Remiantis įvairių įdarbinimo agentūrų atliktais tyrimais, „sekretoriaus“ profesija yra viena iš tų, kurios susijusios su daugiausiai perdirbimo įmonių ir poreikiu prisitaikyti prie vadovybės darbo grafiko. Šiai grupei taip pat priklauso vairuotojai ir kai kurių kitų specialybių atstovai.
Kas yra sekretorius?
Šis terminas kilęs iš lotyniškos „paslapties“, senovės Romoje vadinamų įgaliotinių. Ir tada, ir vėliau (karališkuose teismuose) jie buvo išimtinai vyrai, kartais sugebėję labai atvirai patekti į valdžią.
Ši profesija moteriškai pasirodė jau pasibaigus Pirmajam pasauliniam karui, atsiradus rašomajai mašinai ir atsiradus tokiai sekretorės-referentės pareigoms. Šiais laikais, pasitelkę pažangiausias technologijas, yra net virtualūs sekretorių padėjėjai. Tai yra įmonių ar asmenų, teikiančių internetines paslaugas el. Laiškų rašymui ar telefoninių skambučių (išverstų) paslaugoms, fiziniame biure nedalyvaujant, pavadinimas.
Ką jis veikia?
Tarp žmonių asmeninis režisieriaus sekretorius turi stereotipinį įvaizdį - ilgos kojos gražuolė, kuri daugiausia gali rašyti kompiuteriu, išsivirti kavos ir atsiliepti į skambučius. Kartais tai atsispindi ne per padoraus turinio juokeliuose. Iš tikrųjų „sekretoriaus“ profesija, taip pat kaip referentės padėtis didelėje įmonėje, reikalauja labai rimto įgūdžių, žinių ir tam tikrų darbo savybių bagažo. Tikras šios profesijos atstovas negali išsiversti be organizuotumo, kruopštumo, punktualumo ir diplomatijos.
Sekretoriaus (sekretoriaus-referento) pareigos apima visų norminių dokumentų, susijusių su biuro darbu, dokumentų tvarkymu, biuro darbo organizavimu, valdymo struktūra, pagrindiniais biuro įrangos principais, darbo apsaugos taisyklėmis, išmanymą. Visos jo daugybės teisių, pareigų ir atliekamo darbo rūšys yra reglamentuojamos pareigybių aprašymais. Ji yra pagrindinis teisinis dokumentas, susijęs su tokio darbuotojo veikla. Jį sudaryti visais atvejais būtina su visa atsakomybe.
Pažvelkime į pagrindinius šio dokumento skyrius.
Ką skaito sekretoriaus padėjėjo instrukcija?
Bendrosiose jos nuostatose pateikiamas organizacijos pavadinimas, nurodomi tiesioginiai viršininkai ir iškviečiamas tas, kuris turėtų pakeisti sekretorių, jei jo nėra. Ten rasite darbuotojo darbo stažą ir kvalifikaciją bei visų darbui reikalingų dokumentų sąrašą (taisykles, GOST, kodeksus ir reglamentus).
Sekretoriui paskirtos funkcijos nurodytos antrame (tame pačiame) skyriuje. Tai apima įsipareigojimą paruošti reikalingus dokumentus pagal vadovybės nurodymus, registruoti, priimti ir siųsti korespondenciją, organizuoti ir kontroliuoti priėmimo darbą, atlikti dokumentų tvarkymą ir daug daugiau.
Išsamiau jo veikla aprašyta kitame skyriuje - „Sekretoriaus pareigos“. Mes kalbame apie korespondencijos saugą ir apskaitą, pažymų dėl įvairių registruotų dokumentų išdavimą, oficialių susitikimų organizavimą ir rengimą, kopijavimą ir spausdinimą, pranešimų apie jo nebuvimą viršininkams įrašymą ir informavimą apie juos, įmonės biuro aprūpinimą reikalingomis kanceliarinėmis priemonėmis.
