Hiệu quả cá nhân là bí quyết thành công chính trong mọi vấn đề, và nó phụ thuộc vào khả năng phân bổ chính xác các nguồn lực thời gian. Quản lý thời gian cho vay để nghiên cứu khoa học và lập kế hoạch. Có những kỹ thuật đặc biệt cho phép bạn phân phối chính xác thời gian sao cho đủ cho mọi thứ.
Khái niệm quản lý thời gian
Một người khi sinh nhận được một nguồn tài nguyên duy nhất, không thể thay thế - thời gian. Thường thì cách anh ta xử lý nó, thường phụ thuộc vào sự thành công của một người trong kinh doanh, hiệu quả của anh ta. Quản lý thời gian, hay quản lý thời gian, là một quy trình gồm nhiều giai đoạn bao gồm các kỹ năng lập kế hoạch, phân tích và tổ chức các quy trình.
Ý tưởng về quản lý thời gian hoàn toàn không mới, ngay cả trong những năm đầu tiên của thời đại chúng ta, nhà triết học La Mã Seneca đã viết rằng thời gian cần có một mối quan hệ đặc biệt và hình thành các quy tắc đầu tiên về quản lý thời gian: bạn cần ghi nhật ký thời gian, bạn cần đánh giá thời gian đã sử dụng và làm thế nào Khoảng thời gian đã bão hòa với các sự kiện. Sau đó, các nhà triết học đã hơn một lần nghĩ về cách giữ thời gian trôi chảy, đưa ra các lý thuyết và phương pháp phát minh cho nền kinh tế và chi tiêu hợp lý của nó.
Nhưng khoa học phương pháp quản lý tài nguyên này chỉ xuất hiện vào đầu thế kỷ 19 và 20. Frederick Taylor, một kỹ sư người Mỹ, đã đề xuất khái niệm quản lý thời gian của nhân viên và kết hợp quá trình này với động lực và thiết lập mục tiêu. Vào đầu thế kỷ 20, các nhà khoa học Nga đã tạo ra một lĩnh vực được gọi là tổ chức khoa học về lao động, và đặt nền tảng nghiêm túc cho lý thuyết quản lý thời gian hiện đại. Thuật ngữ quản lý thời gian của người Hồi giáo chỉ xuất hiện vào những năm 70 của thế kỷ 20 và đến đầu thế kỷ 21, ngành công nghiệp này đã trở thành một trong những bộ phận quản lý quan trọng và phát triển nhất.
Các loại thời gian
Để quản lý một cái gì đó, bạn cần hiểu bản chất của đối tượng. Thời gian là một đối tượng cụ thể của quản lý, để chi tiêu chính xác, cần chia thành các loại. Phân loại đầu tiên dựa trên các khái niệm về công việc và giải trí, trong trường hợp đó thời gian được chia thành làm việc và giải trí, hoặc miễn phí. Quản lý các mùa cho phép bạn phân biệt các loài như thời gian theo mùa: thời gian chi tiêu mùa cao và mùa thấp.
Bạn cũng có thể phân loại tài nguyên tạm thời tùy thuộc vào hoạt động được dành riêng, sau đó thời gian làm việc, cá nhân và xã hội được phân bổ. Một công nhân được dành cho việc thực hiện các nhiệm vụ chính thức, lập kế hoạch, cá nhân bao gồm giải trí, giáo dục, giải trí và công chúng được dành cho gia đình, bạn bè, thiết lập các thông tin liên lạc khác nhau. Khi nói đến lập kế hoạch, thời gian làm việc thường được tính đến, mặc dù, tất nhiên, cần phải áp dụng các kỹ năng có được về chi tiêu kinh tế của thời gian cho tất cả các loại.
Tính năng quản lý thời gian
Bất kỳ quản lý nào cũng thực hiện chức năng chính - đây là việc sử dụng tài nguyên hợp lý. Các chức năng của quản lý thời gian là lập kế hoạch, phân phối và chi tiêu của tài nguyên không tái tạo này. Quản lý thời gian là cần thiết để sử dụng hiệu quả nhất dự trữ thời gian có sẵn, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất của một người hoặc nhân viên. Các chức năng chính của quản lý thời gian là lập kế hoạch sử dụng thời gian, tổ chức các quy trình sử dụng thời gian, giám sát việc tuân thủ các nguyên tắc và khắc phục thời gian sử dụng.
