Quản lý hiện đại dựa trên một loạt các giáo lý và phương pháp tiếp cận quản lý. Trong hơn một trăm năm, các doanh nhân đã tạo ra nhiều lý thuyết liên tục được thử nghiệm trong thực tế. Và sự giàu có của các lựa chọn thay thế này thường khiến người quản lý bối rối: họ không biết cách sử dụng phương pháp quản lý nào trong các tình huống khác nhau.
Hệ thống điều khiển cơ bản
Các nhà lý thuyết và thực hành hiện đại phân biệt ba hệ thống quản lý chính: một cách tiếp cận quá trình, một hệ thống và tình huống. Tất cả những người khác khi kiểm tra kỹ hơn hóa ra là dẫn xuất của một trong những phương pháp này.
Sự khác biệt là gì? Phương pháp tiếp cận quy trình quản lý dựa trên thái độ khác nhau đối với chính tổ chức, thời gian và thời điểm áp dụng hành động kiểm soát và áp lực từ môi trường. Vì vậy, hệ thống quy trình coi quản lý là một chuỗi vô tận các chức năng quản lý liên quan đến nhau. Phiên bản hệ thống tập trung vào thực tế là tổ chức bao gồm nhiều đơn vị, bằng cách này hay cách khác tương tác với nhau. Và cách tiếp cận tình huống để quản lý tập trung vào việc ra quyết định nhất thời dựa trên các sự kiện diễn ra trên thị trường.
Quản lý là một quá trình
Một cách tiếp cận quá trình để quản lý đã được đề xuất bởi các đại diện của trường hành chính của lý thuyết quản lý. Ông coi các chức năng của một người quản lý là một hệ thống kết nối đơn lẻ. Đạt được các mục tiêu của công ty, theo giảng dạy này, là một giải pháp nhất quán cho các vấn đề nhỏ. Bản thân nó, mỗi quyết định như vậy không đóng vai trò trong các hoạt động của công ty, nhưng, là một mắt xích trong chuỗi, là một yếu tố không thể thiếu để đạt được thành công.
Cách tiếp cận quá trình quản lý được đảm bảo bằng việc thực hiện bốn chức năng quan trọng: lập kế hoạch, tổ chức, động lực và kiểm soát. Mỗi người trong số họ cũng đại diện cho một hệ thống. Do đó, sự thành công của tổ chức được coi là tổng của tất cả các quyết định quản lý được thực hiện ở tất cả các cấp bậc thang phân cấp của doanh nghiệp.
Ngoài ra, để kết hợp các hoạt động của tất cả các yếu tố của công ty, các quy trình kết nối được gọi là cần thiết. Hoặc giao tiếp.
Chức năng quản lý
Chức năng đầu tiên là lập kế hoạch. Ở giai đoạn này, ban lãnh đạo tham gia vào việc thiết lập các mục tiêu và mục tiêu và xác định phương hướng của các đơn vị kinh doanh của công ty. Chúng tôi có thể nói rằng lập kế hoạch cho phép bạn phát triển một hệ thống hành động duy nhất của các yếu tố của tổ chức để đạt được các mục tiêu.
Lập kế hoạch là một hoạt động liên tục của người lãnh đạo. Thực tế là cả môi trường bên ngoài và các biến nội bộ liên tục thực hiện các điều chỉnh cho chiến lược đã chọn. Do đó, người quản lý nên liên tục theo dõi sự tuân thủ của các hoạt động hiện tại với các mục tiêu đã đặt ra.
Chức năng của tổ chức liên quan đến việc phát triển cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, phát triển thuật toán cho sự tương tác và chuyển thông tin giữa các bộ phận khác nhau. Một mục tiêu khác của tổ chức là tạo ra một hệ thống phân cấp của cấp dưới. Người đứng đầu không chỉ chọn nhân viên để thực hiện công việc cụ thể, mà còn giao phó một phần trách nhiệm và quyền hạn cho anh ta.
