Giao tiếp theo nghĩa chung là trao đổi thông tin giữa mọi người hoặc nhóm của họ. Có liên cá nhân, xã hội (vai trò chức năng), giao tiếp kinh doanh. Chủ đề của cuộc trò chuyện của chúng tôi sẽ là góc nhìn cuối cùng.
Cái gì đây
Giao tiếp kinh doanh là một sự tương tác trong lĩnh vực quan hệ chính thức, mục đích của nó là để giải quyết các vấn đề cụ thể, đạt được kết quả nhất định và tối ưu hóa bất kỳ hoạt động nào. Hơn nữa, mỗi người tham gia có địa vị riêng - sếp, cấp dưới, đồng nghiệp, đối tác.
Nếu giao tiếp diễn ra giữa những người đang ở các bước khác nhau của nấc thang sự nghiệp (người lãnh đạo và người thực hiện), thì có một mối quan hệ dọc, đó là, mối quan hệ cấp dưới. Nếu sự tương tác dựa trên các nguyên tắc hợp tác bình đẳng, thì đây là mối quan hệ ngang.
Đó là giao tiếp kinh doanh mà một người thực hiện hàng ngày tại nơi làm việc, tại trường đại học, trong trường học, các tổ chức chính thức. Đây là sự giao tiếp của giáo viên và học sinh, cấp trên và cấp dưới, đồng nghiệp, đối tác và đối thủ cạnh tranh.
Nó phụ thuộc vào mức độ của người đối thoại quen thuộc với các quy tắc, hình thức và phương thức của các giao tiếp đó, liệu anh ta sẽ có thể đạt được mục tiêu của mình hay không. Đối tác phải nói cùng một ngôn ngữ (cả nghĩa đen và nghĩa bóng), hiểu nhau, có một kinh nghiệm xã hội chung.
Điều khoản giao tiếp kinh doanh
Để giao tiếp kinh doanh có hiệu quả, một số điều kiện phải được tuân thủ:
- Truyền thông nên có một mục tiêu dễ hiểu, trong thành tựu mà tất cả những người tham gia vào quá trình này đều quan tâm. Ví dụ, kết nối mạng, ký kết thỏa thuận, điều phối một sự kiện, xây dựng các điều kiện hợp tác, v.v.
- Người tham gia nên liên hệ với nhau bất kể thích và không thích.
- Tuân thủ bắt buộc nghi thức kinh doanh phụ thuộc, vai trò công việc, hạn chế chính thức.
Các hạn chế chính thức được hiểu là các quy định, thói quen và giao thức khác nhau, cũng như nhu cầu tầm thường để kiểm soát sức mạnh của cảm xúc của một người khác và tôn trọng người đối thoại.
Ngoài ra, nhà lãnh đạo hoặc người tham gia khác càng quan tâm càng tốt nên đảm bảo rằng giao tiếp kinh doanh có thể quản lý được. Cần phải thúc đẩy người tham gia tìm giải pháp, nếu không họ sẽ chỉ là người quan sát thụ động của cuộc họp, người không đưa ra bất kỳ ý tưởng nào.
Các hình thức giao tiếp kinh doanh
Hai hình thức giao tiếp chính là giao tiếp (trực tiếp) và gián tiếp (gián tiếp).
Trong trường hợp đầu tiên, người đối thoại giao tiếp trực tiếp và có cơ hội đánh giá hành vi phi ngôn ngữ của nhau, do đó hiệu quả của liên hệ đó cao hơn. Trong trường hợp thứ hai, sự tương tác xảy ra bằng cách sử dụng bất kỳ phương tiện liên lạc nào - điện thoại, thư từ, v.v.
Cụ thể hơn, các hình thức giao tiếp kinh doanh phổ biến nhất là:
- Cuộc họp.
- Trình bày
- Cuộc trò chuyện kinh doanh.
- Đàm phán
- Cuộc trò chuyện qua điện thoại.
- Trao đổi tài liệu kinh doanh chính thức (đơn, hợp đồng, giấy ủy quyền, bản ghi nhớ).
- Tư vấn.
- Phỏng vấn
- Nói trước công chúng, hội nghị.
Đổi lại, sử dụng các hình thức giao tiếp kinh doanh riêng biệt, người tham gia có thể thực hiện một phương pháp đối đầu hoặc hợp tác. Lựa chọn đầu tiên là một cuộc đối đầu: mỗi bên có ý định giành chiến thắng. Một cách tiếp cận hợp tác liên quan đến việc tìm kiếm một giải pháp được chấp nhận cho tất cả những người tham gia.
