Rusijos kompanijos, vyriausybinės agentūros, verslininkai ir kiti juridiniai asmenys, bendraudami tarpusavyje, reguliariai naudojasi oficialiais dokumentais. Svarbiausias teisingos organizacijų ir asmenų sąveikos aspektas yra detalių naudojimas. Jų sąrašą nustato Rusijos įstatymai. Dokumentų rekvizitai - tai yra svarbiausias oficialių šaltinių, kuriuos skelbia įmonės, valdžios institucijos arba kuriuos sudaro asmenys, kontaktai su bet kuria struktūra. Kokios yra darbo su jais ypatybės?
Apibrėžimas
Dokumentų rekvizitai yra privalomi įvairių informacijos šaltinių vizualinio dizaino elementai, paprastai patvirtinami spausdintine forma, popieriuje, patvirtinti valstybės, pramonės ar įmonių standartais.
Tos rūšies dokumentai, kurie priklauso organizacinės ir administracinės kategorijai, yra sudaryti pagal GOST R 6.30-2003. Šis standartų šaltinis apima vieningus kriterijus, kuriuos privaloma naudoti keičiantis dokumentais, dalyvaujant Rusijos įmonėms, valdžios institucijoms ir kitoms institucijoms, turinčioms oficialų statusą.
Apsvarstykite svarbiausias nurodyto valstybės standarto apibrėžtų dokumentų detales.
Pagrindinės detalės pagal GOST: Rusijos Federacijos herbas
Daugelyje oficialių dokumentų turi būti Rusijos herbas. Šis valstybinis simbolis gali būti pavaizduotas trimis variantais: kaip daugiaspalvis ant heraldinio skydo, kaip vienspalvis - su panašiu elementu arba be jo. Daugiaspalvis Rusijos Federacijos herbas turėtų būti dedamas ant dokumentų, kuriuose yra federalinių konstitucinių įstatymų ir federalinių įstatymų, prezidento, vyriausybės ir Federalinės asamblėjos išleistų nuostatų nuostatos.
Vienos spalvos Rusijos Federacijos herbas be heraldinio skydo turėtų būti dedamas ant dokumentų, kurie skelbiami:
- Tarpžinybinė valstybės paslapties komisija;
- federaliniai teismai;
- prokuratūra;
- Tyrimų komitetas ir kiti panašaus profilio organai.
Laiškuose ir kituose dokumentuose kaip elementas naudojamas Rusijos Federacijos herbas.
Rusijos Federacijos ir savivaldybių objekto herbas
Išsami informacija apie dokumentus, priimtus steigiant Rusijos Federaciją, apima jų regiono herbą. Jo išdėstymo taisykles reglamentuoja norminiai aktai, priimti tam tikram dalykui. Be to, regioniniu lygiu gali būti patvirtintos Rusijos Federacijos herbo užrašymo ant tam tikrų dokumentų taisyklės. Savivaldybių teritorijų lygiu išduotų dokumentų detalėse, savo ruožtu, gali būti miesto ir kitos gyvenvietės ar savivaldybės herbas. Šio požymio išdėstymo taisykles nustato vietos valdžios institucijų priimti norminiai aktai.
Prekės ženklas
Registruojant duomenis apie dokumentus organizacijose, gali būti naudojamas herbas arba prekės ženklas. Tokie elementai išdėstomi pagal įmonių įstatų nuostatas. Be to, emblema nėra dedama ant dokumentų tuo pačiu metu kaip ir Rusijos Federacijos, Rusijos Federacijos steigiamojo subjekto ar savivaldybės herbas. Prekės ženklai gali būti žodžiai ir vaizdai. Atitinkamų rekvizitų spalva gali būti bet kokia.
Organizacijos kodas
Pagal visos Rusijos įmonių klasifikatorių, dokumento kodas taip pat gali būti organizacijos kodas. Ši informacija paprastai naudojama kaip atskaitos funkcija. Pagrindinis dokumentas, kurio struktūroje yra organizacijos kodas, yra raidė.
PSRN
Daugeliu atvejų informaciją apie pirminius organizacijos dokumentus reikia įtraukti į jos struktūrą OGRN. Raidėmis šis elementas nurodomas kaip pagrindinė informacija apie organizaciją. PSRN taip pat naudojamas išleidžiant bendrovės firminius blankus. Verslininkams yra panašus atributas - OGRN IP. Jis dažniausiai naudojamas tais pačiais tikslais kaip ir atitinkamas elementas dokumentų sraute, dalyvaujant juridiniams asmenims.
TIN ir PPC
Ši informacija kartu su PSRN dažniausiai naudojama pirminėje dokumentacijoje, taip pat firmos blankuose, kuriuos parengia organizacijos darbuotojai. PPC - juridiniams asmenims būdingas elementas. Individualūs verslininkai tokių rekvizitų nenaudoja.
