Vykdydamas savo verslą, bet kuris verslininkas turi žinoti, kokios prekės turi didelę paklausą, kiek kainuoja jų gamyba ir kokį pelną galima gauti iš pardavimų. Visos įmonės registruoja šiuos duomenis. Kai kurios įmonės registruoja operacijas įprastuose žurnaluose, kitos naudoja kompiuterines lenteles, o kitos eina toliau ir įgyvendina specialias schemas. Viena jų - valdymo apskaitos sistema. Tai leidžia automatizuoti informacijos rinkimo procesą, o tai savo ruožtu suteikia holistinį įmonės darbo vaizdą bet kuriuo metu. Toliau apsvarstykime, kaip vykdoma valdymo apskaitos organizavimas. 
Pagrindiniai komponentai
Valdymo apskaitos pagrindus sudaro du elementai. Pirmasis apima užduočių rinkinį, skirtą sukurti struktūrą, pasirinkti atitinkamų funkcijų vykdytojus, nustatyti ataskaitų pasirodymo terminus. Antrasis elementas yra tiesiogiai suformuotas pačių technologijų dėka. Tai apima:
- Valdymo apskaitos metodai.
- Ataskaitų teikimo metodai.
- Informacijos vertinimas ir analizė.
- Kriterijai, kuriais remiantis atspindimos dabartinės operacijos.
Valdymo apskaita ir analizė apima įvairias technologijas. Šiuo atžvilgiu įmonėje turėtų būti darbuotojų, kurie lengvai atskirtų paskolą nuo debeto, suprastų užduočių kūrimą ir įgyvendinimą.
Valdymo apskaitos principai
Poreikis nustatyti įvairias užduotis, susijusias su verslo plėtra ir funkcionavimu, verčia vadovybę galvoti apie tokios atskaitomybės schemos sudarymą, kuri be ypatingų sunkumų leistų:
- Gaukite naujausią informaciją apie savo įmonę ir fizinius rodiklius.
- Stebėkite priimtų sprendimų finansines pasekmes.
- Stebėkite visos įmonės ir atskirų jos padalinių veiklą ir kai kuriais atvejais įvertinkite konkrečių operacijų efektyvumą.
Valdymo apskaitos sistema yra išsami informacijos rinkimo ir apdorojimo schema. Tai apima funkcijų, susijusių su:
- Procesų, formuojančių įmonės darbą, kompleksas.
- Įvairiose operacijose dalyvaujantys padaliniai.
- Procesuose naudojami ištekliai.
- Rodikliai, pagal kuriuos atsispindi kitų administracinių objektų savybės siekiant strateginių ir dabartinių įmonės tikslų.
Valdymo apskaitos principai leidžia struktūrizuoti visą informaciją, kuri renkama ir apdorojama stebėjimo režimu. 
Tikslai
Bendro įmonės darbo vaizdo išsamumas ir aiškumas priklausys nuo to, ar tinkamai organizuota valdymo apskaita. Kaip žinote, informacijos paieška ir apdorojimas yra tiesioginė rinkodaros tarnybos atsakomybė. Tačiau praktikoje ekspertai dažnai renkasi tik išorės duomenų rinkimą. Visų pirma, jie tiria kainas pramonės rinkose, konkurencinę aplinką ir pan. Valdymo apskaita įmonėje apima vidinę rinkodarą. Tai apima išsamų pačios įmonės tyrimą. Informacijos valdymo apskaita leidžia susidaryti išsamų verslo ekonominės būklės vaizdą, nustatyti saugos ribą, nustatyti įmonės plėtros perspektyvas ir potencialą.
Skiriamieji bruožai
Svarstoma schema įgyvendinama daugiausia siekiant padidinti administravimo efektyvumą, o ne siekiant vėliau pateikti ataskaitą priežiūros institucijoms. Tai išskiria finansinę ir valdymo apskaitą.Šiuo atžvilgiu būtina patikėti administracinės kontrolės vykdymą kompetentingais specialistais šiuo klausimu. Administracinė ataskaita nesudaroma kaip apskaitos ataskaita. Valdymo apskaita apima konkrečių priemonių ir metodų naudojimą. Be to, šių darbų tikslai yra skirtingi. Taisyklės, kuriomis sudaroma administracinė ataskaita, skiriasi nuo taisyklių, kuriomis remiantis sudaroma apskaitos ataskaita. Valdymo apskaita yra būtina išimtinai įmonės plėtrai, identifikuojant neatidėliotinas užduotis ir optimaliausias jų įgyvendinimo galimybes.
