Organizacinis ir administracinis dokumentas: aprašymas, tipai, reikalavimai ir ypatybės

Organizaciniai ir administraciniai dokumentai yra valdymo srityje naudojamų aktų visuma. Jie suskirstyti į tris grupes. Panagrinėkime juos išsamiau.

Organizaciniai ir administraciniai dokumentai: klasifikacija

Bendrovė savo veikloje naudoja įvairius vietinius veiksmus. Organizacinių ir administracinių dokumentų sistemą sudaro:

1. Informacija ir informacinė medžiaga. Tai apima korespondenciją (telegramas, laiškus ir kt.), Aiškinamuosius ir atmintinės, aktai, sutartys, apžvalgos, išvados, nuorodos ir pan.
2. Organizaciniai dokumentai. Jie nustato įmonės, įstaigos ir įmonės teisinį statusą ir pagrindines veiklos sritis struktūriniai vienetai. Tai apima taisykles, įstatus, personalą, instrukcijas, nuostatus ir kt.
3. Organizacijos dokumentai. Jie parengia įvairius kolegialaus organo ir pareigūnų pavedimus. Be to, šie veiksmai yra priemonė perduoti rašytinius įsakymus konkretiems asmenims ir pavaldiniams. Tai apima sprendimus, sprendimus, įsakymus, potvarkius ir pan.

Pirmiau pateiktas sąrašas nėra laikomas išsamiu. Personalo dokumentai taip pat yra organizaciniai ir administraciniai. Tai apima korteles, pažymėjimus, pareiškimus, specifikacijas. Atskirkite protokolą. Tai derina informacinės informacijos ir administracinio dokumento ypatybes.

Bendroji savybė

Kiekvienas iš aukščiau išvardytų veiksmų yra konkrečios informacijos nešėjas. Todėl jame yra komponentų rinkinys, kurio tikslas negali būti vadinamas vienareikšmišku. Kai kurie elementai apima informaciją, atspindinčią reiškinius, kuriuose sudaromi dokumentai. Kiti komponentai pateikia informaciją apie patį aktą, veikiantį kaip jo privalomi požymiai. Kiekvienoje konkrečioje įmonėje procedūra, pagal kurią vykdomi organizaciniai ir administraciniai dokumentai, yra apibrėžta popieriaus instrukcijose. Jį įmonė kuria savarankiškai, atsižvelgdama į įstatymų reikalavimus.

Administracinių dokumentų sistema

Tokiais aktais sprendžiami pagrindiniai administraciniai klausimai. Vykdomasis dokumentas užtikrina įmonės reguliavimą ir koordinavimą, prisideda įgyvendinant valdymo organams priskirtas užduotis. Bet kurios įmonės vadovai turi teisę išleisti tokius aktus, nepriklausomai nuo jos teisinio statuso, veiklos turinio ir pobūdžio, kompetencijos, struktūros ir pan. Administraciniame dokumente yra sprendimas, einantis iš viršaus: nuo valdymo organo iki pavaldinio, nuo įmonės direktoriaus iki departamentų ir jų darbuotojų. Tokiais aktais įgyvendinama vertikalaus administravimo funkcija.

Aktų rūšys

Remiantis galiojančiais teisės aktais, išskiriamos šios administracinių dokumentų rūšys:

1. Nurodymai, įsakymai, instrukcijos. Jas gali skelbti įmonių administracijos darbuotojai.
2. Sprendimai. Šie aktai priimami kooperatinėse bendrovėse.
3. Įsakymai ir potvarkiai. Šie dokumentai skelbiami visuomeninėse organizacijose.

Specifiškumas

Sprendimai, sprendimai, įsakymai priimami visais atvejais dėl poreikio išleisti individualų ar norminį aktą svarbiausiais įmonės kompetencijai priklausančiais klausimais.Išduodami nurodymai, įsakymai operatyvinėms užduotims atlikti. Jie taip pat būtini vykdant sprendimus, įsakymus ir nurodymus. Teisine prasme visų rūšių administraciniai dokumentai laikomi teisės aktais. Jie atspindi konkrečius valdžios reikalavimus, kylančius iš valdžios subjektų. Jų tikrumas slypi tame, kad per administracinius dokumentus yra išspręstos problemos ir problemos, iškilusios administravimo srityje. Adresatai yra konkrečios institucijos, pareigūnai, struktūriniai padaliniai, paprasti darbuotojai. Pavadinimo dokumentas yra juridinis faktas sukėlęs specifinių administracinių-teisinių santykių atsiradimą.

Pagrindas

Prireikus priimamas administracinis dokumentas:

1. Vykdyti paskelbtus norminius, įstatymų leidybos ar kitus pačios įmonės patvirtintus aukštesnių struktūrų aktus ar sprendimus.
2. Dėl įmonės tikslų ir uždavinių vykdyti savo valdymo funkciją.

Aktų rengimas

Yra tam tikri norminiai dokumentai. Yra trys jų paruošimo etapai:

1. Atvejo analizė ir projekto plėtra.
2. Koordinavimas.
3. Parašas

Struktūra

Paprastai dokumento tekste išskiriamos dvi viena nuo kitos priklausomos dalys: aiškinamoji ir administracinė. Pirmasis yra įvadas į nagrinėjamo klausimo esmę. Būtina pagrįsti dokumento rengimo priežastis. Pvz., Čia gali būti išvardyti įvykiai, faktai, gali būti pakartotas aukštesnės struktūros įsakymas, kurio įgyvendinimui patvirtinamas šis aktas. Tokiu atveju gali būti nurodyti nuorodiniai (paieškos) duomenys. Patvirtinanti dalis nelaikoma privaloma, jei nereikia paaiškinti akto priėmimo pagrindų. Pagrindinė semantinė apkrova tenka administracinei daliai. Jis pateikiamas pasakojimo forma.

