Bet kurioje įmonėje darbuotojų atlyginimai ir darbo užmokestis yra apskaitomi pagal pirminius dokumentus, kuriuos tvarko ir prižiūri personalo tarnyba. Jei šio padalinio veikla nėra pakankamai gerai pristatyta, įvyksta rimtų visos įmonės darbo sutrikimų. Toliau apsvarstykime, kokie yra personalo įrašų tvarkymo dokumentai. 
Bendroji informacija
Kaip minėta aukščiau, nepakankamai kompetentingai organizuojant personalo skyrių, įmonėje kyla įvairių problemų. Visų pirma, galimas atlyginimų vėlavimas, kompensacijos dėl nedarbingumo atostogos ir nesavalaikis dokumentų parengimas pateikti priežiūros institucijoms. Visa tai smarkiai pablogina įmonės finansinę veiklą. Personalo tarnybos dokumentai pildomi vadovaujantis Darbo kodekso reikalavimais. Dokumentų teisingumo kontrolę vykdo tiek darbo, tiek mokesčių inspekcijos. Vadovas gali apsilankyti bet kuriame įmonės biure, neatsižvelgiant į jos veiklos ir nuosavybės tipą, ir pareikalauti patvirtinti organizacijos personalo dokumentus. Inspektoriams tokie įgaliojimai suteikiami pagal Federalinį įstatymą Nr. 134.
Popieriaus užduotys
Personalo tarnybos veikla apima visus procesus, susijusius su dokumentų rinkimu ir tvarkymu pagal nustatytas taisykles. Tai atliekama siekiant išspręsti daugybę valdymo užduočių. Visų pirma tai apima:
- Darbuotojų perkėlimas į kitą darbą.
- Darbo sutarčių sudarymas ir priėmimas į valstybę.
- Organizacija profesinė veikla darbininkų.
- Padrąsinti darbuotojus.
- Aprūpinimas darbuotojais atostogomis.
- Darbuotojų atestavimas.
- Darbo laiko sunaudojimo apskaita.
- Priėmimas į darbą.
- Darbuotojų pritraukimas dirbti ne darbo dienomis ir savaitgaliais.
- Kelionių organizavimas.
- Atleidimas iš darbo ir sutarties nutraukimas.
- Drausminių nuobaudų skyrimas.
Kam skirti personalo dokumentai?
Pagrindinis šių vertybinių popierių tikslas yra užtikrinti maksimalų darbo santykių skaidrumą. Kanceliarinė sistema pagrįsta tam tikromis taisyklėmis ir reikalavimais. Jų laikymasis garantuoja darbuotojų stabilumą, o įmonės administracijos darbuotojams - supaprastintą valdymą. Dėl to, kad yra tiksliai reglamentuotas pareigų ir teisių, numatytų personalo dokumentuose, spektras, gerbiami visų darbo santykių dalyvių interesai.
Straipsnių rūšys
Remiantis Darbo kodekso normomis, pagrindinės personalo dokumentų formos yra šios:
- Personalo grafikas.
- Atostogų grafikas.
- Vidaus taisyklės įmonėje.
- Dokumentai, pagal kuriuos nustatoma darbuotojų asmens duomenų tvarkymo tvarka, taip pat jų pareigos ir teisės.
- Instrukcijos ir taisyklės OT. Kiekvienas darbdavys privalo sudaryti saugią aplinką darbuotojams, kad jie galėtų vykdyti savo profesinę veiklą. Darbuotojai turėtų būti supažindinti su rašytinėmis instrukcijomis ir taisyklėmis su parašu.
- Pamainų grafikai. Darbo kodeksas nustato maksimalią leistiną darbo trukmę per dieną. Darbe pamainomis į laiką atsižvelgiama sudarant tinkamus grafikus.
Išvardytus personalo dokumentus dažniausiai tikrina reguliavimo institucijos. 
