Biuro darbo federaliniame reglamente taisyklės vykdomieji organai valdžios institucijos neplatina darbo su veiksmais, kuriuose yra valstybės paslapčių. Remiantis reikalavimais, įgaliota struktūra parengia dokumentų pildymo, priežiūros ir saugojimo gaires. Patvirtinant raštinės darbo taisykles, jos derinamos su valstybės archyvo vadovybe. 
Kurti aktus
Kanceliarinio darbo federalinėse vykdomosiose įstaigose taisyklės numato, kad šios struktūros gali naudoti specialias formas, standartinius popieriaus lapus A5 arba A4 formatu. Leidžiama kurti aktus elektronine forma. Nepriklausomai nuo formos, dokumente turi būti reikalaujama išsami informacija, nustatyta tvarka. Formos rengiamos atsižvelgiant į jų kampinę ar išilginę rašybą. Pirmuoju atveju detalės yra viršutiniame kampe, kairėje lapo pusės. Taikant išilginį metodą, jie dedami į formos centrą viršuje. Popieriaus darbo taisyklės leidžia rengiant elektroninius aktus naudoti šablonus. Ant kiekvieno lapo turi būti įtrauktos įtraukos: mažiausiai 20 mm kairėje, bent 10 mm dešinėje ir 20 mm viršuje ir apačioje. Elektroninius šablonus ir pavyzdžių formas turi patvirtinti vykdomosios federalinės valdžios vadovas.
Rekvizitai
Popieriaus dokumentų tvarkymo taisyklės nustato, kad aktuose turi dalyvauti:
- Rusijos valstybinis herbas.
- Aktą sudarančios struktūros pavadinimas.
- Struktūrinio padalinio pavadinimas.
- Dokumentą surašiusio asmens įgalioto asmens vardas ir pavardė.
- Informacinė informacija apie struktūrą.
- Dokumento tipo pavadinimas.
- Sudarymo data.
- Registracijos numeris.
- Nuoroda į gaunamo akto duomenis.
- Leidimo vieta (kompiliacija).
- Juosta, ribojanti prieigą prie turinio.
- Paskirties vieta
- Patvirtinimo įgėlimas.
- Nutarimas (nurodymai įvykdyti aktą).
- Tekstas
- Etaloninis ženklas.
- Įrašas apie programą.
- Parašas (pastaba ant elektroninio parašo).
- Tvirtinimas patvirtinant.
- Vizos
- Spausdinimo vieta.
- Dailininko įrašas.
- Pastaba apie akto įgyvendinimą ir siuntimą verslui.
- Dokumento gavimo įrašas.
- Ryšys su aktu.
Detalių sudėtis nustatoma atsižvelgiant į akto rūšį ir tikslą. Bendrosios popieriaus tvarkymo taisyklės nustato, kad popieriaus patvirtinimas patvirtinamas įgalioto darbuotojo viza. Ši nuostata taikoma vidiniams statinio aktams. Federalinėje vykdomojoje institucijoje surašytų dokumentų derinimas su kitomis valstybinėmis įstaigomis patvirtinamas parašo antspaudu, protokolu ar laišku. 
Aktų įteikimas, gavimas ir registravimas
Vykdomųjų federalinių organų kanceliarijos darbe naudojami šie dokumentai:
- Gautieji
- Išsiųsta.
- Vidinis
Aktų siuntimas ir įteikimas atliekamas naudojantis telekomunikacijomis, paštu, per kurjerių tarnybą. Bendrosios popieriaus darbo taisyklės numato pradinį gaunamų dokumentų apdorojimą. Po to vykdoma aktų registracija ir preliminarus svarstymas, kad jie vėliau būtų perduoti jų valdymui. Pirminis vertybinių popierių tvarkymas apima teisingo pristatymo, dokumentų ir programų prieinamumo patikrinimą. Priimančioji specialistai taip pat rūšiuoja pažymėjimus, kurie yra registruojami ir nėra jiems taikomi. Pastaroji vykdoma gavimo, paruošimo (pasirašymo ar patvirtinimo) dieną arba kitą dieną (darbo dieną), jei įstatymai nenustato kitaip.
