Asmeninis galvos padėjėjas: pareigos ir reikalavimai

Pagrindinis bet kurios organizacijos šaltinis yra jos darbuotojai. Jie prisideda prie augimo ir klestėjimo. Kompetentingi viršininkai vertina savo darbuotojus. Tarp kitų reikšmingų pareigų ypač išsiskiria vadovo padėjėjas. Pareigos, kurių svarbą sunku pervertinti. Tai yra dešinysis ir pagrindinis patarėjas, renginių organizatorius ir susitikimų koordinatorius. Be gero padėjėjo vyriausiajam vadovui bus labai sunku valdyti įmonę.

Skiriamieji asistento bruožai ir specifika

Nėra tokios pozicijos, kuri būtų tokia prieštaringa ir nevienareikšmė kalbant apie vadovo padėjėjo reikalavimus. Tokią veiklą vykdančių darbuotojų atsakomybė apima nemažai punktų. Be to, asmeniniai padėjėjai dažnai painiojami su sekretoriais ar biuro vadovais. Nors jie yra panašūs, jie yra skirtingos veiklos rūšys.

Vadovo padėjėjo pareigos:

• Viršininko darbo dienos užtikrinimas - tvarkaraštis, susitikimai, dokumentų pasirašymas ir komandiruotės;
• užtikrinti patogią darbo vietą aukščiausio lygio vadovui - rūpintis kambario mikroklimatu, švara ir komfortu;
• darbas su galvos dokumentais, ypač gaunamomis raidėmis ir skambučiais;
• psichologinio vadovų komforto užtikrinimas;
• pradinės derybos;
• vertimas;
• aprūpinimas lyderystės raštinės reikmenimis ir kt.

Šis sąrašas yra daug platesnis nei sekretoriaus ir administravimo pareigos. Tačiau specifika, su kuria susiduria darbuotojas „asmeninio galvos padėjėjo“ pozicijoje, atsakomybė ir veiklos niuansai skirtingiems darbdaviams bus skirtingi.

Taip atsitinka, kad tai daugiausia sekretoriato darbas. Arba asistentas išimtinai rūpinasi viršininko komfortu ir tvarka. Kai kurie padėjėjai yra pilnaverčiai pavaduotojai ir turi savo darbuotojų pavaldinius.

Darbdavio profesiniai klausimai apie kandidatą į vadybininko padėjėją, pareigos ir reikalavimai išsilavinimui

Pagrindinio išsilavinimo ir darbo patirties reikalavimai skirsis, atsižvelgiant į vadovybės suvokimą. Dažniausiai ši laisva vieta laikoma pradedančia karjera. Tačiau rimtas aukščiausias vadovas ieškos savęs kaip padėjėjų žmogui, turinčiam tam tikrą profesinę ir gyvenimo patirtį.

Minimalus reikalavimas yra vidurinis išsilavinimas, susijęs su administravimu ar teismų praktika. Be to, darbdaviai iš pareiškėjų tikisi šių profesinių savybių:

• gebėjimas dirbti pagal visas biuro programas;
• greitas spausdinimas;
• raštingumas;
• bent vienos užsienio kalbos, dažniausiai anglų kalbos, žinios;
• programavimo pagrindų ir nestandartinių kompiuterinių programų išmanymas;
• gebėjimas tvarkyti dokumentus ir susirašinėjimą pagal norminius reikalavimus;
• žinių apie galiojančių teisės aktų pagrindus;
• kompetentinga, pasakyta kalba.

Tai yra minimalūs reikalavimai kandidatui į „asmeninio galvos padėjėjo“ pareigas. Atsakomybė taip pat gali būti papildyta, atsižvelgiant į organizacijos apimtį. Kai kuriose įmonėse būtina sąlyga norint įsidarbinti tokiame darbe yra profilinis arba su tuo susijęs išsilavinimas. Be to, didelis pliusas laikomas papildomu verslo mokymu ar tęstinio mokymo kursais.

Asistentų asmeniniai atributai

Be profesionalų, vadovo padėjėjams pateikiama ir keletas asmeninių reikalavimų.„Vadovo padėjėjo“ pareigybės, pareigų ir darbo ypatumų specifika reikalauja specialių ženklų sandėlio.

Visų pirma, tai:

• atsparumas stresui - galų gale, padėjėjui dažnai tenka pirmiausia iškęsti savo viršininkų pyktį ir įsiklausyti į savo pavaldinių nepasitenkinimą;
• daugiafunkcinis darbas - galimybė atlikti keletą užduočių vienu metu yra vertingiausia gero asistento kokybė;
• pozityvus mąstymas - be šio charakterio bruožo vadovo padėjėjas neapsieis su papildomomis pareigomis, nes jo veikla dažnai peržengia įprasto verslo bendradarbiavimo ribas;
• aukšti mokymosi gebėjimai - noras išmokti naujų dalykų ir gerai suprasti darbo eigą turėtų būti kiekviename geru padėjėju.

