Rusijos įmonės, remdamosi įstatymų reikalavimais, gali būti įpareigotos teikti įvairių rūšių ataskaitas valstybinėms įstaigoms - visų pirma apskaitą. Rengiant atitinkamus dokumentus gali reikėti konsoliduoti nemažą kiekį vidaus išteklių. Tuo pat metu daugelis firmų kreipia dėmesį į vadovybės ataskaitų formavimą. Jo pateikimas valstybinėms įstaigoms yra neprivalomas, tačiau daugelis korporacijų jį formuoja, ir šis procesas gali pareikalauti ne mažiau pastangų iš bendrovės. Kodėl prasminga juos taikyti? Kuo tinkamos rūšies ataskaitos?
Vadovybės ataskaitų vaidmuo
Kas yra vadovybės atskaitomybė ir koks jos vaidmuo įmonėje? Šis terminas reiškia vidinių dokumentų rinkinį, kuriame yra numeriai, atspindintys įvairius įmonės verslo aspektus.
Vadovybės atskaitomybė, skirtingai nei, pavyzdžiui, apskaita, yra savanoriška. Jo nereikia siųsti Federalinei mokesčių tarnybai ir kitoms vyriausybinėms agentūroms. Jos vaidmuo yra suteikti įmonės vadovybei ar jos savininkams patikimą informaciją apie organizacijos būklę.
Vadovybės ataskaitos gali papildyti apskaitą ar finansinę atskaitomybę kaupiant duomenis, kurie yra būtini optimizuojant verslo modelį ir didinant įmonės pelningumą. Nagrinėjamos veiklos rūšis taip pat gali apimti nefinansinę informaciją, kuri yra svarbi teisingam įmonės vadovybės priimtų valdymo sprendimų efektyvumo aiškinimui. Aptariamos ataskaitos rūšis vertinama ne dėl to, kad joje yra įspūdingų skaičių, o priešingai - už galimybę aptikti įmonės verslo modelio trūkumus, kurie trukdo sėkmingai augti.
Vadovybės ataskaitos yra svarbi planavimo dalis. Ją sudarančiuose dokumentuose yra duomenų, turinčių didelę reikšmę apskaičiuojant tam tikrų sprendimų dėl. Įgyvendinimo perspektyvas valdymo lygis. Savo ruožtu, užbaigus vieną ar kitą įmonės plėtros etapą, svarstomas ataskaitų tipas leis mums analizuoti, kuriose vietose įmonės vadovybė turėjo elgtis kitaip ir su kuo ji susijusi.
Valdymo atskaitomybės pranašumai
Kuo iš esmės skiriasi finansinė, apskaitos, valdymo atskaitomybė? Visų pirma, metodika. Pirmosios dvi finansinės atskaitomybės rūšys apima statistinės informacijos, atspindinčios kapitalo apyvartą tam tikrose verslo procesų srityse, rinkimą. Savo ruožtu, vadovybės atskaitomybė apima ne tik statistikos atspindį, bet ir atitinkamų skaičių aiškinimą. Įmonės vadovybė galės ne tik stebėti tam tikrus rodiklius, bet ir suprasti, ką jie reiškia.
Taigi organizacijos vadovybės ataskaitos gali parodyti didesnio tam tikrų rūšių produktų gamybos pelningumo priežastį arba, priešingai, kokia yra nepakankamų pajamų ir per didelių išlaidų tam tikram verslo segmentui priežastis. Vadovybės ataskaitoje užfiksuotų skaičių aiškinimas leidžia įmonės vadovybei priimti kompetentingus sprendimus dėl būtinų pirkimų, ilgalaikio turto atnaujinimo, įrangos modernizavimo ir kt.
Vidaus valdymo ataskaitos, jei jos sudaromos laiku, gali laiku nustatyti tas verslo proceso dalis, kuriose įmonės darbuotojų efektyvumas nėra pakankamai didelis.