Perkėlimas į struktūrinius padalinius
Kanceliarinio darbo federalinėse institucijose taisyklės numato, kad aktai po registracijos turi būti pateikti vadovybei svarstyti. Tačiau leidžiama siųsti vertybinius popierius kitam pareigūnui. Tam reikia paskelbti atitinkamą vadovo sprendimą. Dokumentus ar jų kopijas su nutarimais (vykdymo instrukcijomis) atsakingiems asmenims turi perduoti biuro valdymo tarnyba. Originalus aktas siunčiamas struktūrinis vienetas kuriam patikėtas jo įgyvendinimas. Jei keli skyriai veikia kaip atlikėjai, originalas perduodamas atsakingam iš jų, o kiti gauna kopijas. Jei įgaliotasis padalinys turi prieigą prie elektroninės kopijos, akto originalas gali likti registracijos tarnyboje, jei tai nurodyta atitinkamose taisyklėse.
Aktų teikimas
Vykdomojo organo vadovui ar kitam įgaliotam darbuotojui pasirašius, dokumentai perduodami biuro skyriaus darbuotojams. Pastarieji vykdo registraciją ir išsiuntimą. Kanceliarinio darbo vykdomosios valdžios organuose taisyklės įpareigoja darbuotojus patikrinti sudarymo teisingumą, išsamumą ir tai, ar egzempliorių skaičius atitinka adresų sąrašą. Neteisingai užpildyti aktai turi būti grąžinti padaliniams, atsakingiems už jų įgyvendinimą. Straipsniai, jei nėra pažeidimų, turi būti išsiųsti jų registracijos dieną arba kitą dieną (darbo dieną). Dokumentų perkėlimas iš vieno struktūrinio padalinio į kitą atliekamas per biurų skyrių. 
Apskaitos ypatybės
Pagrindinės biuro darbo taisyklės apima informacijos apie gaunamus, surašytus, išsiųstus aktus apibendrinimo tvarką. Informacijos analizę ir sisteminimą vykdo atsakingas skyrius. Ataskaitos vykdomojo organo vadovui pateikiamos jo nurodytu būdu. Aktams įrašyti ir jų paieškai elektroninėje duomenų bazėje, remiantis priedu, taikoma privaloma informacija apie aktus. Leidžiama naudoti papildomus duomenis.
Dokumentų fondas
Jis susidaro iš aktų, naudojamų valstybės struktūros darbe. Vykdomasis federalinis organas, suderinęs su archyviniu skyriumi, parengia ir tvirtina darbo metu sukurtų dokumentų sąrašą, taip pat jam pavaldžių institucijų funkcionavimą. Be to, kiekvienam veiksmui nurodomas saugojimo laikotarpis. Vykdomasis organas taip pat kuria albumų šablonus vieningoms formoms, sugeneruotiems dokumentams. Už šią veiklą atsakingi darbuotojai derina ją su statinio vadovu. Popierinio darbo taisyklės numato teisės aktų nomenklatūros sudarymą. Atsakingi darbuotojai privalo užtikrinti jų saugą, apskaitą ir perdavimą į archyvą.
Nomenklatūra
Dokumentų sudarymo taisyklės apima jų formavimą atliekant registruojamo struktūrinio padalinio užduotis. Nomenklatūra:
- Sudaryta remiantis departamentų apskaitos informacija.
- Patvirtino vykdomojo federalinio organo vadovas. Tokiu atveju turėtų būti atliekamas išankstinis suderinimas su ekspertų komisija. Patvirtinimas atliekamas ne vėliau kaip iki einamojo laikotarpio pabaigos. Nomenklatūra įsigalioja nuo kitų metų pradžios (nuo sausio 1 d.).
- Kartą per 5 metus jį tvirtina Valstybinio archyvo ekspertų patikrinimo komisija. Darbo metu sukurto archyvo fondo aktai perduodami jam nuolat saugoti.
- Keisdami federalinės valdžios struktūrą ar funkcijas įgaliojimai turėtų būti suderinti su ekspertų komisija.
