Ką turi atlikti bet kuri organizacija, neatsižvelgdama į veiklos specifiką ir kryptis? Žinoma - saugok įrašus. Dokumentų srautas yra toks, koks yra bet kurioje institucijoje, todėl aišku, iš kur jis atsirado ir kodėl tokia profesija kaip tarnautojas yra svarbi.
Svarbi pozicija
Daugelis sako, kad nėra prasmės samdyti tarnautojo, jei darbuotojai jau turi sekretorių ar net kelis sekretorius. Šis požiūris yra absoliučiai neteisingas, nes šių dviejų visiškai skirtingų profesijų pareigos apima skirtingų užduočių vykdymą: sekretorius turėtų padėti vadovui laikytis grafiko, atsakyti į skambučius, atnešti kavos, atlikti nedideles užduotis, o sekretoriaus pareigos apima visos organizacijos dokumentų kontrolę.
Kompleksinis dokumentų valdymas
Atsakingas tarnautojas privalo ne tik kontroliuoti dokumentų apyvartą organizacijoje, jis yra ir pagrindinis archyvaras. Tarnautojo pareigas sudaro šios funkcijos:
- valdymas verslo korespondencija valdymo saitas;
- struktūrinės dokumentacijos bazės formavimas;
- stebėti konkrečiame dokumente nurodytų nuostatų įgyvendinimą.
Susirašinėjimo (tiek gaunamo, tiek išeinančio) apskaita taip pat lemia tarnautojo pareigas.
Skirtingos atsakomybės mažose ir didelėse įmonėse
Kaip rodo praktika, kuo didesnė organizacija, tuo daugiau darbuotojų bus tarnautojai. Mažose organizacijose, kur paprasčiausiai nėra galimybės pasamdyti tarnautojo, bet jūs negalite išsiversti be jo paslaugų, jos pritraukia asmenį, kuris užims sekretoriaus-tarnautojo pareigas. Sekretoriaus pareigos kaip jau aišku, tai yra šių dviejų pareigų derinys. Vienam žmogui pavyksta su viskuo susitvarkyti, nes darbo eiga mažose įmonėse nėra tokia turtinga ir įvairiapusė kaip megakompanijų.
Konkretūs reikalavimai, kurie gali būti pateikti potencialiam darbuotojui
Tarnautojo pareigos priklauso nuo organizacijos specifikos. Pavyzdžiui, tarptautinės organizacijos ar įmonės, turinčios užsienio partnerių, gali reikalauti iš savo tarnautojų išversti korespondenciją, pavyzdžiui, iš anglų kalbos ir atvirkščiai.
Žmogus, turintis darbo patirties, dažniau užimamas į tokias pareigas, nes čia reikia turėti aukštą atkaklumo lygį ir būti tikrai skrupulingu žmogumi, kuris dirba kelerius metus. Jaunimas, ką tik baigęs šios srities švietimo įstaigas ir neturintis patirties, turėtų stengtis nustebinti potencialų būsimą darbdavį noru dirbti, tada, galbūt, yra šansų užimti tokią poziciją net didelėje, daug žadančioje organizacijoje.
Jūs turite suprasti įmonės, su kurios dokumentais turite dirbti, specifiką. Pakankamai gilios teisinės bazės, kuriomis vadovaujasi įmonė, išmanymas taip pat yra didelis potencialaus darbuotojo pliusas.
Jūs turite būti pasirengęs už tai, kad turėsite išstudijuoti ne tik įmonės struktūrą, bet ir tapti tikru specialistu darbo apsaugos taisyklių ir standartų srityje, taip pat nepamiršti apie verslo etiketas bendravimas.
Ką organizacijos negali išsiversti be tarnautojų
Tarnautojo pareigos visada egzistuoja didžiųjų miestų mokyklose ir vaikų darželiuose.Taip yra dėl to, kad be asmens, kuris sugeba sekti visą dokumentaciją ir prireikus nedelsdamas pateikti bet kurį iš saugomų dokumentų, jūs negalite to padaryti.
Tarnautojo pareigos mokykloje šiek tiek skiriasi nuo tarnautojo pareigų, pavyzdžiui, prekybos organizacijoje. Čia darbas bus atliekamas su kiekvieno studento dokumentais. Ataskaitinio laikotarpio pabaigoje reikės pateikti informaciją apie nuveiktus darbus. Geriau, jei tokiose organizacijose dirbantis asmuo gali lengvai rasti bendrą kalbą tiek su vaikais, tiek su jų tėvais, nes dokumentų tvarkymo problemos, neatitikimų, kuriuos reikia išsiaiškinti, buvimas yra gana dažnas reiškinys.
Bet kuris didelis darželis taip pat turi savo tarnautoją. Darbo pareigos čia panašios į tas, kurias mokyklose turi tokio profilio darbuotojai. Taip yra dėl to, kad pagrindinis dėmesys skiriamas tokių valstybinių ar privačių organizacijų veiklai. Tokios įstaigos taip pat nori, kad su jomis dirbtų atsakingas ir kvalifikuotas tarnautojas. Šio specialisto atsakomybė vaikų darželyje išlieka ta pati: darbas su dokumentų baze ir archyvais.
Kai kurios asmeninės savybės, kurias turėtų turėti geras tarnautojas
- Asmuo, norintis tapti aukšto rango tarnautoju, turi turėti labai gerą atmintį. Emocionalumas yra priešas, su kuriuo reikia kovoti ir jo neleisti, kad nuotaikų svyravimai galėtų kaip nors paveikti darbo našumą.
- Tolerancija yra tikras lobis, kurį turėtų turėti tarnautojas. Jo darbo pareigas papildo funkcija paaiškinti daugeliui žmonių „ant pirštų“ daugelio dokumentų prasmę ir kiekvieno „lapo“ svarbą, be kurio būtų nerealu įgyvendinti bet kokį norą.
- Savikontrolė yra tokia pat svarbi kaip ir tolerancija. Šioje srityje gana dažnai būna situacijų, kurios gali išstumti nepasiruošusį žmogų iš savęs. Jūs turite nuolat save kontroliuoti.
- Verslo bendravimo įgūdžiai padės greitai išspręsti kylančias problemas su žmonėmis, kurie dirba toje pačioje organizacijoje arba yra susiję verslo ryšiais su įmone.
- Organizacija manijos lygmenyje. Iš tiesų geras tarnautojas niekada neišmeta daiktų ir dokumentų vėlesniam laikui, nes supranta, kad tai gali sukelti klaidų ar visišką chaosą, kuriam bet kokiu atveju neturėtų būti leista dirbti su dokumentais.
