Một phần đáng kể thời gian trong lịch trình của người đứng đầu các tổ chức, cũng như nhân viên có hoạt động điều chỉnh công việc của nhân viên, được dành cho các cuộc trò chuyện kinh doanh. Nó có thể là các cuộc họp, hội nghị, phê duyệt và các định dạng truyền thông khác liên quan đến các vấn đề sản xuất. Vì chất lượng của các cuộc đàm phán như vậy ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và thành công của công ty, nên cần phải tuân thủ các quy tắc và quy định nhất định xác định văn hóa giao tiếp kinh doanh và nghi thức. Khả năng thực hiện đầy đủ và chính xác một cuộc trò chuyện là yếu tố chính góp phần vào thành công cá nhân trong hoạt động khởi nghiệp. Tuy nhiên, mặc dù tiểu học rõ ràng quy tắc ứng xử trong xã hội, tuy nhiên, lĩnh vực quan hệ kinh doanh đảm nhận các tính năng giao tiếp của riêng mình, kiến thức về việc làm tăng đáng kể giá trị của cả một nhân viên khiêm tốn và một nhà quản lý lớn.
Khái niệm về văn hóa và đạo đức trong giao tiếp kinh doanh.
Thế giới kinh doanh khá nghiêm ngặt trong các định nghĩa và bản chất của nó không bao gồm bất kỳ sự thiếu chính xác và từ ngữ mơ hồ. Tuy nhiên, các chuẩn mực của tương tác giao tiếp là khía cạnh của kinh doanh nơi các nguyên tắc đạo đức chiếm ưu thế. Nói một cách tổng quát, những khía cạnh này được phản ánh trong văn hóa giao tiếp kinh doanh, khái niệm này có thể được định nghĩa là một tập hợp các chuẩn mực của hành vi đạo đức. Trên cơ sở các nguyên tắc phát triển của hành vi đầy đủ theo quan điểm của văn hóa, phong cách của mối quan hệ giữa con người trong quá trình làm việc được quy định.
Trong văn hóa kinh doanh, điều quan trọng là phải phân biệt giữa hai loại định mức - giá trị và tinh thần. Nhóm đầu tiên đại diện cho một tập hợp các truyền thống và xác định thành phần đạo đức trong môi trường kinh doanh. Các khía cạnh có giá trị của quy định văn hóa trong giao tiếp kinh doanh cũng có thể đóng vai trò là khuôn mẫu, hành vi quen thuộc hoặc các hình thức phong cách có liên quan của hành vi doanh nghiệp. Trái ngược với lớp giá trị, tạo nền tảng cho giao tiếp kinh doanh văn hóa, cơ sở của các yếu tố tinh thần có hiệu quả hơn để sử dụng. Các nguyên tắc điều chỉnh các tiêu chuẩn truyền thông như vậy được phát triển như một phản ứng đối với yêu cầu cải thiện chất lượng của quy trình kinh doanh.
Đó là, nếu các chuẩn mực truyền thống hoặc thông thường trở nên không hiệu quả hoặc kìm hãm hoàn toàn sự phát triển của tổ chức, nền tảng tinh thần của văn hóa giao tiếp kinh doanh được đưa ra cho phép đối phó hiệu quả hơn với các tình huống sản xuất. Ở các nước hiện đại, nơi mức độ phát triển kinh tế trên mức trung bình, các nguyên tắc của văn hóa kinh doanh dựa trên sự lành mạnh về đạo đức, định hướng về tự do sáng tạo, tương tác và độc lập.
Văn hóa trong giao tiếp kinh doanh cũng có thể được coi là một yếu tố của sự phát triển đạo đức chung của một chuyên gia, người biết cách giao tiếp hiệu quả và không xung đột với đồng nghiệp và đối tác, cũng như tạo ra một bầu không khí thuận lợi và thân thiện.
Trong số các doanh nhân, nghi thức và văn hóa giao tiếp kinh doanh được đan xen chặt chẽ. Khái niệm đạo đức thường nghe trong bối cảnh định nghĩa về văn hóa trong một lĩnh vực cụ thể. Là một cách của một hệ thống hóa nhất định, các tiêu chuẩn đạo đức giúp điều chỉnh các mối quan hệ kinh doanh. Đạo đức trong thế giới kinh doanh là một tập hợp các quy tắc đạo đức, theo đó bản chất của hành vi của người quản lý và nhân viên trong các hoạt động sản xuất được xác định.