Nomenklatūros skyrių pavadinimai yra struktūrinių vienetų pavadinimai. 
Sandėliavimo specifika
Formuojant atvejus, jie paskirstomi atsižvelgiant į turinio archyve trukmę. Yra nuolatinio ir laikino saugojimo kategorijos.Personalo vadybos taisyklės numato ilgesnį nei 10 metų laikotarpį personalo dokumentams. Laikino saugojimo laikotarpis gali būti mažesnis nei nurodyta vertė. Atvejai nuo jų formavimo dienos iki perkėlimo į archyvą ar sunaikinimo yra struktūriniuose padaliniuose kaupimo vietoje. Dokumentai gali būti išduodami laikinam naudojimui darbuotojams įstaigos vadovo nustatytam laikotarpiui. Pasibaigus šiam laikotarpiui, jie gali būti grąžinti. Kitos vyriausybinės agentūros leidžia aktus pagal jų rašytinius prašymus, gavę vykdomosios federacijos organo vadovo ar jo pavaduotojo leidimą. Išimtiniais atvejais leidžiama išimti vertybinius popierius iš nuolatinio saugojimo. Tuo pat metu federalinės valdžios tarnybos darbo taisyklėse numatyta palikti nustatyta tvarka patvirtintas dokumentų kopijas, taip pat aktą, kuriame nurodomos originalų išdavimo priežastys.
Archyvavimas
Laikinojo (daugiau nei 10 metų) ir nuolatinio saugojimo laikotarpiai turi būti išsiųsti ne anksčiau kaip po metų, bet ne vėliau kaip per trejus metus nuo jų kanceliarinės tarnybos pabaigos dienos. Vertybinių popierių pervedimas vykdomas pagal atsargas. Atvejai, kurių laikinas saugojimo laikotarpis yra trumpesnis nei 10 metų (imtinai), neperduodami į archyvą. Pasibaigus nurodytam laikotarpiui, jie sunaikinami. Atsargų sudarymo pagrindas yra bylų nomenklatūra.
Darbo su elektroniniais aktais ypatybės
Tarnybos valdymo taisyklės nustato, kad informacija gali būti kuriama, apdorojama ir saugoma valstybės struktūros informacinėje sistemoje. Tokiu atveju elektroniniai aktai turi būti sudaromi laikantis popieriniams aktams keliamų reikalavimų. Jie taip pat turi turėti reikiamą informaciją, išskyrus Rusijos herbą. Elektroninių aktų sudėtį lemia dokumentų sąrašas, kurių projektavimas, saugojimas ir paskesnis naudojimas atliekamas išimtinai skaitmenine forma, organizuojant vidinį statinio darbą. Šis sąrašas sudaromas atsižvelgiant į Valstybės archyvo rekomendacijas. Aktų, kurių sudarymas, saugojimas ir paskesnis naudojimas bus vykdomas skaitmenine forma, sąrašą tvirtina įstaigos vadovas, suderinęs su archyvo skyriumi.
Elektroninių aktų apdorojimas
Dokumentai turi būti pasirašyti įgaliotojo pareigūno kvalifikuotu patobulintu skaitmeniniu parašu. Elektroninių aktų siuntimą ir gavimą vykdo įstaigos registracijos tarnyba. Gavusi dokumentą, biuro valdymo tarnyba turi patikrinti skaitmeninio parašo galiojimą. Į informacinę sistemą įtrauktiems elektroniniams aktams yra priskiriami registracijos ir registracijos duomenys. Jie teikia dokumentų valdymą. Be kita ko, tai apima paiešką, prieigą prie jos, saugojimą, kontrolę, naudojimą ir kt. Ant popieriaus gautų aktų registracija vykdoma sudarant elektroninę kopiją. Nomenklatūra rodo, kad byla nagrinėjama skaitmeniniu formatu. Tai nurodoma antraštėje arba laukelyje „Pastaba“. Įdiegus arba išsiuntus, elektroniniai aktai saugomi tą patį laiką, nustatytą panašiems atvejams, vykdomiems popieriuje. Laikotarpio pabaigoje skaitmenine forma esanti informacija sunaikinama. 