Personalo
Personalo dokumentai, įskaitant informaciją apie darbuotojus, yra sudaromi padalinio darbo su personalu metu.Tokie dokumentai visada yra glaudžiai susiję su konkrečiu įmonės darbuotoju. Jie atspindi informaciją apie darbuotojo profesinę veiklą, jo kvalifikaciją, darbo rezultatus, priėmimo į personalą sąlygas, darbo stažą ir pan. Tokie dokumentai visų pirma apima:
- Administraciniai dokumentai, patvirtinantys piliečio darbinę veiklą.
- Informacija ir atsiskaitymo dokumentai.
- Oficialus vidaus korespondencija.
- Registracijos ir apskaitos knygos / žurnalai.
Kiekvienos grupės dokumentai turi savo specifiką. Jie skirti įvairiems tikslams, sukurti, įgyvendinti, patvirtinti tinkama tvarka.
Administraciniai dokumentai
Į šią kategoriją įeina ir vadovų užsakymai. Jų vadovo pagalba įgyvendinamas įmonės valdymo įgaliojimas, numatytas įmonės įstatuose. Užsakymai yra suskirstyti į dvi grupes. Pirmasis apima pagrindinės įmonės veiklos aktus. Visų pirma, tai yra užsakymai gamybos klausimais, sertifikavimo tvarka, instrukcijos ir pan. Antroje grupėje yra įsakymai personalui. Tai apima atleidimą iš darbo, įdarbinimą, perkėlimą, atostogų suteikimą, drausmines nuobaudas, paskatas. Pirmos grupės dokumentai apima visos įmonės veiklą ir netiesiogiai yra susiję su personalo skyriaus darbu. Kita vertybinių popierių kategorija yra tiesiogiai susijusi su personalo veikla. Dažniausiai tai yra vieningi personalo dokumentai. Jų formas tvirtina Valstybinis statistikos komitetas. Darbuotojų veiklą atspindintys dokumentai apima:
- darbo knyga;
- darbo pažymėjimas;
- darbo sutartis;
- egzempliorių įsakymai dėl atleidimo iš darbo ir įstojimas į valstybę.
Šie dokumentai yra skirti kuo geriau parodyti darbuotojo darbo patirtį. Jis, savo ruožtu, bus svarbus tiek skiriant jam pensiją ateityje, tiek apskaičiuojant invalidumo pašalpas, dirbant įmonėje. Priėmimo pagrindas yra kitų darbdavių užsakymų kopijos darbo įrašų knygoje apie ne visą darbo dieną, jo dublikato registravimas.
Informacijos skaičiavimo kategorija
Šie dokumentai saugomi siekiant įrašyti darbuotojų asmeninius duomenis, sujungti informaciją apie jų darbinę veiklą. Tarp jų yra:
- asmeninė kortelė;
- darbo laiko apskaitos žiniaraštis;
- personalo stalas;
- privatus reikalas.
Daugelis jų naudoja standartines formas. Suvienodintos personalo dokumentų formos labai supaprastina jų pildymo procesą. 
Vidinis susirašinėjimas
Jis naudojamas įmonėje priimamiems personalo sprendimams registruoti. Pavyzdžiui, pritraukti drausminė atsakomybė bet kuris darbuotojas privalo paimti iš jo paaiškinimą. Jei darbuotojas turėtų būti skatinamas, jo tiesioginis viršininkas nusiunčia atitinkamą pareiškimą įmonės direktoriui. Vidaus korespondencija yra viena iš galimybių oficialiai keistis nuomonėmis tarp darbuotojų.
