Có một kế hoạch hành động trong mọi tình huống giúp đạt được mục tiêu với các phương tiện kinh tế hơn. Các nguyên tắc cơ bản của hoạch định chiến lược trong quản lý là cơ sở để tổ chức các hoạt động tại doanh nghiệp. Kế hoạch cho phép bạn phối hợp các hành động của tất cả những người tham gia trong quy trình và phân bổ chính xác các tài nguyên có sẵn. Do đó, trong quản lý rất quan trọng được gắn liền với các quy trình lập kế hoạch.
Khái niệm về quy hoạch
Từ thời điểm một người bắt đầu nghĩ về triển vọng của mình, kế hoạch đơn giản nhất xuất hiện. Dần dần, loài người có được kinh nghiệm, cải tiến phương pháp xây dựng các chương trình hành động dẫn đến kết quả. Vì vậy, có kế hoạch, bản chất, các nguyên tắc và phương pháp cơ bản được nghiên cứu ngày nay bởi toàn bộ khoa học - quản lý. Nó được hiểu là một hệ thống và chuỗi các hành động phải được hoàn thành để đạt được bất kỳ mục tiêu nào. Đây là một loại cầu nối giữa tình trạng hiện tại và trạng thái mong muốn.
Chiến lược và Kế hoạch
Đó là thông lệ để phân biệt giữa kế hoạch chiến lược và hiện tại. Các mục tiêu và nguyên tắc cơ bản của việc lập kế hoạch tổ chức công việc của Doanh nghiệp liên quan đến giải pháp của các nhiệm vụ dài hạn nhất thiết phải tương quan với chiến lược của công ty. Sự cần thiết cho một chiến lược được giải thích bởi nhu cầu tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình đưa ra quyết định quản lý. Người quản lý phải hiểu công ty sẽ đi đâu và theo hướng này, anh ta có thể đưa ra quyết định. Phát triển chiến lược là hình thức lập kế hoạch cao nhất và đã được triển khai trong khuôn khổ các hình thức đơn giản hơn. Kế hoạch đang thực hiện là không thể hoặc không hiệu quả nếu không có chiến lược. Giống như các quyết định chiến thuật đảm bảo thực hiện các mục tiêu dài hạn, vì không thể đạt được chúng trong một bước.
Mục tiêu và mục tiêu
Các mục tiêu và nhiệm vụ chính, nguyên tắc lập kế hoạch, tất nhiên, gắn liền với các chi tiết cụ thể của công ty, tuy nhiên, có những mục tiêu chung là đặc trưng của bất kỳ doanh nghiệp nào. Chúng bao gồm:
- nhu cầu tối ưu hóa chi tiêu của các nguồn lực (tiền tệ, con người, tạm thời, sản xuất);
- thích ứng của công ty và quản lý để thay đổi các điều kiện bên ngoài và giảm thiểu rủi ro liên quan đến hoạt động kinh doanh;
- điều phối tất cả các nỗ lực và quy trình trong công ty và giải phóng các nguồn lực;
- cải tiến tổ chức, cải thiện cấu trúc của công ty và quy trình sản xuất để tăng năng suất và hiệu quả doanh nghiệp.
Nguyên tắc cơ bản
Bất kỳ loại kế hoạch Nó có tính chất độc đáo do các chi tiết cụ thể của doanh nghiệp. Tuy nhiên, có những định đề phổ quát là đặc trưng của bất kỳ loại hoạt động nào. Nhà lý thuyết quản lý người Pháp A. Fayol đã nói về năm quy tắc của một chương trình hành động tốt, về các nguyên tắc cơ bản của kế hoạch. Trong quản lý ngày nay bạn có thể tìm thấy một danh sách rộng và hẹp các điều khoản chính. Theo một danh sách hẹp, các nguyên tắc cơ bản của lập kế hoạch là: thống nhất, chính xác, liên tục, linh hoạt, tham gia. Trong một diễn giải rộng hơn, các định đề sau được thêm vào chúng: nội dung thông tin, tính khả thi về kinh tế, cũng như sự phức tạp, kịp thời, tập trung, tích hợp. Các nguyên tắc tùy chọn bao gồm sự tối ưu, ổn định, nhất quán, cụ thể và đo lường, v.v ... Danh sách này có thể được tiếp tục, vì kế hoạch là một quá trình cực kỳ phức tạp và đa dạng. Do đó, theo truyền thống trong quản lý, họ nói về 5-7 nguyên tắc phổ quát.