Valdymo atskaitomybės turinys
Ką gali būti dokumentuose, kurie sudaro nagrinėjamą ataskaitų tipą? Faktas yra tas, kad atitinkamo tipo informacijos šaltiniai gali būti pateikiami esant daugybei veislių. Paprastai tam tikri dokumentai yra pritaikyti konkretiems valdytojams. Ataskaitos vadinamos vadybinėmis daugiausia dėl to, kad jos yra skirtos būtent vadovams.
Į valdymo struktūra šiuolaikinės organizacijos paprastai pristato generalinio direktoriaus, taip pat jo pavaduotojų pareigas. Tai gali būti: pavaduotojas gamybai, pardavimui arba, pavyzdžiui, finansiniams reikalams. Pirmuoju atveju vidaus valdymo ataskaitose gali būti duomenų, susijusių su:
- produktų ar paslaugų kaina (atsižvelgiant į konkrečias gaminių rūšis);
- nebaigto darbo, prekių ir paslaugų gamybos ypatybės, susijusios su konkrečių klientų užsakymais;
- produkcijos kiekis, einantis į sandėlį;
- žaliavų, medžiagų ar komponentų atsargos, susijusios su prekių išleidimu.
Jei ataskaitas reikia pateikti pardavimų direktoriaus pavaduotojui, jos struktūrą gali sudaryti:
- informacija apie pardavimo struktūrą, susijusią su konkrečiomis prekių ir paslaugų rūšimis, su konkrečiais klientais;
- duomenys apie produktų gabenimo dinamiką;
- informacija apie sandėlyje esančias atsargas;
- duomenys apie prekių pardavimo ar pristatymo vartotojui išlaidų sumą;
- planuojami prekių gavimo sandėlyje rodikliai;
- informacija apie gautas sumas už parduotas pozicijas.
Jei ataskaita turi būti pateikta finansų direktoriaus pavaduotojui, joje gali būti:
- informacija apie įmonės biudžeto vykdymą;
- informacija apie su ekonomine veikla susijusias išlaidas;
- prekių ar paslaugų kainą atspindintys skaičiai;
- duomenys apie pelną ir nuostolius;
Ataskaitoje taip pat gali būti informacijos apie įmonės gautinas sumas ir nuosavas skolas už paskolas ir kitus įsipareigojimus.
Valdymo ataskaitų teikimo dažnumas
Kaip dažnai turėtų būti teikiamos vadovybės ataskaitos? Pageidautina, kad informacija, atspindinti nurodytas įmonės veiklos sritis, pasentų ne ilgiau kaip savaitę. Kai kuriais atvejais pagrindiniai rodikliai gali būti apibrėžti tam tikroje įmonėje, kurią reikės atnaujinti dažniau. Panašiai vadovybė gali nustatyti antrinius rodiklius, kurių paruošimui negalima skirti daug laiko, todėl tokia informacija gali būti teikiama daug rečiau.
Atsiskaitymas akcininkams
Verslo vadybos ekspertai rekomenduoja atkreipti ypatingą dėmesį į ataskaitų, skirtų bendrovės akcininkams, rengimą. Kuo atitinkamos komunikacijos yra specifinės?
Pagrindinis bruožas yra tas, kad bendrovės akcininkai negali tiesiogiai dalyvauti valdant bendrovę. Dažnai atsitinka, kad vienintelė juos dominanti sritis yra grynojo pelno duomenys. Išsamūs valdymo sprendimai bendrovės akcininkams pateiktose ataskaitose kai kuriais atvejais yra netinkami. Tačiau kadangi bendrovės savininkai yra tie, kurie priima svarbiausius sprendimus dėl aukščiausiųjų vadovų skyrimo, ataskaitose bus galima atspindėti informaciją, apibūdinančią generalinio direktoriaus ir jo pavaduotojų darbo efektyvumą.
Kaip galėtų atrodyti ataskaitos?
Kokios yra valdymo ataskaitų formos? Pirmiau pažymėjome, kad, skirtingai nei finansiniai ir apskaitos dokumentai, atitinkamas popieriaus tipas iš tikrųjų yra neoficialus. Valdymo ataskaitų formos įstatymai nereglamentuoja. Todėl organizacija gali juos sukurti remdamasi tinkamiausia struktūra - pavyzdžiui, atsižvelgiant į ataskaitų adresatą.
