Beveik bet kurioje organizacijoje, nepriklausomai nuo jos teisinės formos ir darbuotojų skaičiaus (net jei mes kalbame apie individualius verslininkus), jos darbo metu elektroninėse laikmenose sukaupiama daugybė įvairių verslo dokumentų, laiškų, mokesčių ataskaitų ir kita informacija. Beveik visos įmonės, kurios veikia daugiau ar mažiau ilgą laiką, anksčiau ar vėliau susiduria su poreikiu susisteminti savo archyvus.
Kai kuriuos dokumentus reikia saugoti, o kai kuriuos, priešingai, laikas sunaikinti. Bet koks yra apskaitos dokumentų saugojimo laikotarpis, po kurio juos galima saugiai utilizuoti? Iš tikrųjų mūsų įstatyminė bazė retai kada yra pažeidžiama tokių sąlygų, todėl būtina jas žinoti.
Šis straipsnis yra skirtas šio klausimo atskleidimui.
Kaip būti
Reikėtų pažymėti, kad daugelis dokumentų turėtų būti saugomi mažiausiai 75 metus, o kai kurių kategorijų ataskaitos paprastai yra griežtai rekomenduojamos neliesti per visą įmonės darbą. Kaip būti? Galų gale norėčiau visapusiškai laikytis įstatymų, tačiau tuo pat metu neapsunkinti darbuotojų, atsakingų už archyvinių įrašų tvarkymą, gyvenimo!
Prieš atsakydami į šį klausimą, susipažinsime su pagrindiniais norminiais dokumentais, kuriuose pateikiami pagrindiniai reikalavimai, pagal kuriuos atsižvelgiama į visų įmonių apskaitos dokumentų galiojimo laiką, neatsižvelgiant į jų teisinę formą, dydį ir veiklos kryptį.
Normalus dokumentų saugojimo reglamentavimas
Pažvelkime į pagrindinius norminius dokumentus, reglamentuojančius archyvavimą organizacijose.
Pirma, 2004 m. Lapkričio mėn. Federalinis įstatymas Nr. 125-FZ. Tai yra bendras dokumentas, jis visiškai reglamentuoja archyvavimą mūsų šalyje. Taigi jo nuostatos kalba apie visų gamybos ir apskaitos dokumentų saugojimo proceso organizavimą, apie archyvų įgijimo ir naudojimo būdus. Be to, tai įstatymiškai įtvirtina archyvų institucijų ir tų piliečių, kurie nori naudotis ten saugoma informacija, sąveikos procesus.
Be abejo, „Pagrindinės archyvinių organizacijų darbo taisyklės“ vaidina didžiulį vaidmenį. Jos buvo oficialiai patvirtintos ir rekomenduotos naudoti Federalinio archyvo sprendimu, kuris buvo priimtas 2002 06 02. Pradėjus organizuoti archyvų skyrių organizacijoje, primygtinai rekomenduojame pirmiausia susipažinti su šiuo dokumentu, nes jame pateikiami svarbiausi ir pagrindiniai tokio pobūdžio veiklos aspektai.
Kiti dokumentai
Normaliam svarbių dokumentų išsaugojimui taip pat būtina žinoti standartinių archyvinių dokumentų, kurie sukuriami vykdant bet kurios įmonės darbo veiklą, sąrašą. Būtent ten yra nurodomi apskaitos dokumentų saugojimo laikotarpiai, ir šis dokumentas buvo patvirtintas atskiru Rusijos Federacijos kultūros ministerijos įsakymu dar 2010 m. Dokumento numeris yra N 558. Nuo pat jo pavadinimo tampa akivaizdu, kad jame yra pagrindinių vertybinių popierių, suformuotų vykdant verslo ar kitą įmonės veiklą, sąrašas.
SSRS palikimas
Dokumentų reglamentas, paskelbtas TSRS finansų ministerijos 1983 m. Liepos 29 d., Nr. 105, vis dar aktualus. Pagal šią nuostatą yra nustatomos tiek pradinės dokumentų saugojimo sąlygos, tiek jų sudarymo, priėmimo ir naudojimo tvarka.
Iš mokesčių kodekso
Be to, atitinkamą informaciją galite rasti atitinkamo dokumento 23 straipsnyje. Taigi, aštuntame straipsnyje yra punktas, kuriame atskirai aptariami apskaitos dokumentų, kurie gali būti naudojami apskaičiuojant ir išskaičiuojant mokesčius, saugojimo laikotarpiai. Tai apima vertybinius popierius, patvirtinančius tiesioginį pajamų, išlaidų gavimą, taip pat mokesčius, jau sumokėtus valstybės naudai.
