Kokį dokumentą sudaro darbo aprašymas? Tai yra kiekvienoje institucijoje ir nustato darbuotojo, užimančio tam tikras pareigas, funkcijas, teises ir atsakomybės dydį. Instrukcija reikalinga teisingam pareigų paskirstymui, savalaikiam darbo užduoties atlikimui, darbuotojų darbinių kontaktų ir jų santykių apibrėžimui, vienodos apkrovos organizavimui.
Iš kur kyla instrukcijos
Kurdami šį dokumentą, jie remiasi esama organizacijos struktūra, klasifikavimo vadovu ir valdymo standartais.
Apsvarstykite biuro vadovo profesijos pavyzdį, kaip sudaromas sekretoriaus darbo aprašymas. Jo pavyzdys (paprastai tipiškas) turi keletą skyrių.
Pirmasis yra bendrosios nuostatos. Pirmame skyriuje pateikiama informacija apie samdomą asmenį: kas tiksliai gali pretenduoti į šias pareigas, kam teikia sekretoriaus pareigas ir kam vadovausis darbe, apibūdinamos jo žinios ir įgūdžiai, taip pat kas jį pakeis jo nesant. Antrasis skyrius yra apie funkcines pareigas. Ko reikia pareigybės aprašyme sekretoriui?
Jis kontroliuoja, kaip kiti darbuotojai vykdo vadovo įsakymus ir įsakymus, organizuoja susirinkimus ir susitikimus, tiesioginio viršininko telefono skambučius, priima lankytojus, registruoja korespondenciją.
Tai yra bendros funkcijos - jas atlieka bet kuris sekretorius. Jie gali plėstis priklausomai nuo įmonės specifikos, kurią aptarsime toliau.
Kiti gaminiai ir skyriai
Skyriuje „Atsakomybė“ išsamiai aprašyta visa veiklos detalė. Jo turinys išplaukia iš ankstesnio.
Skyriuje „Teisės“ sekretoriaus pareigybės aprašyme paaiškinama, į ką jis gali kreiptis. Tai yra: darbo proceso optimizavimas, galimybė naudoti darbui reikalingus dokumentus ar informaciją, keliant profesinį lygį.
Paskutinėje pastraipoje „Atsakomybė“ aprašoma, už ką sekretorius yra atsakingas darbdaviui. Šis skyrius, kaip ir ankstesnis, dažniausiai yra standartinis daugeliui šių instrukcijų.
Ir dar daugiau?
Ką tiksliai veikia šis darbuotojas? Apsvarstykite, kokiose funkcijose yra tipiškas vadovo sekretoriaus pareigybių aprašymas.
Jis organizuoja ir techniniu požiūriu teikia vadovo vadovavimo veiklą. Priima gaunamą korespondenciją, perveda konkretiems darbuotojams ar struktūriniams padaliniams.
Vykdo dokumentus, kompiuteriu atlieka įvairias operacijas, kad surinktų ir apdorotų informaciją, reikalingą sprendimams priimti.
Sekretorės-referentės pareigybės aprašymas prisiima daug įvairių atsakomybių. Jis priima paraiškas ir ruošia dokumentus pasirašymui į galvą, parenka šiam darbui reikalingas medžiagas. Jis kontroliuoja vykdymo teisingumą ir taiso dokumentų projektus, organizuoja viršininko telefono skambučius, fiksuoja informaciją jam nesant, perduoda ir gauna faksu, kopijuoja dokumentus į kopijavimo aparatą, priima ir siunčia telefono žinutes.
Sekretorės-referentės pareigybės aprašymas reiškia kompetentingo ir kompetentingo padėjėjo, kuris vadovo vardu rengia prašymus ir laiškus, parengia į juos atsakymus, statusą.
Ir tai dar ne viskas ...
Sekretorius taip pat planuoja ir organizuoja valdžios atstovų rengiamus susitikimus ir susitikimus, kuriems surinkti reikiamą medžiagą, praneša dalyviams apie renginio darbotvarkę, jo datą, taip pat surašo protokolus.
Jis prižiūri, kaip darbuotojai tiksliai ir laiku vykdo užsakymus ir užsakymus, ir tvarko registracijos kortelės bylą. Sekretoriaus pareigybės aprašymas, be kita ko, įpareigoja aprūpinti darbo vietos vadovą biuro įranga ir raštinės reikmenimis.
Jis spausdina raštinės reikmenis, tvarko dabartinės informacijos duomenų banką. Tvarko lankytojų priėmimą, padeda operatyviai nagrinėti prašymus ir kitus klausimus. Vykdo atvejus, pateikia į archyvą, kontroliuoja jų saugumą.