Galbūt finansų direktoriaus pavaduotojui bus patogiau tvarkyti lentelių dokumentus, o įmonės savininkui - grafikus, kurie aiškiai parodo, kaip keičiasi pelnas priklausomai nuo įvairių veiksnių. Kai kuriais atvejais aptariamos atskaitomybės formos gali būti labai panašios į tas, kurios rengiamos renkant finansinius ar apskaitos rodiklius
Ataskaitų teikimo tvarka
Kaip gali būti formuojami tokio tipo dokumentai? Aptariama ataskaita apima dviejų užduočių grupių sprendimą.
Pirma, tai yra reikalingų numerių rinkimas. Jų šaltinis greičiausiai bus failai, kuriuos generuoja įmonės apskaitos ir gamybos skyriai vykdydami dabartinę veiklą. Pvz., Jei tam tikras prekių kiekis buvo išsiųstas į sandėlį, atitinkami duomenys paprastai įrašomi į įmonės CRM sistemą. Panašiai atsispindi ir duomenys apie kitą įmonėje vykdomą verslo veiklą.
Antra, tai yra rodiklių, surinktų įvairiose gamybos vietose arba pateiktų apskaitos duomenyse, aiškinimas. Būtina analizuoti vadovybės ataskaitas. Jo įgyvendinimas vėlgi priklausys nuo to, kur tiksliai turėtų būti perduoti atitinkami dokumentai. Be to, kai kuriais atvejais pageidautina mažiau detalių, o kitais - daugiau informacijos apie rodiklius. Taip pat gali būti palankiai vertinamas ilgas rezultatų aiškinimas arba, priešingai, reikalingas ypatingas trumpumas.
Kai kuriais atvejais skaičiai aiškinti gali būti visai nereikalingi, pavyzdžiui, kai reikia pranešti patyrusiam finansų direktoriui. Ko gero, jis rezultatus aiškina geriau nei bet kuris kitas vadovas, ir jis turės pakankamai grynų skaičių.
Ataskaitų sudarymo algoritmas
Apsvarstykite, kaip praktikoje galima formuoti valdymo ataskaitas. Tarp Rusijos ekspertų yra populiarus algoritmas, kuris numato nagrinėjamos problemos sprendimą kituose etapuose.
Visų pirma, reikia išsiaiškinti, kokią informaciją ir kokiu dažnumu sudaro teiginiai, kuriuos nori matyti generalinis direktorius, jo pavaduotojai ir savininkai. Kažkas gali norėti susipažinti su skaičiais kas savaitę, kitam pakaks kartą per mėnesį pamatyti pagrindinius rodiklius. Būsimam ataskaitų sudarytojui taip pat patartina pačioje sąveikos su vadovybe pradžioje išsiaiškinti, kokio tipo duomenys greičiausiai bus prioritetiniai, o kurie - antriniai.
Kitas žingsnis yra bendravimas su buhalteriu, siekiant nustatyti algoritmą, pagal kurį asmuo, užsiimantis nagrinėjamos problemos sprendimu, paprašys reikiamų skaičių. Ataskaitų sudarytojas taip pat gali bendrauti su kitais įmonės darbuotojais tose srityse, kur generuojami reikalingiems dokumentams svarbūs rodikliai. Bendrovė turėtų suformuoti valdymo atskaitomybės sistemą, kurioje dalyvautų visi kompetentingi darbuotojai.
Kitas žingsnis yra sukurti dokumentų formas, kuriose, viena vertus, numeriai bus įrašomi, o kita vertus, interpretuojami. Tuo pačiu metu už ataskaitų teikimą atsakingas asmuo gali susidurti su poreikiu sukurti skirtingas dokumentų formas, pritaikytas konkrečiam adresatui - generaliniam direktoriui, jo pavaduotojams ir savininkams.
