viskas priklauso nuo to, kur ir kokiu tikslu reikia pateikti dokumentus.
Visi jie neegzistuoja savaime, bet yra griežtai susisteminti. Kitaip tariant, bet kuri įmonė tvarko dokumentaciją. Tai visų pirma būtina, kad bet kokią informaciją visada būtų lengva ir reikiamu metu rasti.
Asmeniniai ir oficialūs dokumentai
Dėl įvairių priežasčių dokumentai turi savo klasifikaciją. Taigi pagal kilmę jie yra asmeniški ir oficialūs.
- Asmeniniai yra kuriami ne darbo vietoje. Tai gali būti susirašinėjimas, dienoraštis, užrašai.
- Bet oficialūs yra organizacijos dokumentai, sudaryti tam tikru būdu ir nustatyta forma.
Bet oficialių dokumentų grupėje išskiriami asmeniniai, pavyzdžiui: pasas, diplomas, pažymėjimas, leidimas gyventi, darbo knyga.
Akivaizdu, kad oficialiuose dokumentuose daugiausia kalbama kanceliarijos darbe, iš kurių dauguma yra valdymo dokumentai.Jų pagalba realizuojamos organizacijos valdymo funkcijos: planavimas, finansavimas, kontrolė, tiekimas ir apskaita. 
Dokumentacijos klasifikacija
Pagal informacijos dokumentavimo metodą gali būti skirtingo pobūdžio:
- parašytas;
- tekstinė
- ranka;
- mašinėle;
- elektroninis;
- gerai.
Tai gali būti vaizdo, garso, foto dokumentas, taip pat baltas ir juodraštis. Kaip matote, jų yra didžiulė įvairovė.
Kokių dokumentų reikia valdymo apskaita? Absoliučiai viskas. Daugelis jų yra bet kurioje organizacijoje. Neįmanoma gauti naudojant tik vieną rūšį. Visi jie reikalingi priklausomai nuo situacijos.
Gaunami, siunčiami ir vidiniai dokumentai
Gaunami, siunčiami ir vidiniai dokumentai - visi girdėjome apie tokią klasifikaciją. Taigi tokių dokumentų visuma sudaro visos organizacijos dokumentų srautą. Įeinantys ir išeinantys vertybiniai popieriai yra griežtai apskaitomi. Jie registruojami atitinkamuose gaunamų ir siunčiamų korespondencijų žurnaluose.
Pagal iškeltų klausimų skaičių dokumentai yra suskirstyti į paprastus ir sudėtingus. Pirmajame keliamas tik vienas klausimas, o kituose - keli.
Prieigos prie vertybinių popierių apribojimų rūšys
Pagal prieinamumą popierius apibūdinamas kaip slaptas, neklasifikuojamas ir skirtas oficialiam naudojimui. Paslaptis pažymėta specialiu parašo antspaudu. Jų naudojimui reikalingas specialus leidimas. Darbui su kitais dokumentais leidžiamų nuokrypių nereikia. Jie skirti organizacijos darbuotojams.
Dokumento teksto sudarymo būdas
Pagal pateikimo būdą dokumentai skirstomi taip:
- tipiškas;
- ekranas;
- individualus.
Atskiruose dokumentuose pristatymas vyksta savo stiliumi, tarsi iš savęs. Ekraniniai dokumentai išduodami pagal tam tikrą schemą, naudojant standartinių frazių rinkinį. Dažniausias tokio popieriaus tipas yra klausimynas arba pažymėjimas. Paprastai jie spausdinami ant paruoštų formų, kuriose įvedami tam tikri duomenys.
Kokių dokumentų reikia kasdieniame darbe? Žinoma, tipiška. Jie sudaromi remiantis konkrečia imtimi ir yra naudojami panašiose situacijose. Sukuriami šablonai, kurie prireikus yra naudojami kaip pagrindas, įterpiant tik papildomą informaciją. Norint gauti kitus dokumentus, pavyzdžiui, mokesčių tarnyboje ar kitais atvejais, labai dažnai reikia parengti kai kuriuos dokumentus.
Autentiškumo dokumentų tipai
Pagal autentiškumą dokumentai yra suskirstyti į originalus, kopijas ir kopijas. Akivaizdu, kad originalas yra pirmasis atskiras egzempliorius. Tai patvirtina šlapias antspaudas ir parašas.
Dublikatas yra originalo kopija, jis dažniausiai išduodamas pametus originalą ir taip pat turi teisinę galią. Tačiau kalbant apie kopijas, nors jos visiškai sutampa su originalu, jos neturi jokios teisinės galios.
Dokumentų padalijimas pagal saugojimo laiką ir perdavimo būdą
Pagal tinkamumo laiką dokumentai yra suskirstyti į nuolatinio, laikino (saugojimo laikotarpis iki dešimties metų) ir ilgalaikio (daugiau nei dešimt metų) saugojimo dokumentus.
Perdavimo būdu - į telegramas, laiškus, faksus ir žinutes (elektronines).
Kad ir ką sakai, dokumentai įteigti į mūsų gyvenimą. Kiekvieną dieną mes tvarkome įvairius dokumentus. Ir nesvarbu, kurioje srityje mes dirbame, mes visada naudojame dokumentus, kad gautume ir perduotume tą ar kitą informaciją.
