Bet kurios organizacijos darbas, kaip taisyklė, yra susijęs su daugybe dokumentų. Tai gaunamas susirašinėjimas ir atsiųsti atsakymai, įvairūs darbuotojų užsakymai ir pareiškimai, techninės instrukcijos ir apskaitos ataskaitos. Visiems jiems reikalinga savalaikė apskaita ir optimizavimas. Viena iš šios problemos sprendimo galimybių yra dokumentų aprašas.
Pagal įstatymą
Biuro darbą įmonėje atliekantis specialistas geriausiai žino dokumentų aprašą. Per metus per jį išleidžiamas didžiulis kiekis dokumentų. Visi jie yra svarbūs, ir kiekvienas atskirai vaidina ypatingą vaidmenį sprendžiant tą ar tą problemą. Išmesti tokį bagažą tiesiog neįmanoma, nes kiekvienas iš šių dokumentų turi tam tikrą saugojimo laikotarpį, per kurį jis galioja ir gali būti naudingas. Tokie dokumentai paprastai dedami į archyvą, kur jie visą laiką yra.
Bet kuriuo metu juos galima paimti iš ten ir naudoti kaip numatyta. 2004 m. Spalio mėn. Federaliniame įstatyme „Dėl archyvų reikalų“ pateikiamas visų galimų sąrašas dokumentų tipai ir kiekvienam iš jų yra nustatytas konkretus terminas, iki kurio jie turi būti su savininku. Bet kaip atsižvelgti į didžiulį popierių, gautų saugoti, kiekį? Tam yra dokumentų sąrašas. Jį sudaro už archyvą atsakingas darbuotojas ir jis yra privalomas kiekvieno aplanko ar bylos, pateiktos ilgalaikiam saugojimui, priedas.
Svarbių dokumentų siuntimas
Sekretorius įmonėje taip pat dažnai sudaro dokumentų sąrašą. Tai nereiškia gaunamų ar siunčiamų korespondencijų registravimo. Tam kiekvienas sekretorius turi specialų žurnalą. Ten atitinkamai įrašomas laiško gavimo ar išsiuntimo momentas, nurodant datą, adresatą ir vykdomąjį pareigūną. Inventorius kai kuriais atvejais gali būti tokio susirašinėjimo viduje.
Pavyzdžiui, organizacija šiuo adresu siunčia dokumentų paketą. Jie negali būti tiesiog sudėti į voką ir įmesti į dėžutę, užklijuojant antspaudą. Kur yra garantija, kad dokumentai pasieks visą? Žinoma, jei tai brošiūros ar paprasti lankstinukai, tada nesijaudinkite. Bet kuriuo metu jie gali būti išsiųsti dar kartą. Bet kartais jūs turite nusiųsti rimtus dokumentus oficialiu prašymu. Tokiu atveju, be pagrindinių vertybinių popierių, pakuotėje turėtų būti pridedamas lydraštis ir inventorius, tai bus šiuo adresu atsiųstų dokumentų sąrašas.
Dokumentų perdavimas
Darbuotojai, kurie užsiima sutarčių sudarymu, labai gerai žino, kas yra dokumentų sąrašas. Galite lengvai pasidaryti jo pavyzdį.
Svarbiausia, kad šiame darbe būtų visa reikalinga informacija:
- Viršutiniame kairiajame kampe užrašomas siuntėjo vardas arba uždedamas įmonės antspaudas.
- Dešinėje yra duomenys apie adresatą (įmonės pavadinimas ir visas jos vadovo vardas).
- Žemiau centro yra vardas. Pvz., Tai bus „Perduotinų sutarčių dokumentų sąrašas“, kurio numeris ir data taip pat turi būti nurodyti.
- Be to, atsitiktine tvarka sudaroma lentelė, kurioje turi būti ne mažiau kaip 4 stulpeliai (numeris eilės tvarka, dokumento pavadinimas, jo numeris ir data, egzempliorių skaičius, lapų skaičius).
- Po to padaromas galutinis įrašas apie tai, kiek dokumentų perduota pagal šį aprašą. Taip pat turite apskaičiuoti bendrą priedų lapų skaičių.