Các giai đoạn
Mặc dù thực tế là các loại hình giao tiếp kinh doanh là khác nhau, chúng hầu như luôn được đặc trưng bởi một số giai đoạn:
- Chuẩn bị. Đây là thiết lập mục tiêu, mục tiêu, thu thập và phân tích thông tin, xác định chiến lược cho hành vi. Rốt cuộc, một cuộc họp hoặc đàm phán kinh doanh không được tổ chức để trò chuyện về chuyện gì về chuyện gì và để tìm hiểu mọi thứ diễn ra như thế nào trong cuộc sống cá nhân của những người đối thoại.
- Quy hoạch. Cuộc họp có thể được tổ chức một cách tự nhiên, nhưng người ta vẫn tin rằng chuyên gia nên có một kế hoạch rõ ràng: anh ta sẽ nói gì, tranh luận thế nào, chính xác anh ta muốn nhận gì từ phía bên kia.
- Thảo luận - thảo luận về ý tưởng, đề xuất, tìm điểm chung quan tâm, đưa ra quyết định chung.
Đề án này là phù hợp nhất cho các cuộc đàm phán. Các loại truyền thông khác có thể không bao gồm tất cả các giai đoạn. Ví dụ, một cuộc gọi điện thoại hoặc các hướng dẫn phát hành lạnh lùng có thể không liên quan đến bất kỳ cuộc thảo luận nào.
Phong cách giao tiếp kinh doanh
Phân bổ không chỉ các loại hình truyền thông kinh doanh, mà còn các phong cách. Khi nói đến tương tác chuyên nghiệp, những điều sau đây thường được sử dụng nhất:
- Kinh doanh chính thức. Đổi lại, nó có một sự siêu phàm hành chính, lập pháp và ngoại giao. Các cuộc hội thoại kinh doanh được đặc trưng bởi các lời nói sáo rỗng và các hình thức giao tiếp nhất định.
- Khoa học. Được sử dụng trong việc chuẩn bị các báo cáo, bài phát biểu tại hội thảo và bài giảng.
- Báo chí. Điều này bao gồm bất kỳ hiệu suất nào ở nơi công cộng, bao gồm cả thông qua các phương tiện truyền thông.
- Hộ gia đình đàm thoại. Mối quan hệ không chính thức cũng diễn ra trong môi trường chuyên nghiệp, và được khuyến khích trong các công ty cá nhân. Các đồng nghiệp không phải lúc nào cũng giao tiếp độc quyền với sự giúp đỡ của bản ghi nhớ. Tuy nhiên, bạn cần hiểu một phong cách như vậy là phù hợp và ở đâu không.
Đặc điểm của giao tiếp kinh doanh
Tại sao giao tiếp kinh doanh đòi hỏi phải chuẩn bị sơ bộ cho giao tiếp trước? Thứ nhất, mọi người không chỉ dành thời gian cá nhân và làm việc cho các cuộc họp chính thức, và không ai muốn đợi cho đến khi người khởi xướng tập hợp những suy nghĩ của mình. Thứ hai, bên thứ hai không phải lúc nào cũng quan tâm đến bất kỳ loại tương tác nào hoặc được thiết lập để hợp tác, nhưng nhìn nhận nó theo một cách hoàn toàn khác.
Như bạn đã biết, sẽ không có cơ hội thứ hai cho ấn tượng đầu tiên. Bạn cần có khả năng liên lạc để tất cả những người tham gia có tâm trạng thảo luận. Nếu phía bên kia ban đầu không có kế hoạch làm việc cùng nhau, thì ít nhất bạn nên quan tâm đến người đối thoại và sắp xếp một cuộc gặp với anh ta vào thời điểm thuận tiện hơn.
Ở cấp độ quốc tế, có những đặc thù của giao tiếp kinh doanh, bởi vì các đặc điểm văn hóa khác nhau có thể can thiệp rất lớn vào quá trình đàm phán. Ví dụ, người Mỹ thường đến một cuộc họp đúng giờ và sau một lời chào ngắn để bắt tay vào công việc. Người Ả Rập cũng đúng giờ, nhưng họ bắt đầu một cuộc trò chuyện kinh doanh từ xa, đầu tiên là thảo luận về thiên nhiên, thời tiết, thực phẩm. Người Ý không thấy điều gì khủng khiếp khi bị trễ cuộc họp và cũng không ngay lập tức bắt đầu một cuộc thảo luận kinh doanh. Và người Nhật sẽ tránh một cái nhìn trực tiếp trong một cuộc trò chuyện.
Vì vậy, chúng tôi đã học được giao tiếp kinh doanh là gì, tính năng của nó là gì, hình thức, loại hình và phong cách là đặc trưng của nó.
