Pirminiai apskaitos dokumentai. Pirminių apskaitos dokumentų formos. Pirminiai dokumentai yra ...

Pirminiai dokumentai yra materialūs objektai, kuriuose pirminiai duomenys yra kaupiami, gaunami, savo ruožtu, stebint, plėtojant, tiriant ir atliekant kitokią žmogaus veiklą. Daugelyje sričių tokie dokumentai yra atskaitomybės pagrindas. Toliau panagrinėsime, kokios gali būti pirminių dokumentų formos.

Bendroji informacija

Pirminiai dokumentai yra bet kokių operacijų ar veiksmų teisinio galiojimo patvirtinimas. Kitaip tariant, jie įrodo, kad tas ar kitas faktas įvyko. Pirminių dokumentų registracija vykdoma veiksmo ar operacijos metu. Per šiuos dokumentus nustatoma konkrečių atlikėjų atsakomybė.

Pirminiai apskaitos dokumentai

Visos įmonės vykdomos verslo operacijos turi būti įrašomos į išteisinamuosius nuosprendžius. Jie yra apskaitoje priimami, jei jie sudaromi tokia forma, kokia yra atitinkamuose vieningų formų albumuose. Šie žurnalai atitinka PBU, patvirtintą Finansų ministerijos įsakymu Nr. 34. Prireikus į pirminių apskaitos dokumentų formas galima įtraukti papildomus stulpelius ir eilutes. Tokiu atveju turi būti saugomi visi norminiuose teisės aktuose nustatyti privalomi duomenys. Pataisymai, kurie bus atlikti formose, patvirtinami atitinkamais įsakymais ir įsakymais. Pirminių apskaitos dokumentų, fiksuojančių grynųjų pinigų operacijas, formos nekeičiamos.

Kodai

Vieningi pirminiai dokumentai yra formos, kuriomis informacija įvedama pagal šalyje galiojančius klasifikatorius. Kai kurie kodai neturi nuorodų į šiuos standartus. Jie skirti susisteminti ir apibendrinti duomenis apdorojant kompiuteriu. Tokios operacijos registruojamos pagal įmonės patvirtintą kodavimo sistemą.

Nebūtina

Apskaitai gali būti priimtos ir pačios bendrovės tiesiogiai sukurtos vieningos formos. Jie taip pat turi išlaikyti privalomus duomenis, nurodytus kitų tipų pavyzdžiuose. Pati įmonė gali sudaryti pirminių dokumentų, kurių nėra albumuose, sąrašą.

Privalomos detalės

Pirminiuose organizacijos dokumentuose turėtų būti:

• vardas;
• sudarymo data;
• įmonės, kurios vardu pildoma forma, pavadinimas;
• asmenų, atsakingų už operaciją, pareigų nurodymas ir jos fiksavimas.

Visoms formoms turi pritarti tie subjektai, kurių informacija juose yra. Pirminius parašus patvirtinantys dokumentai yra vertybinių popierių autentiškumo ir teisinio pagrįstumo įrodymas.

Atsakingi asmenys

Pirminiai apskaitos dokumentai turi būti užpildyti laiku ir teisingai. Šią užduotį vykdo asmenys, kurie iš tikrųjų juos komponuoja ir patvirtina. Atsakingi darbuotojai taip pat užtikrina, kad dokumentai būtų laiku perduoti apskaitos skyriui, kad jie vėliau atspindėtų ataskaitas. Pareigūnai į formas turi įvesti tik patikimą informaciją. Darbuotojų, galinčių pasirašyti pirminius dokumentus, sąrašą tvirtina įmonės vadovybė, suderinusi su finansų ir atsiskaitymų skyriumi. Su grynųjų pinigų srautais susijusius verslo sandorius tiesiogiai patvirtina bendrovės direktorius.Vyriausioji buhalterė taip pat turi teisę pasirašyti šiuos dokumentus.

Klasifikacija

Pirminiai dokumentai yra formos, naudojamos įvairiose įmonės srityse. Visus šiuos dokumentus galima suskirstyti į:

1. Organizacinė ir administracinė. Tai apima įsakymus, įsakymus, įgaliojimus, instrukcijas ir pan. Visi jie leidžia įgyvendinti tam tikras operacijas.
2. Acquittal. Šiai kategorijai priklauso kvitų orderiai, reikalavimai, sąskaitos faktūros, priėmimo aktai ir panašiai. Visi šie dokumentai yra pirminės operacijų apskaitos dokumentai. Jų duomenys yra įrašomi į atitinkamus registrus.
3. Finansinių ataskaitų formos. Šie dokumentai naudojami apskaitai.

