Kasdieniame rusų gyvenime atsirado naujas angliškas žodis „back office“. Kas tai yra Kokias funkcijas jis atlieka? Kokiose įmonėse ji egzistuoja? Pabandykime suprasti išsamiau.
Galinis biuras. Kas tai yra
Šie padaliniai egzistuoja daugelyje organizacijų. „Back office“ yra departamentas ar įmonės padalinys, atliekantis tam tikras funkcijas. Tai yra rutina, administravimas ir aptarnavimas. Tradiciškai šios funkcijos taip pat apima informacines technologijas (administravimo ir palaikymo tarnyba), žmogiškuosius išteklius ir apskaitą.
Kai kuriose organizacijose yra atskirai nurodytos papildomos darbo kryptys, kurias turėtų atlikti buveinė. Kas tai yra Dažnai šio skyriaus darbuotojai užsiima statistine ir analitine pardavimų, pirkimų, atsargų likučių apskaita ir prižiūri archyvą.
Jei ši įstaiga yra banko padalinys, tai funkcijos apima kliringo operacijas, dabartines grynųjų pinigų atsiskaitymo paslaugas ir pan.
„Back office“ istorija
Pradiniame verslo plėtros etape bet kurios įmonės patalpų išdėstymas buvo ypatingas. Pirmąjį planą užėmė vadinamasis front ofisas. Tai buvo padaryta taip, kad klientai turėjo galimybę greitai ir lengvai rasti tinkamą darbuotoją. Natūralu, kad vadovybė daug investavo į šią patalpą, brangiai remontuodama, valydama ir apstatydama baldais. Didžiausias įspūdis turėtų būti suteiktas „ofisui“, nes tai yra bet kurios įmonės „veidas“.
Jo darbuotojai taip pat turi būti suderinti su aprangos stiliumi ir elgesiu. Tai yra bet kurios bendrovės viešoji pusė.
Fone tradiciškai buvo buveinė. Tai yra tokia vieta, kurioje buvo vykdoma pati gamyba, buvo administracinių patalpų sistema, įvairūs skyriai, sandėliai ir kt.
Todėl šios teritorijos tradiciškai buvo nešvarios, niūrios ir nelabai prižiūrimos. Šių patalpų patrauklumas nebuvo labai stebimas, nes pirkėjų jose niekada nebuvo. Natūralu, kad darbuotojų išvaizdai netaikomi jokie specialūs reikalavimai. Daugiau dėmesio buvo skiriama profesiniams įgūdžiams.
Šis biuro suskirstymas į du didelius padalinius, atliekančius skirtingas funkcijas, pasitvirtino ir egzistuoja iki šiol.
„Front office“ darbuotojai sukuria gražų „paveikslą“ įmonei. Tuo pat metu kompanija, kuriai teikiama pagalba, padeda vystytis ir klestėti. Kodėl? Pažvelkime.
Pagrindinio biuro reikšmė ir svarba įmonės plėtrai
Praktika rodo, koks didelis šio padalinio vaidmuo yra organizacijai.
Pirma, „back office“ padeda išlaikyti įmonės reputaciją labai konkurencingoje aplinkoje. Natūralu, kad jei darbuotojai gerai ir aiškiai atlieka savo pareigas. Iš tikrųjų bet kuriam klientui pagrindinis geros įmonės kriterijus yra kokybiškos paslaugos. „Back-office“ darbuotojų dėka atliekamas visas tam tikros operacijos ciklas.
Antra, rizikos valdymą taip pat vykdo „back office“. Ką tai atneša įmonei? Būtent šio skyriaus darbuotojai surašo ataskaitas, parenka duomenis, veiksnius ir apskaičiuoja, remdamiesi vadovybės sprendimais. Todėl jų teisingumas ir tikslumas yra labai svarbus įmonės ateičiai. Darbuotojai dirba ypač atsakingą darbą, žymiai sumažindami riziką.
Trečia, „back office“ tarnyba taip pat kuria naujus taupymo ir racionalizavimo pasiūlymai. Natūralu, kad darbuotojai tiesiogiai neuždirba finansinių išteklių įmonei. Bet jie gali netiesiogiai paveikti šį procesą.
Galinis biuras banke
Tai operatyvinis apskaitos vienetas. Jo darbo dėka užtikrinama pagrindinių skyrių veikla.
