Biuro vadovas yra vienas iš reikalingiausių darbuotojų bet kurios šiuolaikinės įmonės darbe. Į platų atsakomybės spektrą įeina organizacijos ir priežiūros specialisto funkcijos. Tai vienu metu jungia iki trijų įgaliotųjų atstovų: sekretoriaus, vadovo, administratoriaus. Biuro vadovo pareigos iš esmės reiškia didelę atsakomybę ir kruopštumą.
Reikalavimai specialistui
Darbo biuro vadovo instrukcijose pateikiami būtini reikalavimai ją įdarbinti ir įgyvendinti ateityje. Pirmas dalykas, kurį turėtų kandidatuoti į šias pareigas, yra tinkamas išsilavinimas ir profesiniai įgūdžiai. Darbuotojas privalo turėti vidurinio specializuoto, nebaigto aukštojo ar aukštojo mokslo baigimo diplomą.
Šie įgūdžiai turėtų turėti žinių apie biuro struktūrą ir jo darbo ypatybes. Kambario zonavimas yra svarbus funkcionalumo veiksnys. Jei biuro vadovas yra susipažinęs su veiklos organizavimo principais, jam bus lengva kontroliuoti individualias darbo pozicijas. Personalas turėtų būti paskirstomas pagal pareigas, kad netrukdytų kiti darbai. Biuro vadovas turi žinoti kiekvieno specialisto darbo apimtį ir atsakomybės laipsnį.
Biuro administratoriaus pareigos
Vadovas privalo organizuoti optimaliai patogų gamybą biurų pastate. Be zonavimo, vadovas turi valdyti darbuotojus taip, kad visos kiekvieno kadro funkcijos būtų atliktos stabiliai. Biuro pagrindus nustato daiktų administratorius:
- Specialistų atranka ir įdarbinimas.
- Planavimo strategijos ir taktika darbe.
- Organizacijos struktūros kūrimas.
Norint, kad biure būtų stabilios darbo sąlygos, būtina įsitikinti, kad kiekvienas kadras sėkmingai įgyvendinamas. Teigiami darbo rezultatai realizuojami motyvavimo ir strategijos valdymo metodais. Naujovių kūrimas ir įgyvendinimas kokybės gerinimui ir produktyvumo didinimui yra biuro vadovo pareiga.
Verslo bendravimas darbo komandoje grindžiamas moralės ir profesinės etikos principais. Biuro vadovas yra mandagaus tono ir pagarbos darbuotojams pavyzdys.
Vidaus kontrolė
Visus priimtus sprendimus turi kontroliuoti administratorius. Kontrolė vykdoma šiose profesinėse srityse:
- Vidinio darbo grafiko įvedimas ir priežiūra.
- Atitikimas specifiniams įmonės komunikacijos standartams.
- Kalbos kultūros kontrolė bendraujant su klientais ir verslo partneriais.
- Aprangos kodas yra svarbus dalykas įmonės darbe. Darbuotojai privalo dėvėti atitinkamas uniformas, kurios yra nustatytos standartais. verslo aplinka ir bendrovės įstatai.
Biuro vadovas, kurio darbo atsakomybė apima personalo valdymą ir veiklos kontrolę, turėtų sukurti savo darbo metodiką ir struktūrą darbo kokybei įvertinti. Kiekvienam darbuotojui taikoma drausminė atsakomybė už darbo grafiko ir darbo etikos pažeidimus. Pats vadovas prisiima tokią atsakomybę. Pažeidimų prevencijos priemonių sistema, konfliktų su vadovybe ir kitais darbuotojais sprendimo būdai bei moralinių paskatų metodai yra sukurti administratoriaus.
Vadovo pareigos
Vadovo funkcijas taip pat gali atlikti biuro vadovas. Tokiu atveju jis turi aprūpinti darbuotojus ir patalpas reikalingomis atsargomis. Kiekvienas darbuotojas privalo turėti ženklelį ir vizitines korteles, kad jo asmenybė, vardas, pareigos, kontaktiniai duomenys visada būtų išsiaiškinti ir teisingai tvarkomi. Specialisto veidas yra biuro ir įmonės veidas.
Kanceliarinės prekės tiekiamos reguliariai ir už jas atsako biuro vadovas. Sudaromi ekonominiai prekių aprūpinimo planai, atsižvelgiant į įmonei pristatytų prekių kiekį, birių prekių pirkimo kainą ir nuolaidų sistemas. Pastovus biuro medžiagų, įskaitant popierinius ir eksploatacinius reikmenis, tiekimas yra vykdomas sudarant sandorius su tiekėjais ir paslaugų įmonėmis, tiesiogiai dalyvaujant biuro vadovui. Prekių gavimą kontroliuoja mokėjimo ir apskaitos dokumentai. Kanceliarinės prekės ir reikmenys darbuotojams išduodami paskiriant atsakingus asmenis ir sudarant galimybes naudotis ekonominių vertybių paskirstymo schemomis ir procedūromis.