Kai kurios formos kartu laikomos ir išteisinamosiomis, ir leistinomis. Tai visų pirma apima: darbo užmokesčio kasos išlaidų orderis ir panašiai.

Kanceliarinis darbas

Įmonėje sudaromas specialus grafikas, pagal kurį nustatomos pirminės dokumentacijos judėjimo įmonėje ir jų priėmimo į apskaitą terminai ir tvarka. Perleidus vertybinius popierius į finansų ir atsiskaitymų skyrių, jie yra tikrinami. Visų pirma, ji stebima:

1. Dokumento forma. Įgaliotas darbuotojas tikrina užpildymo teisingumą ir išsamumą, ar nėra privalomų duomenų.
2. Skaičiavimų aritmetinis tikslumas.
3. Turinys Dokumentuose neturėtų būti vidinių prieštaravimų, aiškiai matykite tam tikrų rodiklių ryšį.

Registrai

Priėmus pirminius apskaitos dokumentus, informacija iš jų įrašoma į specialius lapus. Tuo pat metu formos yra pažymėtos, išskyrus pakartotinį jų naudojimą. Pvz., Nustatyta data. Apskaitos registras vadinamas specialiaisiais lapeliais informacijai įvesti ir tvarkyti. Jie laikomi specialiuose žurnaluose ar knygose, atskirose kortelėse ir puslapiuose spausdinimo mašinomis pavidalu. Registrai gali būti magnetinių juostų, diskelių, diskų ir kitų diskų pavidalo. Verslo operacijų fiksavimas atliekamas chronologine tvarka. Visi veiksmai yra sugrupuoti į atitinkamas paskyras.

Registrų tipai

Klasifikavimas atliekamas dėl įvairių priežasčių. Taigi, išvaizda, registrai yra suskirstyti į:

1. Knygos (pagrindinės, grynosios).
2. Kortelės (apskaitos medžiagoms, ilgalaikiam turtui ir kt.).
3. Žurnalai su atspausdintais ar be pamušalo.

Atsižvelgiant į sukuriamų įrašų tipą, registrai gali būti:

1. Sistemingas (bendras sąskaitų knygos).
2. Chronologinė (registracijos knygos).
3. Kombinuoti (orderiai).

Atsižvelgiant į informacijos išsamumą, išskirkite registrus:

1. Kombinuotas (žurnalas-orderis).
2. Sintetinė (pagrindinė knyga).
3. Analitinės (kortelės).

Svarbus punktas

Informacija, įrašyta į pirminius apskaitos dokumentus, turi būti įrašoma užtikrinant jų saugumą saugojimo archyvų skyriuje laiką. Informacija gali būti elektronine arba popierine forma. Pirmuoju atveju įmonė privalo savo sąskaita gaminti dokumentų kopijas popieriuje. Tai būtina norint suteikti informacijos kitiems verslo operacijų dalyviams, įgaliotosioms priežiūros institucijoms, prokuratūrai ir teismui.

Popieriaus saugojimas

Prieš pateikdami dokumentus į archyvą, jie sugrupuojami chronologine tvarka, tada užpildomi ir susipina. Visi darbai yra dedami į specialius aplankus. Pateikiant dokumentus į archyvą, užpildomas atitinkamas pažymėjimas. Saugant registrus, turi būti užtikrinta jų apsauga nuo neteisėto pakeitimų įvedimo. Straipsniuose pateikta informacija yra susijusi su bendrovės komercine paslaptimi. Asmenys, turintys prieigą prie tokių dokumentų, neturi teisės atskleisti informacijos.Už komercinių paslapčių pažeidimus atsakingi asmenys yra atsakingi pagal Rusijos Federacijos įstatymus. Pirminės dokumentacijos galiojimo laikas pagal Art. 17 Federalinis įstatymas „Dėl apskaitos“ yra priimtas pagal įmonėje galiojančias taisykles. Be to, laikotarpis neturėtų būti trumpesnis nei 5 metai.

Koregavimai

Jei lapuose yra klaida, pastarieji turėtų būti ištaisyti. Pataisymas šiuo atveju pateikiamas kartu su pagrindimu ir patvirtinamas atsakingo darbuotojo parašu su data. Pataisyti banko ir grynųjų pinigų dokumentus neleidžiama. Likusi koregavimo formos dalis sudaroma tik susitarus su kitais verslo operacijų dalyviais. Tai patvirtina tų pačių darbuotojų, patvirtinusių dokumentus, parašai. Tokiu atveju nurodoma patikslinimo data. Reikmenys, kurie bus ištaisyti, turi būti perbraukti. Linija turėtų būti plona, ​​bet skaidri, kad galėtumėte pamatyti pradinę vertę. Ranka rašoma šalia: „Pataisytas tiki“. Koregavimas patvirtinamas jį padėjusio darbuotojo parašu, nurodant jo vardą ir pavardę bei inicialus.