„Back office“ užsiima apskaitos tvarkymu ir operacijų su vertybiniais popieriais registravimu, įsipareigojimų ir turto valdymu, taip pat atsiskaitymais su klientais. Bet tai tik ledkalnio viršūnė.
Galutinis biuras atlieka paskolų tvarkymo operacijas. Be to, darbuotojai dažnai užsiima sąskaitų atidarymu, buhalterija ir rizikos valdymu.
Galinis biuras. Vertybinių popierių rinkos operacijų dokumentavimas ir palaikymas
Bankuose užstatą dažnai sudaro keli skyriai. Ypač jei organizacija vertybinių popierių rinkoje vykdo daugybę sandorių. Darbuotojų pareigas sudaro elektroninis ir dokumentų tvarkymas, jų palaikymas. Pagyvenkime prie to išsamiau.
Pirma, įstaigos darbuotojas tvarko operacijų registrą, sudaro konkretaus emitento vertybinių popierių pirkimo-pardavimo sutartį.
Kitas yra vertybinių popierių perregistravimo procesas. Tai nuosavybės perdavimas. Norėdami pradėti šį procesą, įstaigos darbuotojas turi išduoti pavedimą ir įteisinti dabartinę operaciją.
Atlikus perregistravimą ir gavus patvirtinamąjį dokumentą, darbuotojas kontroliuoja galutinio atsiskaitymo procesą.
Kontoros darbuotojui tenka labai didelė atsakomybė. Jei dokumentų tvarkymo procese yra mažiausias netikslumas, operacija pripažįstama negaliojančia. Dėl to nukentės klientas, o įmonė patirs rimtų nuostolių.
Be to, fondas vykdo analitinius (vidinius) sandorius tarp organizacijos padalinių finansų perskirstymo sistemoje.
Pastaraisiais metais prekybos srityje jie dažnai naudoja įvairias automatikos programas.
Mažmeninė buveinė
Organizuodamas verslą, vadovas susiduria su daugybe problemų. Būtina aprūpinti prekėmis grindis, automatizuoti sandėlio apskaitą įmonėje, valdyti kainodarą, bendrauti su tiekėjais ir filialais.
Kaip buvo pastebėta, norint išspręsti šias ir daugelį kitų problemų, yra specialios programos, skirtos užpakaliniam biurui.
Mažmeninės prekybos sistemoje tokio padalinio darbuotojai padės kontroliuoti prekių atvežimą ir išleidimą, nurašymą ir perkėlimą, perkainojimą, grąžinimą, grynuosius pinigus ir bankinės operacijos darbas su prekybos įranga.
Programinės įrangos paketas gali turėti skirtingas konfigūracijas: ne maisto prekių mažmeninė prekyba, būtiniausių prekių parduotuvė, būtiniausių prekių parduotuvė ar prekybos centras. Šiuo metu yra pasirinkimas.
Tinklas
Pagrindinės tinklo prekybos darbo sritys yra:
- didelių prekių asortimento pakeitimai ir papildymai;
- duomenų mainai tarp padalinių;
- centralizuota apskaita;
- gauti veiklos ataskaitas apie filialų veikimą ir kt.
Norėdami palengvinti darbą ir užtikrinti biuro sąveiką su prekybos taškų tinklu, jie dažnai naudoja automatinę „back-office“ versiją. Šios programos leidžia organizacijai dirbti efektyviau ir greičiau.
Galinis restoranas viešojo maitinimo įstaigose
Maitinimo personalo, dirbančio užkandinėse, darbas yra daugiausia vykdomos operacijos. Paprastai jie apima:
- atlikti įprastas privalomas operacijas;
- prekių ir sandėlių apskaitos vedimas;
- patiekalų gamybos kontrolės procesą;
- duomenų rinkimas ir analizė;
- ataskaitų teikimas.
Priklausomai nuo organizacijos dydžio ir apyvartos, užimtumo padalinyje paprastai dirba nuo trijų iki trylikos iki penkiolikos žmonių.
Šiuo metu, kaip buvo pažymėta, yra automatinės sistemos, palengvinančios operacijų, kurias darbuotojai turi atlikti, įgyvendinimą. Tai, be abejo, yra teigiamas momentas organizacijos vadovui. Bet ne visada darbuotojams. Praktika rodo, kad įsigijus automatizuotas sistemas, atliekančias didžiąją dalį darbo biure, darbuotojų skaičius sumažėja.