Tai tik pagrindiniai, pagrindiniai charakterio bruožai, reikalingi kiekvienam vadovo padėjėjui sėkmingai profesinei karjerai. Tačiau svarbiausias asmeninis reikalavimas - viršininko ir padėjėjo temperamentas ir elgesys neturėtų disonuoti, o idealiai papildyti vienas kitą.

Bendrosios pareigos

Asistentas tiesiogiai dirba su organizacijos valdymu, vykdydamas ir asmenines užduotis, ir profesines pareigas. Paprastai jie apima:

• vadovo, o kai kuriais atvejais ir visos organizacijos, biuro darbą. Atskirose įmonėse padėjėjai vadovauja organizacijos sekretoriatui;
• valdymo koordinavimas. Suplanuokite verslo susitikimus, priminkite viršininkams apie įvairius renginius ir veiklą;
• korespondencijos vedimas organizacijos vardu;
• gaunamų telefono skambučių priėmimas ir perskirstymas;
• galvos paprašius pateikdami visą reikalingą informaciją.

Papildomos organizacijos vadovo padėjėjo pareigos

Asmeninis galvos padėjėjas, turintis papildomų atsakomybių ir funkcijų, yra dažniausia šios veiklos srities laisva vieta. Dažniausiai vadovybė ieško gana įvairaus darbuotojo, gebančio išplėsti atsakomybę.

Dažniausiai pasitaikančios papildomos pareigos yra šios:

• vertimas iš užsienio kalbos, įskaitant derybų metu. Ne visada vadovybė gali visiškai pasitikėti išorės darbuotojais, o bent jau anglų kalbos žinios čia bus labai naudingos;
• kelionių į galvą ir lydėjimo kelionėse organizavimas. Tokia veikla daro prielaidą, kad padėjėjas pasirūpins visais buitiniais momentais: persikėlimu, taksi ir viešbučio užsakymu, maitinimu ir popieriais;
• viršininkų palydėjimas į protokolinius renginius;
• buitinės paslaugos.

Šis sąrašas toli gražu nėra baigtas. Dažniausiai gana sunku vienareikšmiškai atsakyti į klausimą, kas yra vadovo padėjėjo atsakomybė? Ši veikla yra labai įvairi. Kiekvienas viršininkas kelia savo reikalavimus, svarbiausia yra užtikrinti, kad visi jie atitiktų įstatymus.

Asmeninio asistento režimas

Vienas pagrindinių šios veiklos bruožų yra darbuotojo darbo laiko priklausomybė nuo valdymo. Žinoma, normatyvinė darbo diena yra aštuonios valandos. Tiesą sakant, padėjėjai lygina savo režimą su viršininkais.

Šis „neryškus“ darbo laikas ir poreikis nuolat palaikyti ryšį su vadovybe dažnai atbaido šias laisvas darbo vietas. Tiesą sakant, jūs turite dirbti ne daugiau kaip bet kurioje kitoje vietoje. Tiesiog poilsio ir darbo laikas tampa nestabilus.

Darbo aprašymas Vadybininko padėjėjas

Vadovo padėjėjo pareigybės struktūra, pareigos, išsilavinimo ir darbo patirties reikalavimai turėtų būti išdėstyti pareigybės aprašyme. Tai yra dokumentas, užtikrinantis valdymo reikalavimų skaidrumą ir lengvą darbuotojų pareigų atlikimo kontrolę.

Pareigybės aprašymas yra norminis ir privalomas.Šiame dokumente išdėstytos visos vadovo padėjėjo darbo subtilybės. Tai praktiškai yra veiksmų vadovas. Dokumentas apima ne tik pareigas, bet ir teises, atsakomybę bei darbo ginčų sprendimo ypatybes.

Atsižvelgiant į vadovo padėjėjo veiklos specifiką, į jo pareigybės aprašymo rengimą turėtų būti kreipiamas ypatingas dėmesys. Būtinai nurodykite darbo ypatybes, darbo ir poilsio laiko organizavimo niuansus, kompensaciją už perdirbimą.

Iš to paties dokumento, skirto „asistento“ pareigoms, reikia atskirti asistento pareiginį aprašymą projekto vadovas. “ Pastarųjų pareigos dažnai yra laikinos, kaip ir pats darbas.

Be to, pareigybės aprašyme turėtų būti aiškiai nurodytas pareigų pavadinimas. Dažniausiai nurodomi „sekretorius“, „sekretorius-referentas“, „vadovavimo vadovas“. Atidžiai įsitikinkite, kad šis įrašas atitinka galiojančius teisės aktus ir yra atnaujinamas.

Ką nurodyti vykdomojo padėjėjo gyvenimo aprašyme

Asmeninio asistento padėtis yra puiki absolvento karjeros pradžia. Taigi galite gauti savo pirmąjį darbą ir įgyti nepalyginamą profesinę patirtį. Tačiau darbo ieškantiems asmenims ši darbo vieta gali pasirodyti įdomi. Ypač jei planuojate pakeisti veiklos sritį.