Kiekvienoje organizacijoje sekretoriaus pareigos gali turėti savo ypatybes, atsižvelgiant į darbo specifiką. Jo pareigos gali atrodyti kaip „sekretorės-sekretorės“, o tai reiškia išplėsti pagrindinių pareigų spektrą.
Apie sekretoriaus teises
Kam turi teisę sekretorė? Pagal instrukcijas jam leidžiama prašyti medžiagų, kurių prireiks atliekant darbus įvairiuose įmonės padaliniuose, nustatyti jų naudojimo tvarką.
Kitas dalykas - nuskenuotus dokumentus tiesiogiai perduoti vykdytojams, nustatyti lankytojų seką priėmimo kambaryje ir paskirstyti telefono skambučius pagal jų svarbą ir reikalauti, kad darbuotojai paaiškintų drausmės pažeidimų atvejais.
Kaip ir bet kuris kitas darbuotojas, asmeninis vadovo sekretorius turi teisę dirbti tinkamomis sąlygomis, kurių privalo laikytis darbo apsaugos reikalavimai ir saugos standartai.
Už ką atsakingas sekretoriaus padėjėjas?
Ji yra atsakinga už konfidencialios informacijos neatskleidimą, už dokumentų kokybę ir savalaikį pateikimą jos vadovybei, atsakingą požiūrį į dokumentų valdymą, organizacijos turto ir dokumentų išsaugojimą, taktiškus ryšius su vadovybe ir darbuotojais.
Kitame darbo aprašymo skyriuje nurodoma, kokie yra darbo santykiai ir funkciniai santykiai, kurie egzistuoja tarp sekretoriaus padėjėjo ir įvairių įmonės struktūrų. Paprastai vidutinio dydžio organizacijoje sekretorius turi bendrauti materialiniais ir techniniais klausimais (aprūpindamas biurą raštinės reikmenimis) su administraciniu ir ekonominiu skyriumi, dokumentų tvarkymo klausimais - su kitais padaliniais ir, žinoma, tiesiogiai su vadovybe.
Sekretorės darbas vertinamas pagal pagrindinius pasirinktus kriterijus, kuriuos taip pat reglamentuoja atitinkamas instrukcijos skyrius. Daugeliu atvejų tokie kriterijai yra efektyvumas ir kruopštumas. Taip pat yra situacijų, kai instrukcija turi būti peržiūrėta. Tai gali nutikti keičiant jos funkcijas ar organizacijos struktūrą.
Apibendrinant
Priimdamas į darbą asmuo, paskirtas į šias pareigas, susipažįsta su tarnybos instrukcija, kurioje išvardytos visos sekretoriaus pareigos. Trumpai prisiminkite juos dar kartą.
- Telefono skambučių priėmimas į galvą.
- Visas darbas su dokumentacija - rūšiavimas pagal svarbą, projektavimas, paruošimas, gavimas ir platinimas, saugojimas ir sisteminimas.
- Lankytojų priėmimo organizavimas.
- Pagalba viršininkui planuojant darbo grafiką; prireikus bilietų užsakymas ir viešbučio užsakymas.
- Verslo derybų paruošimas ir organizavimas.
- Užsakomi raštinės reikmenys ir kitos reikalingos smulkmenos, kartais gaminiai.
Susipažinęs su pareigų sąrašu, darbuotojas pasirašo pagal nurodymą, taip pat dedamas vadovo parašas. Atminkite, kad kiekviena organizacija turi savo instrukcijų versiją, tačiau nė viena iš jų neturėtų prieštarauti galiojančiams įstatymams ar priimtiems darbo standartams.
Teismo sekretorius
Kiekvieno įstaigos darbo specifika, kaip žinote, yra skirtinga. Ką, pavyzdžiui, daro teismo sekretorius? Kokios jo pareigos? Jų yra daug:
- einamųjų reikalų viršelių dizainas;
- pretenzijų iš teismų padėjėjų gavimas;
- dokumentų ir medžiagų padėjimas į bylas;
- naujų atvejų aprašų sudarymas;
- pageltimas
- teismo nutarčių nuorašų platinimas bylos dalyviams (šalims);
- teismo sprendimų kopijų siuntimas konkretiems asmenims teisėjo vardu;
- šalių informavimas apie teismo posėdžių datas ir datas.
