Dokumentas yra apčiuopiamas objektas, kuriame yra tam tikros informacijos. Žodis turi lotyniškas šaknis ir verčiamas kaip „įrodymai, pavyzdys, įrodymai“. Toliau apsvarstykime, kokie yra dokumentų tipai. 
Terminija
Teisės aktuose pateiktas dokumento apibrėžimas. Pagal ją tai yra esminė informacijos laikmena, įrašyta joje kaip tekstas, vaizdas, garso įrašas ar jų derinys. Beveik visų tipų dokumentai turi savo duomenis. Pagal šiuos elementus galite nustatyti laikmeną. Jis naudojamas informacijai perduoti erdvėje ir laike saugoti ir vėliau naudoti. Šis apibrėžimas apibūdina dokumentą siaurąja prasme. Plačiąja prasme įvairūs objektai gali veikti kaip tokia laikmena. Pavyzdžiui, dokumentais gali būti laikomos knygos, skulptūros ir pan.
Pagrindinės savybės
Šiuo metu yra įvairių rūšių dokumentai. Visi jie turi savo specifiką, skiriamuosius bruožus. Tačiau juos visus jungia vienas tikslas - jie naudojami bet kuriai informacijai perduoti. Svarbiausiais informacijos nešėjais laikomi piliečių dokumentai. Jie veikia kaip pažymėjimai identifikuojant vieną ar kitą asmenį, nurodant priklausymą kokiai nors asociacijai ar galimybę vykdyti tą ar kitą veiklą. Informacinėse sistemose, viena vertus, dokumentas kaip materialus objektas pasižymi jo savybių (detalių, požymių) reikšmių, tai yra jo metaduomenų, verčių kompleksu. Kartu aprašomas joje esančios ir joje fiksuotos informacijos turinys. Paprastai tai daroma naudojant indeksus ar kodus. Pavyzdžiui, gydytojai, pildydami tam tikrus medicinos dokumentus, vietoj žodžių naudoja kodus. 
Kanceliarinis darbas
Skirtingos dokumentų rūšys gali būti susijusios su vienu klausimu. Kai kuriais atvejais, siekiant supaprastinti darbą su jais, jie derinami. Medijų rinkinys, skirtas tam tikram dalykui, vadinamas dokumentacija. Kuriant ir kuriant informaciją, ji įrašoma. Tai atliekama laikantis tam tikrų taisyklių. Tai ypač pasakytina apie atvejus, kai kuriami įmonės dokumentai. Organizacija turi turėti asmenį, kuris įrašytų informaciją žiniasklaidoje. Bet kuris, įskaitant bendruosius įmonės dokumentus, yra šios ar tos informacijos šaltinis.
Jei nebus laikomasi nustatytų taisyklių, svarbi informacija gali būti prarasta. Rengiant dokumentus, būtina atsižvelgti į galiojančius įstatymų standartus, laikytis nacionalinių informacijos kaupimo ir tvarkymo reikalavimų. Norint išsamiau įgyvendinti reikalavimus, išleidžiamos specialios instrukcijos ir taisyklės, nustatoma kanceliarinio darbo tvarka. Taigi apskaitos dokumentai vykdomi pagal PBU. Šios taisyklės nustato pagrindinius turinio teikimo reikalavimus. Darbui supaprastinti naudojamos vyriausybės lygiu patvirtintos dokumentų formos. Jų naudojimas yra privalomas visoms organizacijoms, veikiančioms įvairiose srityse.
Dokumentų klasės
Visi tos ar kitos informacijos nešėjai gali būti suskirstyti pagal įvairius ženklus. Taigi pagal kilmę išskiriami asmeniniai ir oficialūs dokumentai. Pirmieji yra laikmena, kurią asmuo sukūrė už savo profesinės veiklos ribų. Asmeninius dokumentus sudaro korespondencija, dienoraščiai, atsiminimai ir pan. Jie visi yra sukurti kaip asmens privatumo dalis.Oficialūs dokumentai yra tie, kuriuos tinkamai surašo, vykdo ir patvirtina fizinis ar juridinis asmuo.
Šioje kategorijoje išskiriama asmeninės informacijos nešėjų grupė. Tai visų pirma apima dokumentus, leidžiančius identifikuoti asmenį (leidimas gyventi, pasas), patvirtinantį išsilavinimą ir specialybę (pažymėjimas, diplomas), darbo stažą ir panašiai. Biuro tarnybos dažniausiai dirba su oficialiomis duomenų laikmenomis. Daugelis jų yra susiję su valdymu. Jie sukurti tokioms funkcijoms ir užduotims įgyvendinti kaip planavimas, finansavimas, apskaita (apskaitos dokumentai), pirkimai, kontrolė ir pan. Dabartinėje įmonės veikloje naudojamos paslaugų laikmenos. 