Grandinės pranašumai
Valdymo apskaita įmonėje turi šiuos privalumus:
- Lankstumas ir galimybė lengvai prisitaikyti prie naujų procesų, atsirandančių įmonės darbo metu.
- Dėmesys konkrečiai įmonei. Verta paminėti, kad tai yra dar vienas ženklas, išskiriantis finansinę ir valdymo apskaitą. Jei pirmasis vykdomas pagal vienodą schemą visoms įmonėms, tada antrasis sudaromas konkrečiai įmonei atsižvelgiant į jos profilį.
- Piniginių ir natūrinių rodiklių buvimas schemoje.
- Tinkamai ją įgyvendinus, schema yra aiški visiems įmonės specialistams ir skyrių vadovams. Tuo pačiu metu tarpinė vadovybės sprendimų apskaita leidžia pastariesiems efektyviausiai įgyvendinti kasdienes užduotis.
Problemos skubumas
Yra nuomonė, kad valdymo apskaita yra labai sudėtinga, todėl ją įgyvendinti patartina tik didelėse įmonėse. Tačiau tai ne visai tiesa. Iš tikrųjų valdymo apskaita yra atliekama tik 10% visų firmų. Bet net prieš mažo mažmeninės prekybos tinklo savininką tam tikru metu gali kilti problemų dėl gaminių taisymo ir jų pardavimo rezultatų. Pavyzdžiui, verslininkas parduoda kosmetiką ir kvepalus. Kiekviename jam dirbančiame kioske yra daugiau nei 1000 daiktų, o iš viso apyvartoje dalyvauja apie 10 tūkst. Pozicijų. Jei jis turi 1-2 taškus, tada nustatyti produktų apyvartą nėra taip sunku. Bet jei jo verslas pradeda plėstis, reikia periodiškai atlikti atsargas. Ir tokiais atvejais verslininkas supranta, kad surinkti patikimą informaciją beveik neįmanoma. Tokios situacijos laikomos tipiškomis bet kokiam verslui. Rankdarbių valdymo apskaitos ir pelningumo vertinimo metodai žymiai sulėtina įmonės plėtrą. Galiausiai tai daro neigiamą poveikį pelnui.
Administravimo ypatumai
Siekdama veiksmingai kontroliuoti įmonės darbą, vadovybė turi nedelsdama gauti duomenis apie tris pozicijas. Taigi valdymo apskaitoje numatyta rinkti ir apdoroti informaciją:
- produkcijos savikaina;
- gaminių asortimentas;
- finansinė apyvarta.
Šie trys elementai yra glaudžiai susiję vienas su kitu ir tarpusavyje keičiasi nuolatiniais duomenimis. Jei valdymo apskaita paveiks tik vieną iš šių sričių, tada rezultatas nebus objektyvus, o svarbiausia - išsamus vaizdas. Taigi, jei bus sudaryta tik pardavimo ataskaita, tai neleis nustatyti tam tikrų produktų paklausos pokyčių ar suprasti, kiek jų buvo parduota.
Asortimento kontrolė
Prekių valdymo apskaita apima:
- Strateginis planavimas. Bet kuriai įmonei ypač svarbus efektyvus lėšų paskirstymas, atsižvelgiant į rinkos galimybes ir pokyčius bei įmonės galimybes.
- Dabartinė kontrolė. Jos metu vykdomas nuolatinis asortimento monitoringas. Prireikus sudaromi planai tikslinami atsižvelgiant į esamą situaciją ir ateities prognozes.
Efektyviam asortimento valdymui įmonė turėtų sukurti savo produktų klasifikatorių. Tai ypač pasakytina apie tas firmas, kurių apyvartoje yra šimtai ir tūkstančiai produktų.Klasifikuojant produktus galima suskirstyti į nekeičiamus ir keičiamus. Kiekviename skyriuje neturėtų būti daugybės pozicijų. Priešingu atveju gali būti sunku analizuoti informaciją. Be to, reikia nepamiršti, kad pardavimo apimtys pagal pozicijas kiekviename skyriuje turėtų būti paprastai palyginamos. Pavyzdžiui, palyginus 7 milijonų rublių ir 400 tūkstančių rublių apyvartą, pirmenybė gali būti teikiama pirmojo produkto išleidimui. Tai, savo ruožtu, gali visiškai panaikinti sekundę iš diapazono. Bet tai gali būti strateginė klaida, nes būtent šio produkto gali prireikti nuolatiniams įmonės klientams.
