Oficialus Sekretoriaus pareigos sudaro pagrindinę nurodymų, kaip atlikti nurodytą darbo vietą darbo veiklą, dalį. Be tam tikrų privalomų rekomendacijų sąrašo, panašiame dokumente taip pat pateikiama informacija apie sekretoriaus reikalavimus, teises, atsakomybės sritį ir bendruosius darbo reglamentus. Negalima manyti, kad tokia profesinė pozicija yra paprasta ir nereikalauja atsižvelgti į tam tikrus niuansus.
Bendrosios pareigos
Pirmiausia turite suprasti, kas yra klasikinės, vieningos sekretoriaus pareigos. Trumpai tariant, jas galima sumažinti iki šių privalomų rekomendacijų:
- Vadybos administracinės veiklos užtikrinimas.
- Priimti ir perskirstyti korespondenciją, prireikus apdoroti, paruošti ir išsiųsti atsakymus į gautus laiškus.
- Suteikia darbą biure, renka ir tvarko reikalingą informaciją vyresniajai vadovybei.
- Darbuotojų dokumentų priėmimas perduodamas viršininkams pasirašymui ir supažindinimui.
- Posėdžių paruošimas ir jų protokolai.
- Biuro ir kitų produktų, būtinų normaliai darbinei veiklai, pirkimas.
- Darbuotojų ir kitų lankytojų priėmimo organizavimas.
- Vykdykite daugybę nurodymų.
Žinių reikalavimai
Darbuotojo atsakomybė gali šiek tiek skirtis, atsižvelgiant į jo pagrindinę specializaciją. Tačiau, nepaisant to, žinių apie šias pareigas šiose pareigose bus nereikalingos ir labai naudingos:
- Darbo ir administracinės teisės pagrindai.
- Bendroji etika ir verslo etiketas.
- Popierinio darbo pagrindai.
- Saugos priemonės.
- Darbo su kompiuteriu ir priėmimo bei derybų, taip pat biuro įrangos taisyklės.
- Darbo apsauga.
- Verslo korespondencijos vedimo reikalavimai.
Be kita ko, neįmanoma tinkamai atlikti sekretoriaus pareigų nežinant apie vidinius įmonės pagrindus, veiklos rutiną, norminius dokumentus ir dar daugiau.
Padėjėjo pareigos
Vadovo sekretoriaus pareigos nedaug skiriasi nuo aukščiau pateiktų bendrųjų reikalavimų. Taip pat jis gauna ir perduoda korespondenciją, užsiima dokumentų kopijavimu ir archyvavimu, kontroliuoja vadovo užsakymų pristatymą atsakingiems asmenims, tvarko reikiamus dokumentus, užtikrina prioritetinių prekių pirkimą. Be kita ko, toks specialistas turėtų mokėti:
- administracinės ir administracinės veiklos teikimas;
- rinkti ir apdoroti, o vėliau pateikti informaciją aukštesnio lygio prašymu;
- telefoninių ir asmeninių pokalbių organizavimas;
- Verslo laiškų rašymas;
- sąlygų sudarymas vadovo ir daugelio kitų efektyvumui didinti.
Paprastai tokias oficialias vadovo sekretoriaus pareigas gali vykdyti asmenys, turintys aukštąjį ir vidurinį profesinį išsilavinimą. Pastaruoju atveju nemažas pranašumas yra 2 metų profesinės patirties buvimas.
Sekretoriaus teisės
Reikia atsiminti, kad ne tik oficialios sekretoriaus pareigos lemia jo darbą, darbuotojas, be abejo, taip pat turi tam tikras teises. Taigi jie apima galimybę susipažinti su darbo projektais ir teisę pateikti racionalius pasiūlymus kaip savo darbo aprašymo dalį.Be to, nustatydamas trūkumus pagal savo kompetenciją, sekretorius turi teisę atkreipti galvos dėmesį į šiuos aspektus.
Reikalavimai tarnautojo veiklai
Paprastai sekretoriaus-tarnautojo pareigos šiek tiek skiriasi nuo aukščiau aprašytų. Tokiu atveju vadovo padėjėjas pirmiausia turėtų vykdyti tiesioginę valdymo veiklą, o tarnautojas daugiausia dėmesio skiria popieriaus darbui. Jo darbo instrukcijose turi būti tokie aspektai:
- Gaunamo laiško apdorojimas, atsakymų sudarymas ir siuntimas.
- Užsakymų ir instrukcijų vykdymo stebėjimas.
- Vidinės dokumentacijos projekto teisingumo tikrinimas.
- Dokumentų registravimas, apskaita, saugojimas.
Reikalavimai teismo tarnautojo veiklai
Daug reikšmingesni pakeitimai apima oficialias teismo sekretoriaus pareigas. Paprastai šie specialistai tiesiogiai dalyvauja prižiūrint ir tvirtinant teismo posėdžius. Be to, jie rengia laiškus, paklausimus ir kitus dokumentus, gali kviesti asmenis, dalyvaujančius teisminiuose debatuose. Tokį aktyvų darbą gali atlikti tiek aukštąjį, tiek nebaigtą aukštąjį išsilavinimą turintis asmuo, neturintis atitinkamos darbo patirties. Paprastai šią poziciją pasirenka jauni žmonės ir merginos, norintys įgyti patirties teismų srityje ir tęsti savo karjerą teismų praktikos srityje.
Kai kuriems gali atrodyti, kad tokiai laisvai darbo vietai nereikia specialių žinių ir įgūdžių, todėl ji tiks daugeliui, tačiau tai nėra visiškai tiesa. Ką dar veikia teismo sekretorius? Jo pareigas sudaro:
- Atitikimas konstitucijai, federaliniams įstatymams ir kitiems norminiams teisės aktams bei įsakymams.
- Teisėjo ar kitų įgaliotų asmenų nurodymų vykdymas.
- Sąveika su kitais teisminės struktūros nariais, siekiant išspręsti sekretoriaus kompetencijai priklausančius klausimus.
Bendroji informacija
Oficialus tarnautojo pareigos, viršininko padėjėjai ir teismo darbuotojai yra reglamentuojami specialiu dokumentu, vadinamu pareigybės aprašymu. Jos buvimas bet kurioje įmonėje yra privalomas, nes būtent pagal nurodytą taisyklių sąrašą darbuotojas supranta, kuriuos veiksmus jis turi atlikti, o kuriuos ne. Toks dokumentas yra parengtas ir parengtas dalyvaujant vadovų komandai. Be abejo, jame yra poskyriai, kaip bendrosios nuostatos, teisės ir pareigos, atsakomybės sritis, darbuotojų santykiai įmonėje, taip pat reikalingos programos.