Kiti veiksmai bus susiję su praktine ataskaita.Jei įmonė yra maža, iš esmės asmuo, užsiimantis esamos problemos sprendimu, gali pats pabandyti surinkti reikiamus skaičius. Bet tikėtina, kad jam reikės kolegų pagalbos. Tokiu atveju prieš praktinius su informacijos rinkimu susijusius etapus gali vykti kai kurie susitikimai, kurių metu asmuo kitiems darbuotojams papasakos, kokie yra vadovybės atskaitomybės pagrindai, kokiu tikslu sudaromi atitinkami dokumentai ir kodėl tai svarbu įmonei. Šios problemos sprendimas gali palengvinti įmonės valdymą paskelbiant vietinius teisės aktus, įpareigojančius individualius darbuotojus skatinti atsakingo už atskaitomybę darbą.
Ataskaitų įvairovė
Apsvarstę pagrindinius vadovybės ataskaitų teikimo principus, galime išnagrinėti atskirus atitinkamų modelių atvaizdus, kad būtų rodomi skaičiai, atspindintys įmonės veiklą.
Pirmasis aptariamų ataskaitų tipas yra valdymo balansas. Kokios jo savybės?
Vadovybės balansas iš esmės yra panašus į apskaitos. Pagrindinis jo skirtumas yra jo funkcinė paskirtis. Valdymo balansas yra skirtas ne tik atspindėti skaičius, bet ir juos aiškinti atsižvelgiant į organizacijos verslo modelio efektyvumą, organizacijos turto būklę, įmonės įsipareigojimus partneriams ir atvirkščiai.
Skaičiai, apimantys apskaitos, valdymo, finansines ataskaitas, iš esmės gali būti įvesti tomis pačiomis formomis. Tačiau tai, kaip bus aiškinami atitinkami rodikliai, gali nulemti dokumentų kūrimą visiškai originalioje struktūroje. Nesvarbu, kas yra valdymo ataskaitų vartotojai - apie tai kalbėjome aukščiau.
Mūsų svarstoma pusiausvyra apima informacijos, kuri gali būti svarbi tiek direktoriui, tiek bet kuriam pavaduotojui, tiek įmonės savininkui, įtraukimą. Šia prasme tai gali būti gana universalus dokumentas.
Kokios dar vadovybės ataskaitų rūšys yra? Tarp jų - pelno (nuostolio) ataskaita. Be to, tradiciškai priimta remtis apskaitos šaltiniais. Pelno (nuostolio) ataskaita - dokumentas, kurį įmonės privalo pateikti kaip oficialią ataskaitą reguliavimo institucijoms. Tačiau ji gali būti naudojama ir kaip šaltinis formuojant valdymo ataskaitas. Pirmiausia tai lemia labai patogi šio dokumento struktūra.
Organizacijos pelno (nuostolio) ataskaitoje fiksuojami įmonės veiklos finansiniai rezultatai per tam tikrą laikotarpį. Tai atspindi su pajamomis, sąnaudomis ir finansiniais rezultatais susijusius duomenis su kaupiamąja bendra suma. Nagrinėjamo tipo dokumento struktūra atspindi: pajamų šaltinius, išlaidų straipsnius, įmonės pelningumą. Bet, kaip mes apibrėžėme aukščiau, valdymo apskaita o ataskaitų teikimas apima ne tiek problemų, susijusių su skaičių rinkimu, sprendimą, kiek įvairių rodiklių aiškinimą. Todėl prie minėto dokumento tikriausiai reikės pridėti papildomų šaltinių, kuriuose bus įrašyti būtini paaiškinimai dėl skaičių, atspindinčių įmonės pajamas, išlaidas ir pelną.
Kitas reikšmingas dokumentas yra pinigų srautų ataskaita. Šis šaltinis atspindi įmonės finansines pajamas koreliacijoje su šaltiniais, taip pat įmonės mokėjimus, susijusius su pagrindinėmis išlaidų sritimis, taip pat ir per tam tikrą laikotarpį. Grynųjų pinigų srautų ataskaita gali parodyti, kaip viskas vyksta įmonėje atsižvelgiant į dabartinius gamybos rezultatus, likvidumo srityje. Šis dokumentas leidžia įvertinti įmonės kreditingumą. Aptariamas šaltinis gali būti naudingas tiek įmonės vadovybei, tiek jos savininkams.
