„Personalo audito“ sąvoka tvirtai įsitvirtino vietinių firmų ir įmonių šnekamosiose kalbose. Tačiau ne visi žino, kas tai yra. Visuotinai priimtu supratimu, siekiant įvertinti darbuotojų atitikimą dabartinėms pareigoms, atliekamas personalo auditas. Tačiau iš tikrųjų ši sąvoka turi daug platesnę prasmę.
Kas yra auditas?
Personalo auditą atlieka specialiai apmokyti darbuotojai įmonėje. Taip yra dėl to, kad reikia patikrinti darbuotojų valdymo rezultatus, jų sąveiką ir jų pozicijų perspektyvas siekiant įmonės veiklos.
Pagal savo pobūdį personalo auditas organizacijoje gali būti priskiriamas rekomendacinėms operacijoms, o ne privalomoms. Auditas padeda analizuoti vyraujančią situaciją įmonėje ir suteikia vadovybei galimybę nuspręsti dėl įdarbinimo ar pakeitimo darbuotojais. Tačiau teisė priimti galutinį sprendimą dėl personalo pakeitimo priklauso išimtinai bendrovės viršininkams.
Audito tikslai
Auditas turi šias užduotis. Visų pirma, darbuotojų tikrinimo užduotis yra padaryti išvadą, kad specialistai atitinka įmonės tikslus. Kartu verta įsitikinti: ar darbuotojai vykdo instrukcijas, kurias jiems parengia įmonės reguliavimo sistema, ar jie veikia neperžengdami savo galių, neperžengia savo pareigų, kaip greitai darbuotojai gali reaguoti į situaciją ir priimti teisingus sprendimus. Pagrindinis audito tikslas - laiku pašalinti įmonės personalo politikos problemas ir spragas.
Audito objektas yra visas personalas, nes būtent jis yra pagrindinė įmonės veiklos ir pelno iš jų veiklos priemonė.
Personalo auditas yra valdymo forma, tiksliau, darbo jėgos stebėjimo ir valdymo būdas.
Kaip ir bet kuris procesas, auditas atliekamas remiantis konkrečiomis gairėmis. Į vieną pagrindinių audito principai galima priskirti jo vykdymo profesionalumui.
Personalo atranką ir tikrinimą vykdo specialiai apmokyti specialistai, kad darbuotojai atitiktų savo pareigas. Be to, audito ekspertai turėtų turėti reikiamą nepriklausomumą ir neturėtų parodyti šališkumo ar nuolaidumo darbuotojams, kuriuos jie audituoja.
Personalo auditas grindžiamas sąžiningumo ir atvirumo principais; niekas neturi teisės įtakoti auditorių sprendimų dėl personalo atitikties jiems užimamoms pareigoms.
Personalo vertinimo kriterijai
Vykdydami savo veiklą auditoriai pirmiausia atkreipia dėmesį į tai, ar personalo kvalifikacija atitinka jų pareigų reikalavimus ar profesines savybes. Tuo pat metu auditoriai paprastai nurodo parengtą vieningą profesijų kvalifikacinį žinyną. Be to, apžvalgininkai įvertina personalo naudingumą ir papildomumą. Taip pat būtina išsiaiškinti, kaip subalansuoti darbuotojai naudojasi savo darbo laiku.
Reikėtų pažymėti, kad vertindami personalą auditoriai atsižvelgia į tai, ar tinkamai vadovybė teikia personalo politiką ir kokie yra personalo kaitos rodikliai.
Remdamiesi audito rezultatais, auditoriai priima sprendimą dėl personalo atitikties jiems užimamoms pareigoms ir įstatymų reikalavimams, taip pat imasi tolesnių veiksmų tobulinti personalo įdarbinimą, pašalinti personalo trūkumą, gerinti jų valdymą ir didinti pavaldinių pagarbą viršininkams.
Informacija apie auditą
Duomenims, kuriais remiantis atliekamas personalo auditas, taip pat keliamos tam tikros sąlygos. Būtina, kad audito metu gauta informacija būtų konkrečiai susijusi su tuo laikotarpiu, kuriuo ji atliekama.Taip pat turite įsitikinti, kad šie duomenys yra gauti visa apimtimi, nepaisant to, kad jie yra visiškai reikalingi, ar ne, ir taikomi visiems darbuotojams.
Įprasta gauti reikiamą informaciją trimis būdais. Pirmasis iš jų yra informacijos gavimas grafikų, schemų, lentelių, schemų pavidalu, paprastai dokumentine ar elektronine forma.
Taip pat vienas iš būdų suvokti informaciją apie personalą yra realaus laiko stebėjimas, kaip darbuotojai ar pavaldiniai sąveikauja tarpusavyje.