Gairės
Jie aprašyti atitinkamose instrukcijose. Dokumentų tvarkymo taisyklės yra gairių ir kitų vietinių aktų, reglamentuojančių darbo su dokumentais technologiją įstaigoje, rengimo pagrindas. Jie nusako metodus, sudarymo procedūras, darbo su duomenimis tvarką. Remiantis Vyriausybės dekretu Nr. 477, buhalterinės apskaitos taisyklė kiekvienai valstybės struktūrai yra tiksliai apibrėžta tokiais vietiniais aktais.
Plėtros ypatybės
Sudarant metodines rekomendacijas, atsižvelgiama į dabartines RF biuro darbo taisykles. Už plėtrą atsakingi pareigūnai turėtų vadovautis pavyzdiniais nuostatais ir derinti projektą su viešąja archyvine įstaiga. Pagal GOST R ISO 15489-1-2007, bet kuri įstaiga turi nustatyti ir nustatyti biuro darbo vidaus taisykles. Jų tikslas turėtų būti valdymo sistemos su patikimais, autentiškais ir tinkamais naudoti veiksmais, kurie galėtų palaikyti verslo veiklą per reikiamą laikotarpį, formavimas.
Rekomendacijų turinys
Teksto struktūros nereglamentuoja tarpsektorinės reikšmės reglamentai. Paprastai rekomendacijose pateikiamos bendrosios nuostatos, temų skyriai ir priedai. Pirmame bloke nustatykite:
- Rekomendacijų apimtis. Pavyzdžiui: "Instrukcija taikoma visai institucijos dokumentacijai."
- Atsakomybė už taisyklių nesilaikymą.
- Skyrius, atsakingas už vienodą aktų sudarymo ir darbo su jais tvarką.
- Teisinė sistema.
Skyriai
Paprastai jie prasideda nuo dokumentų tvarkymo taisyklių. Šiame skyriuje pateikiama aktų, kurie naudojami įgyvendinant informacijos, administracinę ir kitą veiklą įstaigoje, klasifikacija. Tolesniame punkte nurodomi pagrindiniai popieriaus reikalavimai. Kiekviena biuro valdymo taisyklė yra nustatyta atskira pastraipa. Tai taip pat apima stebėjimo, derinimo, pasirašymo tvarką. Šiame bloke taip pat nustatytos taisyklės:
- Kopijų (paraiškų) registravimas ir sertifikavimas.
- Antspaudų, formų, antspaudų naudojimas ir saugojimas.
- Darbas su asmenų, atsakingų už jų įgyvendinimą, veiksmais.
Šiame skyriuje gali būti kitų elementų. Pvz., Turinį galima išplėsti įtraukiant kolegialios struktūros aktų, vadovų pavaduotojų ir pan. Rengimą. Skyriuje „Dokumentų tvarkymas“ nustatykite:
- Procedūra, pagal kurią atliekamas priimamų aktų priėmimas, tvarkymas ir paskirstymas.
- Gabenimo ir perdavimo iš vieno vieneto į kitą taisyklės.
- Pagrindiniai aktų judėjimo atvejai.
- Siunčiamų dokumentų rengimo ir siuntimo taisyklės.
- Aktų apimties fiksavimo tvarka.
Skirsnio „Registracija“ rinkiniai:
- Taisyklės, pagal kurias gaunamiems, vidiniams ir išeinantiems veiksmams priskiriami numeriai.
- Registracijos būdai, formos ir terminai.
- Aktų indeksavimo tvarka.
Skiltyje „Informacinis darbas“ yra fiksuota:
- Atskaitos sistemos formavimo principai įstaigoje.
- Failų spintų, duomenų bazių ir kitų šaltinių aprašymas.
- Informacijos paieškos veiklos vykdymo technologija.
Skyriuje „Dokumentų vykdymo kontrolė“ apibrėžta:
- Veiksmų, kuriuos privaloma patikrinti, rūšys.
