Trong các hoạt động của doanh nghiệp hoặc trong bất kỳ lĩnh vực nào của đời sống con người, một số mục tiêu nhất định liên tục xuất hiện, để đạt được một chuỗi hành động rõ ràng cần được vạch ra. Bản chất của lập kế hoạch là phát triển một thuật toán chất lượng cao sẽ đạt được kết quả cụ thể đúng thời gian.
Kế hoạch là gì?
Bản chất của lập kế hoạch là phân bổ thời gian và nguồn lực vật chất, cũng như phát triển một thuật toán hành động để đạt được các mục tiêu. Nếu chúng ta xem xét khái niệm này liên quan đến doanh nghiệp, thì đây là một trong những chức năng chính của quản lý. Trong trường hợp này, quy trình lập kế hoạch sẽ như thế này:
- tuyên bố sứ mệnh của doanh nghiệp;
- theo đoạn trước, các mục tiêu đang được phát triển được lên kế hoạch để đạt được;
- xây dựng chương trình hành động chung;
- tìm kiếm các nguồn lực cần thiết để thực hiện kế hoạch;
- xác định vòng tròn của người thực hiện chương trình và mang lại thông tin toàn diện cho họ;
- ghi lại các kết quả dưới dạng một tài liệu được chứng nhận của mẫu đã thiết lập.
Do đó, bản chất của việc lập kế hoạch có thể được hiểu là sự phát triển của một hệ thống các mục tiêu, cũng như các cách để đạt được chúng. Một đối tượng là một tổ chức cụ thể hoặc đơn vị cấu trúc của nó mà một chương trình đầy hứa hẹn đang được biên soạn. Đối với các đối tượng của kế hoạch, đây là những người hoặc các bộ phận cụ thể thực hiện hoạt động này.
Nguyên tắc cơ bản
Các nguyên tắc cơ bản sau đây của quy hoạch được phân biệt:
- nguyên tắc thống nhất là tất cả các nhiệm vụ nhỏ trong kế hoạch nên nhằm mục đích đạt được mục tiêu toàn cầu cuối cùng;
- nguyên tắc tham gia ngụ ý rằng bằng cách này hay cách khác, tất cả những người sẽ làm việc trong việc thực hiện dự án nên được tham gia vào quá trình lập kế hoạch;
- nguyên tắc liên tục tuyên bố rằng việc thực hiện các kế hoạch không nên dừng lại do các tình huống không lường trước được (bạn nên hạn chế thực hiện các điều chỉnh);
- nguyên tắc linh hoạt ngụ ý khả năng thay đổi kế hoạch, để thích ứng với điều kiện thay đổi liên tục;
- nguyên tắc khoa học - tất cả các điều khoản phải được chứng minh rõ ràng phù hợp với các lý thuyết nổi tiếng;
- Nguyên tắc chính xác là mô tả kết quả cuối cùng và trung gian một cách khách quan nhất có thể.
Tất cả các yêu cầu này là ràng buộc. Quan sát các nguyên tắc lập kế hoạch này, bạn sẽ có thể vạch ra một chương trình hành động chất lượng cao và hiệu quả.
Phương pháp hoạch định nguồn lực cơ bản
Lập kế hoạch nguồn lực tại doanh nghiệp có thể được thực hiện theo các phương pháp cơ bản sau:
- phương pháp cân bằng liên quan đến việc tìm kiếm sự cân bằng giữa các nhu cầu về tài nguyên, cũng như các nguồn của chúng;
- phương pháp tính toán và phân tích cho phép bạn tính đến tất cả các yếu tố ảnh hưởng đến việc đạt được kết quả cuối cùng, cũng như động lực học của chúng;
- phương pháp kinh tế và toán học liên quan đến việc sử dụng các mô hình được thiết kế đặc biệt cho phép bạn có được kết quả chính xác nhất;
- phương pháp phân tích biểu đồ bao gồm sử dụng các phương tiện đặc biệt để trình bày kết quả trung gian và cuối cùng;
- phương pháp mục tiêu chương trình liên quan đến việc phát triển một tập hợp các biện pháp và nhiệm vụ, việc thực hiện để đảm bảo đạt được kết quả cuối cùng.