Be to
Teismo sekretoriaus pareigose yra, bet neapsiribojama:
- savaitę skelbti teismo bylų sąrašus;
- susitikimo šalių pasirodymo patikrinimas;
- teismo įrašų tvarkymas;
- visų byloje esančių dokumentų gavimo ir siuntimo kontrolė.
Sekretoriai turėtų supažindinti šalis su bylos medžiaga, kontroliuoti paštu gautus pranešimus, įteikti kvitus, pranešimus, aktų kopijas ir kitus svarbius dokumentus. Jie įveda informaciją į žurnalus ir korteles, į kompiuterinę sistemą, išspausdina ranka rašytus veiksmus, perduoda bylas teisėjams patikrinti ir paima po jų, išduoda ir paduoda vykdomąjį raštą bei teisėjų vardu daro daugybę kitų dalykų.
Reikalavimai registratoriui
- Dokumentai turėtų būti sunumeruoti, pritvirtinti.
- Bylų ir kitų dokumentų sąrašas sudaromas atskirai.
- Nuotraukos ir vokai sunumeruojami. Gedimo atveju numeracija pradedama iš naujo, seni numeriai turi būti perbraukti (nepataisyti!).
- Visi taisymai patvirtinami pagal patvirtintą formą.
- Bylos sudaromos nurodant teismo pavadinimą, bylos numerį ir pavadinimą, šalių pavadinimus, pradžios ir pabaigos datas, lapų skaičių ir galiojimo laiką.
- Inventorizacija vykdoma rankiniu būdu arba kompiuteryje.
Ką turi daryti mokyklos sekretorius?
Kartais yra skelbimų „Man reikia sekretoriaus į mokyklą“. Kokia ši pozicija ir ką ten reikėtų daryti? Sužinokime.
Pirmasis ir svarbiausias direktoriaus padėjėjas yra mokyklos sekretorius. Jis turi vykdyti visus savo viršininkų nurodymus ir nurodymus, susijusius su švietimo įstaigos funkcionavimu.
Pagrindinės jo pareigos yra verslas, susijęs su darbuotojų pokyčiais (atleidimas, priėmimas), studentų priėmimu ir išsiuntimu. Jo užduotis yra parengti dokumentą, kurį režisierius turės patvirtinti savo parašu. Prireikus sekretorius reikiamu metu turi surinkti ir pristatyti pasirašytus dokumentus svarstyti aukštesnėms valdžios institucijoms.
Kitos mokyklos sekretoriaus pareigos yra informacijos gavimas ir pateikimas mokiniams ir personalui. Nesant direktoriaus, sekretorius privalo registruoti bendrą lankytojų, įskaitant pradinių klasių mokinius, skambučių, skundų ir apeliacijų skaičių ir turinį.
Nebūtina
Ženkle, kuriame yra mokyklos sekretoriaus nurodymas, rašoma: pastarasis taip pat yra atsakingas už papildomų (kitų) nurodymų vykdymą. Ką tai reiškia?
Jis iššifruojamas taip: mokyklos direktoriaus sekretorius privalo vykdyti visas instrukcijas, išskyrus asmeninius prašymus. Tai gali būti, pavyzdžiui, skambutis pokalbiui tarp studento ar mokytojo, laiškų siuntimas, pinigų pervedimas, mokyklai reikalingos įrangos pirkimas. Šis sąrašas yra praktiškai neišsemiamas, tai yra, sekretoriaus pareigos mokykloje yra labai, labai plačios.
Jei mokykloje nėra numatytos buhalterės pareigos, finansiniai reikalai taip pat skiriami sekretoriui. Jo užduotis yra išsiųsti informaciją apie atlyginimą, užpildyti darbo laiką, atlikti reikiamus pakeitimus.