Pagaliau tokią informaciją galima rasti Federaliniame įstatyme 29 (Nr. 402-ФЗ, data: 2011 m. Gruodžio 6 d.) „Dėl apskaitos“. Jame galite rasti apskaitos dokumentų saugojimo laikotarpius komercinėse įmonėse.
Ką reikia laikyti ir kiek laiko?
Nenuostabu, kad ypač svarbu saugoti tipinius apskaitos dokumentus, kurie formuojami bet kurios organizacijos veiklos metu (visa tai yra aukščiau minėtame sąraše). Paprastai saugomi dokumentai: 1 metai, 5 metai, 75 metai. Kai kuriuos dokumentus (informaciją apie ypač didelių lėšų gavimą) reikia nuolat saugoti.
Sandėliavimo grupės
Profesionalūs auditoriai sako, kad visus dokumentus, atspindinčius apskaitos įrašus, galima suskirstyti į keturias pagrindines grupes. Čia yra apskaitos dokumentų saugojimo laikotarpių sąrašas:
- Dokumentai, kurie turėtų būti nuolat saugomi. Tai apima visas metines finansines ataskaitas, taip pat visus įrodymus, gautus registruojantis mokesčių inspekcijoje.
- Ilgalaikio saugojimo grupė (daugiau nei 10 metų). Tai yra pranešimai, dokumentai, kuriuos pasirašo darbuotojai dėl sutikimo tvarkyti asmens duomenis. Duomenys apie patį subjektą, davusį tokį sutikimą, turėtų būti prieinami 75 metus.
- Laikinas tipas. Manoma, kad šios grupės dokumentai turėtų būti saugomi iki 10 metų imtinai. Tai apima sąskaitas faktūras ir garantinius raštus.
- Į ketvirtąją veislę įeina visi minėti dokumentai, kurių galiojimas pasibaigęs, todėl jie turi būti sunaikinti.
Svarbūs niuansai
Svarbu! Turite žinoti, kad sutrumpinti tinkamumo laiką yra griežtai draudžiama, tačiau leidžiama pratęsti šį laiką. Bet tai taikoma tik toms organizacijoms, kurios vykdo labai specifinę veiklą.
Taigi, apskaitos dokumentų, kurie verčiasi gyventojams finansinėmis paskolomis, saugojimo laikas prasideda nuo 75 metų. Praktiškai tikrinančios organizacijos pažymi, kad tokie dokumentai turėtų būti prieinami visada, nes, kilus bet kokiems reikalavimams (pavyzdžiui, iš įpėdinių pusės), juos gali tekti pareikšti net ir pasibaigus šiam laikotarpiui.
Todėl nomenklatūros, kuri bus naudojama konkrečioje įmonėje organizuojant archyvų verslą, organizavimas yra ypač svarbus. Dabar mes apsvarstysime pagrindinius reikalavimus, kuriuos tikrinimo organizacijos kelia konkrečioms organizacijoms, atsižvelgiant į jų teisinę nuosavybės formą.
Apskritai jie nesiskiria įvairove, tačiau yra ir keletas niuansų. Paprastai jie yra susiję su pajamų, kurias įmonė gauna, suma.
LLC
Pirmiausia apsvarstykite LLC. Kadangi tokių įmonių apyvarta yra gana nemaža, joms keliami reikalavimai yra griežtesni. Pirma, visa apskaitos ir mokesčių atskaitomybė turi būti saugoma mažiausiai 75 metus. Be to, apskaitos dokumentų saugojimo laikas LLC gali būti pratęstas neribotam laikui tais atvejais, kuriuos mes jau svarstėme aukščiau.
Atsiskaitymų su personalu dokumentai turėtų būti saugomi visą konkretaus asmens darbą organizacijoje ir mažiausiai 10 metų nuo jo atleidimo dienos. Jei darbuotojas pasitraukia iš šios konkrečios įmonės, dokumentai turi būti saugomi visam laikui, nes, kilus reikalavimams dėl mokesčių dydžio, juos pirmiausia reikės kelti.