Việc lựa chọn phương pháp lập kế hoạch không chỉ phụ thuộc vào chi tiết cụ thể của doanh nghiệp mà còn phụ thuộc vào tình hình đã phát triển trong môi trường bên trong và bên ngoài trong một khoảng thời gian cụ thể.
Mục tiêu chính của quy hoạch
Để việc đạt được các mục tiêu là có thật, cần phải xây dựng các chương trình và thuật toán hành động chất lượng cao. Do đó, các nhiệm vụ lập kế hoạch có thể được xây dựng như sau:
- hình thành một danh sách các vấn đề cần giải quyết trong giai đoạn lập kế hoạch;
- tìm kiếm các kịch bản phù hợp với tình huống có thể phát triển;
- chứng minh mục tiêu và xác định mức độ quan trọng của chúng;
- tìm kiếm các nguồn tài nguyên, cũng như xây dựng kế hoạch cho việc sử dụng chúng;
- chỉ định các kết quả cuối cùng và trung gian, theo đó việc giám sát việc đạt được các mục tiêu sẽ được thực hiện.
Sau khi phát triển một kế hoạch toàn cầu, điều quan trọng là chia nó thành các nhiệm vụ địa phương. Họ hoạt động như một loại giai đoạn, việc thực hiện sẽ đưa tổ chức đến gần hơn để đạt được mục tiêu cuối cùng.
Tại sao bạn cần lập kế hoạch?
Nhu cầu lập kế hoạch trong tất cả các lĩnh vực hoạt động là do một số lý do:
- phát triển kinh tế được đặc trưng bởi mức độ không chắc chắn cao, và tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực bằng cách vạch ra một kế hoạch rõ ràng giúp làm dịu đi những khoảnh khắc khủng hoảng;
- lập kế hoạch giúp tạo ra lợi thế cạnh tranh do thực tế là trong các tài liệu triển vọng có thể cung cấp các biến động trong môi trường bên ngoài, sự gián đoạn trong việc cung cấp tài nguyên và các vấn đề khác;
- hệ thống lập kế hoạch cho phép bạn thực hiện các chương trình để áp dụng các sáng kiến và thành tựu của tiến bộ khoa học và công nghệ;
- một công ty ổn định hoạt động trên cơ sở một chương trình được lên kế hoạch rõ ràng sẽ hấp dẫn hơn để đầu tư;
- chuyển đổi cấu trúc dần dần đảm bảo đạt được hệ thống các mục tiêu chiến lược và chiến lược;
- xây dựng các chương trình thực tế bằng cách tương quan các cơ hội hiện tại và các kế hoạch dài hạn;
- phát triển có mục đích của tổ chức và phong trào theo hướng đã chọn;
- khả năng dự đoán các vấn đề có thể xảy ra;
- kích thích hiệu quả cho nhân viên các cấp;
- hợp lý hóa các hành động quản lý và các hoạt động khác.
Kế hoạch được vạch ra một cách hợp lý cho phép người lãnh đạo và cấp dưới của mình tiến lên một cách có hệ thống để đạt được mục tiêu. Theo một thuật toán rõ ràng, bạn sẽ không phải bị phân tâm bởi các hành động ngoại lai. Ngoài ra, kế hoạch thường cung cấp các tùy chọn để ứng phó với các tình huống không lường trước được, và do đó, có thể san bằng tình huống mà không mất mát đáng kể về vật chất và thời gian.
Điều gì nên là một kế hoạch hiệu quả
Để quá trình lập kế hoạch có hiệu quả, một số yêu cầu được đưa ra, đó là:
- chương trình phải phù hợp và phù hợp trong một tình huống cụ thể;
- các kế hoạch đặt ra các mục tiêu và chỉ số thực tế có thể đạt được;
- các tài liệu phản ánh thông tin toàn diện về tình hình hiện tại, cũng như tình hình trong tương lai;
- kế hoạch được soạn thảo theo các tiêu chuẩn và quy tắc rõ ràng;
- biên soạn các chương trình hứa hẹn nên có hệ thống;
- trong khuôn khổ của kế hoạch, cần phải hoạt động với số lượng rõ ràng và các biểu thức cụ thể.