Kategorijos pagal metodą
Priklausomai nuo to, kaip informacija įrašoma, skiriami šie dokumentai:
- Parašyta. Tai tekstinė laikmena, kurioje informacija įrašoma įvairių tipų raidėmis.
- Ranka. Informacija į tokį dokumentą įvedama ranka.
- Tekstas. Tokiose laikmenose yra balso informacija, įrašyta naudojant bet kurią garso įrašymo ar rašymo sistemą.
- Elektroninis. Šie dokumentai yra sukurti naudojant kompiuterį.
- Rašomosios mašinėlės. Rašytiniai ženklai ant tokių laikmenų dedami naudojant technines priemones.
- Puiku. Šios kategorijos dokumentai iliustruoja informaciją iliustruodami objektą.
- Fotografinis - sukurtas naudojant fotodetektorius.
- Kinematografiniai - garso ir vaizdo arba vaizdo dokumentai.
Valdant įmones naudojamos tekstinės informacijos laikmenos, kurios sukuriamos mašina ar rankraščiu, taip pat elektroniniu būdu. Biuro tarnybos vykdo jų apdorojimą ir saugojimą. Dokumentai taip pat gali būti:
- Balta. Tokiuose dokumentuose tekstas rašomas be taisymų ar taisymų arba perkeliamas iš kitos laikmenos.
- Juodraštis. Tokie dokumentai atspindi redaktoriaus ar autoriaus darbą prie teksto.
Atsižvelgiant į požiūrį į valdymo aparatą, organizacijos išskiria gaunamas, vidines ir išeinančias laikmenas. Paprastai jie turi savo serijos numerį. 
Turinio ir prieigos apribojimai
Atsižvelgiant į pateiktų klausimų skaičių, išskiriami paprasti ir sudėtingi dokumentai. Pirmieji apima, pavyzdžiui, pareiškimus, laiškus ir kt. Jų tekstas kelia vieną klausimą. Sudėtingus dokumentus galima išsiųsti keliems pareigūnams, struktūriniams padaliniams, įstaigoms iš karto. Tai visų pirma apima sprendimus, sprendimus, įsakymus, instrukcijas ir kitus. Kai kurie iš jų naudojami kaip teisiniai dokumentai.
Pavyzdžiui, organizacijos vietiniai norminiai aktai - įsakymai, instrukcijos. Tarp jų yra ir techninių dokumentų. Pavyzdžiui, tai gali būti reglamentai, standartai, instrukcijos ir pan. Atsižvelgiant į prieigos apribojimus, dokumentai gali būti neklasifikuoti, slapti ir skirti naudoti oficialiai. Pastaruoju prireikus šios įmonės darbuotojai gali laisvai naudotis. Norint dirbti su slaptais dokumentais, reikalingas specialus leidimas. Jų naudojimas vykdomas pagal nustatytas taisykles. Daugelis jų taip pat naudojami kaip teisiniai dokumentai. Slaptos ir oficialios laikmenos yra pažymėtos atitinkamais antspaudais.
Pateikimo būdas
Pagal šį kriterijų dokumentai skirstomi į:
- tipiškas;
- ekranas;
- individualus.
Pastarojoje turinys pateikiamas susieto teksto pavidalu. Individualių dokumentų autorius (sudarytojas, vykdytojas) parengia originalų pareiškimą dėl vieno ar daugiau klausimų, susijusių su konkrečios vadybinės užduoties vykdymu. Tokios laikmenos yra literatūrinis tekstas. Ekraniniai dokumentai išsiskiria formaliu pateikimu.Jie naudoja iš anksto paruoštas frazes ar atskirus kartojamo teksto fragmentus, o kintamos informacijos pateikimas yra praleistas. Dažniausiai pasitaikantys tokių dokumentų tipai yra pažymėjimas arba klausimynas.
Kintama informacija į juos paprastai telpa ranka. Norint gauti nuolatinę informaciją, yra specialios dokumentų formos. Pavyzdžiui, gali būti padėkos raštai deklaracijas ir pan. Dokumentų pavyzdžiai naudojami įrašyti informacijos kopijas. Tekstai modeliuojami. Pavyzdžiui, tai gali būti teisiniai dokumentai (susitarimai, sutartys), instrukcijos, taisyklės ir pan. Rašymo būdas dokumentuose naudojamas formuojant teksto formas - pavyzdžius (standartus). Jų pagrindu jau kuriami tam tikri dokumentai. Pavyzdinis tekstas vadinamas modeliu. Vėliau jos pagrindu išdėstomi panašaus turinio tekstai. 