Đoàn kết
Tất cả các nguyên tắc cơ bản của việc lập kế hoạch tuân theo quy tắc thống nhất hàng đầu, hay toàn diện. Nó tuyên bố: tất cả các yếu tố của kế hoạch phải cùng tồn tại trong hệ thống và tương tác. Đoàn kết được thể hiện trong một cách tiếp cận có hệ thống để đặt mục tiêu và việc lựa chọn phương tiện để đạt được chúng. Mối quan hệ giữa các đối tượng lập kế hoạch và các yếu tố cấu trúc của doanh nghiệp cần được đảm bảo ở cấp độ ngang và dọc. Không thể lập kế hoạch hoạt động của một đơn vị riêng biệt với các bộ phận và dịch vụ khác. Bất kỳ thay đổi trong kế hoạch của một yếu tố cấu trúc của tổ chức nên được phản ánh và tính đến trong kế hoạch của tất cả các bộ phận khác. Chỉ một kế hoạch duy nhất, từ đầu đến cuối của tổ chức Các hoạt động trên mạng cho phép chúng tôi hiện thực hóa các mục tiêu chung của công ty và đạt được các mục tiêu riêng tư của các bộ phận và nhân viên.
Linh hoạt
Cần hiểu rằng một kế hoạch không phải là một giáo điều hay một câu, nó bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố của môi trường bên ngoài và bên trong. Do đó, khái niệm, các nguyên tắc cơ bản của quy hoạch phải luôn đáp ứng quy tắc linh hoạt. Ngay cả kế hoạch tốt nhất và hợp lý nhất cũng không thể thấy trước mọi thứ, vì vậy ban đầu kế hoạch nên có sự linh hoạt để có thể cập nhật kịp thời nếu có thay đổi trong hoàn cảnh và điều kiện của công ty. Tuy nhiên, điều này không làm giảm các đặc điểm khác của kế hoạch: tính cụ thể, khả năng tiếp cận, tính chắc chắn về thời gian, v.v. Ví dụ, trong trường hợp bất khả kháng hoặc trường hợp khủng hoảng.
Tham gia
Liệt kê các nguyên tắc cơ bản của lập kế hoạch, người ta đặc biệt nên tham gia: số lượng nhân viên công ty tối đa có thể tham gia vào quá trình lập kế hoạch, lý tưởng nhất là tất cả nhân viên. Việc tham gia lập kế hoạch cho phép một người sống theo cảm xúc với mục tiêu của họ và sự tham gia này thúc đẩy họ làm việc hiệu quả hơn. Một phong cách lập kế hoạch có sự tham gia cho thấy tiềm năng sáng tạo của nhân viên, đảm bảo tích hợp các nỗ lực trong việc tạo ra một kế hoạch, làm tăng chất lượng và hiệu quả của nó. Việc tham gia lập kế hoạch cũng mang lại lợi ích cho công ty bằng cách phát triển một nhân viên, thúc đẩy anh ta suy ngẫm về số phận của doanh nghiệp. Làm việc chung trong tổ chức Kế hoạch của nhóm tạo ra một tinh thần doanh nghiệp đặc biệt trong công ty, tăng cường hoạt động và đổi mới của nhóm.