Kitas būdas yra bendrauti su darbuotojais ir iš jų gauti tiesioginius įspūdžius apie klimatą komandoje, politiką įmonėje ir pan.
Audito metodai
Ekspertai atlieka žmogiškųjų išteklių valdymo auditą trijose srityse. Pirmasis iš jų vadovaujasi organizaciniu požiūriu ir yra skirtas patikrinti, ar dokumentai atitinka įstatymus. Be teisėtumo tikrinimo, tokie veiksmai padeda išsiaiškinti, koks efektyvus personalo valdymas.
Antrasis požiūris yra motyvacijos ir psichosocialinės situacijos komandoje įvertinimas, požiūris į jų veiklos rezultatus, dėmesys bendrai įmonės sėkmei.
Trečioji sritis yra ekonominio pobūdžio ir susideda iš įmonės sėkmės patikrinimo.
Audito klasifikacija
Ekspertai rekomenduoja reguliariai atlikti personalo ir dokumentų auditą. Dauguma ekspertų sutinka, kad optimalus audito laikotarpis yra kartą per dvejus trejus metus, atsižvelgiant į įmonės dydį, apyvartą ir atitinkamai personalo kaita.
Remdamiesi audito dažnumu, galime atlikti tokią klasifikaciją.
Visų pirma, auditą galima suskirstyti į dabartinį, kuris atliekamas tam tikrais intervalais, taip pat į operatyvinį, kuris atliekamas, kai toks poreikis iškyla staigiai.
Atsižvelgiant į patikrintų duomenų apimties išsamumą, personalo politikos auditas skirstomas į išsamų, vietinį ir teminį.
Pagal patikrinimo metodus jis gali būti selektyvus ir sudėtingas.
Atsižvelgiant į audito lygį, kontrolę gali atlikti vyresnioji vadovybė, skyrių vadovai arba pati įdarbinimo tarnyba.
Atlikti personalo potencialo auditą gali atitinkamai ekspertai iš išorės ir jų pačių specialistai. Svarbiausia, kad jie būtų kompetentingi šiuo klausimu.
Audito algoritmas
Bet koks patikrinimas turi savo ypatybes. Paprastai personalo organizacijos auditas atliekamas keliais etapais.
Pirmasis iš jų yra pasiruošimas. Šiame etape ekspertai susiduria su užduotimi suformuluoti patikrinimo užduotis, parinkti jos atlikimui reikalingus specialistus ir išduoti dokumentus.
Kitas yra tiesioginis informacijos patikrinimas, kurio metu auditoriai surenka reikiamus dokumentus, organizuoja susitikimus ir pokalbius su darbuotojais, daro apklausas ir pan.
Trečiajame etape tikrinami surinkti duomenys ir palyginami gauti rezultatai su norminiais aktais. Paskutiniame etape auditoriai parengia audito rezultatus ir, remdamiesi jais, padaro išvadas, kurios siunčiamos organizacijos vadovybei.
Auditas trunka dvi tris savaites, rečiau mėnesį. Audito trukmė gali skirtis priklausomai nuo personalo dydžio. Surinkę ir išstudijavę dokumentus, būtinus atitikčiai teisinei sistemai, šie rezultatai pateikiami galutinėje ataskaitoje. Jiems skirtas atskiras skyrius.
Po pakartotinio patikrinimo auditoriai padaro galutinės santraukos kopiją. Šis stebėjimo rezultatų dokumentavimo metodas pašalina bet kokių klaidų galimybę. Paprastai rezultatai pateikiami A-4 formato lapuose. Vidutinės įmonės apimtis bus apie 50 lapų.
Ataskaita patvirtina auditą ir jame pateikiami jo rezultatai.Šiame dokumente pateikiama informacija apie personalo politikos būklę įmonėje, taip pat būdai, kaip ištaisyti spragas, ir patarimai, kaip pagerinti situaciją įmonėje.
Paprastai ataskaita sudaroma remiantis visuotinai priimta schema ir joje yra šie punktai:
- kokie dokumentai ar skyriai buvo patikrinti;
- kokie trūkumai buvo rasti;
- ekspertų nuomonė, kaip ištaisyti dokumentacijos spragas;
- duomenys apie nustatytus neatitikimus taikomiems įstatymams;
- kiek reali yra teisinės atsakomybės grėsmė dėl tolesnio neveikimo;
- Informacija apie galimybę atkurti prarastus duomenis ar dokumentus.
Visa tai padės optimizuoti bet kurios įmonės darbą ir padidinti jos pelningumą.