- Procedūra, pagal kurią kontroliuojami dokumentai.
- Patikrinimų vykdymo taisyklės. Čia gali būti aprašytos kortelių formos, specialių ženklų naudojimas ir pan.
- Atlikėjų atsakomybė.
- Tipiniai aktų įgyvendinimo terminai.
- Kontrolinės informacijos kaupimo procedūra.
- Taisyklės, pagal kurias vadovybė bus informuojama apie atliktus patikrinimus.
Skyriuje „Internetinė saugykla“ yra informacijos apie:
- Aktų turinio tvarka. Jis įdiegtas tiek biurų valdymo tarnybai, tiek kitiems struktūriniams padaliniams.
- Konkrečių pareigūnų atsakomybė už veiksmų saugumą.
- Taisyklės, pagal kurias atliekamas tam tikrų kategorijų dokumentų formavimas.
- Nomenklatūros kūrimo ir vėlesnio naudojimo tvarka.
- Indeksavimo ir bylų sisteminimo taisyklės.
Skyriuje „Pasirengimas pristatymui į archyvą“ apibrėžti:
- Egzamino tvarka.Visų pirma aprašyta dokumentų parinkimo vėlesniam saugojimui ir sunaikinimui technologija.
- Aktų rengimo archyvavimo tvarka.
- Reikalavimai perduotų atvejų dizainui ir aprašymui.
- Procedūra, pagal kurią atsakingi asmenys perduoda ir priima veiksmus.
Priklausomai nuo naudojamos technologijos, veiklos specifika, darbo sąlygos, sekcijų sudėtis gali būti papildyta ir pakeista. Taigi, pavyzdžiui, instrukcijoje galite įtraukti blokus, kurie nustato darbo su piliečių apeliacijomis tvarką, veiksmus su ribota apimtimi, techninę paramą mokymui (sutrumpinimus, spausdinimą, garso įrašymą ir pan.).
Programos
Jie turėtų apimti daugiausiai informacinės ir iliustracinės medžiagos. Jis turi būti susisteminamas pagal skyrių tvarką. Prieduose pateikiamos dokumentų srautų schemos, antspaudų ir antspaudų pavyzdžiai, pavyzdžių formos, tam tikrų tipų aktų vykdymas, kontroliuojamos dokumentacijos sąrašai, jos apskaitos formos ir pan.
Išvada
Dabartinės oficialios biuro darbo taisyklės leidžia nustatyti aiškią darbo su kitokio pobūdžio veiksmais tvarką, naudojamą federalinės vyriausybės vykdomuosiuose organuose, taip pat kitose valstybės institucijose. Jie nustato pagrindinius reikalavimus darbuotojams, atsakingiems už dokumentų kaupimą ir registravimą, gavimą ir siuntimą. Taisyklės taip pat nustato darbo su elektroninėmis dokumentų formomis, informacinėmis duomenų bazėmis tvarką. Kiekviena konkreti institucija juos detalizuoja, rengdama vietinius dokumentus. Kaip vienas iš jų yra instrukcija apie popierių. Tai turėtų atspindėti visą darbo su veiksmais procesą, technologines operacijas, išdėstytas logine seka. Instrukcija reglamentuoja ne tik biuro tarnybos veiklą. Kadangi aktai yra perkeliami tarp struktūrinių padalinių, jų darbuotojai taip pat turėtų būti supažindinti su nustatyta tvarka. Vietinių norminių dokumentų rengimą vykdo biurų valdymo tarnyba. Tuo pat metu procese dalyvauja archyvų ir teisinių skyrių darbuotojai. Projektas turėtų būti suderintas ir pasirašytas įstaigos vadovo. Viršininkas išleidžia įsakymą, pagal kurį instrukcija įsigalioja. Visuose struktūriniuose vienetuose jis turėtų būti naudojamas kaip norminis aktas. Be to, jos nuostatos turėtų būti aiškiai ir aiškiai suformuluotos darbuotojams. Institucija sudarys, užregistruos ir išplatins dokumentus pagal savo nuostatas ir reikalavimus.