Jos darbo režimas nustatomas pagal organizacijos darbo grafiko taisykles. Vadovo sekretoriaus pareigybės aprašymas apmokestina jį tarnybinėmis pareigomis ir komandiruotėmis, jei tai yra pramoniniai poreikiai.
Kalbėk apie teises ir pareigas
Sekretoriaus teisės organizacijoje reiškia galimybę reikalauti iš vadovybės normalių darbo sąlygų, pagalbos atliekant oficialias pareigas, informacijos palaikymo - jis gali paprašyti bet kokių savo darbui reikalingų dokumentų.
Jis turi teisę kelti savo kvalifikaciją, žinoti apie būsimus vadovybės sprendimus dėl savo veiklos, teikti pasiūlymus ir užduoti klausimus.
Sekretoriui suteikiama teisė pasirašyti informacinius ir informacinius dokumentus pagal savo kompetenciją.
Kaip ir kiekvienas darbuotojas, jis yra atsakingas už savo darbo pareigų nevykdymą pagal Rusijos Federacijos darbo kodeksą, už pažeidimus, padarytus veiklos laikotarpiu, už padarytą turtinę žalą.
Jei teisių ir atsakomybės priemonės, kurių imamasi užimant šias pareigas skirtingose institucijose, yra gana panašios, sekretorių funkcijos, kaip jau minėta, gali labai skirtis. Apsvarstykite šiuos skirtumus kaip kitų postų atstovų atsakomybės pavyzdį.
Mokymo skyriaus sekretoriaus darbo aprašymas
Šis specialistas laikomas techniniu rangovu. Norėdami būti paskirtas į šias pareigas, jam reikalingas aukštasis profesinis arba vidurinis specializuotas išsilavinimas. Ką tiksliai turėtų daryti mokymo skyriaus sekretorius?
Kaip ir bet kuris sekretorius, jis privalo kompetentingai tvarkyti dokumentus, būti susipažinęs su visų įstaigos skyrių vadovybe, mokėti naudotis diktofonais, priėmimo ir ryšių priemonėmis, magnetofonais. Laikykitės verslo dokumentų sistemos standartų ir darbo reglamentų, taip pat darbo apsaugos ir saugos.
Sekretoriaus pareigos treniruočių dalis
Sekretorės pareigybės aprašymas švietimo įstaigoje turi savo specifiką. Jis veda atrankos komisijos posėdžių protokolus, sudaro mokinių (studentų) asmenines bylas. Išduoda ir įveda reikiamą informaciją į studentų asmens tapatybės korteles ir akademinius įrašus, pildo knygas apie diplomų ir jų dublikatų, pažymėjimų, studentų registrų išdavimą abėcėlės tvarka.
Ji atsižvelgia į mokymo ir studentų lankomumo valandas, rengia mokymo žurnalus, kontingento judėjimo nurodymus. Jis gauna programų apskaitos ir ataskaitų dokumentus, tvarko studentų asmenines bylas ir pateikia į archyvą.
Jo veikla vyksta glaudžiai bendraujant su švietimo įstaigos skyrių vadovais, mokytojais ir buhalterijos skyriais.
O ką veikia mokyklos sekretorius?
Mokyklos sekretoriaus pareigybės aprašyme teigiama, kad šį darbuotoją priima ir atleidžia tiesiogiai direktorius, išsilavinimas turi turėti vidurinį profesinį išsilavinimą arba bendrąjį išsilavinimą su specialiais mokymais pagal reikalingą programą.
Savo veikloje jis vadovaujasi normatyviniais dokumentais dėl popieriaus, darbo įstatymais, darbo knygų tvarkymo instrukcijomis, darbo apsaugos standartais, mokyklos chartija ir savo nurodymais.
Jis kalba kompetentingai raštu, moka dirbti su biuro įranga.
Pagrindinės darbo kryptys
Mokyklos sekretoriaus-tarnautojo pareigybės aprašyme jie pateikiami pakankamai išsamiai. Jis aptarnauja mokyklos direktoriaus ir jo pavaduotojų veiklą, tvarko dokumentus, kaupia informaciją apie mokyklos darbuotojus ir mokinius. Organizuoja telefono skambučius direktoriui, priima ir perduoda faksogramas, telefono žinutes, įrašo žinutes direktoriui nedalyvaujant.
Sekretorius organizuoja mokyklos tarybos posėdžius, visuotinius darbuotojų, globos ir pedagogų tarybų posėdžius, kuriuos veda posėdžių direktorius. Tam jis renka ir parengia reikalingą medžiagą, praneša kviestiniams apie renginį, registruoja dalyvius. Surašo galutinius protokolus.