Điều đáng chú ý là thuật toán hành động cho doanh nghiệp khác biệt đáng kể so với thuật toán mà một người tự tạo ra cho mình. Trong trường hợp của một tổ chức, kế hoạch nghiêm ngặt hơn và chỉ cho phép điều chỉnh trong các tình huống khẩn cấp.
Vai trò của hoạch định chiến lược
Hoạch định chiến lược có những lợi thế sau cho doanh nghiệp:
- xác định hướng phát triển chung, theo đó một chương trình tiếp thị và các nghiên cứu khác được đưa ra;
- xác định mục tiêu toàn cầu mà các chương trình địa phương của tất cả các bộ phận của doanh nghiệp sẽ được liên kết;
- Nó là cơ sở cho việc tìm kiếm và phân phối tài nguyên;
- liên quan đến việc phát triển một số giải pháp thay thế mà công ty có thể thực hiện trong trường hợp không lường trước được;
- triển vọng dài hạn quản lý lực lượng để phân tích các điểm yếu và cũng tìm cách để giải quyết chúng.
Điều đáng chú ý là hoạch định chiến lược là điều kiện tiên quyết cho hoạt động của doanh nghiệp. Nó xác định các hướng dẫn chung của các hoạt động, cũng như vị trí của tổ chức trong tương lai.
Các loại quy hoạch
Việc phân loại các loại quy hoạch được thực hiện theo các tính năng sau:
- Theo giai đoạn lập kế hoạch:
- dài hạn (trên 5 năm);
- trung hạn (tối đa 5 năm);
- ngắn hạn (dưới 1 năm).
- Theo cấp quy hoạch:
- cho toàn bộ tổ chức (xác định hướng hoạt động chung);
- cho một đơn vị cụ thể;
- về dự án;
- cho các nhiệm vụ của một nhân viên cụ thể.
- Phù hợp với chủ đề:
- lập kế hoạch nghiên cứu;
- quy hoạch sản xuất;
- xác định khối lượng và kênh phân phối;
- Kế hoạch nhân sự;
- cung cấp nguồn nguyên liệu và tài chính.
- Phù hợp với mục đích của:
- hoạt động;
- chiến lược.
Quy trình hoạch định chiến lược
Để hoạt động bình thường, mỗi doanh nghiệp nên có hướng dẫn dài hạn. Vì vậy, quy trình hoạch định chiến lược bao gồm chuỗi các bước sau:
- định nghĩa về nhiệm vụ, đóng vai trò là định hướng chung cho sự phát triển của tổ chức;
- phân tích điểm mạnh và điểm yếu trong tổ chức, cũng như các mối đe dọa và cơ hội có mặt trong môi trường bên ngoài;
- xây dựng mục tiêu dài hạn;
- phát triển các lựa chọn thay thế trong trường hợp không lường trước được;
- lựa chọn chiến lược cơ bản trên cơ sở doanh nghiệp sẽ hoạt động.
Kế hoạch nhân viên
Lập kế hoạch nhân sự là một hoạt động có mục đích và hợp lý của tổ chức, bao gồm việc hình thành một đội ngũ nhân viên chính thức tại một thời điểm nhất định. Đây là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất, bởi vì chính nhân viên là người đảm bảo cho hoạt động ổn định của doanh nghiệp. Vì vậy, các mục tiêu của kế hoạch nhân viên có thể được xây dựng như sau:
- Xây dựng chính sách nhân sự;
- xác định nhu cầu về nhân viên định lượng và định tính;
- thúc đẩy nhân viên đầy triển vọng trên nấc thang sự nghiệp;
- xây dựng kịch bản ứng phó khẩn cấp;
- đưa mục tiêu của tổ chức và từng nhân viên cụ thể vào hàng;
- xác định chi phí cho việc duy trì và phát triển nhân sự.