- Pačiame puslapio apačioje yra užrašas apie tai, kas perdavė ir gavo šiuos dokumentus, nurodant datą, pavardę ir pareigas.
Tai yra labiausiai paplitęs dokumentų sąrašas, kurio pavyzdys visiems tarnautojams yra gerai žinomas kaip pašto formos numeris 107. Paruoštas formas galima iš anksto pasiimti bet kuriame pašte, kad pamažu jas užpildytumėte ir patikrintumėte darbo vietoje.
Archyvavimo subtilybės
Bet kuris archyvo darbuotojas yra susipažinęs su bylos dokumentų sąrašu. Jis pagamintas perleidžiant vertybinius popierius saugojimui. Šis dokumentas yra ne tik konkretaus aplanko turinys. Tai leidžia bet kuriuo metu rasti reikiamą informaciją iš daugybės straipsnių.
Pavedimai, ataskaitos ir kitos investicijos susisteminamos ir apibendrinamos lentelėje, kurią turėtų sudaryti šeši būtini stulpeliai:
- Serijos numeris.
- Konkretaus dokumento rodyklė pagal nomenklatūrą.
- Jo data (nurodyta registracijos metu).
- Pavadinimas (įsakymas, laiškas, sutartis).
- Lapo numeriai.
- Pastaba
Stalas gali būti gana didelis. Bet kokiu atveju, pačioje pabaigoje turėtų būti padarytas galutinis įrašas apie tai, kiek dokumentų yra jame surašyta, taip pat apie bendrą apskaičiuotų puslapių skaičių. Dabar, pažvelgę į tokį aplanką, galite lengvai rasti norimą popierių pagal reikiamus parametrus, neįdėdami jokių ypatingų pastangų.
Inventoriaus ypatybės
Vidiniam dokumentų sąrašui sudaryti reikalingos specialios žinios ir ypatingas dėmesys. Kartais dėl dizaino klaidų popierius paprasčiausiai pasimeta didžiuliame informacijos sraute. Būdama ne vietoje, ji išskrenda iš akių.
Pavyzdžiui, už numatytas patikrinimas Mokesčių inspekcijai praėjusiais metais reikėjo ataskaitos, ji kartu su kitais dokumentais buvo pateikta aplaidžiai. Buvo situacija, kai įmonės darbuotojas negali patvirtinti tos ar tos informacijos, kuri buvo pateikta anksčiau. Toks nesusipratimas gali užtraukti baudą organizacijai ir nubausti darbuotojus, atsakingus už informacijos teikimą ir dokumentų saugojimą. Nuostolių dydis priklauso nuo ieškomų duomenų svarbos. Kad taip neatsitiktų, dokumentų įrašai turi būti tinkamai saugomi. Šis procesas, be abejo, yra labai sudėtingas ir reikalauja daug laiko. Be to, būtina atsižvelgti į daugiapakopį ir procedūros seka.
Darbuotojų asmeninės bylos
Bet kurios įmonės ar organizacijos personalo tarnyba taip pat yra skyrius, per kurį pereinama daugybė skirtingų dokumentų. Didžioji jų dalis sukaupta darbuotojų asmeninėse bylose.
Jie saugomi vietoje iki atleidimo ir tik po to archyvuojami. Tokiu atveju personalo pareigūnas turi sudaryti asmens bylų aprašą. Verta paminėti, kad Rusijos įstatymuose nėra tam tikrų taisyklių, susijusių su jo rengimu. Visos taisyklės yra paimtos iš sovietmečio. Remiantis jais, toks aprašymas turėtų būti septynių stulpelių tipo lentelė:
- Skaičius eilės tvarka.
- Konkretaus dokumento rodyklė.
- Data
- Dokumento pavadinimas ir santrauka.
- Lapo numeriai.
- Data, kai dokumentas buvo įtrauktas į bylą.
- Pastaba specialioms pastaboms.
Pačioje pabaigoje apskaičiuojamas bendras sąraše nurodytų dokumentų skaičius. Visa tai atliekama personalo pareigūno parašu, nurodant bylos perdavimo datą.
