Nei viena šiuolaikiška įmonė negali dirbti be dokumentų. Todėl kompetentingas darbo eigos organizavimas yra vienas iš veiksnių, turinčių įtakos bendram įmonės rezultatui. Ką apima ši sąvoka? Kokios yra darbo eigos rūšys ir sistema? Mes visa tai apsvarstysime straipsnyje.
Darbo eiga ir dokumentai
Iš pirmo žvilgsnio tai yra tapačios sąvokos. Bet jei atidžiai pažiūrėsite, galite pamatyti skirtumą. Dokumentus sudaro trys etapai:
- Ekonominės veiklos fakto dokumento sukūrimas - dokumentacija.
- Vertybinių popierių apskaitos organizavimas ir jų judėjimas visoje organizacijoje ir už jos ribų yra dokumentų srautas.
- Dokumentų saugojimas - archyvavimas.
Dokumentų srautas yra vienas iš biuro darbo etapų. Šiame procese taip pat išskiriami etapai arba srautai:
- Gaunama dokumentacija yra tai, kas įmonei atitenka iš išorės.
- Išeinantis - kurį įmonė siunčia kitoms sandorio šalims.
- Vidinė dokumentacija yra tai, kas sukuriama organizacijoje ir naudojama valdymo veiklai.
Tinkamas proceso organizavimas leidžia kontroliuoti dokumento judėjimą visais jo etapais, nuo sukūrimo iki saugojimo gavimo. Tai leidžia bet kada sužinoti, kur yra popierius, koks darbas su juo atliekamas.
Dokumentų tvarkymo veiksmai
Kiekvienas gaunamas dokumentas įmonėje pereina tam tikrus etapus. Kelio ilgis priklauso nuo tvarkos, kuri yra fiksuota organizacijoje. Visi gaunami susirašinėjimai iš pradžių gali pereiti prie stalo į galvą, o tik paskui - į atlikėjus. Tai ilgesnis būdas, jis nėra naudojamas taip dažnai.
Sutrumpintas kelias yra tada, kai sekretorius užsiima skyrių paskirstymu. Ši parinktis naudojama dažniau. Jo pranašumas akivaizdus: dokumentai rangovui pateikiami greičiau.
Kiekvienam gautam dokumentui taikoma registracijos procedūra. Tai daroma specialiame žurnale. Nurodoma gavimo data, taip pat iš anksto priskirtas serijos numeris.
Ypač svarbius dokumentus galima stebėti. Paskutinis apdorojimo etapas yra dokumento siuntimas į archyvo saugyklą.
Darbo eigos organizavimo principai
Darbo eigos organizavimu siekiama sutrumpinti dokumentams sugaištą laiką. Norint pasiekti šį tikslą, buvo sukurti tam tikri principai:
- Centralizuotas priėmimas, pirminis apdorojimas ir pristatymas. Mažose organizacijose tuo užsiima sekretorius, didelėje įmonėje užduotis gali vykdyti visas skyrius.
- Dokumento praėjimo taškų sumažinimas, panaikinant galimybę jį grąžinti.
- Darbo eigos schemų ir reglamentų kūrimas.
- Straipsnių registravimas.
- Preliminarus dokumentų svarstymo etapo įvedimas
Šių taisyklių laikymasis pašalina laiko nuostolius dėl kartotinių veiksmų, sukuria vienodą krūvį žmonėms, dirbantiems su dokumentais.
Kas yra dokumentų srautas?
Taigi įprasta skambinti dokumentais, kurie yra panašūs pagal paskirtį ar tipą ir kurie turi vieną tikslą.
Srautas apibūdinamas struktūra, dažniu ir tankiu. Prekybos organizacijoje, kuri kiekvieną dieną gabena prekes į daugybę mažmeninės prekybos parduotuvių, dokumentų srautas turės vienodą struktūrą, kasdieniškumą ir didelį tankį. Jei įmonė užsiima brangios pramonės įrangos gamyba, tada jos srautas bus skirtingomis savybėmis.
Elektroninis dokumentų valdymas
Tai, kad klasikinėje dokumentų apyvartoje yra materialioji dokumento laikmena, sukelia nemažai rimtų problemų. Straipsniai turi būti perkelti iš vienos organizacijos į kitą. Tam naudojami kurjeriai ar paštas. Tam reikia finansinių ir laiko sąnaudų, be to, galimi pristatymo nesėkmės ir klaidos dėl žmogiškųjų veiksnių. Dokumentų srautas yra rimtos finansinės ir laiko sąnaudos.
Popierius reikia kažkur laikyti. Jei organizacija yra didelė, saugojimui reikalingi dideli plotai. Esant nenugalimos jėgos aplinkybėms, dokumentai gali būti mirę be galimybės juos vėliau atkurti. Ir tai toli gražu ne visos problemos.
Elektroninis dokumentų valdymas yra vis populiaresnė sistema, nes ji neturi aukščiau išvardytų trūkumų. Duomenims perduoti naudojamos modernios saugios sistemos, kurios užtikrina greitą ir tikslų pristatymą, sutrumpina dokumentų keitimosi laiką ir užtikrina patikimą saugojimą. 
Vyriausybinės organizacijos, tokios kaip mokesčių inspekcija ar pensijų fondas, greitai įvertino keitimosi informacija elektroniniu būdu pranašumus, todėl jos stengiasi, kad kuo daugiau organizacijų praneštų.
Aiški darbo eiga yra galimybė greitai surasti reikiamą informaciją ir išsiųsti ją adresu per trumpiausią laiką.
