Kiekvienai organizacijai yra tam tikras informacijos rinkinys, vadinamas „detalėmis“, be kurios ji negali atlikti jokių operacijų. Jie turi būti kiekviename laiške, sutartyje, mokėjimo nurodymas ir kitas dokumentas jo galiojimui pripažinti. Pasikeitus tokiems duomenims, įmonė privalo išsiųsti savo partneriams atitinkamą laišką apie informacijos pasikeitimą.
Privaloma informacija
Informacija - tai duomenys, kuriuos gauna kiekviena įmonė, kai yra įregistruota. Jie nurodyti Steigiamieji dokumentai ir yra būtina sąlyga atliekant įvairias operacijas. Tokioje informacinėje informacijoje turėtų būti visi šios organizacijos sudaryti dokumentai. Jei ji bus pakoreguota, ji turėtų nedelsdama išsiųsti savo partneriams laišką apie detalių pakeitimą.
Užsiregistravus kiekvienai įmonei priskiriama:
- mokesčių identifikavimo numeris (TIN);
- registruotas adresas;
- Pirminis valstybinis registracijos numeris (OGRN);
- fizinis adresas (konkreti vieta);
- pašto adresas (vieta, kur turėtų būti gauta korespondencija);
Be to, ji gauna specialius kodus iš Valstybinės statistikos tarnybos: OKVED, OKATO ir OKPO. Be to, bet kuri įmonė turi banko rekvizitai:
- jo registravimo priežasties kodas (KPP);
- duomenys apie įgaliotą banką, per kurį jis vykdo visas atsiskaitymo operacijas;
- mokėtojo banko identifikavimo kodas (BIC);
- atsiskaitymų ir korespondentinės sąskaitos.
Jei pasikeičia bent vienas iš šių duomenų, įmonė privalo nedelsdama pranešti apie tai savo skolininkams ir kitoms šalims. Vėlavimas gali sukelti gana rimtų pasekmių. Bendrovė turi nusiųsti jiems laišką apie detalių pakeitimą.
Dokumento sudarymo taisyklės
Į verslo korespondencija nėra smulkmenų. Ypač jei tai liečia tokius svarbius dalykus kaip detalės. Gyvenime gali atsirasti įvairių situacijų: vadovybės pasikeitimas, įgaliotas bankas ar vienas iš galimų adresų. Bendrovė privalo informuoti tuos, su kuriais tiesiogiai bendradarbiauja, apie bet kurį iš šių atvejų. Tai netgi pažymėta Rusijos civiliniame kodekse. Laiškas apie detalių pasikeitimą turi atitikti tam tikrą vienodą stilių. Paprastai toks dokumentas yra teiginys tam tikra šios sekos seka:
- Organizacijos, kuriai ji nukreipta, pavadinimas.
- Pilnas galvos vardas.
- Naujos ir senos detalės.
- Priežastis, paskatinusi įmonę atlikti tokius pokyčius.
- Papildoma informacija.
- Šio dokumento sudarymo data.
- Įmonės vadovo parašas.
Informacija gali būti išsiųsta paštu su privalomu pranešimu. Tai turi būti padaryta iš anksto, kad duomenys pristatymo metu nebūtų pasenę. Kai kuriais atvejais rekomenduojama naudoti el. Informacinius biuletenius arba siųsti informaciją faksu.
Adreso pakeitimas
Kai kurios organizacijos neturi savo patalpų ir yra priverstos jas nuomotis sudarant atitinkamas sutartis. Bet kartais reikia pakeisti vietą. Tokiu atveju neinformuotas klientas gali atsidurti sudėtingoje situacijoje. Kad taip neatsitiktų, turite parašyti laišką apie organizacijos informacijos pakeitimą ir nusiųsti jį visiems esamiems partneriams.
Visų pirma tai liečia rangovus ir kreditorius, nes įmonė turi tam tikrus sutartinius santykius su jais.Toks laiškas paprastai būna nupieštas ant firminio blanko. Ypatingais atvejais galite naudoti A4 formato lapą, viršutinėje kairėje pusėje uždėdami kampinį antspaudą. Pirmiausia pagaminta vadinamoji skrybėlė. Jis yra viršutiniame dešiniajame kampe ir nurodo informaciją apie tai, kam šis pranešimas yra siunčiamas. Kitas yra dokumento pavadinimas („Informacinis laiškas“ arba „Dėl informacijos pasikeitimo“). Po to reikiama informacija dedama į pagrindinį tekstą. Dokumentas baigiasi galvos parašu ir patvirtinamas apvaliu antspaudu.
Mokėjimo informacijos pakeitimas
Jei įmonė keičia savo banką ar bent vieną iš savo esamų sąskaitų, ji taip pat privalo informuoti visas suinteresuotas šalis apie tokius veiksmus. Šiuo atveju pranešimas apie banko duomenų pasikeitimą yra padarytas pranešimo forma. Jis gali būti adresuotas atskirai kitai šaliai arba gali būti vienas dokumentas, kuris vadinsis „Pranešimas apie banko duomenų pasikeitimą“.
Projektavimo taisyklės išlieka tos pačios. Tiesa, tekstą geriau komponuoti tokia seka:
- Pakeitimų priežastis, nurodant dokumento, kurio pagrindu tai daroma, numerį, datą ir pavadinimą.
- Konkreti data, nuo kurios bus daromi pakeitimai.
- Informacija apie naujas detales.
- Sužinokite daugiau apie kitus veiksmus. Čia reikėtų pažymėti, ar visi anksčiau sudaryti susitarimai galioja.
Tokia informacija turi būti pateikta likus kelioms dienoms iki jos atsiradimo. Atminkite, kad tokio laiško pristatymas užtruks. Be to, partneriui taip pat reikės atlikti atitinkamus pakeitimus.