Papildomos užduotys
Kaip ir kiekvienas sekretorius, jis aprūpina direktorių raštinės reikmenimis ir biuro įranga, sudaro sąlygas viršininkui efektyviai dirbti. Perduoda ir gauna informaciją, spausdina dokumentus ir medžiagą.
Suformuoja atvejus pagal patvirtintą nomenklatūrą, laiku pateikia į archyvą. Priima korespondenciją, susistemina mokykloje priimtu būdu, perduoda iš direktoriaus paskirtiems atlikėjams, stebi įgyvendinimą, siunčia korespondenciją.
Priima darbuotojų, studentų, tėvų paraiškas ir dokumentus. Organizuoja priėmimą, optimalią užklausų ir pasiūlymų seką.
Paprastai sekretoriaus-tarnautojo darbo aprašyme daroma prielaida, kad darbo grafikas yra nereguliarus, susietas su darbo grafiku, tačiau pradedant nuo 40 valandų darbo savaitės. Proceso metu jis bendrauja su administracijos, mokymo ir aptarnavimo personalu.
Teismo tarnautojo darbo aprašymas
Jis taip pat turi savo specifines ypatybes. Teismo sekretorius savo darbe vadovaujasi užduotimi užtikrinti sklandų teismo aparato veikimą. Jis turi atlikti daugybę būtinų įprastų darbų, susijusių su piliečių priėmimu, ruošiant laiškus, paklausimus, išrašus ir šaukimus, iškviečiant liudytojus ir proceso dalyvius.
Jis sudaro ir pateikia apžvalginius bylų, kurios bus svarstomos posėdyje, sąrašus, tikrina pranešimo pranešimą, pateikia išvadų kopijas, tikrina į posėdį iškviestų asmenų lankomumą, pažymi jų buvimo teisme laiką šaukimuose.
Be to, sekretorius surašo dokumentus iškviestoms aukoms ir liudytojams, kad susimokėtų už kelionę, dalyvių prašymu atneša teisminio įrašo turinį, peržiūros pabaigoje surašo bylas (administracinę, baudžiamąją ir civilinę), tvarko įrašų knygą.
Sunki profesija
Jo pareiga taip pat yra rengti teismo dokumentų kopijas, vykdyti ir perduoti vykdomąjį raštą, kitą su bausmės vykdymu susijusią medžiagą, taip pat atskira teismo nutartimi.
Teismo sekretoriaus pareigybės aprašyme reikalaujama pakankamo kvalifikacijos lygio pareigoms atlikti. Jis turi laikytis tam tikrų draudimų ir apribojimų, būdingų valstybės tarnybai, darbuotojų tarnybinio elgesio normų.
Kokių žinių ir įgūdžių reikalauja teismo sekretorius?
Visų pirma, teisėta. Oficialiame teismo sekretoriaus pareigybės aprašyme iškeliamas reikalavimas žinoti daugybę įstatymų, pradedant Konstitucija ir Darbo kodeksu, baigiant rašytiniais nurodymais, patvirtintais jo steigiamame Rusijos Federacijos vienete.
Dauguma jų yra susiję su teismo procesais ir valdžios institucijų veikla.Be jų, jūs turite žinoti sąveikos su valdymo struktūromis ir įvairiomis organizacijomis pagrindus, biuro darbą, rusų kalbos gramatikos normas, verslo stiliaus subtilybes rašytine ir šnekamąja kalba, korektūros ir redagavimo taisykles.
Tai taip pat apima pagrindinius kvalifikacijos reikalavimus informacinių technologijų srityje, žinių apie darbo eigą ir informacijos saugumo problemas.
Ir daug, daug daugiau ...
Sekretoriui reikia įgūdžių planuoti darbo dieną, analizuoti ir sisteminti gaunamą informaciją, rengti analitinę medžiagą ir vesti konstruktyvų dialogą.
Vykdydamas veiklą, jis turi mokėti dirbti su periferiniais kompiuterių prietaisais ir internetu, naudotis el. Paštu, skaičiuoklėmis ir teksto redaktoriais, rengti pristatymus ir pan.
Kaip matome, sekretoriaus-mašininkės darbo aprašymas per pastaruosius dešimtmečius iš esmės pasikeitė ir šiandien apima daugybę naujų techninių ir informacinių reikalavimų. Šiuolaikinis sekretorius turi būti ne tik dėmesingas ir vykdomasis darbuotojas, bet ir neatsilikti nuo amžiaus, naudodamas naujausius pokyčius savo profesinėje srityje.