Dokumento formos kodas
Remiantis visos Rusijos vadybos dokumentų klasifikatoriumi, formos kodas turi būti pateiktas išsamioje įvairių šaltinių struktūroje. Šis elementas daugiausia naudojamas optimizuoti failų perdavimo elektroniniais kanalais greitį.
Įmonės pavadinimas
Privalomoje dokumento informacijoje yra toks elementas kaip organizacijos pavadinimas. Svarbu, kad jis atitiktų tai, kas nurodyta bendrovės steigimo dokumentuose. Blankuose turi būti nurodytas visas įmonės pavadinimas. Santrumpa gali būti dedama greta (po ja arba už jos).
Informacinė informacija
Kitas informacijos apie dokumentus elementas - informacinė informacija apie įmonę. Jų struktūroje nurodomas pašto adresas, telefono numeriai ir kita informacija, kurią, jos manymu, reikia pateikti. Taip pat paprastai pritvirtinamas organizacijos kodas, PSRN, TIN ir KPP.
Dokumento rūšies pavadinimas
Dokumentas turi būti teisingai klasifikuojamas pagal tipą. Atitinkamas rūšies pavadinimas įrašytas į bendrovės įstatus. Ji taip pat turi atitikti kriterijus, įtrauktus į OKUD. Paprastai aptariamas daiktas pritvirtinamas prie formų. Raidėms šis atributas (dokumento pavadinimas) nėra būdingas. Jis parašytas didžiosiomis raidėmis.
Dokumento data
Kitas svarbus atributas yra dokumento data. Tai turėtų atspindėti atitinkamo šaltinio sukūrimo ar, pavyzdžiui, jo pasirašymo laiką. Datą antspauduoja asmuo, turintis įgaliojimus pasirašyti dokumentą, arba organizacijos, atsakingos už svarbių šaltinių mainus, vidaus tarnyba. Kai kuriais atvejais data gali būti antspauduota dokumento rengėjo.
Registracijos numeris
Registracijos numeris (rodyklė) - atributas, kuris fiksuojamas siekiant palengvinti šaltinio klasifikavimą organizacijos vidiniuose registruose ir archyvuose, taip pat identifikatorius, vykstantis dokumentų srauto su kitomis įmonėmis metu. Rekvizito pritvirtinimo taisyklės atsispindi bendrovės patvirtintuose administraciniuose šaltiniuose.
Be to, kai kuriais atvejais aptariamą elementą galima papildyti nuoroda, kurioje iš tikrųjų yra registracijos numeris, taip pat dokumento, į kurį reikia atsakyti, data. Tai yra, šis atributas dažnai naudojamas laiškuose, kurie sudaromi reaguojant į apeliacijas įmonei.
Surinkimo vieta
Kai kuriais atvejais gali būti nurodyta dokumento sudarymo vieta. Pvz., Sunku nustatyti, jei nustatote tai remiantis kitomis detalėmis. Bet jei rinkimo vieta jau yra nurodyta kituose dokumento elementuose, nebūtina į šaltinio struktūrą įtraukti atitinkamų rekvizitų.
Adresatas
Kitas reikšmingas požymis yra adresatas. Nurodoma, ar reikia siųsti dokumentą konkrečiam struktūrinis vienetas Atitinkama įmonė. Adresatas taip pat gali būti pareigūnas ar pilietis pagal asmens statusą.
Vyturys
Gali reikėti šaltinio patvirtinimo antspaudo. Šis požymis gali suteikti dokumentui norminį pobūdį.Pavyzdžiui, įmonės direktorius gali naudoti „Aš patvirtinu“ tipo antspaudą, po kurio šaltinio nuostatos taps privalomos įmonės darbuotojams.
Rezoliucija
Kitas įdomus atributas yra skiriamoji geba. Jis suaktyvinamas, jei pareigūnas, pavyzdžiui, įmonės direktorius, nori priimti sprendimą, priimtą atsižvelgiant į dokumente pateiktą informaciją. Šiame rekvizite taip pat nurodomas visas vardas, pavardė, užsakymo turinys, terminas, iki kurio jis turi būti įvykdytas, parašas, data. Gali būti nurodyti užsakymo vykdytojai.
Antraštė
Kai kuriuose dokumentuose naudojama antraštė. Jo tikslas yra pateikti trumpą šaltinyje esančios informacijos santrauką. Turint omenyje, tai turėtų atitikti dokumento pavadinimą. Antraštės pavyzdys: „Įsakymas dėl sertifikavimo komiteto sudarymo“.
Kontrolinis ženklas
Kai kuriais atvejais dokumente reikalaujama tokių rekvizitų kaip kontrolinis ženklas. Šis elementas rodo, kad šaltinis yra priimtas kompetentingos struktūros įmonėje ir vyksta jo darbas. Paprastai šis atributas atrodo kaip antspaudas su žodžiu „kontrolė“.
Dokumento tekstas
Tikriausiai pagrindinis dokumento rekvizitas. Tai atspindi informacijos, perduodamos per popierines laikmenas, esmę. Apskritai jis sudarytas rusų kalba arba ta kalba, kuri turi oficialų statusą Rusijos Federacijos tema. Tekste gali būti lentelių, įvairių formatavimo elementų.
