Bet kuri organizacija, nepriklausomai nuo nuosavybės formos ir veiklos srities, kuria dokumentus. Užsakymai, protokolai, laiškai, elektroniniai ir popieriniai. Visi jie yra bendrojo ir personalo valdymo dalis įmonėje. Verslo sėkmė ir įmonės klestėjimas tiesiogiai priklauso nuo to, ar gerai įsitvirtino šis procesas.
Bendrieji biuro darbo organizavimo pagrindai
Popierinis darbas yra visų organizacijos dokumentų kūrimo ir platinimo procesas. Įskaitant jų priėmimą, tvarkymą, pranešimą apie kontrolę ir vykdymą. Įmonėje šią veiklą vykdo sekretorius, biuro vadovas arba visas padalinys, kuriam vadovauja vadovaujantis specialistas - dokumentų specialistas.
Pagrindiniai biuro darbo etapai yra šie:
- Dokumentų sukūrimas ar gavimas, įskaitant jų registraciją.
- Dokumento vykdymo kontrolė, jo perdavimas adresuotiems pareigūnams, pasirašymas, atsakymas ir kiti veiksmai.
- Dokumentai, skirti operatyviam ar archyviniam saugojimui. Kai kuriais atvejais įmanoma sunaikinti bylas ir dokumentus.
Apskaitos tvarkymą įmonėje galima organizuoti įvairiais būdais, dažniausiai pasitaikančiais šiais būdais:
- decentralizuota - dokumentai kuriami, priimami ir tvarkomi atskirai kiekviename skyriuje. Tai pasakytina apie dideles įmones, kurių veikla įvairi;
- centralizuota - organizacijoje yra specialus padalinys, užsiimantis tik darbu su dokumentacija. Tai gali būti sekretoriatas, biuro skyrius arba vienas darbuotojas, atliekantis šias funkcijas. Būdinga mažoms ir vidutinėms įmonėms;
- mišrus - apima pirmųjų dviejų tipų derinį.
Nesvarbu, kaip organizuotas dokumentų tvarkymas - tai turėtų atsispindėti įmonės norminiuose dokumentuose.
Įrašų tvarkymas ir dokumentų tvarkymas įmonėje - organizacinė būtinybė
Finansinė įmonės veiklos sėkmė tiesiogiai priklauso nuo to, ar gerai organizuotas darbo eigos procesas. Vadovai turėtų pasirinkti kompetentingus darbuotojus, reguliariai apsinuodyti sekretoriais tolimesniems mokymams ir stebėti įstatymų pokyčius.
Bet kurioje organizacijoje popierizmas iš tikrųjų yra įmonės „kraujotakos sistema“. Taikydamas kompetentingą požiūrį, jis veikia sklandžiai, pristatydamas atsakingiems pareigūnams reikalingus dokumentus, siųsdamas laiškus, pašalindamas saugojimui nereikalingus dokumentus.
Bet kuris įmonės vadovas supranta, kad dokumentų tvarkymas yra sistema, kuri turi veikti aiškiai ir kompetentingai. Jei reikia, apsvarstykite įvairius elektroninių asistentų variantus ir atitinkamai apmokykite personalą dirbti šiose sistemose.
HR įrašų valdymas yra stabilios įmonės veiklos pagrindas
Daugelyje didelių įmonių jos aktyviai užsiima ne tik bendru, bet ir personalo įrašų tvarkymu. Tai yra, sistema, apimanti dokumentus, susijusius su darbuotojų asmeniniais ir darbo duomenimis.
Personalo įrašų tvarkymui būdingas daug griežtesnis reguliavimas. Dauguma dokumentų išduodami standartinėmis formomis. Visos formuluotės ir pastabos turi atitikti įstatymus, visų pirma Darbo kodeksą. Be to, įmonė turi savo aktus, reglamentuojančius darbo santykius su darbuotojais.
Personalo įrašų tvarkymo organizavimas visada yra atskiras įmonės padalinys.Jei įmonė yra maža, tai gali būti vienas darbuotojas, tačiau tokiu atveju jo pareigos turi būti nurodytos darbo sutartyje.
Vienetų pavadinimai gali būti labai skirtingi:
- „Žmogiškųjų išteklių skyrius“;
- „Personalo tarnyba“;
- „HR vadovai“;
- HR skyrius.
Biuro darbo ir darbo eigos reguliavimas
Įmonės kanceliarijos darbo struktūra turi būti apibrėžta vietiniuose teisės aktuose.
Tai gali būti:
- kolektyvinė darbo sutartis;
- instrukcija apie organizacijos kanceliarijos darbą;
- darbuotojų, tiesiogiai susijusių su darbu, darbo aprašymai;
- įmonės įstatai.
Bet kokie įmonės norminiai dokumentai, susiję su personalu ir bendrais dokumentais, neturėtų prieštarauti galiojančiams teisės aktams.
Tinkamai organizuotas personalas ir bendras dokumentų tvarkymas yra stabilios įmonės veiklos pagrindas.