Rinkinio ypatybės

Priklausomai nuo dokumento rūšis administracinė dalis gali prasidėti skirtingais būdais. Pavyzdžiui, kolegialiame nutarime pradžia gali būti tokia: „nusprendžia“. Pagal dispoziciją - „Aš siūlau“ ir atitinkamai tokia tvarka: „Aš užsisakau“. Šie žodžiai spausdinami didžiosiomis arba mažosiomis raidėmis. Taigi jie vizualiai atskiria konstatuojamąją ir administracinę dalis. Šie žodžiai dedami į atskirą eilutę nuo kairiosios sienos. Administracinės dalies turinys prasideda nauja eilute. Jei tekste nurodomi keli atlikėjai ar veiksmai, kurie skiriasi savo pobūdžiu, jame naudojami sunumeruoti sąrašai. Kiekvienoje pastraipoje yra nurodytas atsakingas asmuo, užduotis ir jos vykdymo laikotarpis. Paskutiniame skyriuje nurodytuose nurodymuose nurodomas darbuotojas, kuriam patikėta stebėti dokumento vykdymą. Įsakymus ir įsakymus turi pasirašyti vadovas arba direktoriaus pavaduotojas. Aktas įsigalioja nuo to laiko, kai yra patvirtinamas arba atkreipiamas į atlikėjų dėmesį. Kai kuriais atvejais terminas nurodomas pačiame dokumente.

Nebūtina

Tinkama forma išduodami jungtiniai kelių organizacijų administraciniai dokumentai. Pavyzdžiui, tai gali būti įsakymai arba įsakymai. Įstaigų, turinčių teisę priimti įvairių formų dokumentus, jungtiniai administraciniai aktai tvirtinami kaip bendras sprendimas. Jis turi tokią pačią teisinę galią kaip ir vienintelis. Akto autorius nustato formą, kuria turinys bus perduotas struktūriniams padaliniams, pavaldžioms įmonėms ir pan. Jei to nėra, organizacija išspręs šį klausimą savarankiškai.

Svarbus punktas

Nuosavybės aktas gali būti panaikintas ar pakeistas. Tam įstatymą turi priimti pati įmonė arba aukštesnė struktūra.Šis dokumentas taip pat yra rekomendacija. Aktą gali sustabdyti įgaliotos institucijos. Jei dokumento projektas susijęs su kitų įmonių interesais, tada su jais turėtų būti susitarta. Jei kyla nesutarimų, prie jo pridedami komentarai arba lydraštis, kuriame jie išdėstomi.

Suvienijimas

Viena iš pagrindinių biuro valdymo užduočių yra darbo su dokumentacija supaprastinimas, jų projektavimo ir paruošimo spartinimas. Standartų formavimas labai prisideda prie šios problemos. Pagrindiniai reikalavimai rengiant dokumentus pirmiausia grindžiami GOST reikalavimais. Standartuose pateikiamos bendrosios aktų struktūros taisyklės, privalomos jų detalės. Vienodumas rengiant dokumentus prisideda prie maksimalaus aiškumo ir tekstų rašymo. Paprastai aktuose privalomos detalės yra vertikaliai dešinėje. Bendrovė gali naudoti išilginę jų instrukcijų versiją. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema turi tarpžinybinį pobūdį.

Išvada

Taigi organizacinė ir administracinė dokumentacija yra aktų rinkinys, nustatantis administracinius, vadybos klausimus, valdžios struktūrų, valdininkų, įmonių, institucijų sąveikos įgyvendinimą, reguliavimą ir palaikymą. Komplekso viduje yra trys vertybinių popierių kategorijos. Tarp labiausiai paplitusių organizacinių ir administracinių dokumentų išskiriami personalo sąrašai, taisyklės, įsakymai, potvarkiai, įsakymai, sprendimai, nutarimai, sutartys. Jie taip pat apima aiškinamuosius raštus, memorandumus, išvadas ir kita. Kiekvienas organizacinėje ir administracinėje sistemoje naudojamas dokumentas yra tam tikros informacijos nešėjas. Jie apima skirtingus elementus, kurie juos skiria vienas nuo kito. Paprastai, rengdama aktus, įmonė vadovaujasi valstybiniais standartais, vyriausybės nuostatais, metodinėmis rekomendacijomis ir pramonės instrukcijomis. Tuo pat metu organizacija gali sukurti savo tvarką, pagal kurią administraciniai dokumentai bus sudaromi atsižvelgiant į galiojančius reikalavimus. Detalių, naudojamų rengiant ir vėliau rengiant aktus, sudėtis nustatyta GOST R 6.30-2003. Šis standartas reglamentuoja vieningą sistemą, nustato dokumentavimo tvarką. Kartu su tuo nurodytoje GOST nustatomos detalių rašymo taisyklės, jų išdėstymo schemos, atskirai nurodomi tie elementai, kurie turėtų būti naudojami gaminant standartizuotas formas.