„Office Manager“ darbo aprašymai: pavyzdys

Biuro vadovas kontroliuoja, priima ir skaičiuoja visą dokumentų kiekį, taip pat asmeninius pareiškimus, adresuotus įmonės direktoriui. Patikrinęs ir suskaičiavęs visas kopijas, šis darbuotojas turėtų pasiimti jas pasirašyti.

Skyriaus dokumentacija

1. Ant visų sutarčių ir užsakymų užklijuojame antspaudą su herbu.
2. Darbo su įvairiomis dokumentacijomis įgyvendinimas, kurį sudaro projekto parengimas, patvirtinimas. Biuro vadovas turėtų ne tik dalyvauti kuriant ir pildant dokumentus, bet ir atkreipti personalo dėmesį į jo turinį, iššifruoti neaiškias detales ir sugebėti paaiškinti visus aspektus, dėl kurių žmonėms gali kilti klausimų. Taip pat kartais šis darbuotojas turi sekti įvairių naujovių efektyvumą ir efektyvumą, jei to reikalauja vadovybė.
3. Visiška visos gaunamos korespondencijos registracija. „Office“ vadovas bendrauja su laiškais, pranešimais ir pranešimais. Jis įpareigotas priimti ir užregistruoti visą informaciją, o vėliau perduoti ją adresatui. Prireikus jis prideda informacijos prie ataskaitos dokumentų, o kai kuriais atvejais ją kaupia ir saugo, taip pat yra atsakingas už visų gautų dokumentų konfidencialumą ir saugumą.

Papildomos pareigos

1. Dokumentų elektroniniu ir pašto adresais siuntimas ir gavimas, taip pat kurjerių pristatymo tvarka ir priežiūra.
2. Dalyvavimas posėdžiuose, siekiant įrašyti ar nufilmuoti visus juose vykstančius įvykius, taip pat kuo geriau registruoti gautus duomenis, perduoti juos pareigūnams.
3. Išankstinis įgaliojimo išdavimas pareigūnams, leidžiantis jiems gauti tam tikrą korespondenciją ar atlikti kitus veiksmus.
4. Kopijuoti ir kopijuoti spausdintus dokumentus, taip pat prižiūrėti visų egzempliorių saugumą ir tinkamą paskirstymą.
5. Projektų ir laiškų šablonų paruošimas, jei bus gautas generalinio direktoriaus įsakymas. Į biuro vadovo pareigas taip pat įeina įvairių užklausų formavimas ir siuntimas, jei reikia ir tai daro didelę įtaką įmonės veiklai.
6. Biuro medžiagų spausdinimas, duomenų bazės formavimas, jos platinimas ir naujų poskyrių išplėtimas.

Panašios pareigos kaip sekretoriui

1. Nuolat būdami darbo vietoje, norėdami laiku priimti skambučius, įrašyti visus gautus duomenis arba perduoti skambutį į darbuotojų, kuriems jie skirti, telefonus.
2. Asmeniškai generaliniam direktoriui atsiųstos informacijos įrašymas, visas jos įrašas, vėliau saugojimas ir perdavimas.
3. Renginių rengimas įmonėje generalinio direktoriaus vardu. Tai taikoma darbuotojų informavimui ir patalpų organizavimui, visaverčiam susitikimui ar kitiems panašiems renginiams reikalingų daiktų įsigijimui, kurį nustato biuro pardavimo vadybininko pareigybės aprašymas.

Svarbios ir skubios užduotys

1. Organizacinė veikla, skirta projektams, skirtiems įmonės klientų, svečių ar lankytojų susitikimams.
2. Bilietų užsakymas į darbuotojų keliones, viešbučio kambarių užsakymas, verslo kelionių stebėjimas, savalaikis reagavimas į pranešimus apie iškilusius nepatogumus ar kilusias komplikacijas, problemų taisymą ir, jei reikia, pranešimas apie problemas kitiems darbuotojams ar generaliniam direktoriui.

Biuro veikla

1. Laiku užsisakykite vandenį, kad visi darbuotojai galėtų juo naudotis bet kokiu kiekiu.
2. Kiekvienas ketvirtis turėtų vykdyti biuro užsakymą. Norėdami tai padaryti, biuro vadovas atlieka darbuotojų apklausą ir darbo vietų patikrinimą, kad nustatytų tam tikrų dalykų trūkumus, ir vėliau įsigyja visą informaciją. Tai numato biuro vadovo pareigybės aprašymai.
3. Prenumeruojamos verslo ar mokslo publikacijos, reikalingos įmonės plėtrai ar konkretiems darbuotojams, norintiems gauti korespondenciją darbo vietoje.
4. Prašymų apmokėti sąskaitas už nuomą patalpose priėmimas ir vykdymas, taip pat visi mokėjimo dokumentai, susiję su komunalinių paslaugų apmokėjimu, kuriuos nustato biuro vadovo pareigybės aprašymas su buhalterio funkcijos.
5. Saugumo priemonių, susijusių tiek su darbuotojų darbu, tiek su atitinkama įranga darbo vietoje organizavimas, stebint jų laikymąsi.

Biuro vadovas prižiūri kai kurių darbuotojų darbą

Biuro vadovo pareigose yra tokių darbuotojų veiklos stebėjimas:

1. Vairuotojas. Bendraudamas su šiuo darbuotoju, biuro vadovas privalo priimti ir saugoti visų programų, kurios nustato poreikį naudotis aparatu, įrašus, taip pat sudaryti pristatymo paslaugų grafiką ir greitį.
2. Kurjeriai.
3. Valytojos.