Nhưng đối với sự thành công của một phái đoàn thẩm quyền là không đủ. Cần phải tìm cách tiếp cận với từng nhân viên để tăng năng suất lao động.Nếu trước đó người ta tin rằng nó đủ để tất cả nhân viên hứa hẹn một phần thưởng vật chất, thì bây giờ các nhà nghiên cứu cho rằng có nhiều động lực khác nhau. Và nhiệm vụ của người quản lý - chọn đúng cho mỗi nhân viên.
Lý thuyết quản lý hiện đại đã phát triển một số cách tiếp cận để quản lý nhân sự. Một trong số họ cung cấp cho người quản lý để xác định nhu cầu thực sự của nhân viên để tìm kiếm một động lực tốt.
Bất kỳ tình huống bất khả kháng có thể ảnh hưởng đến khóa học sau đây. Đó là lý do tại sao chức năng điều khiển được coi là liên tục. Càng phát hiện sai lệch càng nhanh, càng nhanh và càng ít tổn thất thì có thể khôi phục lại công ty. Phổ biến nhất là ba loại điều khiển. Đầu tiên là sự phát triển của các tiêu chuẩn. Tất cả các kế hoạch của công ty được phát triển cẩn thận và thời hạn chính xác để hoàn thành các nhiệm vụ được đặt ra. Thứ hai là đo lường. Giả định rằng kết quả của hoạt động thu được trong một khoảng thời gian nhất định được so sánh với kết quả dự kiến (theo kế hoạch). Và cuối cùng, giai đoạn thứ ba của kiểm soát là điều chỉnh. Công việc của doanh nghiệp được sửa đổi theo dữ liệu môi trường mới hoặc vi phạm nội bộ.
Tình hình thị trường ra lệnh
Cách tiếp cận tình huống để quản lý cho thấy rằng việc ra quyết định nên dựa trên phân tích về tình trạng hiện tại của mọi thứ trên thị trường. Chỉ bằng cách nghiên cứu một tập hợp các điều kiện cụ thể trong một thời điểm nhất định, người ta mới có thể đưa ra quyết định đúng đắn duy nhất. Các nhà lý thuyết của trường này không coi tất cả các kỹ thuật quản lý khác là không chính xác hoặc sai lầm. Trái lại, họ đang cố gắng tích hợp các cách tiếp cận một phần của các giáo lý khác. Điều hứa hẹn nhất trong vấn đề này được coi là một cách tiếp cận có hệ thống để quản lý.
Quản lý một doanh nghiệp dựa trên phân tích tình hình thị trường giả định rằng người đứng đầu về tư duy tình huống có khả năng tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể và tìm kiếm giải pháp của họ. Trong trường hợp này, người quản lý không được làm tổn hại đến việc thực hiện các mục tiêu chiến lược của công ty. Điều này kết hợp các phương pháp tình huống và hệ thống để quản lý doanh nghiệp.
Điều đáng ngạc nhiên là các nhà lý thuyết quản lý ngay từ những năm 1920 đã nói rằng tình hình chi phối mọi thứ. Một người tuân thủ nổi tiếng và người tạo ra lý thuyết của các tổ chức, Mary Parker Follet lập luận rằng "các tình huống khác nhau đòi hỏi kiến thức khác nhau."
Phương pháp quản lý tình huống
Các chuyên gia trong lĩnh vực quản lý tình huống xem xét kinh nghiệm tích lũy và hiệu quả của việc ra quyết định của các nhà quản lý khác trong các điều kiện tương tự. Phương pháp chính nó là một quá trình bốn bước.
Đầu tiên, người quản lý phải làm quen với các công cụ quản lý hiệu quả. Anh ta cần hiểu lý thuyết về hành vi của cấp dưới và người tiêu dùng, để biết những điều cơ bản của phân tích hệ thống, để có thể xác định các yếu tố quan trọng nhất (cả trong công ty và hơn thế nữa), để theo dõi tiến trình của các nhiệm vụ.
Thứ hai, người quản lý cần có khả năng dự đoán sự phát triển của tình huống tùy thuộc vào quyết định đưa ra và có thể xem xét một số giải pháp thay thế cùng một lúc. Vì tất cả các phương pháp quản lý hiện đại đều có mặt tích cực và tiêu cực, kỹ năng này là giá trị nhất đối với người lãnh đạo.