Mặc dù một tỷ lệ đáng kể các quy tắc đạo đức được thế giới kinh doanh áp dụng có thể được phân loại là thường được chấp nhận, nhưng cũng có những trường hợp đặc biệt về các quy tắc đã được phát triển cụ thể như một phương tiện điều chỉnh quan hệ làm việc. Nhìn chung, nghi thức và văn hóa giao tiếp kinh doanh dựa trên sự tôn trọng lẫn nhau về lợi ích kinh tế và danh tiếng giữa các đối tác và đồng nghiệp. Hơn nữa, các quy tắc đạo đức trong kinh doanh đòi hỏi sự tôn trọng và tôn trọng lợi ích của đối thủ cạnh tranh. Điều này có nghĩa là một công ty không nên sử dụng các thủ thuật vượt ra ngoài cạnh tranh thị trường.
Kỹ năng giao tiếp văn hóa
Các vấn đề về sự hình thành và phát triển các kỹ năng giao tiếp kinh doanh, cung cấp đủ trình độ văn hóa và nghi thức, có liên quan đến việc tổ chức các quá trình phát triển tri thức trong lĩnh vực này. Ngoài ra, các nhiệm vụ chuyên môn của nhân viên ngày càng trở nên phức tạp, đòi hỏi các cách tiếp cận không chuẩn đối với phong cách đàm phán, nói, v.v. Phần lớn, các tổ chức không thể đảm bảo hình thành các mối quan hệ kinh doanh chính xác và làm việc nhóm thành công. Đổi lại, nhân viên đôi khi chỉ ở cấp độ cơ bản có ý tưởng về nghi thức nói.
Tầm quan trọng lớn là kinh nghiệm hành vi có được thông qua các phương pháp đặc biệt. Trong các công ty hiện đại, việc hình thành văn hóa giao tiếp kinh doanh diễn ra trong quá trình phát triển các kỹ năng thực tế cho các thành viên trong nhóm của họ. Để làm điều này, các nhà quản lý đang làm việc trong các lĩnh vực sau:
- Tổ chức trò chơi giao tiếp kinh doanh.
- Tiến hành đào tạo cung cấp cho hành vi dân chủ.
- Đào tạo về quản lý xung đột với mô hình hóa không chỉ các mô hình hành vi chuyên nghiệp, mà còn giữa các cá nhân.
- Phát triển cá nhân, phân nhóm và tập thể các kỹ năng thực tế sẽ cho phép bạn làm việc cùng nhau như một nhóm.
Việc sử dụng các công cụ đào tạo giúp có thể thiết lập quá trình hình thành văn hóa thông qua việc phát triển thực tế các kỹ năng hành vi trong các tình huống khác nhau. Đồng thời, không chỉ văn hóa giao tiếp kinh doanh được phát triển từ một khía cạnh chuyên nghiệp, mà cả sự phát triển cá nhân với sự hiểu biết về bản thân diễn ra. Từ quan điểm về lợi ích cho tổ chức, điều này có nghĩa là sự cam kết cao hơn của nhân viên, tập trung vào kết quả và quan tâm đến sự thành công của công ty.
Nguyên tắc tu từ và văn hóa ứng xử
Xem xét các phương tiện truyền thông trong lĩnh vực kinh doanh, không thể không chạm vào khía cạnh hiệu quả của tác động giao tiếp đối với người nghe. Tuy nhiên, thành công của một chuyên gia trong kinh doanh phần lớn được quyết định bởi khả năng của anh ta trong việc truyền đạt rõ ràng, khách quan và rõ ràng vị trí của mình. Đối với điều này, nhiều người sử dụng các kỹ thuật tu từ trong giao tiếp kinh doanh và các quy tắc của văn hóa ứng xử trong một phức hợp duy nhất. Hiệu quả của các cuộc đàm phán sử dụng các phương tiện giao tiếp như vậy, cùng với việc tuân thủ các nghi thức và cách cư xử tốt, có nhiều khả năng tạo ra một hình ảnh tích cực cho cả nhân viên và toàn bộ công ty. Hùng biện cung cấp cho một số nguyên tắc ảnh hưởng tâm lý và mô phạm được áp dụng trong các bài phát biểu, phỏng vấn, hội nghị và thuyết trình - đây là sự kết hợp, khả năng tiếp cận, cường độ và tính biểu cảm.