Biuro vadovo, kaip darbo komandos nario, pareigos

1. Sąžiningai vykdyti jam skirtas pareigas, nenukrypti nuo komandos vidinės rutinos, darbo įstatymų, moralės ir etikos principų. Tai lemia biuro vadovo pareigybės aprašymai.
2. Laikykitės darbo drausmės ir visų reikalavimų, kuriuos surašo ir išreiškia įmonės vadovybė.
3. Laiku ir griežtai vykdykite visus gaunamus administracijos ir vadovo nurodymus, kurie nuolat surašo ir pateikia biuro vadovui savo pareigų ir kiekvienai dienai reikalingų veiksmų sąrašą, kurį numato biuro vadovo pareigybės aprašymas. pardavimo skyrius.
4. Visą laiką, skiriamą darbui, naudokite sąžiningai, neatsisakydami savo pareigų.
5. Atlikite visas užduotis laiku ir tinkamos kokybės. Dažnai biuro vadovas, be darbo veiklos vykdymo, yra priverstas sudaryti ataskaitinius dokumentus, todėl visada reikia sekti atliktas užduotis ir jas fiksuoti nustatyta tvarka, kurią numato biuro vadovo pareigybės aprašymas su personalo pareigūno funkcijomis.

Svarbi atsakomybė

1. Užsiima valymu, kad išsaugotų švarią ir tvarkingą savo darbo vietą. Taip pat biuro vadovas stebi, ar laiku valomos biuro patalpos. Jis yra priverstas stebėti, kaip laikomasi ataskaitų ir projekto dokumentų saugojimo tvarkos, jei reikia, sisteminti visą medžiagą savarankiškai. Tai lemia biuro vadovo pareigybės aprašymai.
2. Atsargiai ir efektyviai naudokite pateiktą biuro įrangą, kompiuterius, bet kokius kitus prietaisus. nukreipdami savo darbą tik į įmonės tikslus, o ne vykdydami asmeninius reikalus per įrangą, kurią teikia įmonė. Paskiria tai padaryti Sekretoriaus pareigybės aprašymas biuro vadybininkas.
3. Ekonomiškai ir naudinga išleisti turimas medžiagas ir kitus išteklius, naudoti juos tik įmonės labui ir pasiekti aukštų rezultatų tiek iš savo, tiek iš kitų įmonės darbuotojų darbo. Biuro vadovo pareigybės aprašymas, kurio pavyzdys rodo visus šio darbuotojo darbo reikalavimus, patvirtina, kad jis turėtų ne tik dirbti, bet ir duoti maksimalią naudą įmonei.
4. Stebėti ir stebėti, kaip įgyvendinami darbo apsaugos standartai ir reglamentai, užtikrinant kiekvieno darbuotojo saugą darbo vietoje, kurį nustato biuro vadovo pareigybės aprašymas su sekretoriaus funkcijomis.
5. Nenaudoti žurnalistinėms ar mokslinėms publikacijoms, kalboms, informacijai, gautai remiantis oficialia padėtimi, žiūrėti ar įmonei priklausantiems dokumentams žiūrėti. Draudžiama naudoti informaciją, kurios atskleidimas gali padaryti esminės žalos įmonei ar pakenkti jos reputacijai. Tai numato biuro vadovo pareigybės aprašymai.

Teisės

1. Gauti informaciją, taip pat konfidencialius duomenis apie būtinus veiksmus vykdant oficialią valdžią ir vadovaujant valdžios institucijoms.
2. Reikalauti iš įvairių darbuotojų pabaigti ar pakeisti dokumentus, kurie buvo sudaryti su klaidomis, yra neteisinga informacija.
3. Vykdyti dokumentų kontrolę ir tvirtinimą pagal savo kompetenciją ir vadovų paskirtus įgaliojimus.
4. Pateikti valdžios institucijoms reikalavimus savarankiško darbo, taip pat kitų darbuotojų darbo sąlygų gerinimui. Biuro vadovas gali teikti pasiūlymus ne tik apie konkretaus darbuotojo ar skyriaus veiklą, bet ir apie visos įmonės darbą.
5. Reikalauti sudaryti tinkamas sąlygas, kad būtų užtikrintas visų dokumentų saugumas ir galimybė garantuoti informacijos ir veiksmų, kurių buvo imtasi, jei jie turi būti paslėpti nuo konkurentų, konfidencialumą.
6. Pagal savo kompetenciją ir įgaliojimus priimkite sprendimus dėl tam tikrų žmonių veiklos įmonėje.
7. Paskirstykite finansines ar darbo paskatas, taip pat skirkite nuobaudas tiems darbuotojams, kurie atsiskaito biuro vadovui. Šiems veiksmams įgyvendinti reikalingas išankstinis generalinio direktoriaus leidimas.

Biuro vadovas privalo aiškiai ir teisingai atlikti savo pareigas, vykdyti veiklą įmonės naudai. Jis atlieka visus darbus siekdamas susisteminti ir supaprastinti kitų darbuotojų veiklą, taip pat perduoti generaliniam direktoriui ar jo pavaduotojui kitų darbuotojų darbo sėkmes ar klaidas.