Thứ ba, cần có khả năng xác định chính xác mối quan hệ nhân quả giữa các sự kiện. Chỉ có một đánh giá đầy đủ về tình huống sẽ đưa ra quyết định quản lý đúng đắn. Thật không may, kỹ năng này chỉ đi kèm với kinh nghiệm.
Và cuối cùng, thứ tư, cách tiếp cận quản lý này đòi hỏi khả năng liên kết với nhau các phương pháp khác nhau ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. Cần phải xây dựng một chương trình hành động sẽ mang lại hiệu quả tiêu cực tối thiểu (tức làsẽ không kéo theo những thay đổi tiêu cực trong các yếu tố khác) trong các trường hợp hiện có.
Biến
Cách tiếp cận quản lý như vậy chỉ có hiệu quả nếu người quản lý có thể xác định và đánh giá chính xác và hiệu quả các biến số của tình hình hiện tại và mức độ ảnh hưởng của chúng đối với doanh nghiệp. Nếu tình huống có thể được phân tích, thì có rất ít chỗ cho tất cả các loại phỏng đoán và việc sử dụng phương pháp thử nghiệm và lỗi lỗi.
Đó là lý do tại sao các nhà lý thuyết của kỹ thuật này phân biệt kinh nghiệm và kinh nghiệm của người lãnh đạo là yếu tố quan trọng nhất của sự thành công của công ty. Chỉ trong những năm gần đây, các nghiên cứu đã cho phép chúng tôi nêu bật một số biến số tình huống ảnh hưởng đáng kể đến việc ra quyết định quản lý.
Tuy nhiên, không thể xác định tất cả các biến (và đặc biệt là mức độ ảnh hưởng của chúng đối với tình huống). Mọi thứ, từ tính khí và tâm trạng của mỗi nhân viên của công ty và kết thúc bằng những thay đổi địa chính trị trên thế giới, có thể ở mức độ này hay mức độ khác đều ảnh hưởng đến tính đúng đắn của quyết định. Các chuyên gia có kinh nghiệm xem xét hai loại yếu tố:
1) có tác động trực tiếp đến công ty;
2) tiềm năng.
Quản lý hệ thống
Tất cả các phương pháp quản lý tổ chức tập trung vào một khía cạnh của doanh nghiệp. Và đây là lỗi của họ. Rốt cuộc, hiệu quả của quản lý phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Sự phát triển của tất cả các trường quản lý cho phép các nhà quản lý xác minh tính toàn vẹn của hệ thống tổ chức, tầm quan trọng của mối liên kết giữa các bộ phận riêng lẻ và sự thống nhất của doanh nghiệp và thế giới bên ngoài.
Đó là lý do tại sao các nhà lý thuyết quản lý hệ thống tìm cách tích hợp các yếu tố của các phương pháp quản lý khác nhau. Lần đầu tiên, họ bắt đầu nói về sự cần thiết phải coi quản lý là một quá trình liên tục duy nhất vào giữa thế kỷ 20. Và kể từ đó, một cách tiếp cận có hệ thống để quản lý đã trở nên phổ biến hơn mỗi năm.
Khái niệm
Ý tưởng coi tổ chức như một hệ thống đến với quản lý từ các ngành khoa học chính xác. Để hiểu các ý tưởng cơ bản của trường này, cần phải xác định một hệ thống nói chung là gì.
Một hệ thống là một tổng thể bao gồm các yếu tố không đồng đều nhưng liên kết với nhau; mỗi yếu tố như vậy đóng góp vào mô tả và tính chất của tổng thể. Các tổ chức cũng là các hệ thống bao gồm con người (nhân sự), công nghệ, thiết bị, tài chính, v.v ... Do sự tương tác của con người và máy móc, các công ty được phân loại là hệ thống kỹ thuật xã hội. Trong trường hợp này, các phương pháp quản lý nhân sự nên được phát triển độc lập bởi mỗi tổ chức, vì khả năng tương thích tâm lý của nhân viên cũng quan trọng như sự sẵn có của thiết bị đắt tiền hoặc công nghệ hiện đại.