Các phương tiện của sự kết hợp được thiết kế để khơi dậy sự đồng cảm giữa các sinh viên và khuyến khích họ suy nghĩ, bắt đầu từ một trí nhớ hợp lý và cảm xúc. Thành tựu của hiệu ứng này được đảm bảo nhờ các kỹ thuật như hình ảnh, tương tự, tham chiếu đến các tiền lệ, v.v. Khả năng tiếp cận là một nguyên tắc đặc biệt quan trọng, do người nói và các đối tác có thể hiểu được các đồng nghiệp có nền tảng văn hóa và giáo dục khác nhau. Khả năng tiếp cận có thể được cải thiện bằng cách truyền đạt thông tin ban đầu ít được biết đến và kết hợp với thông tin đa dạng.Những phương tiện làm tăng tính biểu cảm nên được sử dụng bởi những người có văn hóa giao tiếp kinh doanh và kinh nghiệm giao tiếp phát triển cao, nếu không bạn có thể nhận được tác động ngược lại của sân khấu không mong muốn. Biểu cảm giúp một người có cảm xúc và đồng thời chân thành bày tỏ thái độ của họ đối với chủ đề. Cường độ trong giao tiếp kinh doanh, theo quy luật, khả năng ở một tốc độ nhất định để trình bày thông tin đầy đủ và dễ dàng nhất có thể, có tính đến sự chuẩn bị của khán giả cho nhận thức của nó.
Thành phần tâm lý trong giao tiếp kinh doanh
Tâm lý trong văn hóa của cuộc trò chuyện kinh doanh cho phép bạn xác định các mô hình trong trạng thái tinh thần của người đối thoại và, theo đặc điểm của nó, có thể tạo ra một môi trường thuận lợi cho các cuộc đàm phán. Một người có kiến thức tâm lý có thể tự bảo vệ mình khỏi đối tác, hành vi không chính xác, sử dụng các phương pháp xoa dịu cảm xúc tiêu cực, bác bỏ lập luận của đối thủ ở dạng nhẹ và bình tĩnh lắng nghe những lời chỉ trích. Văn hóa tâm lý của giao tiếp kinh doanh có tầm quan trọng đặc biệt trong việc giải quyết các tình huống xung đột, vì chúng thường biểu hiện các đặc điểm của các loại tâm lý khác nhau.
Trong số các kỹ thuật và phương pháp của văn hóa hành vi tâm lý trong quá trình trò chuyện kinh doanh, có thể phân biệt như sau:
- Hình thành một ý kiến tốt về bản thân (hoặc công ty).
- Tạo môi trường thuận lợi về mặt tâm lý.
- Lắng nghe người đối thoại và hiểu động cơ của anh ta.
- Xác định trạng thái nội bộ của đối tác cộng đồng (theo cách thức và giọng nói).
- Trung hòa các ý kiến trong cuộc trò chuyện.
- Cách để bảo vệ chống lại hành vi không chính xác.
- Kỹ thuật tiến hành một cuộc trò chuyện không xung đột.
- Kỹ thuật tự mãn.
Văn hóa lời nói
Trước hết, văn hóa tiến hành các cuộc đối thoại kinh doanh ngụ ý khả năng sử dụng chính xác ngôn ngữ văn học và chọn các kỹ thuật tu từ phù hợp, tùy thuộc vào tình huống. Văn hóa lời nói bao gồm các khía cạnh giao tiếp, chuẩn mực và đạo đức.
Yếu tố quy phạm giả định tính đúng đắn của lời nói tuân thủ các quy tắc của ngôn ngữ văn học. Khái niệm về một chuẩn mực ngôn ngữ là một yếu tố chính quyết định văn hóa lời nói trong giao tiếp kinh doanh trong các quá trình đàm phán. Khía cạnh giao tiếp là một kỹ năng cho phép bạn sử dụng các công cụ ngôn ngữ trong quá trình giao tiếp. Thành phần đạo đức, lần lượt, được liên kết với khả năng sử dụng các quy tắc của hành vi lời nói tùy thuộc vào tình huống. Những quy tắc này có thể thay đổi, bởi vì giữa các đối tác và đồng nghiệp có thể có những người có thái độ đạo đức và đạo đức khác nhau.
Đặc biệt quan trọng cho sự thành công của các cuộc đàm phán là văn hóa giao tiếp trong giao tiếp kinh doanh, do các quy tắc về nghi thức ngôn luận như một hệ thống các dấu hiệu mà mọi người trao đổi trong quá trình đàm phán. Nghi thức xã giao bằng lời nói cung cấp văn hóa hành vi và có thể tạo thành một phức hợp chung của các khuôn mẫu giao tiếp và một phân khúc hẹp trong khuôn khổ của các yêu cầu, lời chào, thu hút sự chú ý, v.v.