Sąskaitos faktūros, kiti dokumentai, įrodantys atsiskaitymus su tiekėjais ir klientais, priklauso trečiajai grupei, todėl turi būti saugomi iki 10 metų imtinai. Kaip jau minėjome, bendrosios finansinės ataskaitos turėtų būti nuolat saugomos.
Individualūs verslininkai
Reikalavimai šios kategorijos įmonėms yra daug ne tokie griežti, nes ten kuriama daug mažiau dokumentų. Taigi koks yra IP apskaitos dokumentų galiojimo laikas? Pažvelkime į šį klausimą išsamiau. Pirma, visi registracijos pažymėjimai, metinės ataskaitos mokesčių inspekcijai. Ši informacija turėtų būti nuolat saugoma visą konkrečios įmonės gyvavimo laiką.
Tačiau jei verslininkas neturi darbuotojų, o apskaitą tvarko pagal supaprastintą schemą, visi reikalavimai tuo ir baigiasi. Žinoma, IP apskaitos dokumentų galiojimo laikas šiuo atveju yra tas pats 75 metai, nes tarp jų yra tik metinės ataskaitos.
CJSC
Kadangi tokių įmonių veikla apima nemažos sumos pajamų gavimą, taip pat atsiskaitymus su akcininkais, šiuo atveju reikalavimai saugomiems dokumentams yra patys griežčiausi. Apskritai, daugeliu atvejų apskaitos dokumentų galiojimo laikas įmonėje yra bent 75 metai. Tačiau yra ir išimčių.
Žinoma, visa informacija apie įstatinį kapitalą, indėlių apimtį, steigėjų chartijos dalies dydį turėtų būti saugoma nuolat. Dokumentų, kurie taip pat turi būti archyvuojami 75 ar daugiau metų, sąrašą sudaro apskaitos dokumentai, kuriais gali naudotis mokesčių organizacijos: informacija apie turto grąžą, atsiskaitymai su akcininkais, taip pat elektroninės laikmenos, apie kurias turimi duomenys apie pajamas. į lėšų organizavimo sąskaitas ypač didelėmis sumomis.
Informacija apie atsiskaitymus su personalu taip pat saugoma 75 metus. Kitų dokumentų (sąskaitų faktūrų, garantinių raštų) saugojimo laikotarpis yra iki 10 metų imtinai.
Biudžetinės organizacijos
Kokie yra apskaitos dokumentų saugojimo laikotarpiai biudžetinė įstaiga? Paprastai tam nėra specialių reikalavimų. Manoma, kad 75 metus turėtų būti saugoma tik informacija apie metines finansines ataskaitas ir vertybinius popierius, skirtus mokesčių administratoriui. Visi kiti dokumentai saugomi iki 10 metų imtinai.
Svarbios savybės
Susipažinę su aukščiau pateiktu visų įstatymų ir kitų teisės aktų sąrašu, galite nustebti: standartinis apskaitos dokumentų galiojimo laikas neviršija penkerių metų (federalinis įstatymas Nr. 402)! Tuo pačiu metu savo straipsnyje rašome apie 10 metų ir vyresnius. Kaip tai gali būti? Deja, šiuo atveju netinkamai parengta reguliavimo sistema, kai įstatymų reikalavimai prieštarauja realybei. Pateiksime pavyzdį.
Jei esate net paprastas vienintelis prekybininkas, galite lengvai susidurti su situacija, kai mokesčių inspekcija reikalauja pateikti dokumentus, kurių galiojimo laikas jau pasibaigęs (laikantis įstatymų reikalavimų). CJSC ir LLC, kurių metinė apyvarta gali viršyti dešimtis ar net šimtus milijonų rublių, net kai kurių nesvarbių vertybinių popierių nebuvimas gali sukelti didelių problemų.
Pavyzdžiui, dažnai reikalaujami dokumentai, patvirtinantys gautinų sumų reikalavimo teisėtumą. Ne paslaptis, kad praktiškai jos kadencija gali būti įvertinta beveik dešimt metų. Pagal įstatymą, du apskaitos dokumentų rinkiniai jau gali būti sunaikinti tuo pačiu metu. Jei įmonė iš tikrųjų jų atsikratytų, ji galėtų patirti didelių išlaidų. Kaip? Labai paprasta.
Jei įmonė nepajėgs pateikti reikalaujamų vertybinių popierių, turėsite perskaičiuoti pelno mokestį (nors jo gali visai nebūti) ir sumokėti dideles baudas.Paprasčiau tariant, nustatant saugojimo laikotarpius, turėtų būti vadovaujamasi ne tiek įstatymų reikalavimais (kiek tai gali būti paradoksalu), bet realia dokumento svarba konkrečiai įmonei.