Reikalinga informacija
Asortimento valdymas apima dinamikos tyrimą:
- produktų kainos;
- pardavimai
- atsargos;
- savikaina;
- pelnas;
- žaliavų vidutinė svertinė kaina;
- konkretaus produkto dalis prekių grupės apyvartoje.
Be to, būtina pateikti informaciją apie vidutinį svertinį prekių apyvartos laikotarpį.
Valdymo išlaidų apskaita
Bet kurios įmonės savininkas siekia kuo didesnio pelno. Viena iš galimybių pasiekti šį tikslą yra nuolatinis išlaidų nustatymas ir mažinimas. Bet jei atsižvelgsime tik į finansines ataskaitas, tada šių užduočių įgyvendinti beveik neįmanoma. Taip yra dėl to, kad įmonės balanse atsispindi visos fakto išlaidos. Pavyzdžiui, įmonė produktus sandėliuoja sandėlyje. Iš buhalterinės padėties išleidus gaminius, jo savikaina nesikeičia. Šiuo atveju neatsižvelgiama į išlaidas, patirtas sumokant už sandėlį, sandėlininko atlyginimą, pardavimo skyriaus specialistus.
Jei žaliavos gamybai buvo perkamos kreditu, tada prieš išmokant įsipareigojimus paskolos sutartyje kaupiamos palūkanos. Visos šios papildomos išlaidos atsispindi valdymo apskaitoje. Su jo pagalba kiekvieno gamybos vieneto savikaina nustatoma ne pagal apmokestinimą, o siekiant gauti kuo išsamesnę informaciją apie sąnaudas ir jas kontroliuoti. Efektyvus išlaidų valdymas apima specialios išlaidų apskaičiavimo schemos sukūrimą. Tai turėtų apimti visas detales. Toliau turite sukurti išlaidų „medį“. Kartu išlaidos turi būti klasifikuojamos taip, kad vėliau jas būtų galima lengvai palyginti. Jei viename iš įvairių išlaidų lygių bus per daug ir absoliučiais skaičiais išryškės reikšmingi skirtumai, tada apskaita nebus veiksminga. 
Išlaidų kontrolė
Tokiu atveju efektyvaus skaičiavimo pagrindas bus viso proceso klasifikavimas pagal etapus:
- Tiekimas.
- Gamyba.
- Įgyvendinimas.
Į bazinę kainą įeina pusgaminių, žaliavų, muito mokesčių ir galimų akcizų, kitų išlaidų kaina. Gamybos procese pridedamos gamybos išlaidos. Be to, išlaidos padidėja parduodant prekes. Įdiegus gali atsirasti papildomų išlaidų (pavyzdžiui, mokesčių forma). Atsižvelgiant į išlaidų formavimą tokiu būdu, jūs galite laiku imtis būtinų priemonių, kad sumažintumėte išlaidas kiekviename proceso etape. Stabili veikimo schema leidžia vadovybei bet kada sužinoti apie visus pokyčius, susijusius su bet kuria pozicija, prekių grupe ar visu gaminių kiekiu.
Pinigų judėjimas
Įvedant valdymo apskaitą, būtina teisingai paskirstyti lėšas įmonės padaliniams, atsakingiems už jų judėjimą. Tokie skyriai vadinami finansinės atsakomybės centrais. Kiekvienas toks padalinys turi savo biudžetą. Šių centrų valdytojai turi teisę patys priimti tam tikrus sprendimus dėl pinigų. Decentralizavimas padeda padidinti padalinių ir visos įmonės veiklos efektyvumą. Be to, tai leidžia pasiekti skaidrumo versle.Tokiu atveju įmonės vadovybei lengviau kontroliuoti konkrečių įmonės sektorių veiklą ir pamatyti sąnaudų bei pelno šaltinius.
Skirstymo į CFD pranašumai
Praktiškai šie centrai veikia gerai dėl šių priežasčių:
- Linijų vadovai turi daug informacijos apie reikalų būklę savo padalinyje. Tai savo ruožtu užtikrina jų sugebėjimą priimti aktualesnius ir savalaikius sprendimus nei įmonės valdymas.
- Didėja darbuotojų susidomėjimas savo darbo rezultatais, o tai didina jų iniciatyvą.
- Aukščiausiems vadovams, savo ruožtu, netaikoma būtinybė kiekvieną dieną spręsti mažas užduotis ir klausimus. Tai leidžia jiems susikoncentruoti ties strateginiais tikslais.