Mes apsvarstėme pagrindines valdymo atskaitomybės rūšis - pelno (nuostolių) ataskaitą, balansą, taip pat dokumentą, kuriame įrašomi duomenys apie pinigų srautus, be abejo, galima papildyti kitais šaltiniais. Jie gali būti panašūs į tuos, kuriuos studijavome, ir gali būti pagrįsti iš esmės skirtingais kompiliavimo metodais.
Ataskaitų teikimo iššūkiai
Taigi, mes išstudijavome, kas yra vadybos atskaitomybė, kuo ji skiriasi nuo apskaitos ar finansinės, susipažinome su jos sudarymo tvarka. Taip pat bus naudinga apsvarstyti galimus sunkumus, susijusius su jo sudarymu.
Verslo vadybos ekspertų teigimu, svarbiausia aptariamam ataskaitų teikimo procesui būdinga problema yra bendrovės darbuotojų, o kai kuriais atvejais ir aukščiausių vadovų bei savininkų, lojalumas atitinkamam dokumentui. Įmonės darbuotojai - buhalteriai, gamybos vietų darbuotojai - ne visada supranta vadovybės ataskaitas kaip dokumentą, kuriam turėtų būti suteiktas laikas, kuriam prasminga išleisti energiją. Kaip žinote, įmonės jau privalo pateikti valstybinėms įstaigoms oficialius dokumentus, kurių parengimas nėra lengva užduotis.
Panašią poziciją, kai vadovybės atskaitomybė nėra suvokiama kaip kažkas verta dėmesio, taip pat gali užimti aukščiausi vadovai ir savininkai, kaip mes pažymėjome aukščiau. Daugelis vadovų, pasak ekspertų, aptariamus dokumentus vadina klaidinančio valdymo metodo įvairove, ypač jei reikia atitraukti dėmesį nuo ne pačių ryškiausių gamybos rodiklių.
Kaip išspręsti panašią problemą? Analitikai rekomenduoja pradėti nuo vadovavimo lygio. Interesų vadybininkams bus teisingiau pirmiausia rengti valdymo ataskaitas, kad jie, savo ruožtu, suformuotų reikiamus vietinius teisės aktus, pagal kuriuos kiti darbuotojai turės padėti suformuoti atitinkamus dokumentus.
Kitas sunkumas, apibūdinantis nagrinėjamos problemos sprendimą, yra poreikis nuolat kurti naujus metodus aiškinant duomenis, pateiktus ataskaitoje. Pirmiausia tai gali būti dėl verslo gamybos struktūros pokyčių. Kaip mes žinome, apskaitos ir finansinės atskaitomybės atveju skaičių aiškinti nereikia. Todėl tampa įmanoma naudoti standartizuotas formas, kuriose užrašomi atitinkami rodikliai.
Savo ruožtu organizacijos vadovybės ataskaitos išsprendžia keletą kitų problemų. To reikia pirmiausia pačiai įmonei, o ne vyriausybės organams, kaip tai yra apskaitos ir finansiniai rodikliai. Jei tam tikru laikotarpiu tam tikrų laikotarpių valdymo ataskaitose pateiktų skaičių aiškinimas suvaidino teigiamą vaidmenį, negarantuojama, kad jis bus vienodai naudingas, jei pasikeis tam tikrų verslo procesų savybės. Greičiausiai ataskaitinių dokumentų sudarytojas turės patobulinti aiškinimo metodus, įmonei pasikeitus gamybos veiklos srityje. Tam gali prireikti daug laiko - tiek asmeniniams, tiek kolegoms, į kuriuos jis gali kreiptis patarimo, nuomonės ar kai kurių papildomų rodiklių, atspindinčių įmonės rezultatus, kad suprastų, kaip patobulinti požiūrį į skaičių aiškinimą.
Ši problema vėl gali būti išspręsta periodiškai bendraujant su kolegomis susitikimų, kurių tema yra dabartinių gamybos rodiklių svarstymas, taip pat parengiant priemones jiems pagerinti, be kita ko, įvedant naujus ataskaitų teikimo metodus, tokius kaip valdymas, forma.Teigiamo požiūrio į gamybos rodiklių optimizavimą kontekste įmonės darbuotojai jį labiau suvokia.