Kontrolės ir apskaitos knygos
Registracijos žurnalai yra skirti turimai personalo dokumentacijai (įsakymams, pažymėjimams, asmens byloms, darbo knygoms) atsiskaityti. Kiekvienam popieriui priskiriamas konkretus skaičius. Žurnale taip pat nurodoma dokumento registracijos data. Teisinga apskaita suteikia vertybiniams popieriams teisinę galią. Tai, savo ruožtu, leidžia įrodyti tam tikrą poziciją darbo ginče. Šios grupės personalo dokumentų registravimą ir saugojimą vykdo įgalioti asmenys. Bendrovė naudoja žurnalus:
- Įsakymai dėl perkėlimo, atleidimo iš darbo, įdarbinimo.
- Darbo sutartys.
- Atostogų užsakymai.
- Kelionės pažymėjimai.
- Drausminės nuobaudos ir atlygiai.
- Darbo užduotys.
- Užsakymai komandiruotėse.
- Vietos aktai.
- Darbo knygos ir papildomi intarpai prie jų.
- Pagalba.
- Ligoninės lapai.
- Nelaimingi atsitikimai įmonėje.
Kai kurie personalo dokumentų pavyzdžiai yra patvirtinti federaliniu lygiu, o kitus kuria pati įmonė.
Ar visi dokumentai yra būtini?
Sąlyginai aukščiau tarnybiniai dokumentai skirstomi į tris kategorijas:
- Priklauso nuo įmonės specifikos.
- Rekomenduojama.
- Privaloma.
Pastarąsias turi išlaikyti visos įmonės, be išimčių, nepriklausomai nuo darbuotojų skaičiaus, veiklos rūšies, teisinio statuso. Šie dokumentai yra tiesiogiai arba netiesiogiai nurodyti Darbo kodekse. Pavyzdžiui, poreikis sudaryti bendrovės taisykles išplaukia iš 189–190 straipsnių, darbuotojų skaičius - iš str. 57. Rekomenduojami dokumentai skirti optimizuoti personalą. Jų buvimas ar nebuvimas priklauso nuo galvos sprendimo. Dokumentai, kurie priklauso nuo organizacijos specifikos, bus privalomi konkrečiai įmonei. Jei įmonė numato kenksmingas ar pavojingas darbo sąlygas, tada privaloma parengti papildomas taisykles ir instrukcijas. Pvz., Tai gali būti Reglamentas dėl reguliarių medicininių patikrinimų, saugos instruktažų ir pan. 
Popieriaus atkūrimas
Dažnai, kai įmonėje pasirodo naujas personalo darbuotojas, jis susiduria su tam tikrais sunkumais. Pavyzdžiui, įmonė gali neturėti vienokių ar kitokių reikalaujamų vertybinių popierių. Neįmanoma per vieną dieną paruošti ir įgyvendinti reikalingų dokumentų. Tokiu atveju būtina pabrėžti svarbiausius ir pradėti jų dizainą. Ekspertai pirmiausia rekomenduoja pradėti sudaryti atostogų grafikus ir personalą. Tada turėtumėte patikrinti, ar yra sutarčių, perkėlimo įsakymų, įdarbinimo, pažymių darbo knygose ir ar jie yra teisingi.
Jei įmonė neturi buhalterinių knygų, jas taip pat reikia saugoti. Toliau turite sutvarkyti visas savo asmenines korteles. Visi dokumentai datuojami vykdymo metu. Tačiau formos tekste, pavyzdžiui, f. T-2, užrašoma tikroji data, tai yra numeris, kada darbuotojas buvo įdarbintas ar perkeltas. Tokiu atveju galite susisiekti su apskaitos skyriumi ir paprašyti asmeninių darbuotojų sąskaitų, kad išsiaiškintumėte ir patikrintumėte informaciją. Atgaunant prarastus ar trūkstamus įmonės vertybinius popierius, nereikėtų pamiršti apie dabartinį darbą. Po to būtina pradėti kaupti, rengti ir įgyvendinti privalomus vietos įstatymus. Personalo dokumentų saugojimo laikotarpius patvirtina atitinkamas sąrašas. Visi juose išvardyti dokumentai turi būti pateikti vėliau į archyvą.