Teksto struktūra paprastai pateikiama iš dviejų dalių: pirmoji atspindi dokumento siuntimo priežastis ir tikslus, antroji atspindi pagrindinę apeliacijos, prašymo, rekomendacijos ir kt. Idėją. Kai kuriais atvejais leidžiama naudoti tik antrąją atitinkamo požymio struktūros dalį.
Programos ženklas
Taip atsitinka, kad dokumento tekste problemiška pateikti visus reikiamus duomenis. Tokiu atveju šaltinį gali papildyti programos. Šis faktas turėtų būti parodytas dokumente per atitinkamas rekvizitus. Kaip aptariamą ženklą galima įtraukti į šaltinio struktūrą? Paprastai jie rašo: „Taikymas tokiam ir tokiam skaičiui lapų tokiu ir tokiu egzempliorių kiekiu“. Kai kuriais atvejais gali reikėti nurodyti dokumento, kuriame yra paraiška, pavadinimą.
Parašas
Svarbiausiuose dokumento informacijos tipuose yra toks elementas kaip parašas. Jį pateikia pareigūnas, taip užfiksuodamas šaltinyje esančios informacijos tikslumą. Ir tai nėra tik autografas - parašas, kaip savarankiškas atributas, turėtų būti dokumento pasirašytojo asmens pavardė ir jo nuorašas.
Fretboard
Kai kuriose organizacijose nustatyti reikalavimai dokumentams turi būti pasirašyti parašo antspaudu. Jis naudojamas tais atvejais, kai būtina nustatyti faktą, kad šaltinio informaciją patvirtina kompetentingas asmuo ar įmonės struktūra.
Antspaudas turėtų būti žodis „sutarta“, taip pat informacija apie asmens, kuris patvirtina atitinkamą informaciją, pareigas, jos parašą ir iššifravimą. Pagrindinis patvirtinimo antspaudo bruožas yra naudojimas dokumentų valdyme, kuriame dalyvauja kelios organizacijos.
Vizos patvirtinimas
Elementas, esantis pakankamai arti skelbimų lentos, gali būti vadinamas patvirtinimo viza. Pagrindinė jo savybė naudojama tik organizacijoje. Tuo pačiu metu viza gali būti dedama kelis kartus, nes dokumentą iš eilės tikrina įvairūs skyriai.
Spausdinti
Beveik visada, pateikdami išsamią informaciją apie mokėjimo dokumentus ir kitus pirminių šaltinių tipus, organizacijos privalo užklijuoti antspaudą. Rusijoje dažniausiai tai yra rašalas. Spaudos struktūroje paprastai pateikiama informacija apie įmonę - pavadinimas, PSRN, TIN ir kita informacija.
Popieriniai darbai: niuansai
Mes nustatėme, kad dokumentų išsami informacija yra svarbiausias kriterijus organizuojant teisingas įmonės sąveikos su partneriais, vyriausybės agentūromis, taip pat vidinės komunikacijos procedūras. Kokius niuansus galima apibūdinti praktiniam darbo eigos įgyvendinimui Rusijos įmonėse?
Galima pastebėti, kad visos informacijos, reikalaujamos pagal GOST, įdėjimas yra retas atvejis. Kiekvienam dokumentui reikia naudoti atitinkamą elementų rinkinį. Pavyzdžiui, kalbant apie oficialius laiškus, jie dažniausiai naudoja tokią informaciją kaip Rusijos Federacijos herbas, federacijos objektas, miesto ar įmonės logotipas, įmonės kodas, PSRN, TIN, KPP, taip pat organizacijos pavadinimas.
Dokumento tipo pavadinimas raidėmis paprastai nededamas. Pavyzdžiui, pavyzdžiui, tokie šaltiniai kaip įsakymas, aktas, memorandumas arba sprendimo struktūroje turi būti atitinkamas elementas. Raidėmis būtina nurodyti pilną įmonės, kuriai siunčiamas dokumentas, pavadinimą, o jei yra sutrumpintas pavadinimas, kurį numato oficialūs šaltiniai, jis taip pat turėtų būti nurodytas (rašykite skliausteliuose po vardo ir pavardės).
Yra keletas teisingų būdų, kaip sumažinti organizacijų pavadinimus: pagal pirmąsias raides (tai yra, gaunamas toks sutrumpinimas, kaip tyrimų institutas), pradiniais skiemenimis (pavyzdžiui, galima gauti „Uralmash“) arba kitu būdu, patvirtintu adresato įmonės oficialiuose dokumentuose.
Kita svarbi informacija apie dokumentus yra pašto adresas, telefono ir fakso numeriai. Taip pat paprastai nurodomi oficialūs laiškai banko rekvizitai organizacija. Kitas svarbus dokumento elementas yra data, atspindinti jo pasirašymo momentą. Tada pasirašomas oficialus popierius, ant jo uždedamas įmonės antspaudas.