Nhân sự là cơ sở của công việc của bất kỳ doanh nghiệp nào là một trong những nguồn lực quan trọng nhất. Đó là lý do tại sao cần phải tiếp cận lập kế hoạch nhân sự với tất cả trách nhiệm, cung cấp cho công việc đầy đủ cả trong hiện tại và trong thời gian tương lai.
Bản chất của hoạch định chiến thuật
Kế hoạch chiến thuật có thể được định nghĩa là đặc điểm kỹ thuật của chiến lược toàn cầu của tổ chức. Chúng ta có thể nói rằng đây là những hành động đảm bảo đạt được hiệu quả của các mục tiêu dài hạn. Kế hoạch chiến thuật có các tính năng sau:
- ngụ ý sự phát triển của các chương trình chi tiết chỉ ra thuật toán hành động từng bước;
- có tính chất ngắn hạn;
- đối với loại quy hoạch này là trách nhiệm của nhân viên từ quản lý cấp trung;
- liên quan đến việc giải quyết các vấn đề đồng nhất thường được lặp đi lặp lại;
- các hành động nên được thực hiện theo một lịch trình cụ thể;
- số lượng hạn chế của các giải pháp thay thế.
Vì vậy, chúng ta có thể nói rằng chiến thuật là một phương tiện để đạt được các mục tiêu chiến lược. Đây là các bước cụ thể, việc thực hiện sẽ đưa tổ chức đến gần hơn để đạt được kết quả cuối cùng.
Kết luận
Bản chất của lập kế hoạch là phân phối hợp lý các nguồn lực thời gian và vật chất, cũng như chuẩn bị một thuật toán hành động rõ ràng để đạt được một mục tiêu cụ thể. Điều đáng chú ý rằng đây không chỉ là một quy trình bắt buộc, mà còn là một trong những chức năng cơ bản của quản lý. Để kế hoạch không phải là tuyên bố, nhưng bắt buộc, họ chắc chắn sẽ cung cấp cho nó hình thức của một tài liệu chính thức. Việc thực hiện của nó được giám sát bởi quản lý cấp cao. Giám sát thành tích của các chỉ số theo kế hoạch nên được thực hiện không chỉ ở giai đoạn cuối của công việc, mà còn trong toàn bộ giai đoạn. Điều này cho phép bạn đáp ứng kịp thời các sai lệch và điều chỉnh thời gian và phương pháp làm việc.
Khi lập kế hoạch, bạn phải được hướng dẫn bởi một số nguyên tắc bắt buộc. Tất cả các mục tiêu và mục tiêu không nên mâu thuẫn với nhau, nhưng có một hướng duy nhất. Cũng cần lưu ý rằng mong muốn có sự tham gia của tất cả những người sẽ chịu trách nhiệm thực hiện nó trong quá trình lập kế hoạch. Điều quan trọng là phải hiểu rằng bất kể hoàn cảnh, chương trình không nên bị đình chỉ. Sửa chữa phải được thực hiện phù hợp với tình hình hiện tại để đảm bảo tiếp tục công việc chính thức. Kế hoạch phải linh hoạt. Các thuật toán hành động nên có cơ sở khoa học và các kết quả được chỉ định phải được đặc trưng bởi độ chính xác tối đa.
Kế hoạch là một trong những điều kiện cần thiết cho hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp. Điều này chủ yếu là do thực tế là nền kinh tế được đặc trưng bởi một mức độ không chắc chắn nhất định. Một kế hoạch được thiết kế tốt cho phép bạn dự đoán và giải quyết các khía cạnh tiêu cực trước. Ngoài ra còn có một cơ hội để có được lợi thế đáng kể giữa các đối thủ cạnh tranh. Với sự giúp đỡ của một kế hoạch chi tiết, những phát triển và công nghệ mới nhất có thể được đưa vào sản xuất một cách có hệ thống. Ngoài ra, điều quan trọng là cung cấp cho những thay đổi cấu trúc trong tổ chức. Chiến lược lập kế hoạch nên cung cấp khả năng cho một số vấn đề nhất định, cũng như các cách để đáp ứng với chúng. Chúng ta có thể nói rằng đây không chỉ là một thuật toán hành động, mà còn là một công cụ để thúc đẩy nhân viên.