Các loại hệ thống
Lý thuyết phân biệt giữa hai loại hệ thống khác nhau - mở và đóng. Đóng cửa bị hạn chế nghiêm ngặt và thực tế độc lập với thế giới bên ngoài. Một ví dụ nổi bật của một hệ thống như vậy là đồng hồ. Trong số các doanh nghiệp, thực tế không có hệ thống hoàn toàn khép kín.
Chúng tôi thường xuyên đi qua các hệ thống mở. Họ được đặc trưng bởi thực tế là họ tích cực tương tác với thế giới. Các hệ thống như vậy cần năng lượng, thông tin, vật liệu và tài nguyên (cả vật chất, tài chính và con người). Tất cả điều này được tìm thấy trong môi trường bên ngoài. Ngoài ra, các hệ thống mở có thể thích ứng với các điều kiện thay đổi liên tục. Đây là một điều kiện tiên quyết cho cuộc sống lâu dài của một hệ thống mở.
Hệ thống con
Chúng tôi đã nhớ rằng hệ thống bao gồm các yếu tố. Thông thường, mỗi thành phần như vậy là một hệ thống. Để đơn giản hóa sự hiểu biết, chúng được gọi là hệ thống con. Việc phân chia tổ chức thành các phần như vậy là rất quan trọng, đặc biệt là khi cần thiết phải phát triển các phương pháp tiếp cận quản lý chất lượng. Rốt cuộc, một thất bại trong hoạt động của một hệ thống con sẽ dẫn đến việc áp dụng các quyết định sai lầm trong chính hệ thống.Do đó, sự cố trong công việc của ngay cả cấu trúc nhỏ nhất cũng có thể ảnh hưởng đến kết quả của tất cả các hoạt động sản xuất.
Đó là sự hiểu biết rằng doanh nghiệp là một hệ thống mở tổng hợp phức tạp giải thích tại sao không thể áp dụng vô điều kiện các định đề của bất kỳ một trường quản lý nào để quản lý hiệu quả. Rốt cuộc, mỗi người trong số họ tập trung vào một hệ thống con duy nhất. Vì vậy, trường quản lý khoa học nghiên cứu các hệ thống con kỹ thuật và hành vi ứng xử với khía cạnh xã hội của tổ chức Công việc.
Các nhà nghiên cứu hiện đại cho rằng sự thành công của công ty được quyết định bởi các yếu tố môi trường. Họ xác định trước các điều kiện và khả năng của công ty. Và chỉ sau khi nghiên cứu trạng thái của các vấn đề trong môi trường bên ngoài, người quản lý có thể chọn giải pháp hợp lý và hiệu quả nhất cho vấn đề.
Tổ chức là một hệ thống mở
Tổ chức có thể được coi là một loại máy hoặc kết hợp. Lựa chọn và pha trộn các thành phần (thông tin môi trường, công nghệ, nhân sự, thiết bị, v.v.), công ty xử lý chúng thành một sản phẩm cuối cùng và đưa chúng ra thị trường. Trên thực tế thông tin, con người, vốn và vật liệu được gọi là đầu vào của tổ chức. Và hàng hóa và dịch vụ được sản xuất được gọi là đầu ra của tổ chức.
Nếu quy trình quản lý doanh nghiệp được tổ chức chính xác, thì trong quá trình xử lý tài nguyên giá trị gia tăng được hình thành. Kết quả là, ngoài hàng hóa tại tổ chức đầu ra, còn có lợi nhuận, tăng trưởng thị trường, tăng trưởng sản xuất (do doanh số tăng).
Đây là những gì phương pháp quản lý cơ bản hiện đại trông như thế nào. Chúng tôi nhắc lại một lần nữa: không có ai có phong cách quản lý đúng, giống như người quản lý không thể có quyết định đúng. Tốc độ truyền thông tin và sự phát triển của môi trường hiện đại lớn đến mức người lãnh đạo chỉ có thể tìm kiếm các giải pháp "có hại" nhất. Đó là, những người không kéo theo những biến động nghiêm trọng trong trạng thái môi trường bên ngoài và bên trong của doanh nghiệp.