Visą įrangą kontroliuoja tiekimo vadybininkas, šiuo atveju biuro vadovas. Atsakomybė apima techninės įrangos, ryšių būklės stebėjimą. Sugedus aparatams ir mašinoms, iškviečiama aptarnavimo įmonė ar remonto technikas ir tikrinami jo darbo rezultatai. Tokia kontrolė taip pat atsiranda, kai į biurą pristatoma nauja įranga.
Įrangos ir atsargų inventorizaciją atlieka biuro vadovas periodiškai derindamas ekonominės nuosavybės prieinamumą ir techninę būklę su apskaitos duomenimis.
Savo atsakomybe ekonominės paramos vadovas tvarko įstaigai skirtas lėšas įmonei reikalingų prekių įsigijimui ir patalpų techniniams poreikiams tenkinti. Tiekimo vadovas organizuoja materialinį ir techninį konsultacinių renginių, konferencijų, derybų tiekimą.
Sekretorius ir jo pareigos
Visi aukščiau išvardinti pagrindiniai procesai vadovo darbe ir jo sprendimai turėtų būti oficialiai nustatyti, todėl biuro vadovo, sekretoriaus atsakomybė viename asmenyje apima dokumentaciją, palaikančią organizacinę veiklą. Kiekvienas dokumentas, atsižvelgiant į tikslą, turi savo formą ir sudarymo struktūrą. Tik tada priimtas sprendimas ar planas turės teisinį pagrindą ir pareikalaus griežto visų punktų įgyvendinimo. Taip kuriama aiški ir nuosekli bendrovės veikla.
Bendradarbiavimas ir integracija
Sekretorius-vadybininkas organizuoja svečių susitikimą ir priėmimą. Delegacijos ir komisijos, partneriai, klientai yra svarbūs įmonės lankytojai. Nuo jų tiesiogiai priklauso įmonės veikla ir jos plėtra. Bendravimas vyksta verslo lygiu, naudojant oficialiai draugišką etiką, neperžengiant asmeninių santykių ir sąveikos - tik darbas. Biuro vadovas turėtų simbolizuoti kultūrą ir pagarbą ne tik kaip pirmaujančiam atstovui, bet ir visai įmonei. Kontaktinę informaciją gauna ir perduoda tiesiogiai sekretorius. Bendradarbiaujant ir sprendžiant svarbius sąveikos klausimus vykdomas keitimasis vizitinėmis kortelėmis, jų analizė ir saugojimas skyriuje. Verslo korespondencijos palaikymas su partneriais ir filialais yra biuro vadovo pareiga. Jis priima elektroninius ir kurjerius siunčiant reikalingą medžiagą, gaunant ir analizuojant informaciją, prižiūrint verslo korespondencija.
Vadovas valdymo struktūroje
Vadovas daugeliu atvejų yra tiesiogiai pavaldus generaliniam įmonės direktoriui ir vyresniajai vadovybei. Atsakomybę ir teises nustato valdžios institucijos, kurios stebi jų laikymąsi.Biuro vadovo pareigos atnaujinti apima ataskaitą apie atliktą vidinį biuro organizavimą, produktyvumo rezultatų pasiekimą ir sunkumus, su kuriais susiduriama dirbant ir teikiant veiklą. Jie teikia pasiūlymus dėl sąlygų gerinimo, ekonominių ir ekonominių klausimų, susijusių su įrangos ir medžiagų pirkimu, prašymų perkelti, paaukštinti ir atleisti darbuotojus. Drausminės nuobaudos ir paskatos nusipelniusiems specialistams priimamos nagrinėti.
Specialisto nurodymas
Priimant į pareigas naują vadybininką, reikia sudaryti ir nustatyti pareigas, teises ir atsakomybę. Įstaigos vadovo nurodymą sudaro visas aukščiau išvardytų normų ir darbo bei organizavimo taisyklių sąrašas, taip pat asmenys ar pareigos, atsiskaitantys administratoriui.
Karjeros kopėčios
Vadovo karjera grindžiama vidiniu tobulėjimu ir profesiniu augimu, ty įgūdžių tobulinimu. Įtakos pokytis atsiranda kartu su autoritetų padidėjimu ar sumažėjimu pavaldinių ir kitų darbuotojų akyse. Vertikalų teigiamą pozicijos mobilumą fiksuoja sėkmė siekiant įmonės nustatytų tikslų, iniciatyvumas ir visuomeniškos savybės, novatoriški sugebėjimai ir veiksmingi darbo metodai.
Biuro vadovas yra viena geidžiamiausių profesijų. Efektyvus specialistas turėtų atkreipti nemažą dėmesį į žmogiškuosius išteklius, šis reikalavimas yra atnaujintas biuro vadovo atsakomybe. Teisingai suderinta su vidine lyderio savybės aukštos kvalifikacijos personalas teigiamai paveiks įmonės plėtros dinamiką.