Liên tục
Mặc dù thực tế là kế hoạch phải luôn có giới hạn thời gian thực hiện, liệt kê các nguyên tắc cơ bản của kế hoạch làm việc của tổ chức, A. Fayol nói về tính liên tục của quy trình này. Không có kết thúc cho việc lập kế hoạch trong quản lý, vì ngay cả khi bắt đầu thực hiện chương trình hành động, cần phải theo dõi tình hình và kiểm soát sự tuân thủ của kế hoạch với các tình huống hiện tại. Nếu cần thiết, điều chỉnh luôn có thể được thực hiện cho kế hoạch. Sau khi đạt được các mục tiêu, cần đánh giá hiệu quả của kế hoạch, tính đến những thành tựu và sai lầm, bắt đầu một chu trình lập kế hoạch mới. Thực tiễn cho thấy rằng người quản lý trước tiên phát triển một chiến lược, sau đó lên kế hoạch cho các hành động liên tục có tính cấp bách khác nhau, sau đó thực hiện kế hoạch hàng tuần và hàng ngày. Do đó, tất cả các hành động của anh ta được kết nối với các quy trình lập kế hoạch.
Độ chính xác
Giống như các nguyên tắc cơ bản khác của lập kế hoạch, độ chính xác phụ thuộc vào tác động bên ngoài và bên trong tổ chức. Tuy nhiên, khi lập kế hoạch nên cố gắng cụ thể hóa và chi tiết nhất có thể. Kế hoạch càng chính xác, càng dễ thực hiện nó. Thông thường, các kế hoạch chiến lược có độ chi tiết thấp hơn so với các kế hoạch hiện tại và chiến thuật.Khoảng thời gian càng ngắn và càng gần với thời điểm hiện tại mà chương trình hành động đang được phát triển, bạn càng có thể lên kế hoạch chính xác các bước để đạt được mục tiêu. Độ chính xác cần được thể hiện bằng khả năng đo lường của các mục tiêu, trong các mốc thời gian đã đặt, về tính chắc chắn của các tài nguyên đã chi.
Tin học
Tất cả các nguyên tắc cơ bản của lập kế hoạch được dựa trên một hỗ trợ thông tin rộng rãi. Để phát triển các kế hoạch hiệu quả, các nhà quản lý cần sở hữu nhiều dữ liệu: kinh tế, công nghiệp, xã hội. Phân tích tình hình kinh tế vĩ mô và vi mô, làm sáng tỏ vị thế của công ty trên thị trường, đánh giá khả năng cạnh tranh và ổn định của doanh nghiệp - tất cả chỉ có thể với hỗ trợ lập kế hoạch thông tin chất lượng cao. Do đó, tổ chức nên xây dựng một hệ thống thông tin đáng tin cậy và hiệu quả đi kèm với công việc của người quản lý.
Tính khả thi về kinh tế
Các nguyên tắc cơ bản và phương pháp lập kế hoạch luôn nhằm mục đích cuối cùng đạt được thành công kinh tế của công ty. Do đó, người quản lý phải hiểu rằng tất cả các mục tiêu và kế hoạch của mình phải có hiệu quả kinh tế cho tổ chức và hợp lý về mặt kinh tế. Bất kỳ quyết định theo kế hoạch nên được thực hiện trên cơ sở các tiêu chí kinh tế. Kế hoạch nên cố gắng tối đa hóa lợi nhuận của công ty, trừ khi đó là một tổ chức xã hội, phi lợi nhuận. Do đó, các quyết định lập kế hoạch cuối cùng nên được thực hiện trên cơ sở phân tích hệ thống chi tiết, dự báo kinh tế và biện minh.
Giai đoạn lập kế hoạch
Bất kỳ kế hoạch bao gồm khoảng các hành động tuần tự tương tự. Các bước lập kế hoạch bao gồm:
- đánh giá tình hình bên ngoài và nội bộ hiện tại trong công ty;
- đặt mục tiêu cho kế hoạch;
- tạo ra các ý tưởng về khả năng đạt được mục tiêu, đánh giá và xếp hạng các ý tưởng này;
- xác định tập hợp các hành động cần thiết và có thể;
- phát triển các mốc thời gian và trình tự các hành động;
- xác định các nguồn lực sẵn có và cần thiết;
- sự hình thành của kế hoạch;
- chuẩn bị các phương án kế hoạch trong trường hợp bất khả kháng, xây dựng lịch trình làm việc và chương trình hành động rõ ràng;
- thực hiện kế hoạch, kiểm soát quá trình hành động, điều chỉnh kế hoạch
- thành tích của kết quả, đánh giá năng suất của kế hoạch.