Lợi ích của quản lý thời gian
Quản lý thời gian cho một số kết quả tích cực.Để đạt được thành công trong bất kỳ hoạt động nào, bạn cần học cách sử dụng thời gian hợp lý. Một người đã thành thạo công nghệ quản lý thời gian nhận được những lợi ích sau:
- nhanh hơn và thường xuyên đạt được mục tiêu của nó;
- anh ta tạo ra hoàn cảnh của cuộc đời mình và có thể kiểm soát chúng;
- có thể đạt được bất kỳ mục tiêu và thành công trong bất kỳ hoạt động nào;
- ít kinh nghiệm hồi hộp, như trong cuộc sống của anh ta không có nơi phù phiếm và vội vã;
- có đủ thời gian để tự học và phát triển tâm linh;
- có một kế hoạch hành động cho mỗi ngày, trở nên kỷ luật và thu thập hơn;
- Nghỉ ngơi nhiều hơn và do đó cảm thấy vui vẻ và khỏe mạnh, có nhiều cơ hội hơn để giao tiếp với bạn bè và người thân, cho các lớp học sở thích;
- năng suất cao hơn trong công việc;
- cuối cùng, một người tự tin và hạnh phúc hơn.
Cấu trúc quy trình quản lý thời gian
Hệ thống quản lý thời gian bao gồm một số quy trình cơ bản:
- phân tích - để di chuyển đi đâu đó, bạn cần biết bạn muốn gì và bạn có tài nguyên gì;
- hoạch định chiến lược;
- tuyên bố mục tiêu;
- lập kế hoạch chiến thuật và tác chiến;
- thành tích mục tiêu;
- kiểm soát chi tiêu tài nguyên và thành tích mục tiêu.
Có nhiều cách tiếp cận khác để xác định cấu trúc quản lý thời gian, nó phân biệt 4 lĩnh vực hình thành kiến thức, kỹ năng và thói quen, bao gồm:
- thiết lập mục tiêu, nắm vững các kỹ thuật thiết lập mục tiêu;
- khả năng ưu tiên;
- khả năng sử dụng các công cụ lập kế hoạch và ứng dụng có thẩm quyền của họ;
- phát triển, củng cố và ứng dụng các kỹ năng sử dụng thời gian hợp lý.
Các loại quản lý thời gian
Giống như bất kỳ quản lý, quản lý thời gian chính có thể được chia thành kế hoạch chiến lược và hoạt động. Nó cũng có thể được chia thành các loại quản lý tài nguyên này theo thời gian: dài hạn và ngắn hạn, trên thực tế, trùng lặp với phân loại đầu tiên.
Lập kế hoạch chiến lược gắn liền với việc đạt được các mục tiêu toàn cầu, dài hạn, trong khi thời gian được phân bổ trong một năm hoặc hơn. Nó được liên kết với dự báo, dựa trên một phân tích sâu sắc về tình hình.
Quản lý thời gian hiện tại có liên quan đến việc đạt được các mục tiêu trong ngắn hạn: từ một tháng đến sáu tháng. Nó được nhúng trong kế hoạch chiến lược, nhưng chỉ bao gồm phần trước mắt của nó.
Việc phân bổ thời gian hoạt động gắn liền với việc chuẩn bị các kế hoạch cho tuần và ngày. Phân bổ tài nguyên chiến thuật được liên kết với một tình huống thực tế, hiện tại trong đó hoàn cảnh có thể điều chỉnh.
Nguyên tắc chung của quản lý thời gian
Các quy trình quản lý thời gian dựa trên các nguyên tắc chính, bao gồm:
- Thiết lập mục tiêu chính xác. Khả năng tiếp cận và động lực để đạt được nó phụ thuộc vào điều này. Có nhiều kỹ thuật thiết lập mục tiêu khác nhau, nổi tiếng và hiệu quả nhất là mô hình SMART.
- Động lực. Tiết kiệm thời gian nên có ý thức và liên quan đến sự thỏa mãn của một số nhu cầu quan trọng, nếu không thì không nên thành công từ việc quản lý thời gian.
- Tiết kiệm. Quản lý thời gian là cần thiết để loại bỏ hoặc giảm thâm hụt thời gian, để tăng năng suất trong cùng khoảng thời gian.
Phương pháp quản lý thời gian
Ngày nay, các chiến lược và kỹ thuật khác nhau để phân phối và sử dụng thời gian đã được biết đến. Các phương pháp quản lý thời gian nổi tiếng nhất như sau:
- Ma trận Eisenhower. Phương pháp này bao gồm điền vào một ma trận theo 4 đặc điểm: quan trọng, không quan trọng, khẩn cấp, không khẩn cấp. Tất cả các trường hợp cho giai đoạn lập kế hoạch được đánh giá theo thang điểm này và được xếp hạng để thực hiện. Trước hết, các vấn đề khẩn cấp và quan trọng được thực hiện, các vấn đề ít khẩn cấp và quan trọng hơn được hoãn đến lượt thứ hai, điều chính yếu là không trì hoãn việc thực hiện để chúng không đi vào danh mục đầu tiên.Các trường hợp khẩn cấp và ít quan trọng hơn nên được ủy quyền cho cấp dưới bất cứ khi nào có thể, các vấn đề không khẩn cấp và không quan trọng không nên tích lũy, do đó chúng nên được ủy thác hoặc không được thực hiện ở tất cả và loại trừ khỏi kế hoạch.