Sekretoriaus pagalbos gali pareikalauti ne tik direktorius, bet ir bet kuris registratūros lankytojas. Jie kreipiasi į jį norėdami išspausdinti tekstą, nukopijuoti dokumentą ir išsiaiškinti daugybę klausimų.
Jei dirbate generalinio direktoriaus sekretoriaus padėjėju
Tokiu atveju jūs esate vienas iš specialistų, o direktorius jus priims ir atleis, o jūs tiesiogiai jam paklusite. Norėdami patekti į šias pareigas, turite turėti aukštąjį (ar bent jau specialųjį vidurinį) išsilavinimą, 1 metų darbo patirtį. Jei patirties nėra, pažymėjimas apie sekretorės-referentės kursų lankymą.
Turite būti kompetentingas įmonės ekonominės ir finansinės veiklos, jos plėtros perspektyvų, dokumentų tvarkymo ir darbo valdymo organizavimo, kompiuterinių įgūdžių ir biuro įrangos, gamybos dokumentų vertimo į užsienio kalbą, verslo etikos klausimais.
Funkcijos ir atsakomybė
Turite naudotis visomis informacijos ir informacijos, susijusios su įmonės dokumentais, paslaugomis. Taip pat biuro darbo organizavimas ir kontrolė įmonės padaliniuose ir atskiruose padaliniuose. Nenuostabu - nesate eilinis sekretorius-sekretorius. Jie turėtų sugebėti dokumentuoti ir greitai organizuoti savo valdymo ir patariamųjų organų veiklą. Jei nėra personalo inspektoriaus, saugokite visus personalo dokumentus ir apskaitą.
Generalinio direktoriaus padėjėjas turi paruošti dokumentus, reikalingus visos įmonės finansinei ir ekonominei veiklai užtikrinti, organizuoti jų priėmimą, registravimą, apskaitą, saugojimą. Tai kontroliuoja visų dokumentų, pateiktų pasirašyti įmonės vadovybei, paruošimo, tvirtinimo ir patvirtinimo teisingumą. Imasi priemonių kokybiškam ir laiku vykdomam vadovų pavedimų vykdymui, perduoda informaciją tiesiogiai atlikėjams, atlieka analizę ir teikia nuomones dėl vadovybės atsiųstų ataskaitų ir pažymėjimų.
Be to, sekretoriaus funkcijos apima operatyvinės komunikacijos palaikymą bendrovės veiklos klausimais su piliečiais - asmenimis ir individualiomis organizacijomis (tiek valstybinėmis, tiek komercinėmis). Jis priima lankytojus, gali vykdyti personalo veiklą - pildyti asmens bylas, įsakymus, darbo knygas, sutartis (sutartis), kelionės dokumentus ir nedarbingumo pažymėjimus, saugoti darbo laiko apskaitos žiniaraščius ir išduoti darbo užmokesčio pažymėjimus.
Ir vėl apie teises
Ši pozicija reiškia ne tik išplėstas sekretoriaus pareigas, bet ir jas atitinkančias teises. Be visuotinai priimtų, jie apima teisę reikalauti reikalingos medžiagos ir informacijos iš bet kokių įmonės funkcinių tarnybų bei reikalavimą paaiškinti vėlavimo atlikti valdymo užduotis priežastis. Tada: galima reikalauti užpildyti rangovų parengtus dokumentus pažeidžiant priimtas taisykles pagal GOST 6.38-90 arba ISO - tarptautinius dokumentų standartus.
Jis turi teisę pagal savo oficialią kompetenciją pamatyti dokumentus, susijusius su įmonės valdymo veikla, teikdamas vadovybei svarstyti asmeninius pasiūlymus dėl organizacijos darbo tobulinimo dokumentų valdymo srityje ir naujausių kompiuterinių technologijų naudojimo.
Jis turi prieigą prie dokumentų, pažymėtų „Konfidencialu“, ir gali bendrauti su visais įmonės darbuotojais ir tarnybomis, kad galėtų stebėti valdymo sprendimų įgyvendinimą ir pateikti tą informaciją.