Centrų trūkumai
Decentralizacijos trūkumai apima keletą svarbių punktų. Visų pirma, yra tikimybė, kad linijiniai vadovai priims sprendimą, kuris atitiks jų centrinės federalinės apygardos interesus ir tikslus, tačiau nukrypsta nuo visos įmonės užduočių. Be to, kai kurių padalinių vadovai gali būti neatsargūs kitų skyrių veiklai, sulėtinti jų darbą. Norint pašalinti šiuos trūkumus įmonėje, patartina sudaryti subalansuotą rezultatų kortelę. Skaičiai turėtų apibūdinti bendruosius strateginius tikslus, su kuriais susiduria įmonė (pavyzdžiui, dvigubai padidinti pardavimo apimtį per metus), ir sudaryti veiksmų planą, skirtą jų įgyvendinimui. Tai padės vadovauti įmonės padaliniams.
Pagrindinės taisyklės
Norėdami sėkmingai paruošti informaciją priimant sudėtingus sprendimus:
- Naudokite ekonominės naudos metodą. Visų pirma, tai susiję su išteklių paskirstymu toms alternatyvioms galimybėms, kurios maksimaliai padės pasiekti pagrindinius įmonės tikslus, tačiau tuo pačiu yra mažiausios.
- Atminkite darbuotojų elgesį ir techninius aspektus. Nereikėtų nuvertinti kolektyvinio ir atskirų darbuotojų vaidmens efektyviai kontroliuojant ir planuojant. Patys darbuotojai turėtų atsiminti, kad kontrolės schemos neapsiriboja vien techniniais parametrais (pavyzdžiui, programinės įrangos tipu ar ataskaitų teikimo dažnumu).
- Skirtingiems tikslams naudokite įvairias priemones. Čia reikia pasakyti, kad ne visada išorės atskaitomybės sąnaudų apskaitos sąvoka atitiks tą, kuri buvo naudojama sudarant įmonės vidinį balansą.
Išlaidų ir naudos metodas
Gana dažnai buhalteriams tenka susidurti su būtinybe paruošti informaciją, kad būtų racionaliausiai paskirstomi turimi ištekliai. Pavyzdžiui, gali kilti klausimas: įsigyti naują programinę įrangą ar pritraukti specialistą, kuris atnaujintų esamą? Tokių problemų sprendimas yra tinkamesnis naudojant „ekonominės naudos“ metodą. Pagrindinis alternatyvaus pasirinkimo kriterijus bus numatomo pelno padidėjimas, palyginti su numatomomis sąnaudomis. Pavyzdžiui, įmonė planuoja įdiegti naują biudžeto sudarymo sistemą. Anksčiau įmonė valdė schemą, apimančią faktinės informacijos rinkimą ir prastai formalizuotą planavimo modelį. Pagrindinis naujos biudžeto sudarymo sistemos įvedimo pranašumas bus tas, kad skyrių vadovai galės reguliariai vykdyti oficialias prognozes. Tokiu atveju pajamos iš schemos, kurios bus gautos, viršys darbuotojų mokymo, įrangos įsigijimo ir pan. 
Techniniai ir elgesio aspektai
Valdymo apskaitos schema vienu metu atlieka dvi užduotis:
- Padeda rasti teisingus atsakymus į dabartinius klausimus.
- Motyvuoja padalinių vadovų ir kitų darbuotojų elgesį siekiant pagrindinių įmonės tikslų.
Valdymas visų pirma yra skirtas teikti paramą kitiems specialistams, siekiant padidinti jų darbo efektyvumą. Kai kuriose situacijose padalinio vadovui patartina asmeniškai bendrauti su jam pavaldžiu darbuotoju, o ne siųsti jam sausus nurodymus.
Skirtingos priemonės skirtingiems tikslams
Kaip pavyzdį apsvarstykite reklamos, susijusios su naujo „Microsoft“ produkto pristatymu, kainą. Jo naudingo tarnavimo laikas yra nuo 2 ar daugiau metų. Sudarant išorines ataskaitas (pavyzdžiui, įmonės steigėjams), visos išlaidos reklamai per televiziją įtraukiamos į pajamų, sumažinančių tais metais, kuriais jos yra pagamintos, sumažinimą. Tai yra privalomas reikalavimas rengiant balanso dokumentus. Savo ruožtu valdymo tikslais reklamos išlaidos, rengiamos rengiant vidaus ataskaitas, gali būti kapitalizuotos ir nurašytos, kad būtų sumažintos pajamos per kelerius ateinančius metus. Lėšų judėjimą atspindintys dokumentai gali būti vykdomi tiek trečiųjų šalių suinteresuotoms šalims, tiek panaudoti pačioje įmonėje. Šiuo atžvilgiu specialūs apskaitos metodai gali skirtis priklausomai nuo situacijos.