Popieriaus atkūrimas

Buhalterinės apskaitos įstatymai neturi aiškių taisyklių, reglamentuojančių dokumentų pakartotinio sudarymo tvarką, jei ji prarandama. Kai kurie kiti pramonės reglamentai taip pat nurodo tik saugojimo laikotarpius. Kadangi teisės aktai nenustato, ką tiksliai reikia daryti įmonei, kai pirminiai dokumentai prarandami dėl nuo jos nepriklausančių priežasčių, UMNS laiške pateikiamos šios rekomendacijos:

1. Paskirkite komisijos, įgaliotos atlikti vidaus tyrimą dėl mirties priežasčių, trūkstamų dokumentų, įsakymu. Prireikus į jos sudėtį turėtų būti kviečiami valstybinės priežiūros, tyrimo įstaigų ir saugumo atstovai.
2. Imtis įstatymų leidžiamų priemonių atkurti tuos dokumentus, kurie turi būti atnaujinti ir saugomi per nustatytą laiką. Pavyzdžiui, grynųjų pinigų judėjimo ataskaitų kopijas galite gauti iš paslaugų bankininkystės įmonių, kitos sandorio šalys gali prašyti sąskaitų-faktūrų, aktų, sutarčių ir pan.

Tačiau toli gražu ne visada įmonė turi galimybę paprašyti visų pamestų dokumentų kopijų. Taigi, pavyzdžiui, tai gali atsitikti, kai yra daug rangovų, dėl to, kad nėra pirkėjų ar tiekėjų anksčiau žinomais adresais arba dėl to, kad prarandama kontaktinė informacija. Taigi yra gana objektyvių aplinkybių, kurios gali sudaryti tam tikras kliūtis atkurti dokumentaciją. Tuo pačiu metu daugeliui vadovų kyla loginis klausimas - ar mokesčių administratorius turėtų būti informuojamas apie tai, kas įvyko? Kai kurių ekspertų teigimu, nebūtina informuoti apie patikrinimą. Bet kokiu atveju tai nepašalins tikėtinos atsakomybės. Už pirminės dokumentacijos trūkumą teisės aktuose numatyta bauda. Ši bausmė visų pirma nustatyta 5 str. 120 NK.

Galimas problemos sprendimas

Mokesčių mokėtojas, kuris dėl vienokių ar kitokių priežasčių prarado originalius dokumentus, gali atlikti vieną iš šių veiksmų:

1. Jei įmanoma, (bent iš dalies) atgaukite popierių.
2. Pataisykite neregistruotų išlaidų taisomuosius įrašus ir atspindėkite patikslinta deklaracija laikotarpio pelno mokestį. Išlaidos, nepatvirtintos vertybiniais popieriais, mokesčių ataskaitoje nepripažįstamos sąnaudomis.
3. Leiskite mokesčių tarnybos atstovams nustatyti sumas, kurios turi būti sumokėtos į biudžetą tikrinant. Tai atliekama remiantis verslininko turimais duomenimis, taip pat informacija apie kitas panašias įmones. Ši galimybė numatyta 4 str. Mokesčių kodekso 31 straipsnio 1 dalies 7 punktas.

Popieriaus išėmimas

Šią procedūrą gali atlikti tik įgaliotos institucijos.Tai visų pirma apima ikiteisminio tyrimo įstaigas, tyrimus, prokurorus, mokesčių inspekcijas, teismus ir policijos departamentus. Pirminė dokumentacija konfiskuojama remiantis šių institucijų sprendimais, priimtais remiantis įstatymu. Finansų ministerijos rašte Nr. 16/176 buvo patvirtinta instrukcija, pagal kurią ši procedūra vykdoma. Dokumentai konfiskuojami tuo atveju, kai mokesčių mokėtojas paslėpia ar neįvertina pajamų ar kitų apmokestinamų objektų. Pažeidėjas gali būti ir įmonė, ir pareigūnas, ir pilietis. Vyriausiajam buhalteriui ar kitam atsakingam įmonės darbuotojui, gavus areštuojančių institucijų atstovų sutikimą ir dalyvaujant jiems, leidžiama daryti pirminių dokumentų, nurodančių šios procedūros datą, kopijas.