Văn hóa trong một cuộc trò chuyện qua điện thoại
Cuộc trò chuyện qua điện thoại đề cập đến các hình thức hội thoại trong khuôn khổ cứng nhắc, điều này thường dẫn đến sai sót trong nghi thức kinh doanh. Mặt khác, một định dạng hạn chế có những ưu điểm của nó, một trong số đó là khả năng mô hình hóa các tình huống điển hình và cách khắc phục chúng. Ví dụ: các quy tắc về văn hóa giao tiếp kinh doanh trong một cuộc trò chuyện qua điện thoại có thể được phản ánh trong một số ví dụ phổ biến về hành vi:
- Bạn có thể gọi số nhà của đối tác mà không cần sự chấp thuận trước.
- Khung thời gian tối ưu cho một cuộc gọi có thể được xác định như sau: từ 8 giờ sáng đến 11 giờ tối.
- Nếu không có câu trả lời cho cuộc gọi, đừng ngay lập tức cúp điện thoại.
- Nếu kết nối bị gián đoạn, thì người khởi tạo cuộc gọi phải tiếp tục lại.
- Bạn không nên nói to nếu người đối thoại không hỏi về điều đó vì nghe kém.
- Cuộc trò chuyện nên ngắn gọn và đi vào vấn đề.
- Cần phải trả lời các cuộc gọi càng xa càng tốt mà không bị chậm trễ, nếu không, người đối thoại sẽ nghĩ rằng cuộc trò chuyện không được đối tác quan tâm.
- Việc để lại điện thoại trong cuộc trò chuyện là điều không mong muốn, nhưng nếu có nhu cầu này, bạn nên cảnh báo người đối thoại trước.
Ngoài ra, đừng quên rằng các nguyên tắc được chấp nhận chung của văn hóa giao tiếp kinh doanh ngụ ý một lời chào tích cực và đồng thời có ý nghĩa và hoàn thành cuộc trò chuyện với một bản tóm tắt có thể ngắn gọn.
Văn hóa phi ngôn ngữ trong giao tiếp kinh doanh
Nó xảy ra rằng các từ, như vậy, trong các cuộc đàm phán kinh doanh không tương ứng với thái độ thực sự của các tác giả đối với chủ đề. Ngoài ra, các đối tác có kinh nghiệm có thể nghi ngờ sự không phù hợp của người đối thoại, ảnh hưởng đến việc ra quyết định. Giao tiếp phi ngôn ngữ, nghĩa là ngôn ngữ cơ thể và cử chỉ, cho phép loại trừ xác suất này và tiết lộ động cơ ẩn giấu. Ví dụ, bằng biểu cảm khuôn mặt, bạn có thể xác định trạng thái bên trong của người đối thoại, những suy nghĩ và thông điệp có thể của anh ta. Về vấn đề này, văn hóa giao tiếp kinh doanh trong tổ chức có thể bao gồm các phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ, giúp thiết lập liên lạc bí mật với đối tác.
Khả năng hiểu ngôn ngữ ký hiệu cũng cho phép người ta thấy trước phản ứng có thể có của người đối thoại ngay cả trước khi anh ta thể hiện bằng lời nói với thái độ của mình đối với thông tin nhận được. Theo đó, ngay cả trong quá trình cung cấp nó, song song với ngôn ngữ câm, bạn có thể điều chỉnh vị trí theo một hướng nhất định.
Người ta thường chấp nhận rằng giao tiếp phi ngôn ngữ có sẵn cho mọi người, bất kể trình độ văn hóa và giáo dục của họ. Trên thực tế, đây không phải là như vậy. Những người khác nhau có những cử chỉ ký hiệu khác nhau, và văn hóa giao tiếp của một doanh nhân càng cao, càng giàu có và cơ hội giao tiếp không lời. Trong các cuộc đàm phán, một ngôn ngữ phi ngôn ngữ sẽ cho phép bạn thể hiện sự hoài nghi về đề xuất, nhấn mạnh các khía cạnh chi phối, che giấu sự không hài lòng với những lời chỉ trích và nhiều hơn nữa, sẽ có tác dụng không kém đối với người đối thoại so với lời nói trực tiếp.
Giải quyết xung đột
Các tình huống xung đột trong lĩnh vực kinh doanh không phải là hiếm, và hậu quả của chúng có thể khá nghiêm trọng. Về vấn đề này, một loạt các phương tiện và cách để giải quyết chúng được sử dụng. Ngày nay, có 5 khái niệm cơ bản xác định hành vi trong các tình huống xung đột:
- Bỏ qua những hành động của phía bên kia.
- Thích ứng với các điều kiện của các đối tác.
- Tìm kiếm một định dạng mới để hợp tác.
- Tìm kiếm một sự thỏa hiệp.