Žinant pagrindines vadovo padėjėjo pareigas, nėra sunku parašyti gyvenimo aprašymą. Šiame dokumente daroma prielaida, kad jūs perskaitėte teorinę klausimo dalį ir esate pasirengęs pradėti darbą. Atidžiai išnagrinėkite reikalavimus pareiškėjui ir pradėkite rašyti tekstą.

Duomenys, kurie turi būti nurodyti laisvos darbo vietos „padėjėjo“ arba „asmeninio vadovo padėjėjo“ gyvenimo aprašyme:

1. Užsienio bendrovės gyvenimo aprašyme leidžiama nurodyti visą vardą ir pavardę, o naudoti tik du pirmuosius.
2. Šeiminė padėtis. Tai yra privalomas punktas - padėjėjo pareigose dažnai būna netaisyklingos darbo valandos. Turite būti tikri, kad toks tvarkaraštis neturės neigiamos įtakos šeimos įsipareigojimams.
3. Išsilavinimas Nurodoma chronologine tvarka. Jei vis dar studijuojate, būtinai patikrinkite, kiek laiko tai užtruks. Dažnai darbdaviai paskutiniaisiais kursų asistentais priima paskutinių kursų studentus, po to eidami į karjerą. Čia taip pat nurodomos užsienio kalbos žinios ir jos mokėjimo lygis.
4. Darbo patirtis. Nurodykite iš paskutiniųjų. Jei dar ne, išvardykite savo savanorių projektus, dalyvavimą bendruomenės veikloje ar profesinėse organizacijose, mokymo praktiką ir kitą tinkamą veiklą. Jei nieko negalite pateikti, pasiimkite apibūdinimą abiturientų skyriuje ir parašykite, kad esate pasirengęs jį pateikti.
5. Asmeninės savybės. Suteikite sau teisingiausią įvertinimą. Apibūdinkite veikėją pagal klasikinę psichologiją ir būtinai atkreipkite dėmesį į savo stipriąsias ir silpnąsias puses.
6. Papildoma informacija. Čia turėtumėte parašyti, kodėl darbdavys turėtų pasirinkti jus iš kitų pretendentų. Be to, būtinai nurodykite papildomus įgūdžius, tokius kaip vairuotojo pažymėjimo turėjimas. Net šiuo metu bus naudinga rašyti apie papildomo ugdymo, tęstinio mokymo kursus, verslo mokymą.
7. Kontaktai Palikite kiek įmanoma daugiau būdų susisiekti su jumis: mobilusis ir namų telefonas, el. Pašto adresas, „skype“, nuoroda į socialinio tinklo puslapį. Nurodykite tik dabartinius duomenis.

Teisingai sudarytas gyvenimo aprašymas neliks nepastebėtas darbdavio.

Skyriaus vadovo padėjėjo pareigos

Paprastai darbo ieškantys asmenys ieško asmeninio vadovo padėjėjo darbo. Tačiau pradėti šią karjeros nišą yra lengviau, jei esate „vadovo padėjėjas“ pardavimo skyrius “. Šio darbuotojo pareigos nėra tokios gausios, tačiau patirtis ir perspektyvos nepalyginamai didesnės.

Pagrindinis skirtumas tarp padalinių vadovų padėjėjų jų konkretesnėje ir siauriau nukreiptoje veikloje. Jie atlieka darbus, susijusius su konkrečia gamybos ar valdymo sritimi. Ši patirtis yra neįkainojama siekiant tolesnės karjeros.

Padalinio vadovo padėjėjo pareigos apima visas tas pačias, kurios ir įmonės vadovo pareigas. Tačiau yra ypatinga specifika:

• poreikis išsamiai žinoti vieneto gamybos, valdymo ar prekybos proceso esmę;
• kontaktai su kitų skyrių padėjėjais ir generalinio direktoriaus padėjėju;
• saugoti specifinius prietaiso dokumentus.

Asmeninio asistento karjeros perspektyvos

Jaunimas šį pranešimą mato kaip karjeros pradžią. Tačiau jūs turite atskirti, kokios reklamos norite. Horizontalus ar vertikalus? Ar šioje įmonėje tai yra tik pradinė linija ateityje atnaujinti veiklą? Tolesnių veiksmų strategija priklauso nuo atsakymų į šiuos klausimus.

Vadovybė vertina gerus padėjėjus, ir tai, deja, kenkia jų karjeros augimui. Viršininkas nenori paleisti iš darbo idealaus darbuotojo, sutinka kelti atlyginimą ir suteikia papildomų lengvatų - tai yra horizontalios karjeros galimybė. Dažniausiai pasitaiko tarp asmeninių padėjėjų.

Paprasčiausias būdas yra kilti karjeros laiptais tam tikroje organizacijoje iš skyriaus vadovo padėjėjo pareigų. Tokios pozicijos dažnai užimamos siekiant geriau pažinti darbuotoją ir mokytis. Jei norite vertikalios karjeros, tai yra jūsų kelias.

Vadovo padėjėjo pareigos nėra matomos iš išorės, tačiau labai reikšmingos organizacijai. Kompetentingas padėjėjas sugeba pagerinti viršininkų efektyvumą ir tokiu būdu gauti daugiau pelno įmonei.