Autentiškumo laipsnis
Dokumentai gali būti originalūs, jų kopijos ir kopijos. Originalai vadinami viena ar pirma instancija. Paprastai tai yra teisiniai dokumentai, patvirtinami įgalioto asmens parašu, patvirtinimo antspaudu, antspaudo antspaudu ir registracijos rodykle. Originalu, be abejo, yra jo autentiškumą patvirtinančios informacijos. Pavyzdžiui, teisiniuose dokumentuose yra informacijos apie autorių, sukūrimo vietą, laiką. Dublikatas vadinamas dublikatas. Toks dokumentas taip pat turi teisinę galią. Dublikatai išduodami pametus originalą. Pavyzdžiui, praradus darbo knygą, darbdavys įpareigotas išduoti darbuotojui dublikatą. Kopija visiškai ar iš dalies atkuria informaciją iš originalo. Toks dokumentas neturi teisinės galios. Kopija įgyjama ją pritaikius. Pavyzdžiui, notaro patvirtinta įgaliojimo kopija turi teisinę galią.
Kiti kriterijai
Priklausomai nuo to, kokį laikotarpį informacinės laikmenos yra įstaigoje, jos skiria: nuolatinio, laikino (iki dešimties metų) ir ilgalaikio (daugiau nei 10 metų) saugojimo dokumentus. Šiuos ar tuos laikotarpius nustato federalinis archyvas ir fiksuoja atitinkamuose sąrašuose. Atsižvelgiant į perdavimo būdą, jie išskiria:
- Telefoninės žinutės.
- Teleksai.
- El. Pašto žinutės.
- Telegramos.
- Laiškai.
- Fakso žinutės.
Kai kuriems perduoti naudojama biuro įranga (pavyzdžiui, faksas).
Medijos paskirstymas
Dokumentai, parodžius (pataisius) tą ar tą informaciją, suteikia galimybę juos kaupti ir išsaugoti, galimybę perduoti suinteresuotiems asmenims, pakartotinai panaudoti. Informacijos laikmenos yra laikomos vienu iš esminių organizacijos, įstaigos, įmonės vidinės struktūros elementų, per kurį užtikrinama padalinių sąveika. Remiantis ta ar kita informacija, priimami įvairūs sprendimai. Informacija veikia kaip pavedimų vykdymo įrodymas, apibendrinimų šaltinis, nuorodų medžiaga ir paieškos veikla. Vadybinio darbo dokumentas yra ir objektas, ir darbo rezultatas, nes priimamas sprendimas yra užfiksuotas, jame užfiksuotas. Tarnautojų užduotis yra stebėti saugumą, savalaikį pristatymą, informacinių laikmenų išdavimą. Jei darbas susijęs su popieriniais ar elektroniniais dokumentais, specialistai, rengdami juos, privalo laikytis nustatytų reikalavimų.
Pagrindiniai ženklai
Išoriniai dokumento parametrai apima tuos, kurie atspindi jo dydį ir formą, įrašymo būdą, taip pat dizaino elementus. Autorius yra juridinis asmuo arba asmuo, kuris sudarė tekstą. Dokumente yra keli elementai, vadinami rekvizitais. Visų pirma, jie apima:
- Vardas.
- Paskirties vieta
- Autorius.
- Data.
- Tekstas
- Rezoliucija.
- Parašas
- Patvirtinimo, patvirtinimo antspaudas ir pan.
Skirtinguose dokumentuose naudojami skirtingi detalių rinkiniai. Kai kuriuose yra ribotas būtinų elementų skaičius. Detalių skaičius priklauso nuo sukūrimo tikslo, tikslo, reikalavimų dokumento formai ir turiniui, taip pat nuo informacijos įrašymo būdo.
Forma
Tai yra detalių rinkinys. Forma, kuri naudojama konkrečiam dokumentų rūšis (įsakymai, įsakymai) vadinami standartiniais. Jam būdingas tam tikras detalių rinkinys, išdėstytas griežta seka.
Pavyzdžiui, paraiškos formą sudaro: adresatas, autorius, dokumento pavadinimas, tekstas, asmeninis parašas, data. Viena laikmena laikoma viena kopija. Tačiau organizacijos veikla yra dokumentuojama ir įrašoma į daugelį dokumentų. Jie arba jų grupės sąveikauja tam tikru būdu ir atitinka vadovo funkcijas. Dokumentų sistemą sudaro visa informacijos laikmenų, sujungtų pagal savo pavadinimą, tikslą, charakteristikas, platinimo apimtį, taip pat vienodi jų projektavimo reikalavimai. Šiuo metu įmonių apyvartoje oficiali informacija yra dedama ant popieriaus ir elektroninių laikmenų.