Žinoma, pirminių apskaitos dokumentų galiojimo laikas bet kokiu atveju turėtų būti kuo ilgesnis, tačiau net ir daugelį sąskaitų faktūrų tam tikromis sąlygomis reikia saugoti archyve daugiau nei 15 metų. Jei įmonė turi skolininkų arba pati yra kažkam skolinga, tokie dokumentai turi būti nuolat saugomi, neatsižvelgiant į federalinio įstatymo ir nutarimų reikalavimus.
Kaip nustatyti apskaitos dokumentų svarbą organizacijai?
Kaip suprasti, kokie dokumentai turėtų būti pažymėti „prieš poreikį“, kai juos reikia saugoti, ir ką su jais reikėtų daryti ateityje? Tokiu atveju profesionalūs teisininkai rekomenduoja atskirai ištirti saugomų dokumentų vertę.
Pagrindinis reikalavimas, kuriuo turėtų vadovautis komisijos nariai, yra ne tik pačios saugomos informacijos vertybė, bet ir žala, kurią organizacija gali patirti praradusi.
Taigi reikalaujama pratęsti šių finansinių ir apskaitos dokumentų galiojimo laiką: bet kokios sutartys ir sąmatos tiems darbams, kurie net teoriškai gali padidinti tiek pačios įmonės, tiek atskirų jos komponentų vertę; visi dokumentai ir elektroninės laikmenos, susiję su konkurencingais pirkimais; visi dokumentai, kurių vienaip ar kitaip gali prireikti bylinėjimosi atveju (net teoriškai įmanoma).
Pastabos individualiems verslininkams
Kadangi reikalavimų yra labai daug, o jų aiškinimas įvairiuose teisės aktuose ir teismų sprendimuose yra stulbinančiai įvairus, privačių verslininkų dokumentams saugoti procesas tampa ypač sudėtingas, nes individualus verslininkas dažnai neturi teisinio išsilavinimo ar specialiai pasamdytų specialistų tokiems klausimams išspręsti. Tokiu atveju kilus ginčui būtina kreiptis į advokatų kontoras, jei jos grindžiamos apskaitos dokumentais, kurių sąlygos ir tvarka nėra aiškiai išdėstyti teisės aktuose.
Atkreipkite dėmesį: kuo kompetentingiau ir išsamiau nustatomas archyvavimo procesas, tuo mažiau problemų susidursite ateityje.
Reikalavimai archyvavimo organizavimui įmonėje
Taigi mes peržiūrėjome pagrindinę informaciją apie laiką. Bet kaip organizuoti organizacijos dokumentų saugojimą? Kokie metodai galimi?
Pirmiausia galite sukurti savo archyvą. Individualių verslininkų ir mažų LLC atveju archyvu tampa įmonės vadovas arba specialiai samdomas darbuotojas. Pats archyvas tampa arba skirta patalpa, arba net dideliu seifu.
Tačiau pastaraisiais metais daug populiarėja kreipimasis į specialias įmones, kurios specializuojasi kuriant ir saugant archyvus. Jie gali padėti tiek organizuoti esamas saugyklas, tiek kurti naujas. Bendrovių, kurioms ypač svarbu saugoti ypač vertingus dokumentus, visiškai saugiai, šios įmonės gali organizuoti jų saugojimą specialiai saugomose ir specialiai saugomose dėžėse.
Pirmojo metodo pranašumas yra tai, kad visiškai kontroliuojate savo dokumentus, o šio metodo pigumas yra akivaizdus. Trūkumai apima archyvo pažeidžiamumą (ne visi turi priemonių įrengti ugniai atsparią patalpą). Be to, ne visi turi tinkamą teisinį išsilavinimą tinkamam laikymo organizavimui.
Antrojo metodo pranašumai apima idealų saugojimo organizavimą, taip pat visišką teisinį agentūros darbuotojų pasirengimą. Neigiama pusė toli gražu nėra visiška įmonės valdymo archyvo kontrolė.
Taigi mes ištyrėme apskaitos dokumentų galiojimo laiką, numatytą įstatymų leidybos standartuose, taip pat reikalavimus, kurie šiuo atveju taikomi pagrindinėms teisinėms verslo formoms.