- Cạnh tranh
Sự lựa chọn phong cách hành vi trong một tình huống cụ thể được xác định bởi lợi ích cụ thể của các bên trong cuộc xung đột. Phong cách cạnh tranh thường được lựa chọn bởi những người có đủ thẩm quyền, ý chí, quyền hạn rộng lớn và đồng thời không quan tâm lắm đến việc hợp tác với phía đối diện. Chiến thuật như vậy có thể được sử dụng nếu kết quả của cuộc xung đột không có tác động lớn đến lợi ích của tổ chức. Nhưng điều quan trọng cần nhớ là đạo đức và văn hóa trong giao tiếp kinh doanh tuy nhiên dự tính tuân thủ các luật cạnh tranh nhất định. Đó là, ngay cả với lợi thế rõ ràng của một công ty lớn so với một công ty nhỏ, nhà lãnh đạo sẽ giành chiến thắng, người sẽ tìm kiếm một giải pháp thỏa hiệp cho xung đột, hành động vì lợi ích của đối tác. Ngay cả khi bạn phải từ bỏ lợi ích của mình, trong tương lai, cổ tức danh tiếng sẽ có thể chi trả mất lợi nhuận tại thời điểm này
Tiêu chuẩn ứng xử cho người lãnh đạo
Thực hành hình thành phong cách kinh doanh sự tương tác trong các tổ chức đã cho phép phát triển các tiêu chuẩn hành vi hiệu quả nhất cho các nhà quản lý và cấp dưới. Vì vậy, đối với người quản lý, có thể đưa ra các ví dụ sau về phong cách quản lý tham chiếu:
- Làm việc về xây dựng đội ngũ, những người tham gia có kỹ năng giao tiếp đạo đức và đạo đức.
- Việc giới thiệu nhân viên vào các nhiệm vụ của công ty, điều này sẽ cho phép họ cảm thấy thoải mái hơn cả về mặt đạo đức và tâm lý. Điều này thường xảy ra trong quá trình xác định một nhân viên với một nhóm.
- Tất cả các ý kiến nên được thực hiện cho nhân viên theo các quy tắc quy định đạo đức và văn hóa giao tiếp kinh doanh trong các tổ chức.
- Nếu xung đột phát sinh, người quản lý phải tìm ra tất cả các lý do. Nếu vấn đề phát sinh do hành vi không trung thực hoặc không đúng của một nhân viên nào đó, nhiệm vụ của sếp sẽ là giúp cấp dưới thay đổi phong cách ứng xử.
- Không đưa ra khuyến nghị cho cấp dưới trong các vấn đề vượt quá trách nhiệm nghề nghiệp.
Tiêu chuẩn ứng xử của cấp dưới
Thái độ đúng đắn và đúng đắn đối với người lãnh đạo cũng là chìa khóa để thành công và hiệu quả hoạt động nghề nghiệp nhân viên. Trong trường hợp này, văn hóa giao tiếp kinh doanh cũng dựa trên các yêu cầu đạo đức mà người lãnh đạo đưa ra cho cấp dưới.
Nguyên tắc ứng xử của nhân viên so với người đứng đầu:
- Tạo điều kiện và hỗ trợ lãnh đạo trong việc tạo ra một môi trường đạo đức chào đón trong tổ chức.
- Bạn không nên cố gắng áp đặt ý kiến của mình lên sếp - tất cả các bình luận và đề xuất nên được thể hiện rất khéo léo và lịch sự.
- Nếu bất kỳ sự kiện quan trọng nào được lên kế hoạch cho nhóm, buồn hay vui, người lãnh đạo nên được thông báo về điều này.
- Một giai điệu phân loại trong một cuộc trò chuyện với nhà lãnh đạo được loại trừ. Hơn nữa, một văn hóa giao tiếp trong giao tiếp kinh doanh đòi hỏi cấp trên tránh một kiểu trò chuyện khó khăn ngay cả với cấp dưới.
- Mong muốn làm hài lòng, cũng như tâng bốc quá mức không góp phần cải thiện mối quan hệ với cấp trên và nhân viên. Một nhân viên như vậy được coi là một người lén lút và một người không đáng được tôn trọng.
Có nhiều tình huống gây tranh cãi và gây tranh cãi trong đó không dễ để chọn một phong cách cụ thể của mối quan hệ. Ví dụ, có thể có những khó khăn trong giao tiếp giữa các đồng nghiệp từ các phòng ban khác nhau, những người chiếm vị trí xuất sắc trong tổ chức. Trong những tình huống như vậy, đáng để được hướng dẫn bởi một nguyên tắc đạo đức đơn giản, đòi hỏi một người phải liên quan đến người khác theo cách mà anh ta muốn được đối xử.