- Kim tự tháp B. Franklin. Mô hình rắn này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho lần đầu tiên, và sau đó rất dễ sử dụng. Kim tự tháp dựa trên mục tiêu và cuộc sống toàn cầu giá trị con người. Cấp độ thứ hai là mục tiêu dài hạn trong 10-20 năm. Thứ ba là một kế hoạch chiến lược, quyết định về cách đạt được các mục tiêu toàn cầu. Tiếp theo là kế hoạch cho năm tới, sau đó là kế hoạch ngắn hạn. Tầng trên là một kế hoạch trong ngày. Một kim tự tháp như vậy nên được định kỳ sửa đổi và cập nhật.
Có những kỹ thuật quản lý thời gian khác, nhưng tất cả chúng đều dựa trên khả năng tách biệt điều quan trọng khỏi những điều không quan trọng, kỹ năng thiết lập mục tiêu chính xác và có thể đạt được, và động lực để tiết kiệm thời gian.
Quản lý thời gian làm việc: các kỹ thuật và quy tắc cơ bản
Phân phối hợp lý thời gian làm việc là nhiệm vụ quan trọng nhất đối với mọi người phấn đấu để tăng hiệu quả của họ. Phương pháp quản lý thời gian, quản lý nhằm loại bỏ sự thiếu hụt thời gian làm việc. Do đó, việc lập kế hoạch cho một ngày làm việc dựa trên các nguyên tắc sau là vô cùng quan trọng:
- nó là cần thiết để cung cấp khả năng ghi lại thời gian dành cho các hoạt động khác nhau;
- trong quá trình chuẩn bị kế hoạch, 60% thời gian nên dành cho công việc theo lịch trình, 20% cho các công việc không lường trước, 20% cho các nhiệm vụ tự phát;
- cần xác định "thời gian chìm" và loại bỏ chúng càng nhiều càng tốt;
- cần xếp hạng các nhiệm vụ công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng;
- kế hoạch thời gian nên có hệ thống, nhất quán, hợp lý.
Để quản lý thời gian trong một tổ chức, phương pháp ABC thường được sử dụng, nó cho phép bạn phân loại các nguồn lực của công ty theo mức độ quan trọng. Nó được xây dựng trên ba nguyên tắc:
- những việc quan trọng nhất được thực hiện bởi người lãnh đạo, anh ta dành 15% thời gian cho chúng;
- nhiệm vụ có tầm quan trọng trung bình được giao cho các nhà quản lý, chúng được phân bổ 20% thời gian làm việc;
- nhiệm vụ ít quan trọng hơn được giao cho người biểu diễn dành 65% thời gian của họ.
Quản lý thời gian tổ chức
Quản lý thời gian trong một công ty là một cách để tiết kiệm tới 30% thời gian làm việc của một chuyên gia. Do đó, sự quan tâm đúng mức phải được trả cho việc này. Quản lý thời gian trong tổ chức rơi vào vai của các nhà quản lý, người vạch ra kế hoạch làm việc và hoạt động trung hạn cho người biểu diễn. Ngày nay có nhiều chương trình máy tính cho phép bạn lên kế hoạch cho giờ làm việc của nhân viên, cũng như giám sát việc thực hiện các nhiệm vụ và thời gian sử dụng. Ví dụ: Toggl, Bitrix xông Team Nhóm và Tải dự án. Có ba chiến lược chính để quản lý thời gian của tổ chức:
- Tăng tốc. Cần giảm thiểu thời gian thực hiện các thao tác điển hình, đặc biệt là lặp đi lặp lại.
- Tích lũy. Cần xác định dự trữ và ưu tiên ở mỗi giai đoạn sản xuất, để hình thành dự trữ thời gian để thực hiện các nhiệm vụ không lường trước được.
- Tinh giản. Cần phải thực hiện các hệ thống hiệu quả để lập kế hoạch và kiểm soát chi tiêu thời gian.
Quản lý thời gian rảnh
Bất kỳ ai cũng luôn cảm thấy thiếu thời gian rảnh, và anh ta cần được lên kế hoạch cẩn thận như một công nhân. Để làm điều này, bạn cần học cách tách biệt công việc một cách nghiêm ngặt, để có thời gian khôi phục năng lực làm việc. Trong những ngày nghỉ, bạn cần hạn chế các cuộc gọi và tin nhắn tại nơi làm việc để thư giãn hoàn toàn. Công việc gia đình cần phải được học để tổ chức với tiết kiệm thời gian tối đa. Cần phát triển kỹ năng xác định các nhiệm vụ quan trọng nhất để có đủ thời gian không chỉ để thư giãn mà còn cho sự phát triển bản thân. Bạn cũng nên học cách từ bỏ những thói quen nhỏ, những thứ vô dụng, để lại thời gian tối đa để đạt được các mục tiêu ưu tiên.
